Hoe Live Fit Gym slimmer in plaats van harder werkt met Jotform

Live Fit Gym + Jotform: Resultaten in één oogopslag

Aantal formulierinzendingen

41.921

Aantal uren per week bespaard op 9 locaties

10-20

Aantal formulieren

60

De vlaggenschiplocatie van Live Fit Gym in het Mission District van San Francisco was oorspronkelijk helemaal geen sportschool. Het begon als chiropractiepraktijk, en de ontwikkeling tot een volwaardig fitnesscentrum zegt veel over hoe het bedrijf vandaag de dag werkt: het speelt in op wat mensen echt nodig hebben en zoekt voortdurend naar manieren om hen efficiënter van dienst te zijn. Datzelfde aanpassingsvermogen heeft het bedrijf ver buiten de oorspronkelijke locatie gebracht. Live Fit Gym heeft nu 9 locaties in San Francisco, en om verkoop, personal training, management en HR op al die locaties op één lijn te houden zijn goede bedoelingen niet genoeg. Daar is een systeem voor nodig.

Fitnessbedrijven zijn afhankelijk van papierwerk waar de meeste leden nooit bij stilstaan, zoals aansprakelijkheidsverklaringen, medische verklaringen, trainingsovereenkomsten, incidentrapporten en onboardingpakketten voor medewerkers. Wanneer dit handmatig wordt afgehandeld, leidt het papierwerk de aandacht van medewerkers af van de leden en kunnen er hiaten ontstaan die later moeilijk te herstellen zijn, bijvoorbeeld een ontbrekende handtekening of een formulier dat nooit in het juiste dossier terecht is gekomen. Voor een groeiende sportschool met meerdere afdelingen zoals Live Fit Gym kan dat soort wrijving snel oplopen.

Hier komt Jotform om de hoek kijken. Dan McGeehan, directeur verkoop van de sportschool, zegt dat het platform het team helpt minder tijd aan papierwerk te besteden en meer tijd aan de leden. Tegenwoordig gebruikt Live Fit Gym 60 formulieren en 14 tabellen in Jotform, waarmee bijna 42.000 formulierinzendingen zijn verwerkt.

“Dankzij Jotform kan mijn front-endteam, het team dat direct op de werkvloer staat, zich richten op de mensen,” zegt McGeehan. “Het zorgt ervoor dat het gesprek en de persoonlijke band echt van de grond komen vanaf het moment dat ze onze deur binnenstappen.”

Hoe Live Fit Gym Jotform gebruikt

Van chiropractiepraktijk tot buurtsportschool

De eerste locatie van Live Fit, die vandaag de dag nog steeds in de Mission zit, vertelt het verhaal van hoe het bedrijf is ontstaan. “Het was een chiropractiepraktijk,” legt McGeehan uit. “Ze begonnen te praten over hoe het eruit zou zien als ze fitness zouden toevoegen, en mensen wilden steeds liever langskomen voor de apparatuur dan voor de chiropractie.”

Die verschuiving in de vraag maakte van Live Fit Gym het bedrijf dat het nu is. Naarmate het bedrijf groeide, groeide ook het aantal teams dat op Jotform vertrouwt om alles soepel te laten verlopen.

“We gebruiken het op heel veel verschillende manieren,” zegt McGeehan. “We gebruiken Jotform voor ons verkoopteam, voor ons personal-trainingsteam en voor de managementkant.”

Toen ik zag hoe eenvoudig [Jotform] was, denk ik dat dat het enthousiasme aanwakkerde om het ook in veel van onze andere afdelingen uit te rollen.

Dan McGeehan, directeur verkoop, Live Fit Gym

Het verkoopteam gebruikt Jotform om gegevens van nieuwe leden en aanmeldingsdetails vast te leggen. Personal trainers gebruiken het voor onboarding- en intakeformulieren die zijn afgestemd op de doelen en de gezondheidsgeschiedenis van elke klant. Het management gebruikt het om administratieve processen consistent te houden binnen alle afdelingen. Wat begon als een hulpmiddel voor één onderdeel van het bedrijf, is nu de operationele ruggengraat die alle onderdelen met elkaar verbindt.

Eén verklaring, daarna een uitrol binnen het hele bedrijf

Live Fit Gym begon klein met het gebruik van Jotform: met één enkel formulier.

“Onze HR-contactpersoon, Darius, is degene die al onze Jotform-diensten is gaan uitrollen en onze aansprakelijkheidsverklaring heeft gemaakt,” zegt McGeehan. “Toen we zagen hoe eenvoudig het was, denk ik dat dat het enthousiasme aanwakkerde om het ook in veel van onze andere afdelingen uit te rollen.”

Die eerste aansprakelijkheidsverklaring werd het startpunt voor een veel bredere verandering. Toen andere teams zagen hoe gemakkelijk het platform te gebruiken was, gingen verkoop, personal training en management allemaal hun eigen workflows in Jotform bouwen, zonder dat er externe technische hulp nodig was.

Hoe zeggen ze dat tegenwoordig? Slimmer werken, niet harder. Ik denk dat Jotform absoluut heeft geholpen om dat in onze workflow hier bij Live Fit Gym te verankeren. En het is onbetaalbaar, toch? Tijd is alles.

Dan McGeehan, directeur verkoop, Live Fit Gym

Vastleggen wat het belangrijkst is

Sportscholen hebben betrouwbare documentatie nodig wanneer er incidenten plaatsvinden. McGeehan noemt een concreet voorbeeld: een geblesseerd lid op een van de locaties van Live Fit Gym.

“We hebben een situatie gehad waarbij iemand gewond raakte op een van onze locaties,” herinnert hij zich. “We hebben alle stappen zorgvuldig doorlopen. Ze weigerden een ambulance, maar we hadden wel een Jotform-formulier laten invullen. Alles was tot in de puntjes geregeld, en dat heeft ons echt geholpen.”

Doordat het incidentrapport in Jotform werd vastgelegd in plaats van in een papieren dossier te worden opgeborgen of aan iemands geheugen te worden overgelaten, had Live Fit Gym een volledig, overzichtelijk dossier beschikbaar toen het team dat nodig had. Sportscholen en fitnessbedrijven die een vergelijkbaar proces willen opzetten, kunnen beginnen met de sjabloon voor incidentrapporten van Jotform.

Meer tijd om relaties op te bouwen

Voor McGeehan komt de waarde van Jotform neer op wat het team ervoor terugkrijgt: tijd. Tijd die anders zou opgaan aan het beheren van papierwerk binnen alle afdelingen, kan nu worden besteed aan leden, training en het runnen van het bedrijf. Op de 9 locaties van Live Fit Gym in San Francisco komt dat neer op naar schatting 10 tot 20 uur bespaarde tijd per week, tijd die direct terugvloeit naar de ervaring van de leden.

“Hoe zeggen ze dat tegenwoordig? Slimmer werken, niet harder. Ik denk dat Jotform absoluut heeft geholpen om dat in onze workflow hier bij Live Fit Gym te verankeren,” zegt hij. “En het is onbetaalbaar, toch? Tijd is alles.”

Vandaag de dag blijft Live Fit Gym vertrouwen op Jotform om de teams van verkoop, personal training, management en HR te laten werken vanuit hetzelfde eenvoudige, betrouwbare systeem, een systeem dat begon met één aansprakelijkheidsverklaring en uitgroeide tot een hulpmiddel waar de hele sportschool van afhankelijk is.

Voor McGeehan is dat precies het punt. Minder tijd kwijt zijn aan het beheren van papierwerk betekent meer tijd voor datgene waardoor leden blijven terugkomen: relaties.

Als jouw sportschool op zoek is naar manieren om workflows te versnellen, tijd te besparen en meer impact te maken, meld je dan vandaag nog aan voor een gratis Jotform-account en ontdek hoe het platform jouw organisatie kan ondersteunen.