Edwin Ruiz ontdekte zijn liefde voor schaken voor het eerst tijdens een naschools programma in groep vijf. Jaren later keerde hij terug met een duidelijk doel: diezelfde passie aanwakkeren bij leerlingen, hun kritisch denkvermogen ontwikkelen en hun zelfvertrouwen vergroten, zowel aan als buiten het schaakbord.
Ruiz richtte in 2022 de Day & Knight Chess Club op, een non-profitorganisatie in Zuid-Californië. De club biedt naschoolse programma’s, academielessen, mentorbegeleiding en toernooien voor opkomende schakers van elk niveau. Vorig jaar bereikte de organisatie meer dan 3.000 leerlingen in Corona, Glendora, Riverside en Pomona.
Naarmate de programma’s groeiden, kostte het beheren van inschrijvingen en betalingen steeds meer tijd. Jotform bracht al die processen samen, zodat het team zich weer kon richten op waar het echt om gaat: lesgeven.
Day & Knight Chess Club: de resultaten in een oogopslag
Inschrijvingen
Een soepel inschrijfproces waarin aanmeldingen, toestemmingsverklaringen en betalingen samenkomen
Toernooilogistiek
Efficiëntere aanmeldingen voor spelers van elk niveau
Interne processen
Minder tijd kwijt aan het verzamelen van informatie uit losse administratieve tools
Een inschrijfproces met te veel zetten
Vóór Jotform bestond het inschrijven uit een reeks losse stappen die niet met elkaar verbonden waren. Ouders stuurden hun contactgegevens op, betaalden via Venmo of Zelle en dienden daarna een aansprakelijkheidsverklaring in via een pdf of een tool voor elektronische handtekeningen. Vervolgens moesten medewerkers al die informatie met de hand bij elkaar zoeken om de deelnemerslijsten bij te werken.
Toen het programma groeide, werd het steeds lastiger om inschrijvingen en betalingen bij te houden, documenten aan elkaar te koppelen en lijsten up-to-date te houden. Regelmatig werden leerlingen over het hoofd gezien bij het invoeren van gegevens, of werd informatie verkeerd genoteerd.
Inschrijvingen en processen weer onder controle
Jotform zette het inschrijfproces van de Day & Knight Chess Club volledig op zijn kop. Inschrijving, toestemmingsverklaringen en betalingen komen nu samen in één overzichtelijk formulier.
Ouders konden met één formulier tegelijk inschrijven, betalen en de verklaringen ondertekenen. Dankzij automatiseringen belandden de gegevens van leerlingen meteen in Google Sheets. Zo beschikten schooladministratie en coaches altijd over actuele deelnemerslijsten, terwijl het handwerk en de invoerfouten afnamen.
Dat gemak gold ook voor de toernooi-inschrijvingen. Met voorwaardelijke logica werden de vragen afgestemd op de status en het ervaringsniveau van elke deelnemer. Op die manier kan het team spelers met verschillende achtergronden bedienen, zonder dat iedereen dezelfde vragen hoeft te beantwoorden.
Ook de toernooi-inschrijving van de Day & Knight Chess Club werd met Jotform een stuk eenvoudiger, doordat voorwaardelijke logica de vragen aanpaste aan de status en ervaring van elke speler. Spelers zagen alleen de vragen die voor hen relevant waren, waardoor aanmelden sneller en persoonlijker verliep.
Maar Jotform doet meer dan alleen inschrijvingen. De club beheert er ook de documentatie van coaches en de rapportage over de programma’s mee, allemaal op één plek. Met digitale formulieren blijven de gegevens geordend en krijgt het team een helderder beeld van hoe de programma’s lopen.
Door processen te koppelen die vroeger losse tools en handmatige opvolging vroegen, kregen deelnemers een professionelere inschrijfervaring en was het team minder tijd kwijt aan het invoeren van gegevens en het bijhouden van papierwerk.
Weer tijd voor waar het echt om draait: de leerlingen
De grootste winst voor de Day & Knight Chess Club was de tijd die vrijkwam om zich te richten op wat het belangrijkst is: de leerlingen.
“Jotform heeft ons ontzettend veel kostbare tijd bespaard en ons hele proces gestroomlijnd”, vertelt Ruiz, voorzitter en oprichter van de Day & Knight Chess Club. “Nu kunnen we ons richten op wat echt telt: zoveel mogelijk betekenen voor onze leerlingen en onze gemeenschap.”
Verstuur Opmerking: