Case study results at a glance
Aantal Jotform Enterprise-teams
14
Aantal andere softwareprogramma’s dat werd vervangen door Jotform Enterprise
6
Aantal gemaakte jotform apps
29
Shannon White zegt vaak dat haar superkracht op het werk is dat ze “dingen leuk vindt”. Als een product haar bevalt, vindt ze overal wel een manier om het in te zetten. En een van die dingen blijkt Jotform te zijn.
White is web- en contentmedewerker bij het National Theatre of Scotland, de belangrijkste organisatie voor podiumkunsten van Schotland. Jaarlijks zet het meer dan 200 evenementen en producties neer, en daarnaast loopt er van alles aan projecten met de gemeenschap, verhuur van speelruimte en meer. Alleen al in het seizoen 2025–2026 bereikte de organisatie meer dan 228.000 mensen.
White kwam Jotform voor het eerst tegen toen ze een manier zocht om de Zoom-uitnodigingen voor een werkgroep binnen het theater te automatiseren. Zodra ze het platform ging gebruiken, ging het snel. “Vanaf dat moment ging het eigenlijk als een sneeuwbal. Zo van: wat kan dit nog meer? Volgens mij kan dit veel meer.”
Al snel werd ze een echte Jotform-ambassadeur, zegt ze. Samen met operationeel manager Chris Lang ging ze onderzoeken hoe ze Jotform door de hele organisatie konden inzetten, om zo HR, finance, artistieke ontwikkeling, de band met de gemeenschap en andere afdelingen te ondersteunen.
“Het was me vrij snel duidelijk hoeveel waarde het kon toevoegen op allerlei plekken binnen de organisatie”, vertelt Lang. Na een paar maanden op het Gold-abonnement van Jotform werd de behoefte aan een Enterprise-abonnement glashelder. Hij en White begonnen “te praten over welke andere softwarepakketten we overboord konden gooien”.
De uitdaging: een cast van duizenden (freelancers)
Een van de grootste administratieve uitdagingen voor het National Theatre of Scotland is het beheren van de honderden tijdelijke medewerkers die het elk jaar inhuurt. De organisatie heeft wel een vast kernteam, maar de artiesten, crewleden, technici en andere productiemedewerkers zijn allemaal freelancers.
Dat betekent dat het theater elk jaar voor bijna 400 freelancers de HR, loonadministratie, logistiek, communicatie en nog veel meer moet regelen. En dat vaak terwijl gezelschappen op tournee zijn, scholen bezoeken of meedoen aan evenementen in de buurt.
Voordat ze met Jotform gingen werken, verzamelde het theaterpersoneel alle informatie via Microsoft Word-documenten. Die stuurden ze per e-mail naar de freelancers, die hun gegevens invulden en het document weer terugstuurden.
Dat kostte enorm veel tijd en er slopen makkelijk fouten in. Bovendien was het niet echt veilig. Het was lastig om mensen zover te krijgen dat ze alle gevraagde informatie invulden en terugstuurden, en er was geen manier om alle gegevens op één plek te zien. Door de rechten binnen Microsoft was het ook moeilijk om informatie te delen met mensen buiten het kernteam. Zoals Lang het zegt: “Microsoft leent zich er niet zo goed voor om mensen in en uit je organisatie te laten.”
Met Jotform konden ze de Word-documenten eenvoudig omzetten in veilige online formulieren die ze met iedereen konden delen. Maar daar bleef het niet bij.
“Toen ontdekten we de apps”, zegt White.
De oplossing: mobiele apps op maat voor producties en afdelingen
Jotform apps bleken precies te zijn wat ze nodig hadden. Met deze eenvoudige mobiele app-bouwer zonder code konden White en Lang handige verzamelplekken maken voor personeel en freelancers, waarin ze formulieren, links en andere belangrijke bronnen bundelden. Dankzij hun Jotform Enterprise-account konden ze de toegangsrechten voor formulieren en gegevens instellen, zodat alleen bevoegde gebruikers erbij konden.
Apps voor onboarding en HR
Om de onboarding voor freelancers makkelijker te maken, bundelden White en Lang alle formulieren die een freelancer moet invullen in één app.
“We moeten zoveel gegevens op zoveel verschillende manieren verzamelen, voor zoveel mensen”, zegt White. “We hebben een gezondheidsverklaring nodig. We hebben personeelsgegevens nodig. We hebben bankgegevens nodig.” Doordat alle onboardingformulieren in één Jotform app staan, vinden cast- en crewleden alles wat ze nodig hebben op één plek, en is de kans groter dat ze de gevraagde informatie ook echt aanleveren. Ze kunnen de app bovendien aan het startscherm van hun telefoon of computer toevoegen, zodat alles binnen handbereik is.
We kunnen een complete 360-graden-service bieden: voor wervingsmanagers, voor medewerkers, voor iedereen die binnen de organisatie in dienst komt of vertrekt.
Chris Lang, Operations Manager, National Theatre of Scotland
“Je kunt het eigenlijk op één dashboard zetten, en dan gebruiken ze het op hun telefoon of op hun laptop, en krijg je nog steeds al je gegevens op dezelfde manier binnen”, legt White uit.
“We kunnen een complete 360-graden-service bieden voor wervingsmanagers, voor medewerkers, voor iedereen die binnen de organisatie in dienst komt of vertrekt”, zegt Lang.
Apps per voorstelling
Het team moet ook belangrijke informatie delen met artiesten, crewleden en andere medewerkers die aan een bepaalde productie werken. Voor elke productie maken ze een app waarin cast en crew alle formulieren vinden die ze gedurende de voorstellingsreeks moeten invullen, plus allerlei handige bronnen. Naast de onboardingformulieren bevatten die productie-apps ook:
- Repetitie- en productieschema’s
- Kaarten en routebeschrijvingen naar de repetitie- en voorstellingsruimtes
- Belangrijke contactpersonen
“Ze hebben een overzicht van hun rooster meteen bij de hand”, zegt White. “Ze hebben de telefoonnummers van hun belangrijkste contactpersoon binnen het productieteam en binnen het NTS-team. Zelfs iets simpels als de wifi-wachtwoorden. Het wordt een soort bijbel voor hen tijdens hun repetities.”
Dashboard-apps voor afdelingen
White en Lang beseften dat ze jotform apps ook konden gebruiken om datadashboards te bouwen voor de verschillende afdelingen. In Jotform worden alle formulierreacties automatisch opgeslagen in jotform tabellen, waar teams de ingediende gegevens kunnen ordenen en bekijken. Met Jotform Enterprise kan de organisatie bovendien werkruimtes aanmaken via jotform teams, om formulieren, tabellen en andere bronnen te groeperen per functie of afdeling. Het theater heeft inmiddels 14 Team-werkruimtes, waaronder artistieke ontwikkeling, gebouwbeheer, creatieve betrokkenheid, werving/HR, finance, casting en company managers.
Die apps zijn geniaal.
Shannon White, Web and Content Officer, National Theatre of Scotland
White en Lang zagen dat ze tabellen konden bundelen in apps, zodat je in één oogopslag de gegevens uit meerdere formulieren overziet. Zo hoeven ze niet steeds vragen van medewerkers over ingediende gegevens te beantwoorden.
“We gebruiken apps als dashboards”, zegt White. “Heeft een afdeling meerdere formulieren, dan bouwen we een dashboard waarin al hun tabellen gekoppeld zijn. Dat maakt hun leven makkelijker — en het mijne.”
In plaats van links of bestanden terug te zoeken in e-mails, gaan medewerkers gewoon naar hun app-dashboard om op elk moment de actuele informatie uit al hun formulieren op één plek te zien.
“Die apps zijn geniaal”, zegt White.
Het resultaat: tijdwinst, strakkere administratie en ruimte om te groeien
Met Jotform Enterprise hebben White en Lang een verzameling handmatige, losse processen omgevormd tot een veel centralere manier om informatie te beheren. Freelancers vinden de formulieren en bronnen die ze nodig hebben op één plek, waar ze ook zijn. Medewerkers hebben toegang tot actuele gegevens zonder te hoeven spitten in e-mails en spreadsheets. Dat scheelt een hoop tijd die anders in het najagen van informatie zou gaan zitten, en die nu naar de producties en programma’s van de organisatie gaat.
Het werd echt duidelijk dat Jotform met ons meegroeide.
Shannon White, Web and Content Officer, National Theatre of Scotland
Wat begon als een manier om uitnodigingen voor vergaderingen te automatiseren, is uitgegroeid tot 14 Team-werkruimtes die afdelingen door de hele organisatie ondersteunen, plus apps voor onboarding, afzonderlijke producties en afdelingsdashboards. Dankzij toegangsrechten per rol heeft de organisatie veel meer grip op wie bij gevoelige informatie kan.
Met Jotform Enterprise heeft het team een flexibel platform waarop het kan blijven doorbouwen. Meer dan eens wenste White dat Jotform een bepaalde functie zou hebben, om die functie vervolgens kort daarna daadwerkelijk uitgebracht te zien.
“Het werd echt duidelijk dat Jotform met ons meegroeide”, zegt ze. In plaats van er bij elke nieuwe behoefte weer een losse tool bij te halen, blijft het team nieuwe manieren vinden om Jotform in te zetten — precies vanuit de vraag waarmee het allemaal begon: “Wat kan dit nog meer?”
Benieuwd wat Jotform Enterprise voor uw organisatie kan betekenen? Lees meer over het aanbod van Jotform voor non-profitorganisaties, inclusief 30 procent korting op Enterprise-abonnementen.
Verstuur Opmerking: