Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, gehört das Einzahlen von Bargeld und Schecks einfach zum Alltag – doch der unscheinbare Einzahlungsschein, der dazugehört, bereitet vielen immer noch Schwierigkeiten. Füllen Sie ihn falsch aus, kann sich Ihre Einzahlung verzögern; füllen Sie ihn richtig aus, ist Ihr Geld innerhalb weniger Minuten auf dem richtigen Konto.
Doch eigentlich steckt nicht viel dahinter. Ein Einzahlungsschein ist einfach ein kurzes Formular, das der Bank mitteilt, wem das Geld gehört und wie viel Sie genau in bar und per Scheck einzahlen. Wenn Sie den Aufbau eines Einzahlungsscheins einmal verstanden haben, geht Ihnen das Ausfüllen in Fleisch und Blut über.
In diesem Leitfaden erklären wir, was ein Einzahlungsschein ist und wo Sie einen bekommen, und wir geben Ihnen eine klare, siebenstufige Anleitung, um ihn korrekt auszufüllen. Außerdem zeigen wir, wie Sie professionelle Einzahlungsscheine für Ihre Kunden erstellen und wie Sie die am häufigsten gestellten Fragen zu Bankeinzahlungen beantworten.
Was ist ein Einzahlungsschein?
Ein Einzahlungsschein, manchmal auch als Einzahlungsbeleg bezeichnet, ist ein Papierformular, mit dem Sie Bargeld oder Schecks auf ein Konto bei einer Bank oder Kreditgenossenschaft einzahlen können. Betrachten Sie ihn als eine Reihe von Anweisungen für den Bankangestellten: Er hält fest, wie viel Geld Sie einzahlen, in welcher Form es vorliegt und auf welches Konto es gehen soll.
Die meisten Einzahlungsscheine verlangen dieselben Angaben: Ihren Namen, Ihre Kontonummer, das Datum, den Betrag des Bargelds, das Sie einzahlen, eine aufgeschlüsselte Liste etwaiger Schecks sowie den Gesamtbetrag der Einzahlung. Manche Scheine enthalten eine Zeile für „Bargeldauszahlung“, falls Sie einen Teil des eingezahlten Geldes zurückhaben möchten, sowie eine Unterschriftszeile, die Sie nur in bestimmten Situationen nutzen müssen.
Einzahlungsscheine erfüllen auf beiden Seiten des Schalters einen Zweck. Für den Kunden ist die Quittung, die er anschließend erhält, der Nachweis, dass die Bank sein Geld angenommen hat. Für die Bank schaffen Einzahlungsscheine eine schriftliche Aufzeichnung der Transaktionen des Tages, damit nichts unberücksichtigt bleibt.
Wo Sie einen Einzahlungsschein bekommen
In der Regel müssen Sie nicht weit suchen, um einen zu finden:
- In Ihrem Scheckheft: Wenn Sie ein Set Schecks bestellen, legen die meisten Banken hinten im Scheckheft einen Block mit vorgedruckten Einzahlungsscheinen bei. Darauf sind Ihr Name und Ihre Kontonummer oft bereits eingetragen.
- In Ihrer Bankfiliale: In der Regel liegt in der Nähe des Schalters oder im Foyer ein Stapel leerer, allgemeiner Scheine bereit. Ihre Angaben tragen Sie dann von Hand ein.
- Selbst ausdrucken: Sie können einen Schein von der Website Ihrer Bank herunterladen, allgemeine Scheine in einem Bürobedarfsgeschäft besorgen oder sie mit einer Buchhaltungssoftware oder einer Online-Vorlage erstellen.
Wenn Ihr Schein ein allgemeiner ist, halten Sie sich bereit, Ihre Kontoinformationen einzutragen.
Die 7 Schritte, um einen Einzahlungsschein auszufüllen
Hier ist der gesamte Vorgang, aufgeschlüsselt in einfache Schritte. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihr Schein etwas anders aussieht als der hier beschriebene; das Layout variiert je nach Bank, aber die Angaben sind fast immer dieselben.
Schritt 1: Nehmen Sie Ihren Einzahlungsschein und bereiten Sie Ihr Geld vor
Nehmen Sie einen Einzahlungsschein und halten Sie Ihr Bargeld und Ihre Schecks bereit. Teilen Sie sie in zwei Stapel auf, da Bargeld- und Scheckbeträge auf unterschiedlichen Zeilen erfasst werden. Stellen Sie sicher, dass alle Schecks indossiert (auf der Rückseite unterschrieben) sind, bevor Sie sie abgeben.
Schritt 2: Tragen Sie das Datum ein
Tragen Sie das aktuelle Datum in die dafür vorgesehene Zeile ein. Das ist das Datum, an dem Sie die Einzahlung vornehmen, und es hilft sowohl Ihnen als auch der Bank, eine genaue Aufzeichnung der Transaktion zu führen.
Schritt 3: Fügen Sie Ihren Namen und Ihre Kontonummer hinzu
Schreiben Sie Ihren Namen genau so, wie er auf Ihrem Konto erscheint, und tragen Sie dann Ihre Kontonummer in das vorgesehene Feld ein. Wenn Sie einen vorgedruckten Schein aus Ihrem Scheckheft verwenden, sind diese Angaben möglicherweise bereits vorhanden, doch sollten Sie noch einmal prüfen, ob sie korrekt sind. Manche Scheine haben auch ein Feld für die Bankleitzahl Ihrer Bank, die ein Bankangestellter jedoch oft für Sie eintragen kann.
Schritt 4: Tragen Sie Ihren Bargeldbetrag ein
Schreiben Sie in die Zeile „Bargeld“ den Gesamtwert der Banknoten und Münzen, die Sie einzahlen. In der Regel sehen Sie zwei Felder: Das größere auf der linken Seite ist für Euro und das kleine Feld auf der rechten Seite für Cent. Wenn Sie nur Schecks einzahlen und kein Bargeld haben, lassen Sie diese Zeile leer.
Schritt 5: Führen Sie Ihre Schecks einzeln auf
Jeder Scheck erhält seine eigene Zeile. Neben dem Betrag gibt es in der Regel ein kleines Feld, um die Schecknummer zu notieren, was der Bank hilft, jeden Posten einzeln nachzuverfolgen.
Wenn Sie mehr Schecks haben, als Zeilen auf der Vorderseite vorhanden sind, drehen Sie den Einzahlungsschein um. Auf der Rückseite befindet sich normalerweise ein zusätzlicher Bereich. Addieren Sie die Beträge dieser zusätzlichen Schecks auf der Rückseite und übertragen Sie dann diese Summe auf die Zeile „Summe von der anderen Seite“ auf der Vorderseite. Wenn Sie zum Beispiel fünf Schecks haben und vorne nur drei Zeilen, führen Sie zwei Schecks auf der Rückseite auf, addieren deren Beträge und übertragen diese Zwischensumme auf die Vorderseite.
Schritt 6: Rechnen Sie alles zusammen und fordern Sie bei Bedarf eine Bargeldauszahlung an
Addieren Sie Ihren Bargeldbetrag und die Scheckbeträge zusammen und schreiben Sie diesen Betrag dann in die Zeile „Zwischensumme“.
Wenn Sie einen Teil Ihrer Einzahlung in bar erhalten möchten, nutzen Sie die Zeile „Bargeldauszahlung“. Angenommen, Sie zahlen einen Scheck über 200 € ein, möchten aber 40 € in bar erhalten; dann tragen Sie hier „40 €“ ein. Ziehen Sie diesen Betrag anschließend von Ihrer Zwischensumme ab und schreiben Sie das Ergebnis in die abschließende Zeile „Gesamtsumme“. Wenn Sie keine Bargeldauszahlung wünschen, entspricht Ihre Gesamtsumme der Zwischensumme.
Schritt 7: Unterschreiben Sie bei Bedarf und geben Sie den Schein ab
Sie müssen Ihren Einzahlungsschein nur dann unterschreiben, wenn Sie eine Bargeldauszahlung anfordern. In diesem Fall unterschreiben Sie auf der dafür vorgesehenen Zeile. Andernfalls können Sie diesen Schritt im Vorgang in der Regel überspringen.
Geben Sie den ausgefüllten Schein zusammen mit Ihrem Bargeld und Ihren Schecks beim Bankangestellten ab. Dieser verarbeitet alles und händigt Ihnen eine Quittung aus. Bewahren Sie diese Quittung als Nachweis Ihrer Einzahlung auf, bis das Geld auf Ihrem Konto erscheint.
Ein paar Tipps, um häufige Fehler zu vermeiden
Ein Einzahlungsschein verzeiht einiges, doch ein paar kleine Fehler können den Ablauf verzögern:
- Überprüfen Sie Ihre Kontonummer doppelt: Eine einzige falsche Ziffer kann Ihr Geld an den falschen Ort schicken.
- Tragen Sie die Cents in das richtige Feld ein: Das Verwechseln der Euro- und Cent-Spalten ist ein häufiger Fehler.
- Vergessen Sie die Rückseite nicht: Wenn Sie Schecks auf der Rückseite aufgeführt haben, stellen Sie sicher, dass diese Zwischensumme auf die Vorderseite übertragen wird, sonst stimmt Ihre Gesamtsumme nicht.
- Indossieren Sie Ihre Schecks: Nicht unterschriebene Schecks können Ihre Einzahlung verzögern.
Wenn Ihnen doch ein Fehler unterläuft, versuchen Sie nicht, ihn zu überkritzeln. Teilen Sie es dem Bankangestellten mit, damit er Ihnen helfen kann, ihn zu korrigieren, bevor die Einzahlung verarbeitet wird.
Was ist mit Geldautomaten- und Mobil-Einzahlungen?
Papiergebundene Einzahlungsscheine sind nicht mehr immer erforderlich. Viele Geldautomaten lesen heute Schecks und zählen Bargeld automatisch, sodass Sie einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm folgen. Die meisten Banking-Apps ermöglichen es Ihnen zudem, Schecks per Foto einzuzahlen, während viele Unternehmen mittlerweile lieber Zahlungen online annehmen, anstatt mit Papierschecks und Bargeld zu hantieren.
Allerdings verarbeiten Mobil-Einzahlungen in der Regel Schecks, kein Bargeld. Wenn Sie also Banknoten einzahlen möchten, ist ein Gang zur Bank (und ein schnell ausgefüllter Einzahlungsschein) meist weiterhin der beste Weg. Daher bleibt es eine nützliche Fähigkeit, zu wissen, wie man einen Einzahlungsschein ausfüllt.
Erstellen Sie individuelle Einzahlungsscheine in wenigen Minuten mit Jotform
Die vorangegangenen Schritte richten sich an Privatpersonen, die persönliche Einzahlungen vornehmen. Wenn Sie jedoch eine Bank, eine Kreditgenossenschaft oder ein Finanzdienstleistungsunternehmen führen, das Einzahlungsscheine für Kunden ausstellen muss, lässt sich das Ausfüllen von Scheinen per Hand für jede Transaktion schlicht nicht skalieren.
Genau hier kommt Jotforms kostenlose Einzahlungsschein-Vorlage ins Spiel. Anstatt die Scheine einzeln zu erstellen, füllen Sie ein kurzes Online-Formular mit den Kontaktdaten des Kunden, den Kontoangaben und dem Einzahlungsbetrag aus, und die Vorlage wandelt jede Übermittlung automatisch in ein sauberes, professionelles PDF um, das sich direkt herunterladen, ausdrucken oder per E-Mail versenden lässt.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Jotforms Einzahlungsschein-Vorlage die Verarbeitung von Einzahlungen erleichtert:
- Professionelle, markengerechte Scheine: Mit Jotforms Drag-and-drop-PDF Editor können Sie das Logo Ihres Instituts hinzufügen, Schriftarten und Farben anpassen und Ihre eigenen Geschäftsbedingungen einbinden, sodass jeder Schein zum Rest Ihres Brandings passt.
- Integrierte elektronische Signaturen: Lassen Sie Kunden ihren Einzahlungsschein elektronisch mit Jotform Signatur unterschreiben. Kein Drucken oder Scannen erforderlich.
- Automatischer Versand: Richten Sie einen Autoresponder ein, der jedem Kunden in dem Moment, in dem das Formular übermittelt wird, eine Kopie seines Einzahlungsscheins per E-Mail zusendet, sodass er stets einen Beleg hat.
- Organisierte Aufzeichnungen: Fügen Sie ein Widget für eindeutige IDs hinzu, um jedem PDF seine eigene Einzahlungsschein-Nummer zuzuweisen, was das Nachverfolgen und Abgleichen von Transaktionen deutlich einfacher macht.
Da es sich um eine No-Code-Vorlage handelt, benötigen Sie keinerlei technische Kenntnisse, um loszulegen. Passen Sie sie einfach an Ihren Arbeitsablauf an und beginnen Sie, in wenigen Minuten gepflegte Einzahlungsscheine zu erstellen. Das ist eine praktische Möglichkeit, den Service zu beschleunigen und Ihren Kunden ein reibungsloseres Banking-Erlebnis zu bieten.
Überlassen Sie Jotform den Papierkram
Einen Einzahlungsschein auszufüllen ist eine jener kleinen Bankaufgaben, die sich beim ersten Mal verwirrend anfühlen und danach jedes Mal völlig zur Routine werden. Tragen Sie Ihre Angaben ein, trennen Sie Ihr Bargeld von Ihren Schecks, rechnen Sie alles zusammen – und schon sind Sie fertig.
Und wenn Sie Einzahlungen auf der geschäftlichen statt auf der privaten Seite abwickeln, müssen Sie die Scheine gar nicht von Hand ausfüllen. Jotforms Einzahlungsschein-Vorlage verwandelt eine schnelle Formularübermittlung in ein gepflegtes, teilbereites PDF, sodass Sie weniger Zeit mit Papierkram und mehr Zeit mit der Betreuung Ihrer Kunden verbringen können.
Häufig gestellte Fragen
Im alltäglichen Bankgeschäft werden Einzahlungen in der Regel auf einen von vier Kontotypen eingezahlt:
- Sichteinlagen (wie ein Girokonto) ermöglichen Ihnen jederzeit Zugriff auf Ihr Geld.
- Spareinlagen bringen Zinsen und halten Ihr Guthaben zugleich verfügbar.
- Geldmarkteinlagen bieten in der Regel höhere Zinsen im Austausch für höhere Mindestguthaben-Anforderungen.
- Termineinlagen, wie etwa ein Sparbrief, binden Ihr Geld für eine feste Laufzeit zu einem festgelegten Zinssatz.
Auf welchen Kontotyp Sie Ihr Geld einzahlen, ändert nichts daran, wie Sie den Schein ausfüllen, wirkt sich aber darauf aus, wie leicht Sie später auf Ihr Guthaben zugreifen können.
Ein standardmäßiger Einzahlungsschein fragt das aktuelle Datum, Ihren Namen und Ihre Kontonummer ab, gefolgt vom einzuzahlenden Bargeldbetrag und einer detaillierten Auflistung aller Schecks (oft mit der Nummer jedes Schecks). Anschließend addieren Sie diese zu einer Zwischensumme, notieren einen etwaigen „Bargeldauszahlung“-Betrag, wenn Sie Geld zurück möchten, und schreiben die Endsumme auf. Eine Unterschrift ist nur erforderlich, wenn Sie eine Bargeldauszahlung anfordern.
Ja. Sie können einen Schein von der Website Ihrer Bank herunterladen und ausdrucken, generische Scheine im Bürobedarfsgeschäft kaufen oder sie mit einer Buchhaltungssoftware oder einer Online-Vorlage erstellen. Für Unternehmen und Finanzinstitute, die regelmäßig Scheine erstellen müssen, ermöglicht Jotforms Einzahlungsschein-Vorlage das Erstellen markengerechter, professioneller PDF-Einzahlungsscheine nach Bedarf – ganz ohne spezielle Druckmaterialien.
Kommentar abschicken: