En tant que courtier en assurance spécialisé dans l’assurance vie, l’invalidité et les rentes, Diversified Insurance Brokers a trouvé une niche unique mais importante en aidant les familles à planifier les études supérieures. En exploitant les produits d’assurance pour protéger les actifs des calculs de la FAFSA, DIB a créé un service très recherché, proposé à travers des événements et des ateliers en présentiel.
Cependant, à mesure que l’activité se développait, les processus manuels de DIB pour les événements ont commencé à ployer sous la pression. Gérer les données des participants via des feuilles de calcul et Salesforce n’était plus viable pour une entreprise cherchant à se développer.
« Quand nous accueillions 10 personnes par mois, il était acceptable de s’appuyer sur un suivi et une tenue de registres manuels », déclare Jason Stolz, souscripteur en chef de DIB. « Mais 500 à 1 000 par mois, c’est tout simplement beaucoup trop pour gérer manuellement. »
Heureusement, un collègue de Stolz lui a suggéré un logiciel qu’ils avaient utilisé auparavant dans un poste précédent : Jotform.
Une capture et une intégration fluides
Suivant cette recommandation, Stolz a mis en place Jotform pour gérer l’afflux de données provenant des différents ateliers et points de contact numériques de DIB. La transition a été immédiate, permettant à l’équipe de diffuser des liens sur leur site web, dans leurs signatures de courriel et même sur les réseaux sociaux.
Il serait impossible de faire ce que nous faisons manuellement, sans Jotform — littéralement impossible.
Jason Stolz, Souscripteur en chef, Diversified Insurance Brokers
Mais le véritable tournant pour DIB a été la capacité de Jotform à communiquer avec son infrastructure technologique existante, à savoir le système de gestion de la relation client (CRM), monday.com.
« La transition vers Jotform a été très, très utile », déclare Stolz. « C’est une chose de capturer le prospect — et Jotform le fait — mais si nous devions ensuite les saisir manuellement dans notre CRM, cela reviendrait à échanger un casse-tête contre un autre. »
Un gain de temps incommensurable
Depuis l’adoption de Jotform, DIB a constaté une hausse considérable de son efficacité. Stolz souligne que l’entreprise traite désormais environ 500 formulaires par mois, un volume qui ne serait pas possible sans les fonctionnalités d’automatisation de Jotform.
« En termes de temps, ce n’est même pas mesurable », dit-il. « Il serait impossible de faire ce que nous faisons manuellement, sans Jotform — littéralement impossible. Alors, quel que soit le plus grand nombre existant pour le mesurer, ce serait mon chiffre. »
Une fiabilité à toute épreuve
Pour Stolz, la meilleure preuve de la valeur de Jotform, c’est qu’il fonctionne si bien qu’on en oublie sa présence. Lorsque lui et son équipe échangent avec « des centaines de personnes par semaine », un système simple et efficace est essentiel.
Pour quantifier l’impact, Stolz propose une analogie : « C’est comme au football américain. Quand on n’entend pas parler des joueurs de la ligne offensive, c’est qu’ils font leur travail. Quand une partie du soutien commence à faillir, tout s’effondre. Jotform est le soutien de ce que nous faisons. »
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