Kitchener-Waterloo Multicultural Centre + Jotform Enterprise: Results at a glance
Money saved annually
$100,000
N. di risposte
35,000+
# of form integrations
4 (Microsoft Power Automate, Mailchimp, Google Sheets, and webhooks)
Dal 1967, il Kitchener-Waterloo Multicultural Centre (KWMC) in Ontario funge da punto di riferimento per il supporto a immigrati, rifugiati, studenti internazionali e membri della comunità in tutta la regione.
L’organizzazione offre servizi di inserimento, assistenza all’impiego, programmi linguistici e servizi di interpretariato e traduzione. Ogni anno ospita inoltre uno dei più grandi festival multiculturali del Canada, riunendo decine di migliaia di persone per celebrare la diversità.
Dietro tutto questo impatto c’è un piccolo team no-profit impegnato a ridurre le barriere e ad aiutare i nuovi arrivati a prosperare. Come molte organizzazioni del settore, ha bisogno di sistemi in grado di stare al passo con la crescente portata del proprio lavoro.
È qui che entra in gioco Jotform Impresa.
Eliminare le barriere che rallentano il lavoro orientato alla missione
Prima di adottare Jotform Impresa, le richieste di servizi di interpretariato del KWMC venivano gestite in gran parte per telefono.
Il personale rispondeva alle chiamate, annotava i dettagli, ricontattava gli interpreti e documentava tutto in seguito. Per un certo periodo ha funzionato, ma con l’aumentare della domanda il processo è diventato inefficiente e difficile da gestire.
L’organizzazione aveva bisogno di un modo migliore per raccogliere le informazioni giuste fin dall’inizio. Dettagli come la durata dell’appuntamento, i requisiti linguistici, le esigenze di pianificazione e la sede erano essenziali per coordinare efficacemente i servizi di interpretariato.
Allo stesso tempo, in quanto piccola organizzazione no-profit, l’ente aveva una filosofia di approvvigionamento semplice. Come spiega Mac Summers, Direttore delle finanze e dei servizi aziendali, l’approccio del personale era lineare: affidarsi al leader di mercato. Nel settore dei moduli e dei flussi di lavoro, quel leader era Jotform.
Lo consiglierei assolutamente.
Mac Summers, Direttore delle finanze e dei servizi aziendali, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
Automatizzare i processi manuali per velocizzare i flussi di lavoro
Con Jotform Impresa, il KWMC ha creato un sistema che consente alle agenzie partner e ai clienti di richiedere online i servizi di interpretariato.
Invece di affidarsi alle telefonate, i richiedenti ora inviano un modulo online contenente tutte le informazioni necessarie. Questo da solo ha ridotto significativamente lo scambio continuo di comunicazioni e gli oneri amministrativi.
Ma la vera trasformazione è avvenuta quando il team ha implementato i flussi di lavoro automatizzati.
Utilizziamo [Jotform Impresa] in quasi tutti i reparti.
Mac Summers, Direttore delle finanze e dei servizi aziendali, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
Una volta inviato un modulo, le email, le approvazioni e le notifiche appropriate vengono attivate automaticamente e indirizzate alle persone giuste. Le richieste procedono senza intoppi attraverso il sistema senza richiedere un costante controllo manuale.
L’organizzazione chiama questo sistema Language Interpreter Services Application, o LISA in breve. Funziona come una piattaforma di gig economy per gli interpreti, che lavorano come collaboratori anziché come dipendenti.
Ogni anno migliaia di flussi di lavoro vengono automatizzati tramite LISA. Senza l’automazione, gestire quel volume non sarebbe possibile con lo stesso numero di collaboratori.
«Funziona davvero bene», afferma Summers.
Potenziare i team in tutti i reparti
Quella che era nata come soluzione per i servizi di interpretariato si è rapidamente diffusa in tutta l’organizzazione.
«Lo utilizziamo in quasi tutti i reparti», afferma Summers.
I moduli vengono ora utilizzati per l’acquisizione dei clienti, i processi interni, il coordinamento dei programmi e molto altro. È possibile mostrare o nascondere diverse sezioni dei moduli per adattarli meglio al pubblico che li compila. Il personale addetto all’acquisizione, gli interpreti e i clienti vedono solo le informazioni pertinenti a loro.
Gli interpreti, ad esempio, possono registrare le ore lavorate direttamente tramite il modulo, oltre a segnalare le spese per parcheggio o trasferta. Questo elimina la documentazione aggiuntiva e mantiene tutti i dati organizzati in un unico posto.
Il sistema si integra inoltre con altri strumenti essenziali del toolkit del KWMC.
Utilizzando Microsoft Power Automate, l’invio dei moduli attiva automaticamente la creazione di ordini di acquisto e ordini di vendita nel libro mastro dell’organizzazione. Quando una fattura viene approvata, le registrazioni contabili vengono generate automaticamente.
Questo livello di automazione è particolarmente prezioso per i programmi finanziati da sovvenzioni governative. Ad esempio, l’organizzazione fornisce servizi di interpretariato ai centri di accoglienza per vittime di violenza domestica, un’attività parzialmente finanziata dalla provincia dell’Ontario. Questi finanziatori richiedono una rendicontazione dettagliata su come vengono erogati i servizi.
Poiché Jotform confluisce direttamente nei loro sistemi finanziari e di rendicontazione, tali informazioni sono già strutturate e accessibili.
Per i leader del no-profit che altrimenti dovrebbero dedicare innumerevoli ore alla preparazione dei report, questo tipo di automazione può fare la differenza.
Implementare sistemi scalabili
Da quando ha adottato Jotform Impresa, i guadagni in termini di efficienza del KWMC sono stati significativi.
Secondo Summers, senza il sistema LISA basato su Jotform Impresa, l’organizzazione dovrebbe probabilmente assumere due dipendenti a tempo pieno aggiuntivi solo per stare al passo con il flusso di lavoro.
Per molte organizzazioni no-profit, assumere due nuovi dipendenti — con stipendi annui di circa 50.000 dollari ciascuno nel caso del KWMC — semplicemente non è realistico. L’automazione offre di fatto al team la capacità di cui ha bisogno senza mettere a dura prova il budget.
Oltre all’automazione dei flussi di lavoro, il KWMC ha trovato altri modi creativi per utilizzare la piattaforma.
Con gli Assistenti IA Jotform, hanno creato un chatbot IA sul loro sito web per aiutare a gestire le domande in arrivo sull’annuale Kitchener-Waterloo Multicultural Festival, che attira circa 65.000 partecipanti ogni anno. Il chatbot risponde alle domande comuni di visitatori, espositori e membri della comunità. Se incontra qualcosa a cui non sa rispondere, invia automaticamente un’email al coordinatore dell’evento per il follow-up.
L’organizzazione collega inoltre Jotform a Mailchimp per semplificare le comunicazioni via email. Quando i clienti compilano i moduli di acquisizione, le loro informazioni vengono aggiunte automaticamente alle liste email appropriate. Questo aiuta il team a mettere in contatto i nuovi arrivati con programmi e comunità pertinenti — come il programma di Inglese Conversazionale, che abbina i partecipanti a volontari per la pratica linguistica settimanale.
Progettato pensando alle organizzazioni no-profit
Sicurezza e accessibilità sono altrettanto importanti negli ambienti no-profit. Il KWMC utilizza il single sign-on (SSO) per gestire l’accesso degli utenti, consentendo al personale di accedere in modo sicuro senza alcuna configurazione complicata.
«L’SSO è un bel tocco», afferma Summers.
Per un’organizzazione che gestisce internamente il proprio IT, la facilità di implementazione conta. Quando la tecnologia funziona senza intoppi in background, i team del KWMC possono rimanere concentrati su ciò che conta di più: servire le proprie comunità.
Amplificare l’impatto sulla comunità
Ogni leader del no-profit comprende i compromessi tra il lavoro amministrativo e il lavoro orientato alla missione. Più tempo i team dedicano alla gestione dei fogli di calcolo, alla ricerca delle approvazioni e all’elaborazione manuale delle richieste, meno tempo possono dedicare ad aiutare le persone.
Strumenti come Jotform Impresa aiutano a riequilibrare questa equazione.
Per il team del Kitchener-Waterloo Multicultural Centre, i risultati parlano da soli.
«Lo consiglierei assolutamente», afferma Summers.
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