So verwenden Sie Gemini in Google Tabellen im Jahr 2026

Das manuellen erstellen von Tabellen ist zeitaufwendig und arbeitsintensiv – selbst in Lösungen wie Google Tabellen. Deshalb hat Google Gemini, seine KI-Lösung, integriert.

Mit Gemini können Sie den Erstellungsprozess in Google Tabellen in eine Gespräch verwandeln. Beschreiben Sie einfach, was Sie benötigen – Gemini erstellt daraufhin die Tabelle, schreibt die Formel oder fasst Ihre Daten zusammen.

Bevor Sie jedoch versuchen, Gemini in Ihre Tabellenkalkulationen zu integrieren, ist es wichtig zu verstehen, was Sie dafür benötigen, wie Sie es aufrufen, welche Prompts sich ausprobieren lassen und wo die Grenzen liegen – und auch, warum eine einfachere Alternative möglicherweise die bessere Wahl für Sie ist.

Watch on youtube

How to Use Gemini in Google Sheets | AI Function Tutorial

Was Sie benötigen, um Gemini in Google Tabellen zu nutzen

Obwohl Gemini ein nützliches Feature für Google-Nutzer ist, steht es nicht jedem zur Verfügung. Um auf diesen KI-Assistenten in Ihren Tabellen zugreifen zu können, müssen Sie einige Voraussetzungen erfüllen – dazu gehören:

• Ein berechtigter Tarif: Gemini in Google Tabellen wird nur von bestimmten kostenpflichtigen Google Workspace-Konten (für Unternehmen oder Bildungseinrichtungen) sowie von privaten Google AI-Tarifen unterstützt. Kostenlose Google-Konten haben keinen Zugriff auf diese speziellen KI-Funktionen.
• „Smart-Funktionen“ aktiviert: Google-Nutzer haben die Möglichkeit, Smart-Funktionen – wie etwa Gemini – in ihren Konten zu aktivieren oder zu deaktivieren. Bei einem Google Workspace-Konto erfolgt dies in der Regel durch einen Administrator.
• Zugriff über die Webversion oder ein Android-Gerät: Die Gemini-Funktionen für Google Tabellen waren ursprünglich nur in der Webversion verfügbar. Durch ein aktuelles Google-Update stehen diese Tools inzwischen jedoch auch auf Android-Geräten zur Verfügung.
• Eine native Tabellen-Datei: Für eine optimale Leistung benötigt Gemini eine native Tabellen-Datei. Wenn Sie eine Excel-Datei importieren, konvertieren und speichern Sie Ihre Tabellenkalkulation als Tabellen-Datei, bevor Sie versuchen, die KI-Funktionen zu nutzen.
• Unterstützte Sprache: Obwohl Gemini in einer Vielzahl von Sprachen verfügbar ist, ist es nicht für jede Sprache angepasst. Bevor Sie versuchen, Gemini-Funktionen in Google Tabellen zu nutzen, prüfen Sie, ob Ihre bevorzugte Sprache von Gemini unterstützt wird.

Beachten Sie, dass Google zudem ein Mindestalter von 18 Jahren voraussetzt, um Gemini-Funktionen in Google Workspace nutzen zu können. Wenn Sie all diese Voraussetzungen erfüllen, sollten Sie das Gemini-Sternsymbol in Ihrer Benutzeroberfläche sehen.

So greifen Sie in Google Tabellen auf Gemini zu

Sobald Sie festgestellt haben, dass Sie auf Gemini zugreifen können, können Sie entscheiden, wie Sie Google Tabellen in Kombination mit Gemini nutzen möchten – ganz so, wie es für Sie am besten passt. Es gibt drei wesentliche Möglichkeiten, innerhalb der Benutzeroberfläche Ihrer Tabelle auf Gemini zuzugreifen:

1. Das Gemini-Seitenfenster: Wenn Sie eine Google Tabellen-Datei öffnen, können Sie auf das Gemini-Symbol in der oberen rechten Ecke klicken, um ein Gespräch mit dem KI-Assistenten zu starten. Mithilfe individueller Prompts oder eines der von Gemini vorab erstellten Vorschläge können Sie diese KI nutzen, um Ihr Dokument zu bearbeiten oder zu erstellen.
2. Die KI-Funktion: Durch die Eingabe von „=AI(“Ihre Anweisung”, [optionaler Bereich])“ lassen sich schnell zellspezifische Aufgaben erledigen, etwa die Generierung von Texten, das Zusammenfassen von Inhalten, die Kategorisierung von Daten oder das Abrufen von Antworten. Diese Funktion weist jedoch einige Einschränkungen auf; so können KI-Funktionen pro Anweisung nur auf die ersten 350 ausgewählten Zellen angewendet werden.
3. Erweiterte intelligente Ausfüllfunktion (Enhanced Smart Fill): Während Sie Daten in Ihre Google Tabellen-Zellen eingeben, erhalten Sie möglicherweise den Vorschlag, mithilfe von KI unvollständige Zeilen auszufüllen. Diese Funktion erkennt Zusammenhänge zwischen Spaltenpaaren und sagt die verbleibenden Werte automatisch voraus. Sie ist jedoch nur in der Webversion von Google Tabellen verfügbar.

Diese drei Kernfunktionen bieten KI-Unterstützung für Aufgaben, die von übergeordneten bis hin zu sehr detaillierten Tätigkeiten reichen. Da Sie nun wissen, wie Sie auf Gemini zugreifen können, schauen wir uns an, wofür Sie es einsetzen könnten.

6 Möglichkeiten, Gemini in Google Tabellen zu nutzen

Ihre Eingaben bestimmen, wie Sie Gemini in Google Tabellen verwenden, und zu wissen, wie Sie Gemini effektiv ansprechen, kann Automatisierungen freischalten, die viele der grundlegenden Aufgaben übernehmen, die normalerweise in Tabellen ausgeführt werden.

Wenn Sie mit Gemini experimentieren, probieren Sie diese Beispiel-Prompts aus. Denken Sie daran, dass Gemini vor der endgültigen Umsetzung von Änderungen eine Vorschaukarte anzeigt – so können Sie die Aktionen basierend auf den Ergebnissen entweder anwenden oder rückgängig machen.

1. Erstelle eine Tabelle oder eine vollständige Tabellenkalkulation anhand einer Vorgabe

Um eine Tabelle oder eine vollständige Tabellenkalkulation zu erstellen, öffnen Sie das Gemini-Seitenfenster und geben Sie eine Aufforderung wie die folgende ein: „Erstelle eine Tabelle zur Nachverfolgung von Veranstaltungsanmeldungen mit Spalten für Name, E-Mail, Ticketart und Zahlungsstatus.“

Nachdem Sie diesen Prompt eingegeben haben, zeigt Ihnen Gemini die Schritte auf, die zur Erstellung Ihrer Tabelle erforderlich sind – damit Sie diese prüfen und freigeben können. Sobald Sie Ihre Zustimmung erteilt haben, macht sich Gemini an die Arbeit.

2. Formeln in verständlicher Sprache erstellen

Formeln sind ein wesentlicher Bestandteil der Datenverwaltung in Google Tabellen. Gemini kann deren Nutzung durch zwei Methoden effizienter gestalten, als es jemals zuvor möglich war:

1. Gib einen Prompt in das Gemini-Seitenfenster ein, zum Beispiel: „Erstelle eine Formel, die den Umsatz pro Bestellung summiert, und gib mir anschließend die Gesamtsumme aus.“ Gemini erstellt daraufhin auf Basis deiner Tabellenkalkulation verschiedene Optionen, die du einfügen oder kopieren kannst.
2. Beginnen Sie in einer Zelle, indem Sie „=“ eingeben und die KI-Funktion nutzen, um Formeln zu vervollständigen und zu bearbeiten.

Überprüfen Sie die von Gemini erstellten Formeln unbedingt noch einmal, da das Tool weiterhin Fehler machen kann, die die Genauigkeit Ihrer Daten beeinträchtigen könnten.

3. Texte mithilfe der KI-Funktion kategorisieren oder zusammenfassen

Anstatt jede Datenzelle selbst zu analysieren, können Sie die KI-Funktion nutzen, um Ihre Einträge schnell in Kategorien einzuordnen oder Zusammenfassungen zu erstellen. Verwenden Sie beispielsweise einen Befehl wie „=AI(“Kategorisiere dieses Feedback als positiv, neutral oder negativ”, A2:A100)“, um mithilfe von KI-gestützten Datenanalyse-Tools eine Reihe von Antworten aus einer aktuellen Umfrage zu klassifizieren.

4. Bereinigen und umformen Sie Ihre Daten

Gemini lässt sich auch für grundlegende Aufgaben wie die Datenbereinigung einsetzen. Wenn Sie beispielsweise Nutzer befragen und deren Bundesstaat abfragen, können die vollständigen Namen der Bundesstaaten dazu führen, dass andere wichtige Spalten aus dem Sichtfeld verschwinden. Um diese Daten zu bereinigen, geben Sie einen Befehl wie „Suche alle Namen von Bundesstaaten in Spalte D und wandle sie in zweistellige Kürzel um“ in die Gemini-Seitenleiste ein. Gemini nutzt daraufhin seine Funktionen zum Suchen, Ersetzen und Bereinigen, um Ihre Einträge neu zu strukturieren.

5. Dropdown-Menüs, Filter und bedingte Formatierung hinzufügen

Gemini kann zusätzlich bei der Projekt- und Datenverwaltung unterstützen, indem es organisatorische Werkzeuge wie Dropdown-Menüs, Filter und bedingte Formatierungen zu Ihren Tabellen hinzufügt – Elemente, die ansonsten mühsam von Hand hinzugefügt werden müssen. Versuchen Sie Eingabeaufforderungen wie Fügen Sie im Status-Spalte ein Dropdown-Menü mit den Optionen Ausstehend, Genehmigt und Abgelehnt hinzu und markieren Sie ausstehende Zeilen in Gelb zu verwenden, um Ihre Informationen besser zu verwalten.

6. Erstellen Sie Pivot-Tabellen und Diagramme, um Ihre Daten zu analysieren.

Pivot-Tabellen sind ein leistungsstarkes Werkzeug, um große Datenmengen zu aggregieren, zusammenzufassen und zu analysieren. Gemini kann nicht nur solche Tabellen erstellen, sondern auch Visualisierungen generieren, die Sie bei der Analyse dieser Informationen unterstützen. Probieren Sie es aus, indem Sie beispielsweise den Befehl „Erstelle eine Pivot-Tabelle der Anmeldungen nach Monat und Ticketart und visualisiere diese in einem Diagramm“ eingeben.

So erstellen Sie eine Tabellenkalkulation mit Gemini

Das Erstellen einer Tabellenkalkulation mit Gemini dauert nur wenige Minuten. Geben Sie einfach Ihren Prompt ein – anschließend können Sie das Ergebnis überprüfen, präzisieren und bestätigen. So gehen Sie dabei vor:

1. Öffne Tabellen auf deinem Computer oder Android-Gerät.
2. Klicke auf das Gemini-Logo, um das Seitenfenster zu öffnen.

3. Gib deinen Erstellungs-Prompt ein.
4. Beantworte gegebenenfalls Rückfragen, um die Ergebnisse von Gemini zu präzisieren.
5. Überprüfen Sie den Plan sowie den Vorlagenentwurf, den es erstellt.
6. Wenn du Gemini mit spezifischen Daten versorgen möchtest, füge Quellen hinzu.
7. Klicke auf „Genehmigen“ und Gemini erstellt deine Tabelle.

Mit Gemini können Sie ein völlig neues Tabellenblatt erstellen oder umfassende Aufgaben in einem bereits bestehenden Tabellenblatt ausführen. Die Erstellungsfunktion von Gemini ist jedoch auf die Sprachen beschränkt, die von Googles KI aktuell unterstützt werden.

Einschränkungen von Gemini in Google Tabellen

Gemini kann zwar ein nützliches Tool zur Rationalisierung Ihrer Tabellenkalkulationsaufgaben sein, es handelt sich jedoch noch um eine sich entwickelnde Technologie – was bedeutet, dass sie in bestimmten Bereichen möglicherweise unzureichend ist. Gestalten Sie Ihre Erwartungen, indem Sie die folgenden Einschränkungen berücksichtigen:

• Gemini ist nicht kostenlos: Die vielleicht größte Einschränkung besteht darin, dass Gemini in Google Tabellen weiterhin nur für berechtigte kostenpflichtige Tarife verfügbar ist.
• Die Verfügbarkeit von Funktionen variiert: Einige Erstellungs- und Bearbeitungsfunktionen sind je nach Region, Sprache und Tarif eingeschränkt.
• Es kann zu Fehlern kommen: Wie jede KI ist auch Gemini nicht perfekt. Du solltest die Antworten daher stets auf ihre Richtigkeit überprüfen, bevor du dich auf sie verlässt.
• Der Einflussbereich beschränkt sich auf Ihre Tabelle: Gemini hat keinerlei Kontrolle über die Erhebung, Konsistenz oder Genauigkeit Ihrer Daten.

Wenn Ihre Tabellenkalkulation mit Daten aus einem Formular befüllt wird, wirken sich dessen Gestaltung und Funktionalität auf die Genauigkeit und Effektivität der Daten aus. Anstatt Daten aus Online-Formularen in eine Tabelle zu exportieren und dort auf Gemini zurückzugreifen, sollten Sie eine einfachere, KI-gestützte Alternative in Betracht ziehen.

Vom Formular zur Erkenntnis: Lernen Sie den JJotform KI-Datenassistent kennen

Man muss nicht zwingend für ein Google Workspace- oder KI-Abo bezahlen, um von den Vorteilen KI-gestützter Tabellenkalkulationen zu profitieren. Wer digitale Formulare nutzt, erhält mit dem „Jotform KI-Datenassistent“ genau diesen dialogbasierten Arbeitsablauf – direkt in seinen Dokumenten.

Diese intelligentere Alternative bietet viele der gleichen Vorteile wie Gemini, einschließlich der Fähigkeit,

• Stellen Sie Fragen zu Ihren Einreichungen und analysieren Sie diese in verständlicher Sprache – erhalten Sie Antworten, Gesamtzahlen und Aufschlüsselungen, ganz ohne Formeln.
• Gewinnen Sie Dateneinblicke, etwa durch das Identifizieren von Mustern, Ausreißern und wiederkehrenden Themen.
• Visualisieren Sie Ihre Daten mithilfe von Diagrammen, Rastern und Zusammenfassungen.
• Erstelle KI-Spalten, um offene Antworten zusammenzufassen, zu übersetzen, zu kategorisieren oder deren Stimmung (Sentiment) zu klassifizieren.
• Führen Sie Massenaktionen aus, um zahlreiche Datensätze über eine einzige Eingabeaufforderung zu bearbeiten, zu bereinigen und zu aktualisieren.

Der Jotform KI-Datenassistent geht über Ihre Formulare hinaus und bietet Unterstützung, wo immer sich Ihre Daten befinden – ein weiterer Unterschied zwischen dieser Alternative und Gemini. Mithilfe des Data Assistant können Sie Arbeitsabläufe optimieren.

• In Jotform Tabellen: Beschreiben Sie die gewünschte Tabelle und erstellen Sie diese mithilfe einer Eingabeaufforderung (Prompt), einer Datei oder eines Sprachbefehls. Organisieren Sie sie anschließend mithilfe von Reitern, KI-gestützten Spalten und gefilterten Ansichten. Zudem dient Jotform Tabellen als Speicherort für die Ergebnisse der Datenanalyse sowie für die visuelle Aufbereitung Ihrer übermittelten Daten.
• In Jotform Posteingang: Überprüfen Sie Einsendungen nacheinander, fassen Sie Einträge zusammen, übersetzen Sie diese oder erstellen Sie direkt auf Basis Ihrer Daten Antworten, Bestätigungen und Erinnerungen.
• Im Jotform Berichts-Generator: Wandeln Sie Einsendungen in teilbare Berichte mit Diagrammen und Zusammenfassungen um – so lassen sich Ihre Analysen direkt versenden und präsentieren, ohne das Sie sie einer anderen Anwendung neu erstellen müssen.

Mit dem Jotform KI-Datenassistent können Sie Ihre Datenerfassung und -analyse in einen einzigen, automatisierten Arbeitsablauf verwandeln – und das völlig kostenlos. Sie arbeiten lieber nit Google Tabellen? Optimieren Sie Ihren Datenerfassungsprozess mithilfe einer der über 20.000 Formularvorlagen von Jotform und übertragen Sie die erfassten Daten dank der Jotform Integration für Google Tabellen nahtlos in Ihre Google-Tabellen. So erhält Gemini die bestmöglichen, bereinigten Daten, was die Nutzung dieses KI-Tools noch effizienter macht.