Wie IBEW Local 26 die Bearbeitung von Mitgliedsanträgen mithilfe von Jotform Enterprise um 92 % beschleunigt

IBEW Local 26 + Jotform Enterprise: Ergebnisse auf einen Blick

Zeitaufwand für das Ausfüllen des Antrags reduziert um

92%

Anzahl der im Jahr 2025 bearbeiteten Anträge

3,000+

Anstieg der jährlich bearbeiteten Anträge seit 2018

77%

Wenn Sie aktuell eine Gewerkschaft oder eine andere gemeinnützige Organisation leiten, jonglieren Sie wahrscheinlich mit Aufgaben wie Mitgliederwerbung, Onboarding, der Einhaltung von Vorschriften, Berichterstattung und einer Vielzahl weiterer Aspekte. Ihr Anliegen liegt Ihnen sehr am Herzen – doch allzu oft rauben Ihnen bürokratischer Aufwand und manuelle Abläufe Zeit und Energie, die Sie eigentlich für die Verwirklichung Ihrer Ziele einsetzen könnten.

Genau in dieser Situation befand sich die IBEW Local 26 vor wenigen Jahren.

Die 1892 gegründete IBEW Local 26 ist eine Ortsgruppe der Gewerkschaft „International Brotherhood of Electrical Workers“ (IBEW), die Elektriker in Washington, D.C., Maryland und Virginia vertritt. Die Organisation setzt sich für faire Löhne, umfassende Sozialleistungen und sichere Arbeitsbedingungen ein und bildet zugleich die nächste Generation qualifizierter Elektriker aus. Ihre Mission ist klar: den Mitgliedern eine erstklassige Ausbildung zu ermöglichen, ihre Rechte zu schützen und an jedem Einsatzort exzellente Arbeit zu leisten.

Doch selbst bei zweckorientierten Organisationen, die auf eine mehr als hundertjährige Geschichte zurückblicken können, kommt es vor, dass sie auf veraltete Prozesse angewiesen sind.

Papierstapel in digitale Effizienz verwandeln

Bevor IBEW Local 26 Jotform einführte, erfolgten die Mitgliederwerbung und das Onboarding auf Papierbasis. Interessenten nahmen an Präsenzveranstaltungen teil und verbrachten fast eine Stunde damit, sechs oder sieben Seiten an Unterlagen auszufüllen – wobei sie häufig dieselben Informationen mehrfach in verschiedene Formulare eintragen mussten.

Wie der Organisator Mark Pontello erklärt, war der Prozess zeitaufwendig und ineffizient. Die Organisatoren mussten mit einer „bunt zusammengewürfelten Mischung aus Dropbox und Outlook-Vorlagen“ arbeiten, um den Ablauf aufrechtzuerhalten. Um den Überblick darüber zu behalten, was bereits eingereicht worden war – und was noch fehlte –, waren manuelle Nachfassaktionen erforderlich.

Pontello entdeckte Jotform durch ein Online-Formular, das seine Frau gerade ausfüllte. Er sagt, ihm sei sofort klar gewesen: Das ist die Lösung, die die Organisation benötigt, um ihre Arbeitsabläufe zu digitalisieren und die Betreuung ihrer Mitglieder ohne Unterbrechung fortzusetzen.

„Sobald ich es gefunden und herausgefunden hatte, wie es sich für unsere Anwendungen umsetzen lässt, ging es richtig los“, sagt Pontello.

Die Gewerkschaft ging direkt von Mitgliedsanträgen auf Papier zu vollständig digitalen Anträgen über.

Die Auswirkungen waren dramatisch. Der Papieraufwand, für dessen Erledigung früher eine Stunde nötig war, wurde durch ein einziges Online-Formular ersetzt, das sich in fünf Minuten ausfüllen lässt – eine Verkürzung der Bearbeitungszeit um 92 Prozent.

Im Jahr 2018 bearbeitete die IBEW Local 26 jährlich rund 700 Mitgliedsanträge. Bis 2025 stieg diese Zahl auf über 3.000 an – ein Zuwachs von 77 Prozent.

Das verändert alles.

Mark Pontello, Organisator, IBEW Local 26

Nicht nur Formulare, sondern ganze Arbeitsabläufe digitalisieren

Viele Führungskräfte in gemeinnützigen Organisationen befürchten, dass die digitale Transformation komplexe IT-Projekte oder teure Berater erfordern wird. Pontellos Erfahrung deutet auf das Gegenteil hin.

Er begann mit einem Einzelnutzer-Tarif, um Mitgliedsanträge zu verwalten. Da die Organisation den Mehrwert der Plattform erkannte, stieg sie auf Jotform Enterprise um, um den Zugriff auf weitere Abteilungen auszuweiten.

Heute läuft der Prozess für Mitgliedsanträge – einschließlich der Zusammenstellung von Unterlagen und der Genehmigungen – über Jotform. „Es hilft uns, den Überblick darüber zu behalten, was wir bereits erhalten haben und was wir noch von unseren Bewerbern benötigen“, erklärt Pontello.

Da die für eine Mitgliedschaft erforderliche berufliche Erfahrung durch Unterlagen nachgewiesen werden muss, erwies sich die Dateiupload-Funktion von Jotform als unverzichtbar. Anstatt Anhängen in E-Mail-Verläufen hinterherzujagen, konnten die Bewerber sämtliche Unterlagen sicher hochladen, sodass die Mitarbeiter der IBEW Local 26 zentral an einem Ort darauf zugreifen konnten.

Pontello hat sogar eigenständig einen ausgeklügelten, mehrstufigen Genehmigungsprozess entwickelt. Er erzählt lachend, dass dieser durch „Ausprobieren“ entstanden sei – doch die Ergebnisse sind beeindruckend. Anträge durchlaufen die Genehmigungsphasen, ohne dass es eines endlosen Hin und Her per E-Mail bedarf, und die jeweils zuständigen Personen werden automatisch benachrichtigt.

„Automatisierte E-Mail-Versandvorgänge waren eine große Hilfe für unsere Teammitglieder“, sagt Pontello.

Sie befinden sich nun in dem, was Pontello als Version 2.0 ihres Bewerbungsprozesses bezeichnet – ein Prozess, der kontinuierlich verfeinert und verbessert wird, während neue Jotform-Funktionen eingeführt werden.

Teammitglieder stärken

Wenn gemeinnützige Organisationen wachsen, wird die Koordination schwieriger. Mehrere Mitarbeitende benötigen Zugriff auf dieselben Informationen, doch Einschränkungen bei den Zugriffsrechten sowie isolierte Systeme können für Verwirrung sorgen.

Mit Jotform Enterprise arbeitet IBEW Local 26 auf der Basis einer zentralen Datenbank. Alle greifen auf dieselbe verlässliche Datenquelle zu.

„Es macht es einfach sehr, sehr viel einfacher und reibungsloser, wenn alle am selben Strang ziehen“, sagt Pontello.

Für Führungskräfte in gemeinnützigen Organisationen, die Mitarbeiter, Freiwillige und die Verwaltung betreuen, kann diese Transparenz einen entscheidenden Unterschied machen. Anstatt Besprechungen mit dem Abgleich von Tabellenkalkulationen zu verbringen, können sich die Teams auf Strategie und die Erbringung von Dienstleistungen konzentrieren.

Pontello ist der Ansicht, dass die Vorteile weit über Gewerkschaften hinausreichen.

„Es geht weit über das Handwerk hinaus – jede Personalabteilung, die sich mit der Rekrutierung oder Einarbeitung befasst, würde davon profitieren“, sagt Pontello.

Blick in die Zukunft

Während die IBEW Local 26 ihre Nutzung von Jotform Enterprise auf das ausweitet, was Pontello als „vollständige unternehmensweite Einführung“ bezeichnet, arbeitet das Team daran, die Plattform in allen übrigen Abteilungen zu implementieren – wobei jeder Mitarbeitende eigene Zugriffsrechte erhält und in die Lage versetzt wird, seine digitalen Prozesse eigenständig zu verwalten.

„Ich glaube, wir werden in den kommenden Monaten mit der Plattform so richtig unsere Flügel ausbreiten“, sagt Pontello.

Sein Rat an Berufskollegen ist unmissverständlich: Unternehmen – insbesondere im Handwerk – müssen mit der technologischen Entwicklung Schritt halten. Die richtige Plattform ersetzt nicht den eigentlichen Unternehmenszweck; sie stärkt ihn.

Oder, wie Pontello es ausdrückte: „Es ist ein echter Wendepunkt.“