Los especialistas en marketing digital, los responsables de la gestión de relaciones con clientes (CRM) y los equipos interdepartamentales comparten una misma presión: tienen que responder a los envíos de formularios antes de que un cliente potencial interesado o una solicitud urgente se enfríen.
La buena noticia es que las notificaciones de envío de formularios de HubSpot pueden ayudar a su equipo a mantenerse al día con la actividad nueva. Estas alertas automáticas envían un correo a su equipo cada vez que alguien completa un formulario, así que siempre detectan los contactos y las consultas nuevas en su CRM.
La mala noticia es que, al depender del correo electrónico, es fácil que estas alertas pasen desapercibidas en bandejas de entrada saturadas y no siempre siguen el ritmo de los flujos de trabajo en tiempo real de los equipos modernos de ventas, soporte u operaciones.
Si su equipo pasa casi todo el día en aplicaciones de mensajería y en el móvil, las alertas por correo electrónico no bastan. Necesita una alternativa más rápida y fiable, como el sistema de notificaciones multicanal de Jotform. Jotform envía alertas instantáneas mediante notificaciones push, SMS, WhatsApp, Slack y Microsoft Teams que llegan rápidamente a su equipo.
Puede que su equipo trabaje a fondo con HubSpot, así que le explicaremos cómo funcionan sus notificaciones de envío de formularios. Después podrá decidir si prefiere usar un sistema de notificaciones más flexible, como el de Jotform.
Cómo configurar las notificaciones de envío de formularios en HubSpot
Cuando alguien completa su formulario de HubSpot, le conviene que su equipo lo vea cuanto antes para dar seguimiento mientras el interés sigue vivo.
HubSpot envía automáticamente un correo a su equipo. Así verán las nuevas oportunidades a medida que llegan y podrán incorporar a los contactos con mayor interés en los flujos de trabajo adecuados antes de que ese interés se desvanezca.
Para ajustar las alertas de formularios predeterminadas de HubSpot a un formulario concreto, siga estos pasos:
- En su cuenta de HubSpot, vaya a Marketing > Formularios y cree un formulario nuevo o pase el cursor sobre uno existente. Haga clic en Editar.
- En el panel izquierdo del editor de formularios, haga clic en el icono de Configuración. Luego abra la pestaña Configuración de envío.
- En Notificaciones de envío en tiempo real, seleccione Notificar al propietario del contacto si quiere que el propietario del registro reciba las alertas.
- Use la opción Agregar usuarios para notificar y elija a los usuarios o equipos adicionales de HubSpot que deban recibir un correo cada vez que se envíe un formulario.
- Haga clic en Revisar y actualizar (o Actualizar) para guardar los cambios.
Para que esos correos lleguen de verdad, cada usuario también debe activar las notificaciones en su configuración personal. Lo hace desde Configuración > Notificaciones > Correo electrónico y escritorio, activando los envíos de formularios en los canales que prefiera.
Si necesita alertas más personalizadas (por ejemplo, dirigir los clientes potenciales empresariales a ventas y los tickets de soporte a su mesa de ayuda), puede crear un sencillo flujo de trabajo basado en contactos que inscriba a quienes envían un formulario determinado y mande los correos de notificación a las personas adecuadas.
Si su equipo necesita ir más rápido de lo que permite el correo electrónico, quizá le convenga un sistema de notificaciones que funcione fuera de la bandeja de entrada.
Pro Tip
Si su equipo capta clientes potenciales con Jotform, su integración con HubSpot puede crear o actualizar registros en HubSpot de forma automática. Esos envíos activarán las mismas notificaciones y flujos de seguimiento en los que ya confía.
Conozca el sistema de notificaciones multicanal de Jotform
Si su equipo prefiere trabajar en WhatsApp o Slack, o simplemente resolver las cosas desde el móvil, usar solo alertas por correo electrónico es casi una garantía de que se le escapará algo importante.
Con las alertas enterradas en una bandeja de entrada desbordada, su equipo no las verá hasta horas después. Y cuando por fin abran esos correos, el cliente potencial ya se habrá enfriado. Los equipos de ventas, soporte y atención al paciente viven esta realidad cada día.
Aquí es donde entra el sistema de notificaciones en tiempo real de Jotform. Es una solución todo en uno que elimina las limitaciones de las alertas por correo de HubSpot. Se adapta a los canales donde su equipo ya trabaja, de modo que cada envío de formulario aparece en tiempo real allí donde ellos lo consultan.
En lugar de saltar entre varias herramientas, su equipo puede usar el creador de formularios de Jotform para gestionarlo todo desde un único centro de notificaciones. Para cada formulario puede elegir los canales de entrega que tengan sentido (notificaciones push, SMS, WhatsApp, Slack o Microsoft Teams) y activarlos desde la configuración del formulario o a través de las integraciones en menos de un minuto.
También puede asociar campos concretos del formulario a sus alertas y ver una vista previa antes de activarlas, para que cada notificación resalte justo los datos que su equipo necesita. Un sencillo proceso de verificación (un número de teléfono para los SMS, un código QR para WhatsApp y un enlace a la aplicación móvil para las notificaciones push) mantiene sus canales seguros y su operación sin complicaciones.
Estas notificaciones aportan ventajas a todo tipo de usuarios:
- Los dueños de pequeños negocios, que pasan el día atendiendo clientes en vez de revisando correos, pueden recibir avisos instantáneos en el teléfono en lugar de rebuscar entre hilos de correo.
- Los equipos sanitarios pueden dirigir los formularios de admisión de pacientes urgentes a WhatsApp o Teams para que enfermeros y coordinadores los vean al instante, incluso en plena jornada ajetreada.
- Los equipos de recursos humanos que revisan candidatos sobre la marcha pueden apoyarse en las notificaciones push o por SMS para mantener en movimiento sus procesos de contratación.
- Los equipos de ventas o de éxito del cliente pueden publicar notificaciones grupales de los envíos de formularios en Slack o Microsoft Teams para que el representante indicado se haga cargo de cada nueva oportunidad.
Y como las notificaciones de formularios de Jotform están integradas en la plataforma, se conectan directamente con los demás productos de Jotform que ya usa. Así no tiene que gestionar las alertas con herramientas adicionales.
Los flujos de trabajo de Jotform pueden dirigir, aprobar o escalar automáticamente los envíos que llegan por Slack o Microsoft Teams, mientras que los formularios móviles de Jotform hacen que las alertas push y el seguimiento sobre la marcha sean muy sencillos. Y si quiere más control sobre lo que ve su equipo, puede personalizar las notificaciones en los formularios móviles de Jotform para que cada alerta muestre los datos adecuados.
Adapte las notificaciones a su flujo de trabajo con facilidad
Las notificaciones de envío de formularios de HubSpot encajan bien si su equipo trabaja sobre todo por correo y no necesita responder al instante. Pero para los equipos de ventas, soporte, recursos humanos y operaciones que van a gran velocidad, las alertas solo por correo pueden retrasar los tiempos de respuesta y hacer que se escapen clientes potenciales muy interesados o solicitudes urgentes.
Jotform ofrece un sistema de notificaciones multicanal más flexible para esos flujos de trabajo en tiempo real: envía alertas instantáneas mediante notificaciones push, SMS, WhatsApp, Slack y Microsoft Teams para que su equipo vea las novedades en los canales donde ya trabaja.
Pruebe las notificaciones de formularios multicanal de Jotform para ganar rapidez, visibilidad y eficiencia en todo su flujo de trabajo.
Preguntas frecuentes
«Envío de formulario» significa simplemente que un visitante completó un formulario, hizo clic en Enviar y su información llegó a su sistema. Esa acción crea un registro que puede seguir, dirigir y atender.
En HubSpot, los envíos de formularios crean o actualizan registros en su CRM, normalmente como contactos (y a veces como empresas u oportunidades asociadas). Una vez que tiene el registro, puede segmentarlo, puntuarlo e incorporarlo a listas o flujos de trabajo.
Cuando alguien envía un formulario, HubSpot recoge sus respuestas, las guarda en el registro de contacto de esa persona y activa las notificaciones o flujos de trabajo según su configuración. Esa cadena de acciones convierte un simple formulario en una tarea de seguimiento, una secuencia de correos o una alerta interna sobre la que su equipo puede actuar.
Este artículo está pensado para especialistas en marketing digital, responsables de CRM y equipos de empresa que quieren entender las notificaciones de envío de formularios de HubSpot y conocer alternativas más rápidas y fiables, como el sistema de alertas multicanal de Jotform.
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