12 exemples d'automatisation par l'IA que les équipes utilisent pour gagner du temps

Souvent, nous perdons du temps productif sur de petites tâches répétitives qui s’accumulent chaque jour. Elles sont fastidieuses et semblent ne jamais être terminées. C’est pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers l’automatisation par IA dans 2026.

Appliquer l’automatisation au seul travail intellectuel pourrait générer environ 430 à 550 milliards de dollars pour les entreprises chaque année. Il est clair que le temps gagné est étroitement lié à l’argent gagné.

Si vous êtes curieux de savoir comment les équipes automatisent leurs flux de travail, cet article propose des exemples d’automatisation par IA qui aident à gagner du temps sur les tâches quotidiennes.

Qu’est-ce que l’automatisation par IA, et comment peut-elle aider votre entreprise ?

L’automatisation par IA utilise l’intelligence artificielle pour effectuer des tâches complexes en plusieurs étapes qui nécessitent habituellement une intervention humaine. Vous définissez la tâche, établissez les règles et connectez vos outils. L’IA exécute automatiquement le flux de travail. 

L’automatisation des flux de travail par IA présente deux principaux avantages :

• Gain de temps : l’IA gère les tâches à faible valeur ajoutée, afin que votre équipe puisse se concentrer sur l’essentiel.
• Des équipes plus légères : l’IA prend en charge le travail répétitif comme la saisie de données et vous évite le coût d’embaucher du personnel supplémentaire.

Bien que certains cas d’usage d’automatisation par IA en entreprise puissent nécessiter des modèles d’IA avancés, la plupart des flux de travail professionnels n’en ont pas besoin. Les générateurs de flux de travail par IA (comme Jotform) vous permettent de créer des assistants ia personnalisés en quelques minutes, simplement en décrivant ce que vous souhaitez dans une invite textuelle.

12 cas d’usage pour les marques qui veulent automatiser leurs tâches chronophages avec l’IA

L’IA aide les organisations à exécuter des flux de travail assez complexes sans supervision humaine. Vous pourriez être surpris de ce que vous pouvez automatiser, en particulier avec l’IA agentique et une infrastructure d’orchestration de l’IA appropriée.

Voici 12 exemples concrets de la façon dont des équipes de différentes fonctions et secteurs mettent l’automatisation par IA à profit.

1. Simplifier le recrutement et l’intégration

Intérêt : en accélérant les processus de recrutement et d’intégration, l’automatisation par IA peut réduire les coûts de recrutement et offrir une expérience candidat plus fluide dès le premier jour.

Les équipes RH peuvent presque réduire de moitié leur charge de travail en utilisant l’IA pour les tâches administratives. Par exemple, les assistants ia peuvent trier les CV, classer les candidats, planifier les entretiens, envoyer les lettres d’offre et déclencher automatiquement les flux de travail d’intégration. 

L’assistant de recrutement par IA de LinkedIn, par exemple, automatise jusqu’à 80 % des tâches précédant l’offre, de la rédaction des descriptions de poste à la prise de contact avec les candidats. 

Des résultats similaires peuvent être obtenus avec les processus d’intégration. TRIO Upward Bound a atteint une intégration autonome à 100 % grâce à l’IA et a satisfait son exigence fédérale en nombre d’étudiants.  

2. Résumer des documents et des feuilles de calcul

Intérêt : presque tout le travail administratif commence par la lecture de quelque chose. L’IA permet à votre équipe d’aller plus vite à l’essentiel.

Lorsque votre équipe gère des centaines de documents répartis entre les services, leur simple lecture peut prendre beaucoup de temps. Les assistants ia analysent les contrats, les rapports et les feuilles de calcul pour en extraire les informations pertinentes et signaler les incohérences en quelques secondes, éliminant ainsi la nécessité pour votre personnel de lire les documents de bout en bout.

Le HCR a utilisé cette capacité de l’IA pour obtenir des résultats. Il a collaboré avec Deloitte pour déployer des assistants ia chargés du traitement des documents, de la préparation des supports et de l’alignement sur les directives. Cette automatisation a, à son tour, laissé plus de temps au personnel pour le travail de terrain réel. Ce nouveau flux de travail est devenu crucial après que des coupes budgétaires majeures ont entraîné le licenciement d’environ 4 000 employés.

3. Optimiser le service client avec des chatbots, des SMS et la gestion des appels

Intérêt : les clients attendent souvent des réponses quasi instantanées. Grâce à l’automatisation des flux de travail et à l’IA agentique, vous pouvez répondre à ces attentes.

Dans le service client, c’est là que l’automatisation par IA offre le retour sur investissement le plus rapide. Contrairement à l’automatisation robotisée des processus, l’IA peut interpréter le contexte, traiter des données non structurées et prendre des décisions basées sur des schémas, ce qui la rend mieux adaptée à l’imprévisibilité des interactions avec les clients. 

L’IA peut gérer les demandes entrantes, orienter correctement les cas complexes et assurer le suivi sur plusieurs canaux. 

Lemonade a bâti son modèle d’assurance autour de ces capacités. Des bots comme Maya et Jim gèrent toutes les interactions avec les clients, de l’intégration aux réclamations. Jim a réglé une réclamation en trois secondes (Lemonade affirme qu’il s’agit d’un record mondial). Selon l’entreprise, l’IA est l’une des principales raisons pour lesquelles elle a dépassé le milliard de dollars de primes en vigueur tout en maintenant des coûts d’exploitation réduits.

4. Automatiser la prospection commerciale et le nurturing des prospects

Intérêt : l’IA gère l’ensemble du cycle de prospection, de la recherche de prospects à leur nurturing tout au long de l’entonnoir de vente, avec une supervision minimale de la part de votre équipe.

Les unités commerciales qui ont utilisé l’IA dans le marketing et les ventes ont enregistré une hausse de 67 % de leur chiffre d’affaires, et il n’est pas difficile de comprendre pourquoi. Vous pouvez utiliser l’IA pour

• Collecter et évaluer les prospects en fonction de leurs données firmographiques et de leur comportement.
• Personnaliser la prospection à froid à grande échelle.
• Déclencher des séquences de suivi lorsqu’un prospect ouvre un e-mail ou consulte une page de tarifs.
• Utiliser votre CRM pour mettre à jour les informations après chaque interaction et orienter les prospects qualifiés vers le bon commercial.

Le résultat est un pipeline qui fonctionne pratiquement tout seul et une équipe commerciale entièrement concentrée sur les activités génératrices de revenus, comme le nurturing des prospects.

5. Catégoriser et répondre aux e-mails

Intérêt : pour les managers et toute personne en contact avec les clients, les e-mails représentent une perte de temps constante. Heureusement, l’une des façons les plus productives d’utiliser l’IA en entreprise consiste à automatiser les échanges par e-mail.

L’employé moyen passe 57 % de son temps de travail à communiquer par e-mail, par messagerie instantanée et en réunion. Les plus gros utilisateurs d’e-mails passent 8,8 heures par semaine dans leur boîte de réception, soit l’équivalent de plus d’une journée complète de travail.

Les automatisations par IA permettent de gagner du temps en catégorisant les messages entrants, en signalant les priorités et en rédigeant des réponses. De nombreuses plateformes d’IA proposent des solutions à cette perte de temps. Leurs outils autonomes d’automatisation par IA (comme l’assistant Gmail de Jotform) facilitent la gestion de votre boîte de réception, avec des fonctionnalités telles que les résumés quotidiens de la boîte de réception.

6. Analyser les retours et le comportement des clients

Intérêt : bien que de nombreuses équipes recueillent d’énormes quantités de retours clients, il y en a souvent trop pour que quiconque puisse les analyser et agir suffisamment vite. L’IA peut aider à accélérer les choses.

L’IA peut traiter des milliers d’interactions avec les clients à la fois pour identifier des schémas et signaler les points de friction récurrents. Elle peut également vous fournir des informations sur des éléments essentiels de l’expérience client, comme l’attrition ou la satisfaction, sans que personne n’ait à fouiller dans une feuille de calcul.

Vous pouvez même utiliser l’IA pour détecter ce dont un client a besoin avant même qu’il ne s’en rende compte. Vous pouvez alors transmettre le bon message, sur le bon canal, au bon moment. Les consultants de McKinsey & Company appellent cela la « meilleure expérience suivante », et les entreprises qui adoptent cette approche ont vu leur satisfaction client s’améliorer de 15 à 20 % et leur chiffre d’affaires augmenter de 5 à 8 %.

7. Optimiser le support informatique

Intérêt : l’IA résout instantanément les problèmes courants de support informatique, pour que vous n’ayez pas à passer la moitié de votre journée à dépanner les cinq mêmes problèmes.

Comme le support client, le support informatique repose sur la répétition. Il implique de nombreuses questions courantes et de nombreux échanges. L’IA peut automatiser une grande partie de ces flux de travail, faisant de l’informatique l’un des domaines les plus prisés pour sa mise en œuvre par les entreprises. Selon PwC, 53 % des entreprises américaines qui déploient des assistants ia les utilisent dans l’informatique et la cybersécurité. 

L’application au support informatique est particulièrement utile pour les petites entreprises. La plupart ne disposent pas d’une équipe informatique dédiée, il est donc judicieux d’utiliser des solutions d’IA pour les demandes courantes qui, autrement, ralentiraient le reste de l’équipe. 

Souvent, le simple fait d’avoir des flux de travail cartographiés et standardisés peut faire gagner beaucoup de temps, en particulier pour les tâches à fort volume comme les tickets de support. Vous pouvez utiliser des générateurs de flux de travail gratuits tels que Jotform Workflows ou des outils d’organigramme par IA tels que le générateur d’organigrammes par IA de Jotform pour y parvenir.

8. Traiter les factures

Intérêt : chaque équipe financière dispose d’un arriéré de factures à traiter. L’IA en vient à bout plus rapidement et avec moins d’erreurs que n’importe quel flux de travail manuel.

Pour la plupart des équipes financières, le traitement des factures implique de se connecter aux portails des fournisseurs, de naviguer dans les sections de facturation, de télécharger des documents et de les charger dans un système distinct. Le processus peut être répétitif et lent. 

Mais des recherches récentes ont montré que les équipes utilisant l’automatisation traitent les factures en environ trois jours, contre 17 jours pour les équipes s’appuyant sur des flux de travail manuels. 

L’assistant de contrôle financier de Payhawk, par exemple, se connecte aux portails des fournisseurs, trouve les factures, code tous les champs requis et les soumet en votre nom. L’entreprise prévoit de traiter 500 000 factures en 2026, ce qui, selon elle, permettra à ses clients d’économiser environ quatre années de travail manuel cumulé.

9. Améliorer la gestion de la chaîne d’approvisionnement et des stocks

Intérêt : les chaînes d’approvisionnement comportent beaucoup trop d’éléments en mouvement. L’IA surveille tout et veille à ce que tout continue d’avancer, pour que rien ne passe entre les mailles du filet.

Gérer une chaîne d’approvisionnement signifie surveiller les délais des fournisseurs, les niveaux de stock, les prévisions de demande et les cycles d’approvisionnement. La moindre lacune de visibilité peut entraîner des expéditions retardées, des entrepôts surchargés ou des commandes manquées. Les assistants ia d’automatisation peuvent surveiller tout cela en temps réel. 

Ces assistants numériques peuvent également signaler des anomalies, suivre les performances des fournisseurs et fournir des recommandations stratégiques basées sur leurs observations.

Pour illustrer une utilisation efficace des assistants ia dans ce domaine, une entreprise chimique testant des assistants ia pour l’approvisionnement autonome a vu l’efficacité de son personnel d’approvisionnement augmenter de 20 à 30 %. Les assistants géraient tout, de la préparation des appels d’offres et de la préqualification des fournisseurs à l’analyse des offres et à la gestion des demandes des fournisseurs. Ce travail nécessitait auparavant une coordination manuelle importante, prenant des heures de temps précieux.

10. Rechercher dans les bases de connaissances internes

Intérêt : l’IA rend des années de connaissances institutionnelles instantanément consultables par toute l’équipe.

Les équipes d’entreprise disposent souvent de plus de connaissances internes que quiconque n’a le temps d’en trouver et d’en exploiter. Les documents de conformité, les guides de procédures et les données produits sont souvent enfouis sous des couches de dossiers ou cloisonnés entre les équipes. Si vous créez une base de connaissances, l’ensemble de vos collaborateurs peut utiliser l’IA pour l’interroger, sans avoir à envoyer d’e-mail à qui que ce soit ni à attendre une réponse.

Unilever a mis en place un tel système pour son équipe développement durable. Lassé des demandes de données (certaines comportant plus de 100 questions), un membre de l’équipe a téléversé un ensemble sélectionné de documents de l’entreprise dans Microsoft Copilot Studio pour un accès facile. 

L’assistant IA Lilli de McKinsey regroupe plus de 100 000 documents internes provenant de plus de 40 sources de connaissances. Tous les employés de l’entreprise (plus de 7 000) peuvent accéder à ces données.

11. Recommander des produits et services aux clients

Intérêt : l’IA peut suggérer le bon produit au bon moment, ce qui augmente les conversions et la valeur moyenne des commandes.

L’IA peut recommander des produits en analysant les recherches, l’historique d’achat et le comportement de navigation d’un client. Walmart, par exemple, expérimente cette capacité à travers un assistant d’achat par IA. Sparky, l’agent virtuel de la chaîne de distribution, peut recommander des produits, aider les acheteurs à trouver des articles compatibles et même proposer des recettes à partir d’une photo du réfrigérateur d’un client.

Les grandes entreprises ne sont pas les seules à aider les clients à faire leurs achats grâce à l’IA. N’importe quel magasin, grand ou petit, en ligne ou physique, peut tirer parti des flux de travail de recommandation de produits optimisés par l’IA. En 2026, 58 % des boutiques de commerce numérique disposent d’un système de recommandation. 

12. Mettre en place une maintenance prédictive

Intérêt : utilisez des assistants ia pour prévoir les pannes d’équipement avant qu’elles ne surviennent, réduisant ainsi les temps d’arrêt et évitant des réparations coûteuses.

Au lieu d’attendre que les machines ou les véhicules tombent en panne, les entreprises utilisent l’IA pour anticiper les défaillances. Des capteurs peuvent collecter des données sur la température, les vibrations et les performances, et des modèles d’apprentissage automatique signalent les schémas révélateurs de problèmes potentiels.

Dans l’industrie automobile, par exemple, ZF Friedrichshafen AG a conçu un assistant ia autonome appelé TempAI pour prédire la température des groupes motopropulseurs fonctionnant à l’électricité. Selon S&P Global, cette innovation a amélioré la précision des prévisions de température de plus de 15 %.

Pour les fabricants et les gestionnaires de flotte, ce type d’informations se traduit par moins de pannes imprévues et des intervalles plus longs entre les réparations.

Envie de vous lancer ? Mettez l’IA au travail dès maintenant avec les assistants ia de Jotform

Si vous souhaitez explorer l’automatisation des processus métier grâce à l’IA, les assistants ia de Jotform constituent un excellent point de départ. Ils transforment des formulaires ordinaires en expériences conversationnelles dans lesquelles un assistant ia pose des questions et guide les répondants tout au long du processus, étape par étape. 

Au lieu de remplir un formulaire statique, les personnes interagissent avec l’assistant ia dans une interface de type chat pendant que le flux de travail s’exécute en arrière-plan. Vous pouvez entraîner l’assistant à l’aide de documents ou d’instructions personnalisées afin qu’il comprenne votre processus et pose les bonnes questions. 

Le meilleur dans tout cela : selon les préférences de votre public ou l’objectif de votre formulaire, vous pouvez déployer l’assistant de différentes manières, notamment via des robots vocaux, des plateformes sociales et même une appli d’assistant ia personnalisée qui vous permet de mettre en œuvre l’IA à votre façon.

Voici quelques assistants ia prédéfinis pour commencer :

• Assistant IA de support client : recueille toutes les informations importantes auprès des clients dans un format conversationnel, afin que les agents disposent du contexte complet au moment de répondre
• Assistant IA de qualification des prospects : interagit avec les prospects entrants, pose des questions de suivi et vous aide à noter vos prospects de manière plus fluide
• Assistant IA de compte rendu de réunion : capture les détails d’une réunion en posant des questions de suivi structurées et convertit les réponses en un compte rendu de réunion mis en forme
• Assistant IA de check-list de création d’entreprise : guide les fondateurs de petites entreprises à travers les étapes clés de la configuration (comme la planification des finances et la réalisation des formalités administratives requises) en posant des questions et en les aidant à suivre leur progression
• Assistant IA d’informations sur les employés : agit comme un assistant RH interne qui pose aux employés des questions sur leur rôle, les exigences de leur poste, et plus encore, afin de collecter et de tenir à jour des bases de données exactes 

Jotform met à votre disposition plus de 7 000 assistants ia. Inscrivez-vous gratuitement et créez votre assistant ia en quelques minutes.