Al bijna 160 jaar staat YWCA Greater Pittsburgh voor haar gemeenschap klaar in de momenten die ertoe doen. Met een team van ongeveer 50 medewerkers biedt de organisatie directe dienstverlening, belangenbehartiging, vroegschoolse educatieprogramma’s, kinderopvang en meer — allemaal geleid door haar visie op een toekomst waarin mensen van alle achtergronden kunnen floreren.
Maar de gemeenschap op zoveel manieren dienen kan operationele uitdagingen met zich meebrengen. Volgens Sharice Smalls, manager programma-evaluatie bij YWCA Greater Pittsburgh, moest de organisatie gevoelige informatie verzamelen, aanvragen beoordelen, goedkeuringsprocessen uitvoeren, handtekeningen verzamelen, met partners coördineren en gegevens bijhouden voor meerdere programma’s.
Toen hun bestaande software aan verlenging toe was, wist het personeel dat ze technologie nodig hadden die al deze verantwoordelijkheden gemakkelijker te beheren zou maken, waardoor het team meer tijd en energie zou hebben om zich op haar missie te richten.
[Jotform Enterprise] heeft ons meer verbonden met onze gemeenschap.
Sharice Smalls, Manager Programma-evaluatie, YWCA Greater Pittsburgh
Behoefte aan een uitgebreider systeem
Voordat de organisatie Jotform Enterprise ging gebruiken, vertrouwde ze op Bonterra’s Apricot case management-software, papieren formulieren, spreadsheets, e-mail en handmatige opvolging. Deze opzet werkte goed voor directe case management-dienstverlening.
Maar naarmate het werk van de organisatie zich uitbreidde naar belangenbehartiging, maatschappelijke impact en bredere gegevensverzameling, merkte het personeel dat ze naar manieren zochten om om het systeem heen te werken, in plaats van ermee — met behulp van spreadsheets, heen-en-weer e-mails en handmatige gegevensoverdracht om de hiaten op te vullen.
Dus toen het contract met Apricot aan verlenging toe was, woog YWCA Greater Pittsburgh verschillende opties af. Uiteindelijk vernauwde de lijst zich tot Apricot, Typeform, FormAssembly en Jotform. Elk platform had zijn sterke punten, maar uiteindelijk had de organisatie een oplossing nodig die meerdere afdelingen kon ondersteunen, gebruiksvriendelijk was voor medewerkers en werkte voor zowel gemeenschapsgerichte formulieren als interne goedkeuringsworkflows.
Bovendien maakte de COVID-19-pandemie en de bredere verschuiving naar digitale diensten duidelijk dat de organisatie papieren aanvragen en andere handmatige processen moest vervangen om beter aan te sluiten bij de tijd.
Technologie die past bij een non-profitbudget
Zoals bij veel non-profitorganisaties waren de kosten een andere belangrijke overweging. YWCA Greater Pittsburgh kreeg te maken met een aanzienlijke prijsstijging om Apricot te verlengen, ook al gebruikte de organisatie het systeem minder, terwijl de non-profitkorting van Jotform een veelzijdig platform bood tegen een prijs die de organisatie zich kon veroorloven.
“Vergeleken met onze tweede keuze was [Jotform Enterprise] een kostenbesparing van 25 procent,” zegt Smalls.
Deze besparingen stellen hen in staat om meer middelen te besteden aan personeel, directe hulp, programmering en outreach — zonder in te leveren op aanpassingsvermogen om binnen het budget te blijven.
Flexibiliteit voor de hele organisatie
Uiteindelijk koos het team voor Jotform Enterprise. Het verving Apricot samen met veel papiergebaseerde en e-mailintensieve processen, waaronder formulieren die moesten worden afgedrukt, handmatig doorgestuurd, bijgehouden via spreadsheets of opgevolgd per e-mail. Met Jotform Enterprise verplaatste het personeel deze processen naar één enkel, flexibeler platform.
Smalls vertelt hoe Jotform Enterprise meerdere afdelingen, gemeenschapsgerichte formulieren en geautomatiseerde interne goedkeuringsprocessen ondersteunt zonder geavanceerde technische of programmeervaardigheden te vereisen. Medewerkers kunnen eenvoudig formulieren, workflows, goedkeuringen, tabellen, rapportage, e-handtekeningen, integraties en gebruikersaccounts op één plek beheren.
De implementatie verliep soepel en het Enterprise-ondersteuningsteam was direct beschikbaar om Zoom-gesprekken te voeren en uit te leggen hoe processen moesten worden opgezet.
“Het [Jotform Enterprise] ondersteuningsteam is zeer responsief geweest,” zegt Smalls.
Als gevolg hiervan verving YWCA snel processen die afdrukken, handmatige doorverwijzing, dubbele gegevensinvoer en repetitieve taken inhielden. Medewerkers kunnen nu gegevens soepeler beheren en meer tijd besteden aan programma’s en gemeenschapsleden.
Fraude verminderen en gegevens beschermen
Een van de meest gebruikte workflows van de organisatie is het interne chequeaanvraagproces, dat papieren chequeaanvragen en subsidiegerelateerde betalingen via de financiële afdeling leidt.
Bij het beheren van deze aanvragen via e-mail ontving het personeel oplichting-e-mails die leken te komen van de CEO. Het verplaatsen van dit proces naar Jotform Enterprise maakte inzendingen gemakkelijker te verifiëren.
“[Jotform Enterprise] heeft fraude binnen onze organisatie verminderd,” zegt Smalls.
Toegang tot noodhulp versnellen
Jotform Enterprise helpt YWCA Greater Pittsburgh ook om gemeenschapsleden te verbinden met de juiste ondersteuningsprogramma’s. Het populaire formulier voor informatieaanvragen van de organisatie verzamelt informatie om te bepalen of een aanvrager in aanmerking komt voor het Emergency Basic Needs-programma, dat de afgelopen jaren een toegenomen vraag heeft gekend.
“[Jotform Enterprise] heeft ons meer verbonden met onze gemeenschap,” zegt Smalls.
De workflow bepaalt automatisch of een aanvrager in aanmerking komt voor ondersteuningsdiensten. Indien geschikt bevonden, wordt de informatie van de aanvrager automatisch naar het relevante lid van het YWCA-team gestuurd, die kan opvolgen met de volgende stappen in het aanvraagproces.
Als iemand niet in aanmerking komt, legt een geautomatiseerde e-mail uit waarom, suggereert acties die hen kunnen helpen in aanmerking te komen, en linkt naar een gids met andere mogelijke bronnen.
Een Jotform AI-assistent genaamd Gabby helpt aanvragers ook bij het navigeren door het proces. Verbonden met de informatieaanvraag- en contactformulieren beantwoordt Gabby veelgestelde vragen en verwijst bezoekers naar relevante informatie in de bronnengids. Dit vermindert repetitief werk voor medewerkers bij tijdrovende taken en helpt gemeenschapsleden de informatie die ze zoeken sneller te vinden.
Een platform dat meegroeit met de missie
Formulieren en workflows ondersteunen meer dan alleen de noodhulpprogramma’s. Het jaarlijkse nominatieproces voor de Equity Awards van de organisatie, dat ooit op papier was gebaseerd, verloopt nu digitaal.
Medewerkers gebruiken integraties met Excel en OneDrive om specifieke informatie met externe belanghebbenden te delen. Deze integraties stellen juryleden buiten de organisatie, waaronder gemeenschapsleden en lokale politici, in staat om toegang te krijgen tot de nominatie-informatie van de awards zonder toegang te krijgen tot het volledige interne systeem van de organisatie.
Jotform Sign biedt een eenvoudige manier om handtekeningen te verzamelen voor media-releases, betalingsgoedkeuringen en ouderovereenkomsten voor vroegschoolse leerprogramma’s. Jotform Tabellen geeft medewerkers een centrale plek om inzendingen bij te houden, workflowvoortgang te monitoren en gegevens veilig op te slaan. De Admin Console van Jotform Enterprise stelt hen in staat om gebruikers te beheren en instellingen organisatiebreed bij te werken.
“Als je op zoek bent naar software die je kunt aanpassen aan alle verschillende dingen die je doet, is [Jotform Enterprise] de juiste keuze,” zegt Smalls.
Bouwen aan een betere toekomst
YWCA Greater Pittsburgh koos voor Jotform niet alleen om haar huidige uitdagingen aan te pakken, maar ook om haar toekomstige doelen te bereiken. Voor non-profitleiders is dat misschien wel het meest waardevolle voordeel van allemaal: een platform dat kan meegroeien met de programma’s, partnerschappen en gemeenschapsbehoeften van een organisatie.
Verstuur Opmerking: