Si vous utilisez Google Workspace, vous connaissez probablement Google Forms et sa capacité à collecter des réponses à des enquêtes, des commentaires et d’autres données en ligne. Dropbox, quant à lui, est une plateforme de stockage cloud qui aide les particuliers et les équipes à organiser, stocker et partager des fichiers en toute sécurité. C’est en connectant les deux que la magie opère — vous pouvez rationaliser votre flux de travail en enregistrant automatiquement les réponses aux formulaires ou les fichiers téléchargés directement dans Dropbox, plutôt que de les gérer manuellement.
Que vous collectiez des documents clients, des ressources de projet ou que vous meniez des enquêtes internes, une intégration google forms dropbox permet de tout organiser au même endroit. Suivez-nous pendant que nous vous présentons plusieurs façons de configurer cette connexion, ainsi qu’une alternative puissante qui mérite d’être considérée.
Comment intégrer Google Forms avec Dropbox
Malheureusement, il n’existe pas d’intégration native entre Google Forms et Dropbox. Cela signifie qu’il n’y a pas d’option intégrée dans les paramètres de Google Forms pour connecter votre formulaire directement à un compte Dropbox, vous ne pouvez donc pas envoyer automatiquement les réponses ou les fichiers téléchargés vers Dropbox dès le départ.
Pour combler cette lacune, vous devrez utiliser un outil d’automatisation tiers. Les outils d’intégration tiers comme Zapier et Make agissent comme des intermédiaires entre Google Forms et Dropbox, vous permettant de créer des flux de travail automatisés qui transfèrent des données entre eux. Ces deux outils fonctionnent en détectant les nouvelles soumissions de formulaire, puis en effectuant une action dans Dropbox. Cette action peut être configurée pour créer un fichier, télécharger une pièce jointe ou organiser les réponses dans des dossiers.
Nous allons vous expliquer comment configurer chacun d’entre eux dans les sections ci-dessous.
Comment connecter Google Forms avec Dropbox via Zapier
Zapier vous permet de créer des flux de travail automatisés appelés « Zaps » qui connectent Google Forms à Dropbox sans aucun codage.
Voici comment utiliser Google Forms avec Dropbox via Zapier :
- Rendez-vous sur Zapier.com et connectez-vous.
- Passez la souris sur le bouton + en haut à gauche de la page, cliquez sur Créer, puis cliquez sur Zaps.
- Cliquez sur Déclencheur. Dans la zone de recherche qui s’affiche, tapez « Google Forms » et cliquez sur l’application Google Forms.
- Cliquez sur le menu déroulant Événement et choisissez Nouvelle réponse au formulaire ou Réponse au formulaire nouvelle ou mise à jour. Cliquez sur Continuer.
- Cliquez sur Se connecter pour connecter votre compte Google, puis cliquez sur Continuer.
- Cliquez sur le menu déroulant Formulaire, choisissez votre formulaire, puis cliquez sur Continuer.
- Cliquez sur Tester le déclencheur pour extraire un exemple de réponse, puis cliquez sur Continuer.
- Cliquez sur Action. Lorsque la zone de recherche s’affiche, tapez « Dropbox » et cliquez sur l’application Dropbox.
- Dans le menu déroulant Événement, choisissez Télécharger un fichier pour prendre un fichier ou un lien de fichier public à partir de votre réponse au formulaire et le télécharger dans un dossier Dropbox de votre choix. Vous pouvez également sélectionner Créer un fichier texte si vous avez seulement besoin d’un fichier texte brut à partir de vos réponses au formulaire. Il existe de nombreuses autres options dans le menu déroulant. Cliquez sur Continuer une fois que vous avez fait votre sélection.
- Cliquez sur Se connecter pour connecter votre compte Dropbox, puis cliquez sur Continuer.
- Cliquez sur le champ Dossier et choisissez ou tapez le nom du dossier Dropbox où vous souhaitez enregistrer les fichiers.
- Cliquez sur le champ Fichier et sélectionnez votre question de téléchargement de fichier dans la liste.
- Cliquez sur Tester l’étape et vérifiez qu’un fichier apparaît dans le bon dossier Dropbox.
- Cliquez sur Publier pour activer le Zap.
Comment connecter Google Forms avec Dropbox via Make
Make (anciennement Integromat) utilise un générateur de scénarios visuels qui vous permet de glisser-déposer des modules pour créer des flux de travail automatisés.
Voici comment connecter Google Forms avec Dropbox en utilisant Make :
- Rendez-vous sur Make.com et connectez-vous.
- Cliquez sur le bouton Créer un scénario.
- Recherchez « Google Forms » et cliquez sur le module Google Forms.
- Choisissez un déclencheur, tel que Surveiller les réponses, puis connectez votre compte Google.
- Remplissez les champs obligatoires, tels que ID du formulaire et Limite, et sélectionnez le point à partir duquel vous souhaitez commencer à traiter les données une fois votre scénario en cours d’exécution.
- Cliquez sur le bouton +, recherchez « Dropbox » et cliquez sur le module Dropbox.
- Sélectionnez Télécharger un fichier (ou Créer/Écraser un fichier texte si vous avez seulement besoin de texte).
- Connectez votre compte Dropbox, choisissez le dossier de destination et associez les champs qui apparaissent.
- Cliquez sur Enregistrer, puis cliquez sur Exécuter une fois pour tester le scénario.
- Si tout fonctionne correctement, cliquez sur le bouton Marche/Arrêt pour activer le scénario et remplissez les champs Paramètres de planification pour définir la fréquence d’exécution.
Jotform : Une façon plus simple de se connecter
Si vous recherchez une façon plus fluide de collecter des fichiers et de les envoyer directement vers Dropbox, Jotform est une excellente alternative à Google Forms. Contrairement à Google Forms, Jotform offre une intégration Dropbox intégrée sans nécessiter d’outil tiers.
Jotform propose plus de 1 500 modèles de formulaires de téléchargement de fichiers prêts à l’emploi que vous pouvez personnaliser avec le générateur de formulaires par glisser-déposer pour répondre exactement à vos besoins. Une fois votre formulaire prêt, le partager est simple : Envoyez-le à votre audience par e-mail, partagez un lien direct ou intégrez-le sur votre site web.
La gestion des soumissions est tout aussi simple. Avec Tableaux Jotform, vous pouvez suivre et organiser chaque réponse dans une vue de type tableur, ce qui facilite le suivi des données entrantes.
L’intégration Jotform et Dropbox va au-delà des simples téléchargements de fichiers. Vous pouvez automatiquement envoyer des PDF de soumissions de formulaires vers Dropbox, créer de nouveaux dossiers dans Dropbox en fonction des soumissions et envoyer des pièces jointes à partir des réponses de formulaires directement vers Dropbox. C’est une solution complète et sans tracas pour tous ceux qui collectent régulièrement des fichiers via des formulaires en ligne et souhaitent toujours profiter de tous les avantages de Dropbox.
Comment intégrer Jotform avec Dropbox
Contrairement aux méthodes Zapier et Make ci-dessus, connecter Jotform à Dropbox ne prend que quelques clics. Tout se passe également dans le générateur de formulaires — il n’est pas nécessaire de configurer des scénarios ou de créer des automatisations en plusieurs étapes sur une plateforme distincte. Une fois l’intégration active, vos soumissions de formulaires, téléchargements de fichiers et PDF seront automatiquement transférés directement vers votre compte Dropbox.
Voici comment utiliser Dropbox avec Jotform :
- Dans le générateur de formulaires, accédez à l’onglet Paramètres.
- Sélectionnez Intégrations dans le panneau de gauche.
- Recherchez et cliquez sur Dropbox dans la liste des intégrations.
- Cliquez sur le bouton Authentifier pour connecter votre compte Dropbox. Assurez-vous d’accorder à Jotform les autorisations d’accès nécessaires. Si vous avez déjà connecté un compte Dropbox, sélectionnez-le simplement dans le menu déroulant et cliquez sur Ajouter une action.
- Ensuite, configurez vos dossiers :
- Saisissez un nom de dossier : Ce sera votre dossier Dropbox principal où les soumissions seront stockées.
- Créer un sous-dossier pour chaque soumission : Activez cette option pour créer un dossier distinct pour chaque soumission. Vous pouvez saisir un nom de dossier personnalisé ou en créer un dynamiquement en fonction des valeurs des champs du formulaire.
- Configurez vos paramètres de fichiers :
- Envoyer les PDF de soumissions vers Dropbox : Choisissez quel document PDF envoyer. Vous verrez « Par défaut » si vous n’avez pas encore créé de document PDF personnalisé.
- Envoyer les fichiers téléchargés vers Dropbox : Sélectionnez quels champs de téléchargement de fichiers doivent envoyer leurs pièces jointes vers Dropbox. Vous pouvez choisir plusieurs champs de téléchargement de fichiers ici.
- Cliquez sur Enregistrer pour finaliser l’intégration.
Une fois la configuration terminée, vous verrez un lien vers votre dossier Dropbox principal. Si vous survolez l’action créée, vous trouverez les options Modifier l’action (icône crayon) et Plus (icône verticale à trois points) sur la droite. L’option Plus comprend les éléments suivants :
- Voir les journaux d’action : Affiche les exécutions réussies et échouées de votre intégration Dropbox. Ceci est utile lors du dépannage de problèmes.
- Renommer l’action : Vous permet de personnaliser le titre de l’action.
- Désactiver l’action : Arrête temporairement l’intégration d’envoyer des fichiers sans la supprimer entièrement.
- Supprimer l’action : Supprime complètement l’intégration de votre formulaire.
Connectez vos formulaires à Dropbox sans effort avec Jotform
Connecter Google Forms avec Dropbox est possible via des outils comme Zapier et Make, mais si vous recherchez une expérience plus fluide, Jotform rend la connexion sans effort. Avec une intégration Dropbox intégrée, des formulaires de téléchargement de fichiers puissants et une gestion facile des soumissions, c’est la façon la plus simple de collecter et d’organiser vos fichiers. Commencez gratuitement avec Jotform et constatez la différence par vous-même.
Cet article est conçu pour les professionnels, les équipes et les propriétaires de petites entreprises qui s’appuient sur des formulaires en ligne pour collecter des données, des documents ou des fichiers et qui souhaitent une façon plus efficace de les gérer.
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