De meeste tandartspraktijken hebben geen incassoprobleem. Ze hebben een papierwerkprobleem dat eruitziet als een incassoprobleem.
Een groot deel van de praktijken verifieert verzekeringen nog steeds telefonisch — wat vaak betekent dat een baliemedewerker in de wacht staat, de plandetails van een patiënt oplepelt en hoopt dat de informatie in het systeem van de verzekeraar overeenkomt met wat er in het dossier staat. Vermenigvuldig dat met elke nieuwe patiënt en elke jaarlijkse reset van de dekking, en alleen al de verificatie slokt uren op die naar waardevoller werk hadden kunnen gaan.
Het gesprek over het behandelplan is het volgende moment waarop veel praktijken tijd verliezen. Een patiënt krijgt een offerte en vertrekt om “erover na te denken” — niet omdat ze de behandeling niet willen, maar omdat niemand op dat moment met hen over financieringsopties heeft gesproken.
Praktijken die betalingsplannen duidelijk en op schrift presenteren op het moment van de diagnose, hebben meer kans om de patiënt met de behandeling te laten beginnen dan praktijken die dit overlaten aan een opvolgingsgesprek drie dagen later.
En dan zijn er nog de declaraties.
Declaraties worden meestal niet afgewezen omdat de behandeling niet gedekt was. Ze worden afgewezen omdat er een veld ontbrak, een code niet overeenkwam met de documentatie, of een handtekening niet in het dossier zat. Elke afwijzing betekent extra werk: iemand moet de declaratie opsporen, corrigeren, opnieuw indienen en weer wachten op goedkeuring.
Het wegnemen van deze knelpunten kost niet veel moeite. Het vereist alleen formulieren die onderdeel zijn van geautomatiseerde workflows.
Een verificatieaanvraagformulier kan bijvoorbeeld de verzekeringsgegevens van een patiënt rechtstreeks vanuit de intake doorsturen naar degene die de dekkingscontroles uitvoert, met de velden die verzekeraars daadwerkelijk vereisen al ingebouwd — zonder overtypen of telefonisch heen-en-weergeschuif.
Bij het afrekenen kan een behandelplan- en financieringsformulier worden gegenereerd met betalingsplanopties die de patiënt kan kiezen en digitaal ondertekenen — nog voordat ze het gebouw hebben verlaten.
Door toestemmings- en proceduredocumentatie in dezelfde workflow in te bouwen, is de informatie die nodig is voor een declaratie al bijgevoegd op het moment van indienen, in plaats van achteraf samengesteld te worden wanneer iemand een afwijzing probeert te herstellen.
Jotform Enterprise regelt dit van begin tot eind: HIPAA-compatibele formulieren voor verzekering en toestemming, e-handtekeningen via Jotform Sign, en workflows die informatie automatisch naar de juiste plek sturen.
De praktijken die hun facturatie op orde hebben, zijn niet de praktijken met grotere administratieve teams.
Het zijn de praktijken waarvan het papierwerk om te beginnen geen extra werk creëert.
—
Klaar om de gaten in uw facturatie-workflow te dichten? Ontdek Jotform Enterprise voor tandartspraktijken.
Verstuur Opmerking: