Wir stellen vor: Team-Benachrichtigungen für Jotform Enterprise

Immer auf dem Laufenden zu bleiben, ist jetzt noch einfacher. Mit der neuen Funktion „Team-Benachrichtigungen“ für Jotform Enterprise können Sie festlegen, wer Updates über Teamaktivitäten erhält, sodass Benachrichtigungen genau diejenigen erreichen, die sie benötigen. Sie haben jetzt die volle Kontrolle darüber, wer in Ihren Jotform Teams worüber benachrichtigt wird. 

Die Möglichkeit, Benachrichtigungen in Teams anzupassen, war eine der am häufigsten gewünschten Funktionen unserer Enterprise-Kunden. Jetzt können Team-Administratoren genau entscheiden, wer über bestimmte Teamereignisse benachrichtigt wird. Keine Einheitsbenachrichtigungen mehr. Nur die richtigen Informationen für die richtigen Personen.  

Team-Administratoren können Benachrichtigungsempfänger jetzt direkt unter Team-Einstellungen > Benachrichtigungen auswählen. Sie können Benachrichtigungen einzelnen Teammitgliedern oder bestimmten Rollen zuweisen. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass alle Manager Benachrichtigungen über Zugriffsanfragen erhalten, können Sie dies mit wenigen Klicks einrichten. 

Was Sie konfigurieren können 

Hier ist eine Liste der Ereignisse, für die Sie die Benachrichtigungsempfänger verwalten können:

• Teammitglied hinzugefügt: Die Empfänger werden benachrichtigt, wenn ein neues Mitglied dem Team beitritt.
• Beitrittsanfrage: Die Empfänger werden benachrichtigt, wenn jemand darum bittet, Ihrem Team beizutreten.
• Zugriffsanfragen: Behalten Sie Zugriffsanfragen für Assets im Blick, bevor sie zu Engpässen führen.
• Posteingangskommentare: Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen Kommentare sehen, die im Jotform Posteingang gepostet werden.
• Jotform Signatur-Dokumentaktivität: Verfolgen Sie, wann ein Dokument geöffnet, unterzeichnet oder abgelehnt wird oder wann der Signaturzeitraum abläuft. Dies umfasst jetzt auch Formulare mit aktivierter Signatur-Automatisierung, die am selben Ort wie Ihre anderen Benachrichtigungen zu Signatur-Dokumenten verwaltet werden können.

Erste Schritte

Die Einrichtung von Benachrichtigungen dauert weniger als eine Minute. So geht’s.

1. Klicken Sie in einem Team-Arbeitsbereich unten links auf die Schaltfläche Team-Einstellungen.

2. Klicken Sie im linken Bereich auf die Registerkarte Benachrichtigungen.

3. Wählen Sie für die aufgeführten Ereignisse (z. B. wenn ein neues Mitglied Ihrem Team beitritt) aus, wer benachrichtigt werden soll – entweder einzelne Teammitglieder oder bestimmte Teamrollen.

4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Das ist schon alles. Eine ausführliche Anleitung finden Sie in unseren Leitfäden:

• So verwalten Sie die Empfänger von Team-Benachrichtigungen
• So verwalten Sie die Empfänger von Benachrichtigungen zu Posteingangskommentaren in Teams

Mehr Kontrolle über Formularbenachrichtigungen

Dieses Update passt hervorragend zu einer weiteren kürzlich eingeführten Verbesserung: mehr Flexibilität bei Benachrichtigungen über Formulareinsendungen. 

Bisher konnten Benachrichtigungen nur an ein ganzes Team oder an einzelne E-Mail-Adressen gesendet werden. Jetzt können Sie im Formulargenerator ein Team auswählen und dann genau festlegen, welche Mitglieder dieses Teams Benachrichtigungen für ein bestimmtes Formular erhalten – so werden Teammitglieder nur über Formulareinsendungen informiert, die für sie relevant sind. 

Sie können dies im Formulargenerator unter Einstellungen > E-Mails verwalten. Hier finden Sie die vollständige Anleitung.

Vorteile für verschiedene Branchen

Team-Benachrichtigungen ermöglichen erhebliche Effizienzgewinne für nahezu jede Branche, die auf koordinierte Arbeitsabläufe angewiesen ist. 

Im Gesundheitswesen können Klinikverwalter sicherstellen, dass nur die richtigen Abteilungsleiter benachrichtigt werden, wenn Mitarbeiter Zugriff auf sensible Patientenaufnahmeformulare anfordern – so bleibt die Compliance gewahrt, ohne dass Mitarbeiter an vorderster Front mit irrelevanten Benachrichtigungen überhäuft werden. 

Kanzleien und Unternehmen für professionelle Dienstleistungen können Benachrichtigungen zur Dokumentunterzeichnung den jeweiligen Partnern oder Rechtsanwaltsgehilfen zuweisen, die für den jeweiligen Fall zuständig sind, sodass keine Unterschriftenfrist übersehen wird. 

Für E-Commerce- und Betriebsteams bedeutet die Weiterleitung von Benachrichtigungen über Zugriffsanfragen an Manager nach Rolle, dass neue Mitarbeiter schneller eingerichtet werden, ohne dass während der Hauptsaison Genehmigungsengpässe entstehen. 

Bildungseinrichtungen, die Anmelde- oder Einwilligungsformulare verwalten, können Benachrichtigungen zu Posteingangskommentaren so konfigurieren, dass Berater und Verwalter über die Einsendungen informiert bleiben, die sie tatsächlich betreffen. 

Und in Immobilienagenturen, in denen mehrere Makler unter einem einzigen Teamkonto zusammenarbeiten, können Benachrichtigungen über Signatur-Dokumentaktivitäten an die Makler und Koordinatoren gesendet werden, die mit der jeweiligen Transaktion verbunden sind – so wird unnötiger Lärm reduziert und gleichzeitig sichergestellt, dass nichts Wichtiges übersehen wird.

Fazit 

Die Funktion „Team-Benachrichtigungen“ ist nicht nur eine Möglichkeit, Ihren Posteingang aufzuräumen – sie hilft Ihnen, intelligentere und verantwortungsvollere Team-Workflows aufzubauen. 

Wenn die richtigen Personen die richtigen Benachrichtigungen erhalten, werden Entscheidungen schneller getroffen, Assets bleiben nicht im Genehmigungslimbo hängen, und wichtige Aufgaben werden nicht einfach deshalb übersehen, weil eine Benachrichtigung an die falsche Person ging. Ob Sie ein Start-up mit fünf Mitarbeitern oder ein weitläufiges Unternehmensteam verwalten – diese präzise Kontrolle wächst mit Ihnen mit. 

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