Die 1925 gegründete Peggy Adams Animal Rescue League hat sich in ihrer über 100-jährigen Geschichte um mehr als 1,5 Millionen Tiere gekümmert.
Mit dieser umfangreichen Erfahrung in der Tierrettung weiß die Organisation, was nötig ist, um Haustiere von Tierheimen fernzuhalten: die Unterstützung von Tierhaltern. Wenn Menschen mit finanziellen Schwierigkeiten oder Problemen mit dem Verhalten oder der Gesundheit eines Haustiers konfrontiert sind, ist die Abgabe des Tieres in einem Tierheim oft ihre letzte Option.
Um es den Mitgliedern der Gemeinschaft zu erleichtern, diese Herausforderungen zu bewältigen und Haustiere zu Hause zu behalten, bietet die Organisation Dienstleistungen wie eine Tierarztpraxis, eine Futterausgabe für Haustiere, kostengünstige Hundetrainingskurse und vieles mehr an.
Dieser umfassende Ansatz umfasst mehrere Programme und Berührungspunkte mit der Gemeinschaft, sodass die Mitarbeiter von Peggy Adams eine Menge Informationen verwalten müssen. Außerdem müssen sie sicherstellen, dass ihre Dienstleistungen für alle Mitglieder der Gemeinschaft zugänglich sind, was bedeutet, Materialien in verschiedenen Sprachen bereitzustellen und sie auf Mobilgeräten leicht zugänglich zu machen.
Peggy Adams Animal Rescue League + Jotform Enterprise: Anwendungsfälle
| Formulare | Zweck |
|---|---|
| Tieraufnahme | Aufnahme und Nachverfolgung aller streunenden und abgegebenen Tiere, die ins Tierheim kommen (täglich genutzt) |
| Termine in der Tierarztpraxis | Terminvereinbarung für Vorsorgeuntersuchungen und Kastrationen/Sterilisationen |
| Spendensammlung | Anmeldung für Veranstaltungen wie „Paint Your Pet“, einschließlich Bildupload für Haustierfotos |
| Betrieb | Interne Serviceanfrageformulare für jede Abteilung (IT, Marketing usw.) |
| Hundetrainingsprogramm | Anmeldung für kostengünstige Hundetrainingskurse zur Behebung von Verhaltensproblemen |
Die Herausforderung: Isolierte Datensätze, Papierformulare und zu viele Tools
Shalise Franklin, die Koordinatorin für digitales Marketing der Tierrettung, sagt, dass die Organisation in der Vergangenheit keine standardisierte Methode zur Erfassung oder Verwaltung von Informationen für all ihre Programme hatte. Jede Abteilung nutzte ihre eigenen Tools und Methoden. Die Daten der Organisation waren in diesen verschiedenen Abteilungen isoliert, oft in Papierformularen, was den Zugriff oder den Abgleich erschwerte. Auf Informationen konnte oft nur ein einziger Nutzer zugreifen.
Das war, bevor die Organisation begann, Jotform Enterprise zu nutzen.
„Es ist eine wirklich zentrale Möglichkeit, Informationen im gesamten Tierheim zu sammeln“, sagt Franklin. Als die „Jotform-Expertin“ der Tierrettung ist sie immer auf der Suche nach neuen Wegen, die Plattform zur Unterstützung der Arbeit der Rettung einzusetzen.
Erfüllung der Bedürfnisse der Gemeinschaft durch Formularübersetzung und mobilen Zugriff
Vor allem, so Franklin, hat Jotform Enterprise es der Organisation ermöglicht, mit den Mitgliedern der Gemeinschaft auf die von ihnen bevorzugte Weise zu kommunizieren. Für vielfältige Gemeinschaften wie die in Südflorida bedeutet das, Dienstleistungen in verschiedenen Sprachen anzubieten.
Mit der Formularübersetzungsfunktion von Jotform müssen die Mitarbeiter keine Formulare in mehreren Sprachen ausdrucken. Der Formularausfüller kann einfach eine Sprache auswählen, und das Formular wird sofort für ihn übersetzt.
Es ist uns wichtig, so viele Barrieren wie möglich für unsere Klienten zu beseitigen. Indem wir Formulare auf Englisch und Spanisch anbieten, stellen wir sicher, dass mehr Menschen in unserer Gemeinschaft Zugang zu der Betreuung und den Dienstleistungen erhalten, die sie benötigen.
Shalise Franklin, Koordinatorin für digitales Marketing, Peggy Adams Animal Rescue League
„Es ist uns wichtig, so viele Barrieren wie möglich für unsere Klienten zu beseitigen“, sagt Franklin. „Indem wir Formulare auf Englisch und Spanisch anbieten, stellen wir sicher, dass mehr Menschen in unserer Gemeinschaft Zugang zu der Betreuung und den Dienstleistungen erhalten, die sie benötigen.“
Diese Flexibilität gilt auch für die Bereitstellung des mobilen Zugriffs auf Formulare. „Unsere Klienten nutzen Desktops oder Computer nicht wirklich so häufig“, sagt Franklin. „Es ist eher mobil. Wenn wir also so mobil-orientiert wie möglich sein können, stellen wir fest, dass das immer der richtige Weg ist.“
Mit Jotform können Mitarbeiter einen scannbaren QR-Code für jedes Formular erstellen und ihn in der Tierarztpraxis, bei Veranstaltungen oder überall vor Ort anbringen.
„Die Leute können einfach einen QR-Code [für ein Formular] scannen, der sich irgendwo auf unserem Gelände befindet, und ihn direkt dort ausfüllen“, sagt Franklin. „Kinderleicht. Erledigt.“
Unterstützung für Marketing und Veranstaltungen
Für eine Marketingfachfrau wie Franklin ist ein Tool, das sich mit E-Mail-Marketing-Tools wie Mailchimp integrieren lässt, ein Lebensretter. Sie nutzt die Integration von Jotform mit Mailchimp, um Menschen für die E-Mail-Listen und Newsletter des Tierheims anzumelden. Jede über Mailchimp versendete E-Mail enthält eine Opt-in-Option, mit der Leser relevante Mailinglisten abonnieren können.
„Sie können auf Ja oder Nein klicken, um unsere E-Mail-Liste zu abonnieren“, sagt Franklin. „Wenn sie auf Ja klicken, werden sie zu Mailchimp hinzugefügt, und das hilft uns, unsere Abonnentenzahl zu steigern. Es ist das Beste überhaupt. Ich muss sie nicht selbst unangenehm bitten, zu abonnieren. Sie können es einfach selbst machen.“
Mit mehr als 40.000 Abonnenten auf ihrer Haupt-E-Mail-Liste hat die Tierrettung viele Menschen, mit denen sie in Verbindung bleiben muss. „Jotform trägt dazu bei, dies zu ermöglichen, indem es Unterstützern, Adoptierenden, Spendern und Klienten erlaubt, sich einfach für die von ihnen gewählte Zielgruppe anzumelden“, sagt Franklin. „Sie können entscheiden: Hey, mir gefällt dieser Ort, und ich möchte auf dem Laufenden bleiben, was sie sonst noch so machen.“
Es ist eine wirklich zentrale Möglichkeit, Informationen im gesamten Tierheim zu sammeln.
Shalise Franklin, Koordinatorin für digitales Marketing, Peggy Adams Animal Rescue League
Jotform ist auch Teil der Spendenbemühungen der Organisation. So veranstaltete das Marketingteam kürzlich eine „Paint Your Pet“-Spendenaktion. Um die Veranstaltung für jeden zugänglich zu machen, unabhängig von seinen künstlerischen Fähigkeiten, erstellten die Organisatoren leicht zu bemalende Umrisse von Haustieren aus Fotos, die die Teilnehmer einsandten. Um die Umrisse zu erstellen, musste das Team vor der Veranstaltung Fotos der Haustiere der Teilnehmer sammeln und scannen.
Die Mitarbeiter der Peggy Adams Animal Rescue League nutzten das Bildupload-Feld von Jotform, um Fotos von Haustieren für eine „Paint Your Pet“-Spendenaktion zu sammeln.
Franklin konnte dem Anmeldeformular für die Veranstaltung ein Fotoupload-Feld hinzufügen, sodass der Datensatz jedes Angemeldeten das Bild seines Haustiers enthielt.
„Anstatt nur verschiedene zufällige Dateien auf dem Firmenlaufwerk zu haben, haben wir sie alle an einem Ort“, sagt sie. Jedes Foto wird dem Datensatz des Haustierhalters angehängt, um es bei der Veranstaltung einfach verteilen zu können.
Weniger E-Mails, mehr Automatisierung, bessere Einblicke in die Abläufe
In der Vergangenheit schickten die Mitarbeiter alle internen Anfragen, die sie hatten, per E-Mail an die Wartung, IT, Finanzabteilung oder andere Abteilungen. Nachrichten gingen in Postfächern unter, und es war unmöglich, den Status von Anfragen zu verfolgen.
Mit Jotform Enterprise hat jede Abteilung nun ihr eigenes Formular, um Anfragen von anderen Mitarbeitern zu bearbeiten. „Es beseitigt den gesamten E-Mail-Wust, und der Manager Ihrer Abteilung kann hineingehen und sehen, was angefragt wurde“, sagt Franklin. Das bedeutet mehr Transparenz über die Arbeitsbelastung jeder Abteilung und eine verbesserte Aufgabenverfolgung.
Wachsender Einfluss
Von besseren Einblicken in Prozesse bis hin zu Formularen, die für jeden in der Gemeinschaft einfach zu nutzen sind – Jotform Enterprise unterstützt die Mission der Peggy Adams Animal Rescue League, für alle Haustiere ein liebevolles Zuhause zu finden.
Wenn Ihre Organisation auf der Suche nach einem flexiblen Tool zur Datenerfassung ist, das mit Ihren Anforderungen wächst, erfahren Sie mehr darüber, wie Jotform Enterprise helfen kann. Müssen Sie Informationen mit anderen in Ihrem Team teilen? Werfen Sie einen Blick auf unsere einseitige Zusammenfassung darüber, was Jotform Enterprise Tierpflege- und Tierrettungsorganisationen bietet.
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