L'automatisation est essentielle pour créer un processus procure-to-pay efficace

En tant que propriétaire d’entreprise, vous devez acheter des biens et des services pour gérer votre activité. Étant donné que tout ce dont vous avez besoin pour maintenir votre organisation opérationnelle a un coût, vous devez comprendre votre processus procure-to-pay. 

Le flux de travail de base du processus procure-to-pay

Le Chartered Institute of Procurement & Supply définit le procure-to-pay comme le « flux de processus allant de la demande d’achat et de l’achat jusqu’au paiement et à la comptabilisation des achats ». En termes simples, il s’agit du processus standardisé de commande et de paiement des biens et services dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise.

Le flux de travail du processus procure-to-pay se décompose en ces étapes de base : 

1. Identifier un besoin. Les équipes d’approvisionnement doivent d’abord identifier les besoins de l’entreprise, trouver des fournisseurs potentiels et établir les coûts des biens et services requis dans toute l’organisation.
2. Générer une demande d’achat. Une fois que l’équipe a identifié les besoins, l’étape suivante consiste à créer une demande formelle d’effectuer un achat. Il s’agit d’une demande interne uniquement, qui est transmise à la comptabilité.
3. Approuver la demande d’achat. Les chefs de service et les responsables des achats examinent la demande d’achat et l’approuvent ou la rejettent.
4. Créer un bon de commande. Une fois que les décideurs approuvent une demande d’achat, l’équipe d’approvisionnement crée un bon de commande indiquant l’étendue des travaux.
5. Approuver le bon de commande. Toutes les parties prenantes internes examinent et approuvent le bon de commande ou demandent des ajustements avant de le valider. Une fois qu’elles l’ont approuvé, l’équipe d’approvisionnement envoie le bon de commande au fournisseur pour son approbation.
6. Recevoir les marchandises. Une fois que le fournisseur livre les articles achetés, l’acheteur les inspecte et les approuve ou les rejette en fonction des spécifications convenues dans le bon de commande. Si l’acheteur les approuve, il émet un bon de réception. 
7. Évaluer la performance du fournisseur. L’équipe d’approvisionnement évalue le fournisseur selon certains critères. Ces informations déterminent s’il faut ou non recourir à ce fournisseur à l’avenir.
8. Approuver la facture. L’approvisionnement envoie un bon de réception approuvé à l’équipe comptable pour le paiement et pour vérifier la concordance à trois voies entre le bon de commande, la facture du fournisseur et le bon de réception afin d’en garantir l’authenticité et l’exactitude. Si tout est conforme, la comptabilité approuve la facture.
9. Payer la facture du fournisseur. Une fois que la comptabilité approuve la facture, l’équipe traite le paiement selon les conditions établies dans la facture. 

Bien que les spécificités de chaque étape puissent différer d’une entreprise à l’autre, ce sont les étapes essentielles d’un processus procure-to-pay que suivront les entreprises de pratiquement toute taille et dans n’importe quel secteur.

Les avantages de l’automatisation de votre processus procure-to-pay

Comme l’explique Caroline Banton, rédactrice spécialisée en affaires et finance, « les principaux avantages du purchase-to-pay sont l’efficacité, les économies de coûts et une visibilité accrue sur les finances et les achats ». Pour tirer parti de ces avantages, votre entreprise a besoin d’un flux de travail stratégique pour votre processus procure-to-pay afin de gérer les achats et maximiser l’efficacité dans l’acquisition de biens et services.

La rationalisation de ce processus vous aidera également à réaliser des économies de coûts, à accroître la transparence des dépenses et à améliorer les mesures de contrôle pour gérer les achats. L’automatisation du processus est essentielle pour garantir son bon fonctionnement. Par exemple, les solutions automatisées de procure-to-pay peuvent 

• Augmenter la transparence pour l’ensemble du flux de travail
• Faciliter la communication entre les parties prenantes du processus d’approvisionnement 
• Suivre et gérer les contrats et les conditions des fournisseurs 
• Capturer les données des transactions
• Atténuer les risques liés aux erreurs humaines 

Selon une recherche menée par McKinsey & Company, près de 60 % des tâches individuelles du processus procure-to-pay sont prêtes pour une automatisation totale ou partielle. Cela vous offre de nombreuses opportunités d’éliminer les inefficacités inhérentes au flux de travail lorsque votre équipe effectue les étapes manuellement. Le bon outil peut vous faire gagner du temps et de l’argent en rationalisant et en optimisant le processus. 

Jotform : L’outil dont vous avez besoin pour rationaliser votre flux de travail

Jotform est la solution parfaite pour automatiser votre processus procure-to-pay. Nous disposons de plusieurs modèles de formulaires différents qui peuvent vous aider à chaque étape du processus :

• Formulaire d’inventaire de stock 
• Formulaire de liste de contrôle d’inventaire
• Formulaire de demande d’achat 
• Formulaire de bon de commande de produit 
• Formulaire d’enregistrement de fournisseur
• Formulaire de configuration de nouveau fournisseur 
• Formulaire de contact fournisseur 
• Formulaire de demande de tarification 
• Formulaire de contrat de vente 
• Modèles de contrat 
• Formulaire de conditions générales 
• Formulaire de liste de contrôle de réception 
• Formulaires d’inspection 
• Formulaire d’autorisation de paiement 
• Formulaire de reçu de paiement

Nous disposons également d’une variété de modèles de tableaux qui peuvent servir de base de données pour gérer et suivre les données que vous collectez via les formulaires. De plus, nos nouveaux modèles de flux de travail de processus d’approvisionnement automatisent les étapes d’approbation et s’intègrent parfaitement à l’automatisation du flux de travail. En utilisant nos formulaires et modèles pour automatiser autant que possible le processus procure-to-pay, vous économisez non seulement de l’argent et créez des efficacités, mais vous libérez également du temps que vous et votre équipe pouvez consacrer au développement de votre entreprise.

Toute entreprise doit créer un flux de travail pour acheter les fournitures et les services dont elle a besoin pour fonctionner. Plus ce processus est rationalisé, plus une entreprise sera efficace. Un outil comme Jotform, qui vous permet d’automatiser la majeure partie du processus procure-to-pay, est votre clé du succès.