Handmatig invoeren digitale tachograaf: zo doe je het correct om DOT-boetes te voorkomen

Het is van cruciaal belang dat betrokken chauffeurs weten hoe ze een dagelijks chauffeurslogboek moeten invullen om te voldoen aan de normen van de Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA). Het chauffeurslogboek, ook wel Record of Duty Status (RODS) genoemd, is een essentieel document. Het kwijtraken ervan, het niet actueel houden of het onjuist invullen kan leiden tot forse boetes van het Department of Transportation (DOT), tot chauffeurs die uit dienst worden gesteld, of tot een verlaging van de veiligheidsbeoordeling die het hele bedrijf treft.

Elektronische registratieapparaten (ELD’s) nemen tegenwoordig veel registratie automatisch over, waardoor het gemakkelijk is om daarop te vertrouwen en aan te nemen dat handmatige logboeken tot het verleden behoren. 

Maar dat is niet zo. 

Federale regels vereisen nog steeds dat commerciële chauffeurs weten hoe ze een chauffeurslogboek correct invullen, en die kennis wordt onmisbaar op het moment dat een ELD defect raakt, wanneer een chauffeur in aanmerking komt voor een vrijstelling voor korte ritten, of bij het besturen van oudere voertuigen met een motor van vóór 2000. In al deze situaties is het papieren logboek het enige dat een chauffeur behoedt voor een nalevingsovertreding. In het geval van een digitale tachograaf is de handmatige invoer in dergelijke situaties al even belangrijk.

Deze gids legt stap voor stap uit hoe je een dagelijks chauffeurslogboek invult, zodat er niets leeg blijft, er niets verkeerd wordt berekend en chauffeurs en wagenparkbeheerders het risico op een vermijdbare controleovertreding langs de weg kunnen verkleinen. Daarbij komt ook het handmatig invoeren in de digitale tachograaf aan bod.

Stapsgewijze gids voor het invullen van het 24-uurslogboek

Dit gedeelte legt het proces van het invullen van het 24-uurslogboek uit in chronologische stappen. Zo gaat een chauffeur gedurende de dag met zijn logboek om.

1. Vul de administratieve kopgegevens in

Elk logboekblad vereist dat de volgende instructies voor het handmatige logboek zijn ingevuld voordat de wielen gaan draaien:

1. Datum: De exacte kalenderdag waarop het logboek betrekking heeft, aangezien elke RODS gekoppeld is aan één enkele periode van 24 uur.
2. Totaal aantal gereden mijlen: De totale afstand die op die dag is afgelegd, gebruikt om te controleren tegen de dispatch- en brandstofgegevens.
3. Vrachtwagen- & aanhangernummers: De specifieke eenheidnummers van het gebruikte voertuig en de aanhanger, zodat het logboek overeenkomt met de apparatuur die daadwerkelijk op de weg is.
4. Naam vervoerder & adres hoofdkantoor: De juridische naam en het adres van de vervoerder waaronder de chauffeur rijdt, wat bevestigt wie verantwoordelijk is voor de lading.
5. Nummer verzenddocument: Het nummer van de vrachtbrief, het manifest of de verzendorder dat gekoppeld is aan de vervoerde vracht.

2. Zet je uren uit op het 24-uursraster

Traditioneel bevat de logboekpagina een horizontaal raster dat is verdeeld in 24 kolommen van één uur, met vier rijen aan de zijkant, één voor elke dienststatus: 

• Buiten dienst
• Slaapcabine
• Rijden
• In dienst (niet rijdend)

Bij elke statuswijziging gedurende de dag moet de chauffeur de grafiekregels van het papieren logboek volgen. De chauffeur trekt een lijn op de rij die bij die status hoort, verplaatst deze omhoog of omlaag op het exacte moment dat de status verandert, en trekt vervolgens een doorlopende horizontale lijn totdat de volgende wijziging plaatsvindt. 

De chauffeur moet elke overgang markeren met een verticale lijn die de twee rijen verbindt, zodat het raster te lezen is als één ononderbroken lijn, vanaf de middernacht waarmee de dag begint tot de middernacht waarmee de dag eindigt. 

Het doel is een grafiek die in één oogopslag laat zien wat de chauffeur op elke minuut van de dag deed, zonder hiaten en zonder overlappende vermeldingen.

Een andere manier om dit te doen, voor interne notities, is een tabel met 24 rijen van één uur en vier kolommen met elk een dienststatus. Chauffeurs kunnen de dienststatus invullen bij de juiste tijdrij. 

Hier is een voorbeeld van een DOT dagelijks chauffeurslogboek met behulp van Jotforms sjabloon voor het dagelijkse logboek van bezorgchauffeurs:

3. Stem je uren af en tel ze op

Onderaan het raster is er ruimte om de uren op te tellen die in elk van de vier dienststatussen zijn doorgebracht. 

Dit is de rekencontrole die elke inspecteur uitvoert. De vier totalen moeten optellen tot precies 24 uur. 

Als de totalen te laag of te hoog uitvallen, wijst dit op een fout bij het uitzetten of een ontbrekende vermelding ergens op het raster, en het is een van de snelste manieren voor een inspecteur om een logboek als onnauwkeurig te bestempelen. 

Door de gewoonte aan te nemen om de uren op te tellen voordat je de dag afsluit, worden deze fouten opgemerkt voordat ze uitmonden in een overtreding.

4. Certificeer en onderteken je logboek

De laatste stap is juridisch gezien de belangrijkste. 

Zodra de 24-uursdag voltooid is en de chauffeur de uren heeft afgestemd, ondertekent de chauffeur met zijn volledige naam onderaan het logboek om te certificeren dat elke vermelding correct is.

Deze handtekening is een juridische certificering en betekent dat de chauffeur de verantwoordelijkheid neemt voor de nauwkeurigheid van zijn FMCSA Hours of Service-logboek. 

Een niet-ondertekend logboek wordt behandeld als een onvolledig logboek, en een ondertekend logboek met onjuiste vermeldingen kan de chauffeur blootstellen aan beschuldigingen van vervalsing, die veel ernstigere gevolgen hebben dan een standaardboete.

Kun je Jotform gebruiken in plaats van fysiek papier?

Langeafstandschauffeurs die vracht over staatsgrenzen vervoeren, zijn doorgaans verplicht om op de motor aangesloten elektronische registratieapparaten (ELD’s) te gebruiken. Maar dat voorschrift geldt niet voor iedereen. 

Miljoenen chauffeurs zijn wettelijk vrijgesteld, waaronder:

• Chauffeurs voor korte ritten die binnen een beperkte straal opereren
• Vervoerders van landbouwproducten
• Chauffeurs met motoren van vóór 2000 die dateren van vóór de eisen voor ELD-compatibiliteit

Maar dit is het deel dat veel vrijgestelde chauffeurs verrast: de DOT vereist nog steeds een nauwkeurige registratie van de dienststatus van hen wanneer ze geen urenregistratiekaarten voor korte ritten gebruiken, maar nergens in de regelgeving staat dat dat logboek op fysiek papier moet staan. 

Zolang de registratie dezelfde informatie bevat als een papieren RODS, is het formaat flexibel.

Dit is waar het Jotform-sjabloon voor het dagelijkse logboek van bezorgchauffeurs om de hoek komt kijken. 

Het is een papierloze manier om precies te doen wat een fysiek logboek doet, zonder de uitgelopen inkt, gescheurde pagina’s, het risico op verlies, rekenfouten en het gezoek aan het einde van de dag naar waar het document is gebleven.

Online documentatie lost veel problemen binnen het team op.

Bijvoorbeeld:

• Eigenaar-exploitanten krijgen een logboek dat op hun computer, telefoon of andere elektronische apparaten staat, in plaats van papier dat in een handschoenenkastje is gepropt, zodat er geen risico is dat een pagina kwijtraakt vlak voor een inspectie, en geen handmatige herberekening van de uren aan het einde van een lange dag.
• Wagenpark- en veiligheidsbeheerders krijgen inzicht dat ze met papier simpelweg niet hebben. In plaats van fysieke logboeken op te sporen bij een tiental chauffeurs om te controleren op nalevingshiaten, komen de inzendingen digitaal binnen en kunnen beheerders ze vanaf één plek bekijken, opslaan en auditen.
• Bedrijfschauffeurs krijgen een formulier dat kan worden geconfigureerd en al volgens de juiste standaard is opgebouwd, zodat er geen giswerk nodig is of ze de juiste velden hebben ingevuld. Het is snel in te vullen tussen stops door en neemt het risico op een onvolledig logboek tijdens een controle langs de weg weg.

Als vervanger van het papieren logboek is het formulier opgebouwd rond dezelfde structuur die inspecteurs verwachten te zien, alleen dan gedigitaliseerd.

Het formulier bevat:

• De FMCSA-kop met speciale velden voor vervoerdersinformatie, voertuig- en aanhangernummers en gegevens van verzenddocumenten, zodat de vereiste kop minder snel over het hoofd wordt gezien.
• Het 24-uursraster voor dienststatus zodat chauffeurs hun uren voor alle vier de kerndienststatussen rechtstreeks vanaf een smartphonescherm kunnen registreren, zonder dat ze met de hand een raster hoeven te tekenen.
• Ingebouwde logboektypes zodat chauffeurs het exacte vrijstellingstype kunnen selecteren waaronder ze opereren, of dat nu een ELD-uitzondering, een papieren logboek of interne tracking is, zodat de registratie overeenkomt met hun specifieke nalevingssituatie.
• E-handtekeningen die gebruikmaken van Jotform Sign zodat chauffeurs hun logboek kunnen certificeren met een digitale handtekening, dezelfde certificeringsstap die aan het einde van een papieren logboek vereist is.

Of iemand nu een wagenpark van vijftig vrachtwagens beheert of slechts zijn eigen, door te standaardiseren op een mobielvriendelijk digitaal formulier blijven chauffeurs volledig uit de traditionele papierwerknachtmerrie. 

Bekijk Jotforms gratis formulieren voor wagenparkbeheer en chauffeursformulieren om te zien wat er beschikbaar is voor zowel wagenparkbeheerders als chauffeurs.

Veelvoorkomende logboekfouten die DOT-overtredingen veroorzaken

De meeste logboekfouten ontstaan niet doordat chauffeurs het systeem proberen te misleiden. Het zijn kleine, vermijdbare vergissingen die inspecteurs getraind zijn om snel op te merken. 

Hier zijn de meest voorkomende overtredingen van chauffeurslogboeken die opduiken, volgens de FMCSA:

• Ontbrekende of onvolledige kopgegevens: De FMCSA markeert problemen met vorm en wijze, zoals een logboek dat geen afgelegde mijlen bevat of geen locaties vermeldt, als een van de meest geregistreerde overtredingen. Een leeg veld bovenaan het logboek, of het nu gaat om een ontbrekend verzenddocumentnummer of een onvolledig vervoerdersadres, is een van de snelste manieren om een bekeuring op te lopen, aangezien inspecteurs de kop controleren voordat ze zelfs maar naar het raster kijken. 
• Niet-ondertekende logboeken: Een logboek zonder handtekening wordt behandeld als onvolledig, ongeacht hoe nauwkeurig de rest van de vermeldingen zijn. Aangezien de handtekening de registratie als correct certificeert, kan een niet-ondertekend logboek een nalevingsprobleem veroorzaken, en de FMCSA beschouwt een valse of niet-gecertificeerde RODS als een afzonderlijke beboetbare overtreding.
• Rekenverschillen: De vier dienststatustotalen moeten optellen tot precies 24 uur. Als dat niet zo is, is dat meestal een teken van een fout bij het uitzetten of een statuswijziging die nooit is geregistreerd. Dit is een van de eenvoudigste controles die een inspecteur kan uitvoeren, aangezien het hem slechts enkele seconden kost om de totalen op te tellen en te vergelijken.
• Nalaten om de huidige status bij te werken: De FMCSA markeert het niet actueel zijn van de dienststatusregistratie van een chauffeur als een veelvoorkomende overtredingscategorie. Elke wijziging in de dienststatus moet op het raster worden gemarkeerd op het moment dat deze plaatsvindt, en niet achteraf worden geschat. Een chauffeur die vergeet zijn status bij te werken bij de overschakeling van Rijden naar In dienst, eindigt met een logboek dat niet overeenkomt met de werkelijkheid en kan tijdens de inspectie worden betwist. 

Naast deze vier markeren de overtredingsgegevens van de FMCSA ook zaken zoals:

• Chauffeurs die nalaten handmatig een verzenddocumentnummer toe te voegen
• Nalaten om een voorraad blanco grafiekrasters voor dienststatus bij te houden voor ELD-vrijgestelde situaties

Hier zijn de veelvoorkomende overtredingen, volgens de FMCSA met hun relevante codes:

In omstandigheden waarin een papieren logboek geen must is, lossen digitale chauffeurslogboeken veel potentiële overtredingen op en helpen ze de best mogelijke registratie bij te houden: