Kitchener-Waterloo Multicultural Centre + Jotform Enterprise: Ergebnisse auf einen Blick
Jährlich eingespartes Geld
100.000 $
Anzahl der Formulareinreichungen
35.000+
Anzahl der Formularintegrationen
4 (Microsoft Power Automate, Mailchimp, Google Sheets und Webhooks)
Seit 1967 dient das Kitchener-Waterloo Multicultural Centre (KWMC) in Ontario als Anlaufstelle für Einwanderer, Flüchtlinge, internationale Studierende und Mitglieder der Gemeinschaft in der gesamten Region.
Die Organisation bietet Integrationsdienste, Unterstützung bei der Arbeitssuche, Sprachprogramme sowie Dolmetsch- und Übersetzungsdienste an. Außerdem veranstaltet sie jedes Jahr eines der größten multikulturellen Festivals Kanadas, das Zehntausende Menschen zusammenbringt, um die Vielfalt zu feiern.
Hinter all dieser Wirkung steht ein kleines gemeinnütziges Team, das sich dafür einsetzt, Barrieren abzubauen und Neuankömmlingen zu einem erfolgreichen Start zu verhelfen. Wie viele Organisationen in diesem Bereich benötigen sie Systeme, die mit dem wachsenden Umfang ihrer Arbeit Schritt halten können.
Hier kam Jotform Enterprise ins Spiel.
Barrieren beseitigen, die die Missionsarbeit verlangsamen
Bevor KWMC Jotform Enterprise einführte, wurden die Anfragen für Dolmetscherdienste größtenteils telefonisch abgewickelt.
Die Mitarbeiter nahmen Anrufe entgegen, notierten Details, kontaktierten anschließend die Dolmetscher und dokumentierten alles im Nachhinein. Eine Zeit lang funktionierte das – doch mit steigender Nachfrage wurde der Prozess ineffizient und schwer zu handhaben.
Die Organisation brauchte eine bessere Möglichkeit, die richtigen Informationen von vornherein zu erfassen. Angaben wie Termindauer, Sprachanforderungen, Terminplanung und Ort waren entscheidend für eine effektive Koordination der Dolmetscherdienste.
Gleichzeitig verfolgte die Organisation als kleine gemeinnützige Einrichtung eine unkomplizierte Beschaffungsphilosophie. Wie Mac Summers, Director of Finance and Business Services, erklärt, war der Ansatz der Mitarbeiter einfach: Man entscheidet sich für den Marktführer. Im Bereich Formulare und Workflows war dieser Marktführer Jotform.
Ich würde es auf jeden Fall weiterempfehlen.
Mac Summers, Director of Finance and Business Services, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
Manuelle Prozesse automatisieren, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen
Mit Jotform Enterprise entwickelte KWMC ein System, das es Partneragenturen und Kunden ermöglicht, Dolmetscherdienste online anzufragen.
Statt auf Telefonanrufe angewiesen zu sein, reichen die Anfragenden nun ein Online-Formular ein, das alle notwendigen Informationen enthält. Allein das reduzierte die ständige Hin-und-her-Kommunikation und den Verwaltungsaufwand erheblich.
Die wahre Veränderung trat jedoch ein, als das Team automatisierte Arbeitsabläufe einführte.
Wir nutzen [Jotform Enterprise] in nahezu jeder Abteilung.
Mac Summers, Director of Finance and Business Services, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
Sobald ein Formular eingereicht wird, werden die entsprechenden E-Mails, Genehmigungen und Benachrichtigungen automatisch ausgelöst und an die richtigen Personen weitergeleitet. Anfragen durchlaufen das System reibungslos, ohne dass eine ständige manuelle Überwachung erforderlich ist.
Die Organisation nennt dieses System die Language Interpreter Services Application, kurz LISA. Es funktioniert wie eine Gig-Plattform für Dolmetscher, die als Auftragnehmer und nicht als Angestellte tätig sind.
Jedes Jahr werden Tausende von Arbeitsabläufen über LISA automatisiert. Ohne Automatisierung wäre es nicht möglich, dieses Volumen mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern zu bewältigen.
„Es funktioniert wirklich gut“, sagt Summers.
Teams abteilungsübergreifend stärken
Was als Lösung für Dolmetscherdienste begann, verbreitete sich schnell in der gesamten Organisation.
„Wir nutzen es in nahezu jeder Abteilung“, sagt Summers.
Formulare werden heute für die Kundenerfassung, interne Prozesse, die Programmkoordination und vieles mehr eingesetzt. Verschiedene Abschnitte von Formularen können ein- oder ausgeblendet werden, um besser auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt zu sein, die sie ausfüllt. Erfassungsmitarbeiter, Dolmetscher und Kunden sehen nur die für sie relevanten Informationen.
Dolmetscher können beispielsweise ihre geleisteten Arbeitsstunden direkt über das Formular erfassen und Ausgaben für Parkgebühren oder Reisen melden. Das erspart zusätzlichen Papierkram und hält alle Unterlagen an einem Ort organisiert.
Das System lässt sich außerdem in andere wichtige Tools im Werkzeugkasten von KWMC integrieren.
Mithilfe von Microsoft Power Automate lösen Formulareinreichungen automatisch die Erstellung von Bestellungen und Kundenaufträgen im Hauptbuch der Organisation aus. Wird eine Rechnung genehmigt, werden automatisch Buchungssätze erzeugt.
Dieses Maß an Automatisierung ist besonders wertvoll für Programme, die durch staatliche Fördermittel finanziert werden. So bietet die Organisation beispielsweise Dolmetscherdienste für Frauenhäuser an – eine Arbeit, die teilweise von der Provinz Ontario finanziert wird. Diese Geldgeber verlangen eine detaillierte Berichterstattung darüber, wie die Dienstleistungen erbracht werden.
Da Jotform direkt in ihre Finanz- und Berichtssysteme einfließt, sind diese Informationen bereits strukturiert und zugänglich.
Für Führungskräfte in gemeinnützigen Organisationen, die andernfalls unzählige Stunden mit der Erstellung von Berichten verbringen müssten, kann diese Art der Automatisierung einen entscheidenden Unterschied machen.
Skalierbare Systeme implementieren
Seit der Einführung von Jotform Enterprise sind die Effizienzgewinne von KWMC erheblich.
Laut Summers müsste die Organisation ohne das von Jotform Enterprise betriebene LISA-System wahrscheinlich zwei zusätzliche Vollzeitkräfte einstellen, nur um mit dem Arbeitsaufkommen Schritt zu halten.
Für viele gemeinnützige Organisationen ist die Einstellung von zwei neuen Mitarbeitern – mit einem Jahresgehalt von jeweils rund 50.000 $ im Fall von KWMC – schlicht nicht realistisch. Die Automatisierung verschafft dem Team praktisch die benötigte Kapazität, ohne das Budget zu überdehnen.
Über die Workflow-Automatisierung hinaus hat KWMC weitere kreative Wege gefunden, die Plattform zu nutzen.
Mit Jotform KI Assistenten erstellten sie einen KI-Chatbot auf ihrer Website, der dabei hilft, eingehende Fragen zum jährlichen Kitchener-Waterloo Multicultural Festival zu beantworten, das jedes Jahr rund 65.000 Besucher anzieht. Der Chatbot beantwortet häufige Fragen von Besuchern, Ausstellern und Mitgliedern der Gemeinschaft. Stößt er auf etwas, das er nicht beantworten kann, sendet er automatisch eine E-Mail an den Veranstaltungskoordinator zur weiteren Bearbeitung.
Die Organisation verbindet Jotform außerdem mit Mailchimp, um die E-Mail-Kommunikation zu optimieren. Wenn Kunden Erfassungsformulare ausfüllen, werden ihre Informationen automatisch den entsprechenden E-Mail-Listen hinzugefügt. Das hilft dem Team, Neuankömmlinge mit relevanten Programmen und Gemeinschaften zu verbinden – wie etwa ihrem Programm „Conversational English“, das Teilnehmer mit Freiwilligen für wöchentliche Sprachübungen zusammenbringt.
Mit Blick auf gemeinnützige Organisationen entwickelt
Sicherheit und Zugänglichkeit sind in gemeinnützigen Umgebungen gleichermaßen wichtig. KWMC nutzt Single Sign-On (SSO), um den Benutzerzugriff zu verwalten, sodass sich ihre Mitarbeiter sicher anmelden können, ohne komplizierte Einrichtung.
„Das SSO ist ein netter Zusatz“, sagt Summers.
Für eine Organisation, die ihre IT intern selbst verwaltet, ist eine einfache Implementierung entscheidend. Wenn die Technologie reibungslos im Hintergrund läuft, können sich die Teams von KWMC auf das Wesentliche konzentrieren: ihren Gemeinschaften zu dienen.
Die Wirkung in der Gemeinschaft verstärken
Jede Führungskraft einer gemeinnützigen Organisation kennt den Zielkonflikt zwischen Verwaltungsarbeit und missionsorientierter Arbeit. Je mehr Zeit Teams mit der Verwaltung von Tabellen, dem Hinterherlaufen von Genehmigungen und der manuellen Bearbeitung von Anfragen verbringen, desto weniger Zeit bleibt ihnen, um Menschen zu helfen.
Tools wie Jotform Enterprise helfen dabei, dieses Gleichgewicht wiederherzustellen.
Für das Team des Kitchener-Waterloo Multicultural Centre sprechen die Ergebnisse für sich.
„Ich würde es auf jeden Fall weiterempfehlen“, sagt Summers.
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