Formulaires de suivi des heures

Les formulaires de suivi du temps sont des outils numériques spécialisés conçus pour aider les particuliers et les organisations à suivre et enregistrer le temps consacré à diverses tâches, projets ou activités. Ces formulaires sont couramment utilisés en entreprise pour faire un suivi des heures des employés, gérer les échéanciers des projets, suivre les heures facturables pour les clients, ou encore consigner la participation des bénévoles ou des étudiants. Adaptables à une grande variété de situations, des simples feuilles de temps quotidiennes aux suivis de projets plus complexes, ils sont indispensables aux entreprises, aux travailleurs indépendants, aux enseignants et aux organisations à but non lucratif qui cherchent à améliorer leur productivité, leur responsabilisation et leur transparence.

Avec Jotform, les utilisateurs peuvent facilement créer, personnaliser et déployer des formulaires de suivi du temps sans aucune connaissance en codage. Grâce à l'outil de création de formulaires intuitif par glissé-déposé de Jotform, ils peuvent ajouter des champs pour les heures de début et de fin, les noms de projets, les descriptions et les signatures d'approbation. Les capacités d'intégration de Jotform permettent une collecte, un stockage et une analyse fluides des données, tandis que des fonctionnalités telles que la logique conditionnelle, les notifications automatiques et le suivi des soumissions en temps réel simplifient l'ensemble du processus. Que vous ayez besoin d'une simple feuille de temps ou d'un journal de temps de projet complet, Jotform vous permet de concevoir des formulaires adaptés à votre flux de travail et de garantir une gestion du temps précise et organisée.

Cas d'utilisation des formulaires de suivi du temps

Les formulaires de suivi du temps peuvent remplir différentes fonctions dans différents secteurs et selon les besoins des organisations. Leur flexibilité leur permet de répondre à des enjeux spécifiques liés à la gestion du temps, à la responsabilité et au reporting. Voici comment ils peuvent être utilisés, par qui, et comment leur structure peut différer selon les usages :

1. Cas d'utilisation possibles :

• Feuilles de temps des employés pour la paie et les présences
• Journaux de temps basés sur des projets pour la facturation des clients ou le suivi interne
• Suivi des heures de bénévolat pour les organismes à but non lucratif et communautaires
• Journaux d'activités des étudiants pour les programmes éducatifs
• Soumissions d'heures de travail en freelance ou en sous-traitance
• Surveillance du travail à distance et analyse de la productivité

2. Points de résolution de problèmes :

• Ensure accurate and transparent recording of hours worked
• Simplify payroll and billing processes
• Help identify inefficiencies and optimize resource allocation
• Provide documentation for compliance and reporting
• Facilitate remote and flexible work arrangements

3. Propriétaires et utilisateurs possibles :

• Responsables des ressources humaines et administrateurs de la paie
• Chefs de projet et chefs d'équipe
• Indépendants et consultants
• Coordonnateurs et gestionnaires de bénévoles à but non lucratif
• Éducateurs et superviseurs de programmes

4. Différences des méthodes de création :

• Feuilles de temps des employés : peuvent inclure des champs pour l'identifiant de l'employé, le service, les heures d'entrée et de sortie quotidiennes, le nombre total d'heures et l'approbation du superviseur.
• Journaux de temps du projet : concentrez-vous sur les noms de projet, les descriptions des tâches, le temps passé par tâche et la validation du client ou du chef de projet.
• Suivi des bénévoles : peut nécessiter les noms des événements, les rôles des bénévoles, les heures consacrées et la vérification du coordinateur.
• Journaux des étudiants : peuvent inclure les noms des cours ou des activités, le temps passé et les commentaires des enseignants.
• Soumissions de freelance : nécessitent souvent des informations sur le client/projet, des tarifs horaires et des options de génération de factures.

En résumé, le contenu et la structure d’un formulaire de suivi du temps doivent être adaptés à son cas d’utilisation spécifique, garantissant que toutes les informations nécessaires sont saisies de manière efficace et précise.

Comment créer un formulaire de suivi du temps

Créer un formulaire de suivi du temps avec Jotform est un processus simple et personnalisable pour s'adapter à divers scénarios, des feuilles de temps des employés aux journaux de projet en passant par le suivi des heures de bénévolat. Voici un guide étape par étape pour vous aider à concevoir un formulaire de suivi du temps efficace et adapté à vos besoins spécifiques :

1. Choisissez le modèle qui convient ou avec un formulaire vierge :

• Accédez à votre tableau de bord Jotform et cliquez sur "Créer".
• Choisissez de commencer à partir de zéro ou sélectionnez parmi la bibliothèque de modèles de feuilles d'heures de Jotform, tels que les feuilles de temps des employés, les journaux de projet ou les formulaires d'heures de bénévolat.

2. Sélectionnez la mise en page appropriée :

• Choisissez entre un formulaire classique (toutes les questions sur une seule page) pour une saisie rapide des données ou un formulaire à cartes (une question par page) pour une expérience guidée.

3. Ajoutez les champs de formulaire essentiels :

• Utilisez le Générateur de formulaires par glisser-déposer pour inclure des champs tels que :
• Nom et coordonnées
• Sélecteurs de date et d'heure pour les heures de début et de fin
• Listes déroulantes ou champs de texte pour les noms de projets/tâches
• Champs numériques pour le total des heures travaillées
• Champs de signature pour les approbations
• Sections de notes ou de commentaires supplémentaires

4. Personnalisez le formulaire selon votre utilisation :

• Pour les feuilles de temps des employés, ajoutez des champs pour le service, le superviseur et les heures supplémentaires.
• Pour les journaux de projet, incluez les codes client ou projet, les descriptions des tâches et le statut facturable.
• Pour le suivi des heures des bénévoles, ajoutez des noms d’événements, des rôles et des cases à cocher de vérification.

5. Améliorez les fonctionnalités avec des widgets et des intégrations :

• Utilisez des widgets tels que des outils de suivi du temps, des champs de calcul ou des champs de téléversement de fichiers pour les documents justificatifs.
• Intégrez un processeur de paiement si vous devez collecter des frais ou traiter des remboursements.
• Connectez-vous à des outils tels que Google Sheets, Slack ou des plateformes de gestion de projet pour un flux de données transparent.

6. Appliquer les personnalisations de marque et de conception :

• Cliquez sur l’icône Rouleau à peinture pour accéder au concepteur de formulaires.
• Ajustez les couleurs, les polices et la mise en page pour qu'elles correspondent à l'image de marque de votre organisation.
• Ajoutez votre logo et personnalisez l'URL du formulaire pour une touche professionnelle.

7. Configurer les notifications et les approbations par email :

• Configurez des notifications automatiques pour les soumissions de formulaires aux responsables concernés ou au personnel RH.
• Configurez des répondeurs automatiques pour confirmer la réception à la personne qui soumet le formulaire.
• Utilisez la logique conditionnelle pour acheminer les soumissions pour approbation en fonction du service ou du projet.

8. Publiez et partagez votre formulaire :

• Cliquez sur l'onglet « Publier » pour générer un lien à partager.
• Distribuez-le par e-mail, intégrez-le sur votre site web ou partagez-le via des canaux de communication internes.

9. Testez et faites un suivi des soumissions :

• Utilisez la fonction Aperçu pour tester le fonctionnement de votre formulaire.
• Surveillez les soumissions dans les tableaux Jotform, via lesquels vous pouvez filtrer, rechercher et exporter des données pour la paie, la facturation ou les rapports.

En suivant ces étapes, vous pouvez créer un formulaire de suivi du temps personnalisé qui rationalise la collecte de données, améliore la précision et prend en charge les objectifs de gestion du temps de votre organisation.