Wenn Stacy Tomkins, Web-Architektin der Stadt Greensboro, North Carolina, über Jotform spricht, hält sie sich nicht zurück: „Ich kann gar nicht genug Gutes darüber sagen. Es hat für jeden etwas zu bieten.“
Diese Begeisterung ist nicht nur persönlich. Für eine Stadtverwaltung mit fast 3.800 Mitarbeitern, die mehr als 300.000 Einwohner betreut, die zunehmend einen schnellen, mobilfreundlichen Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen erwarten, ist Jotform Enterprise für die Arbeitsweise von Greensboro unverzichtbar geworden.
Wie viele Kommunalverwaltungen arbeitet Greensboro mit einem knappen Budget, einer großen und vielfältigen Belegschaft und dem Auftrag, jeden Einwohner effizient und gerecht zu versorgen.
Die Herausforderung: Papierprozesse in einer digitalen Welt
Die Stadt Greensboro nutzt Jotform seit 2018, verwendete aber bis zur COVID-19-Pandemie noch für die meisten ihrer Prozesse Papierformulare. Als die persönlichen Dienstleistungen während der Pandemie zum Stillstand kamen, war die langjährige Abhängigkeit der Stadt von Papierformularen nicht mehr aufrechtzuerhalten, was eine Auseinandersetzung mit dem Status quo erzwang.
„Wir haben erkannt, dass Papierformulare, die wir normalerweise für den Großteil unserer öffentlichen Arbeit verwendet haben, in dieser Zeit einfach nicht nachhaltig waren“, sagt Tomkins. „Jotform hat sich für uns wirklich als Werkzeug zum Sammeln von Informationen und zur Bearbeitung von Anfragen durchgesetzt.“
Die Herausforderungen lagen auf der Hand: Papierformulare waren teuer. Die Prozesse waren langsam. Die Mitarbeiter verbrachten wertvolle Zeit mit sich wiederholenden, manuellen Aufgaben wie dem Weiterleiten von Anfragen, dem Einholen von Genehmigungen und der Verwaltung der Kommunikation, die hätten automatisiert werden können.
Über die Pandemie hinaus stand die Stadt vor einer weiteren Herausforderung: den Kommunikationserwartungen ihrer Einwohner gerecht zu werden. Die meisten Einwohner von Greensboro greifen über ihr Smartphone auf Informationen zu und erwarten, dass sie auch auf diese Weise Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen erhalten. Jede Lösung, für die sich die Stadt entschied, musste die Einwohner dort abholen, wo sie sich befinden.
Warum Jotform Enterprise?
Als es an der Zeit war, die Strategie der Stadt für digitale Formulare zu formalisieren und auszuweiten und ein Softwaretool auszuwählen, waren die Kosten ein wichtiger Faktor, aber nicht der einzige.
„Letztendlich haben wir uns für Jotform entschieden, weil die Kosten deutlich niedriger waren als Adobe-Lizenzen für alle unsere Mitarbeiter“, erklärt Tomkins.
Wir konnten eine papierlose Lösung haben, die in Bezug auf E-Mail-Weiterleitung und Workflows auch flexibler war als Adobe. Und die Lernkurve war viel, viel flacher.
Stacy Tomkins, Web-Architektin, Stadt Greensboro,
Für eine Stadtverwaltung mit knappen Budgetvorgaben lag der Mehrwert auf der Hand. Jotform Enterprise lieferte Funktionen auf Enterprise-Niveau ohne den Preis auf Enterprise-Niveau.
Wie Greensboro Jotform Enterprise nutzt
Die Stadt Greensboro hat Jotform in nahezu jeder Abteilung eingeführt, mit Anwendungsfällen, die sich über interne Abläufe und öffentliche Dienstleistungen erstrecken.
Zu den internen Workflows gehören
- HR-Onboarding-Formulare
- Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen
- Verwaltung von Sozialleistungen und Urlaubsanträge
Zu den externen, öffentlich zugänglichen Formularen gehören
- Anträge auf Wasserversorgung
- Terminplanung für Polizei-Begleitfahrten und Fingerabdrucknahme
- Freiwilligenanmeldungen für kommunale Initiativen zur Seereinigung
Eine der bedeutendsten Workflow-Verbesserungen der Stadt gab es im Bereich HR und Sozialleistungen. Mitarbeiter, die unbezahlten geplanten Urlaub beantragen mussten, reichten früher Papierformulare ein, die manuell an Ansprechpartner zur Genehmigung weitergeleitet wurden – ein langsamer, intransparenter Prozess.
„Unser Jotform-Workflow hat all das automatisiert“, sagt Tomkins. „Mitarbeiter reichen ihren Antrag ein, und er wird sofort an einen von mehreren möglichen Ansprechpartnern weitergeleitet. Diese können ihn sofort prüfen und mit einem Klick genehmigen oder weitere Informationen anfordern. Unser Benefits-Team kann zu jedem Zeitpunkt des Prozesses sehen, wo sich der Antrag jeder Person befindet.“
Das Ergebnis: Die Ansprechpartner erhalten Anträge nun in Echtzeit, anstatt am Ende der offenen Anmeldefrist einen Rückstand abzuarbeiten. Das Benefits-Team hat vollständige Transparenz über die Anträge, und die Mitarbeiter erhalten schneller Antworten.
Eine Gemeinschaftsveranstaltung, neu gedacht
Vielleicht veranschaulicht kein Beispiel die Auswirkungen der Digitalisierung anschaulicher als das jährliche Martin-Luther-King-Jr.-Day-Frühstück der Stadt, eine Tradition, die sich über mehr als 40 Jahre erstreckt.
„Früher wurde es von unserer Menschenrechtsabteilung mit Notizblöcken und Telefonanrufen abgewickelt“, sagt Tomkins. „Es bestand ein echtes Risiko, dass der Name einer Person auf einem Notizblock notiert und vielleicht verloren wurde.“
Heute läuft der gesamte Prozess über Jotform. Die Teilnehmer melden sich über ein Online-Formular an, werden nach der Registrierung automatisch zu einem Zahlungsportal weitergeleitet und erhalten eine sofortige Bestätigung. Im Hintergrund kann das Menschenrechtsteam Tische zuweisen, Zahlungen nachverfolgen und mit den Angemeldeten Kontakt aufnehmen – alles aus den Einreichungsdatensätzen in Jotform Tabellen, ohne einen einzigen Telefonanruf.
Es ist ein kleines Beispiel mit einer großen Botschaft: Wenn behördliche Prozesse reibungslos funktionieren, spüren das die Gemeinden.
Einwohner dort abholen, wo sie sind
Einer der größten Vorteile der Nutzung von Jotform für Greensboro war das mobile Nutzungserlebnis, das es bietet. Da die meisten Einwohner über ihr Smartphone auf städtische Informationen zugreifen, ist die Möglichkeit, Formulare vor der Veröffentlichung für Mobilgeräte in der Vorschau anzusehen und zu optimieren, zur gängigen Praxis geworden.
„Wir können all unsere Inhalte testen, um zu sehen, wie sie auf einem Smartphone aussehen würden, bevor wir sie veröffentlichen“, sagt Tomkins, „sodass wir sicher sein können, dass jeder das Formular und das Layout korrekt sehen und Dinge ohne jegliche Probleme einreichen kann.“
Die Einhaltung der Barrierefreiheit ist für eine Behörde ebenso wichtig. Jotforms integrierter Barrierefreiheits-Checker gibt dem Team die Gewissheit, dass ihre Formulare die bundesstaatlichen Anforderungen erfüllen.
Was das Team am meisten schätzt
Fragt man Tomkins, was sie an Jotform Enterprise am meisten schätzt, stechen drei Dinge hervor.
Flexibilität und Anpassbarkeit. „Es kann so kompliziert oder so einfach sein, wie ein Benutzer es wünscht. Wir können Formulare, E-Mails, PDFs und Workflows anpassen – oder wir können die Standardeinstellungen verwenden. Es funktioniert in beiden Fällen.“
Entwurfsmodus. „Er ermöglicht es uns, Änderungen an stark genutzten Live-Formularen vorzunehmen und unseren Abteilungspartnern zu zeigen, wie das Formular mit diesen Änderungen aussehen würde, bevor wir sie der Öffentlichkeit vorstellen. Sie können ihre Zustimmung geben – oder uns sagen, was noch geändert werden muss.“
Kundensupport. „Er ist sehr stark und schnell. Und wenn wir nicht bekommen, was wir brauchen, über den Kundensupport, können wir den KI-Chatbot nutzen.“ Der Support, so merkt sie an, ist in der Regel innerhalb von ein bis zwei Stunden verfügbar – was für ein Team, das öffentliche Behördendienste verwaltet, entscheidend ist.
Die Ergebnisse
Die Auswirkungen von Jotform Enterprise sind in der gesamten Organisation spürbar:
- Erhebliche Reduzierung der Papierkosten: Die Stadt senkte die Druck- und Verteilungskosten, indem sie Formulare digitalisierte, die zuvor auf Papier abteilungsübergreifend und mit der Öffentlichkeit geteilt wurden.
- Zurückgewonnene Arbeitszeit der Mitarbeiter: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie E-Mail-Benachrichtigungen, Genehmigungsweiterleitungen und Anfragenverfolgung können sich die Mitarbeiter auf höherwertige Arbeit konzentrieren.
- Schnellere Reaktion für die Gemeinschaft: Die Einwohner erhalten sofortige Bestätigungen, Echtzeit-Updates und mobilfreundliche Erlebnisse, die den modernen Erwartungen an öffentliche Dienstleistungen gerecht werden.
- Größere betriebliche Transparenz: Abteilungsleiter können genau sehen, wo eine Anfrage steht, wodurch das Hin und Her entfällt, das bei papierbasierten Workflows üblich war.
Ratschläge für andere Behörden
Für Stadtverantwortliche, Führungskräfte oder Gemeindeverwalter, die einen ähnlichen Schritt in Erwägung ziehen, ist Tomkins’ Empfehlung eindeutig.
Ich würde Jotform definitiv jedem empfehlen, weil es Prozesse wirklich optimiert und viele der sich wiederholenden Aufgaben reduziert, die den Mitarbeitern im Laufe ihres Tages Zeit rauben. Es ist leicht zu erlernen – man kann es anpassen oder so belassen, wie es ist – und es funktioniert wirklich gut für große und kleine Organisationen.
Die Benutzerfreundlichkeit ist ein besonderes Verkaufsargument für Teams im öffentlichen Sektor, die der Einführung neuer Technologien möglicherweise zögerlich gegenüberstehen.
„Jotform funktioniert per Drag-and-drop. Und mit dem KI-Assistenten können die Leute eingeben, was ihr Formular aussagen soll, und es wird für sie erstellt. Man muss nicht technisch versiert sein, um echte Ergebnisse zu erzielen.“
Und für diejenigen, die noch weiter gehen möchten? Die Möglichkeiten sind nahezu grenzenlos.
„Ich will immer die Herausforderung, zu sehen, ob ich ein Formular nicht nur so erstellen kann, wie es angefordert wurde, sondern besser“, sagt Tomkins.
Für die Stadt Greensboro ist Jotform Enterprise nicht nur ein Formular-Tool. Es ist die Infrastruktur hinter schnelleren Genehmigungen, barrierefreieren öffentlichen Dienstleistungen, schlankeren Abläufen und einer Verwaltung, die mit der Gemeinde, die sie bedient, Schritt halten kann.
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