Voor de in Japan gevestigde Genki Japanese and Culture School (GenkiJACS) gaat taalonderwijs over veel meer dan alleen grammatica en woordenschat.
Sinds 2005 heeft GenkiJACS meer dan 12.000 studenten van over de hele wereld geholpen Japans te leren terwijl ze zich onderdompelden in lokale Japanse gemeenschappen en cultuur. Over vijf campussen verspreid door het hele land is de leidende filosofie van de organisatie eenvoudig: Leer Japan.
“Ons denkproces is dat taal cultuur is,” zegt Dmitry Ser, hoofd verkoop en communicatie bij GenkiJACS.
Lang voordat studenten in Japan aankomen, begint hun reis. In de loop van weken of zelfs maanden voltooien ze plaatsingstesten, dienen ze documenten in, delen ze opnames en werken ze nauw samen met het personeel van GenkiJACS om zich voor te bereiden op het leven in een nieuw land.
Voor Ser is het essentieel om gedurende die reis een persoonlijke verbinding te behouden.
Jotform stelt ons in staat om te vermenigvuldigen wat we doen.
Dmitry Ser, hoofd verkoop en communicatie, GenkiJACS
Tien jaar geleden was hij zelf een GenkiJACS-student. Vandaag helpt hij aankomende studenten door hetzelfde proces te navigeren dat hem naar Japan bracht. Ser begrijpt hoe belangrijk persoonlijke begeleiding kan zijn voor studenten die zich voorbereiden om naar de andere kant van de wereld te verhuizen.
“Onze klantenservice is alles,” zegt hij. Sinds 2014 gebruikt GenkiJACS Jotform om het verzamelen van gegevens gemakkelijk te maken voor iedereen die erbij betrokken is — van studenten tot personeel.
Toen GenkiJACS de activiteiten in Japan uitbreidde, werd Ser geconfronteerd met een nieuwe uitdaging: hoe de organisatie te laten groeien zonder de persoonlijke touch te verliezen die de GenkiJACS-ervaring definieert.
Om die ervaring te helpen behouden, heeft GenkiJACS een upgrade uitgevoerd naar Jotform Enterprise.
Case study results at a glance
108.000 formulierinzendingen
Onbeperkte inzendingen ondersteunen een maandenlang onboardingproces dat inschrijvingsgegevens, programmaspecifieke formulieren en meer vereist.
Samenwerking over 5 campussen
Jotform Enterprise ondersteunde de marketing-, studentenondersteunings- en academische teams van GenkiJACS toen de organisatie groeide van drie naar vijf campussen.
107 geoptimaliseerde online formulieren
Met behulp van Jotform Enterprise Analytics optimaliseren medewerkers van GenkiJACS formulieren om hoge inzendingspercentages te garanderen.
Een persoonlijke studentervaring opschalen
De groei bij GenkiJACS is de afgelopen jaren versneld. De school breidde uit naar Okinawa en Nagoya, naast campussen in Fukuoka, Tokyo en Kyoto.
De organisatie verzamelt en beheert een schat aan informatie gedurende de hele levenscyclus van studenten, van eerste vragen en inschrijvingsdocumentatie tot onboardingcommunicatie en doorlopende ondersteuning.
“We zijn een zeer veeleisende school,” zegt Ser. “We willen dat onze studenten de best mogelijke ervaring hebben. Daarvoor hebben we tests en vereisten ingesteld, wat ons onboardingproces behoorlijk complex maakt.”
Medewerkers besteedden voorheen aanzienlijke tijd aan het monitoren van online formulierinzendingen, het opvolgen van ontbrekende informatie en het handmatig begeleiden van studenten door het onboardingproces.
“Wanneer we een student hebben die een aantal formulieren moet indienen, stuurden we vroeger het volgende formulier handmatig naar hen toe,” zegt Ser.
Tegelijkertijd wilden teams meer inzicht in de betrokkenheid van studenten, grotere flexibiliteit om formulieren en workflows te verbeteren, en sterker toezicht op de gevoelige informatie die ze verzamelen. Op administratief niveau was gegevensbeveiliging ook een zorg.
Ser had een oplossing nodig die groei kon ondersteunen terwijl de gepersonaliseerde ervaring die GenkiJACS onderscheidt behouden bleef.
Meer inzicht, minder handmatig werk
Om de groeiende activiteiten te ondersteunen, heeft GenkiJACS een upgrade uitgevoerd naar Jotform Enterprise.
“Enterprise is een heel ander beest vergeleken met ons Silver-account,” zegt Ser.
De upgrade gaf Ser meer vrijheid om te experimenteren, meer inzicht in het onboardingproces en meer tijd om zich te concentreren op het ondersteunen van studenten. Jotform Enterprise wordt nu gebruikt door marketing-, studentenondersteunings- en academische teams.
Omdat teams zoveel formulieren kunnen maken als ze willen, kunnen ze formulieren dupliceren en verfijnen naarmate processen evolueren.
| Hoe GenkiJACS Jotform Enterprise gebruikt | ||
|---|---|---|
| Afdeling | Primaire toepassing | Belangrijkste Enterprise-voordelen |
| Marketing en verkoop | Leadgeneratie, aanvraagformulieren, inzendingstracking, formulieroptimalisatie, marktonderzoek | Admin Console Analytics, inzicht in betrokkenheid en conversiepercentages |
| Studentenondersteuning en toelating | Studentonboarding, inschrijvingsworkflows, geautomatiseerde herinneringen, documentenverzameling, doorlopende communicatie | Naadloze workflows, voorwaardelijke logica, geautomatiseerde opvolgingen, verminderde handmatige administratie |
| Academische en onderwijsteams | Plaatsingstesten, verzamelen van studenteninformatie, inschrijvingsgegevens, programmaspecifieke formulieren | Gecentraliseerde gegevensverzameling, voorwaardelijke logica, gemakkelijkere toegang tot studenteninformatie |
Bovendien biedt de Jotform Enterprise Admin Console meer inzicht in inzendingstrends, betrokkenheid en formulierprestaties. Dit helpt teams wrijvingspunten te identificeren en de voltooiingspercentages van formulieren te verbeteren.
Jotform Workflows leverde een ander groot voordeel. Vandaag de dag sturen geautomatiseerde workflows herinneringen over onvolledige formulieren, verzamelen ze cruciale onboardinginformatie en begeleiden ze studenten door inschrijvingsprocessen zonder constant handmatig toezicht te vereisen.
In plaats van tijd te besteden aan het opsporen van ontbrekende informatie, kunnen medewerkers zich concentreren op het rechtstreeks ondersteunen van studenten.
“Het geeft me gemoedsrust,” zegt Ser.
Studenten ondersteunen betekent ook hun informatie beschermen. Naarmate GenkiJACS groeide, werd gegevensbeheer steeds belangrijker.
“Japan heeft zijn eigen wetten. Dus we moeten ervoor zorgen dat we ons daaraan houden,” zegt Ser.
Jotform Enterprise beschikt over lokale gegevensresidentiecentra om de nalevingsinspanningen van de organisatie te ondersteunen.
Voorwaardelijke logica is ook een belangrijk onderdeel van de dagelijkse activiteiten geworden. Formulieren leiden aankomende studenten automatisch naar de juiste vertegenwoordiger op basis van locatie en programmavereisten.
De visuele interface van Jotform heeft adoptie gemakkelijk gemaakt over afdelingen heen. Zelfs geavanceerde tools zoals Jotform Workflows bleken toegankelijk met de drag-and-drop-mogelijkheden van het platform.
“Workflows zijn gewoon logica. Het is programmeren door te slepen en neerzetten,” zegt hij. “Ik denk dat eenvoud van gebruik van het grootste belang is bij het kiezen van een tool zoals Jotform.”
Ser vatte zijn ervaring met Jotform Enterprise als volgt samen: “Het is eenvoud van gebruik, data en jullie klantenservice. En hoe transparant jullie mensen zijn, hoe transparant de service is. Er zijn geen extra of verborgen kosten. De hoeveelheid klantenservice die we ontvangen is waar we op hoopten.”
Jotform: Een krachtvermenigvuldiger
Vandaag besteedt het personeel van GenkiJACS minder tijd aan het beheren van administratieve taken en meer tijd aan het ondersteunen van studenten. Geautomatiseerde workflows zorgen ervoor dat cruciale informatie consistent wordt verzameld terwijl de noodzaak voor handmatige opvolging wordt verminderd.
“Het kost tijd om eraan te wennen omdat het tot nu toe vooral ‘OK, we moeten dit doen’ was, en nu kunnen we onze handen van het stuur halen en zeggen: ‘Het systeem werkt.’ We raken alleen betrokken als er een probleem is,” zegt Ser.
Door gebruik te maken van Admin Console Analytics en inzendingsgegevens kunnen teams wrijvingspunten identificeren, voltooiingspercentages van formulieren verbeteren en weloverwogen beslissingen nemen over studentencommunicatie.
Enterprise is als een speeltuin met tal van nuttige tools. En het mooie is, deze speeltuin heeft een aantal volwassenen die je kunnen helpen.
Dmitry Ser, hoofd verkoop en communicatie, GenkiJACS
Die inzichten stellen GenkiJACS in staat om zijn inschrijvings- en onboardingprocessen voortdurend te verfijnen. In plaats van te vertrouwen op aannames, kunnen teams zien hoe studenten omgaan met formulieren en aanpassingen maken die de algehele ervaring verbeteren.
Het belangrijkste is dat automatisering GenkiJACS heeft geholpen op te schalen zonder zijn mensen-eerst-filosofie in gevaar te brengen.
Ser zegt dat het verminderen van repetitief administratief werk medewerkers in staat stelt zich te concentreren op klantenservice en het onboardingproces, waar persoonlijke interactie het verschil maakt.
Met betrouwbaardere processen op de achtergrond kunnen medewerkers minder tijd besteden aan het achtervolgen van gegevens en meer tijd aan het helpen van studenten om zich voorbereid, ondersteund en verbonden te voelen voordat ze in Japan aankomen.
“Jotform stelt ons in staat om te vermenigvuldigen wat we doen,” zegt Ser.
Groeien zonder het persoonlijke contact te verliezen
Voor GenkiJACS gaat Jotform Enterprise niet over het vervangen van mensen. Het gaat erom mensen te helpen hun beste werk te doen.
GenkiJACS heeft meer tijd gecreëerd voor de gesprekken, begeleiding en ondersteuning die studenten zich lang nadat ze het klaslokaal hebben verlaten nog herinneren. Dit stelt de organisatie in staat om gefocust te blijven op haar leidende filosofie: studenten helpen niet alleen Japans te leren, maar Japan te leren kennen.
Naarmate GenkiJACS blijft groeien, ziet Ser mogelijkheden om het gebruik van Jotform Enterprise verder uit te breiden.
Hij weet dat zijn team deze mogelijkheden niet alleen zal verkennen. Gedurende de overgang van de organisatie naar Enterprise hebben de onboarding-, klantsucces- en technische teams van Jotform GenkiJACS geholpen bij het implementeren van nieuwe workflows, het oplossen van integratieproblemen en het identificeren van manieren om meer waarde uit het platform te halen.
“Enterprise is als een speeltuin met tal van nuttige tools,” zegt Ser. “En het mooie is, deze speeltuin heeft een aantal volwassenen die je kunnen helpen.”
Ser is blij met de hulp. Want voor hem is de grootste kans geen enkele functie. Het is de vrijheid om de studentervaring te blijven verbeteren naarmate GenkiJACS groeit.
Verstuur Opmerking: