12 esempi di automazione con IA che i team usano per risparmiare tempo

Spesso perdiamo tempo prezioso in piccole attività ripetitive che si accumulano ogni giorno. Sono noiose e sembrano non finire mai. È per questo che molte aziende si stanno rivolgendo all’automazione IA in 2026.

Applicare l’automazione al solo lavoro intellettuale potrebbe generare circa 430-550 miliardi di dollari all’anno per le aziende. È chiaro che il tempo risparmiato è strettamente correlato al denaro guadagnato.

Se sei curioso di sapere come i team automatizzano i loro flussi di lavoro, questo articolo offre esempi di automazione IA che aiutano a risparmiare tempo nelle attività quotidiane.

Che cos’è l’automazione IA e come può aiutare la tua azienda?

L’automazione IA utilizza l’intelligenza artificiale per eseguire attività complesse e a più fasi che di solito richiedono l’intervento umano. Definisci l’attività, imposti le regole e colleghi i tuoi strumenti. L’IA completa il flusso di lavoro automaticamente. 

Ci sono due vantaggi principali nell’automazione dei flussi di lavoro con IA:

• Risparmio di tempo: l’IA gestisce le attività a basso valore, così il tuo team può concentrarsi su ciò che conta davvero.
• Team più snelli: l’IA si occupa del lavoro ripetitivo come l’inserimento dati e ti fa risparmiare i costi di assunzione di personale aggiuntivo.

Sebbene alcuni casi d’uso di automazione IA a livello aziendale possano richiedere modelli IA avanzati, la maggior parte dei flussi di lavoro aziendali non ne ha bisogno. I costruttori di flussi di lavoro con IA (come Jotform) ti permettono di creare assistenti IA personalizzati in pochi minuti, semplicemente descrivendo ciò che desideri in un prompt di testo.

12 casi d’uso per i brand per automatizzare il lavoro di routine con l’IA

L’IA aiuta le organizzazioni a gestire flussi di lavoro piuttosto complessi senza supervisione umana. Potresti sorprenderti di ciò che puoi automatizzare, soprattutto con l’IA agentica e un’adeguata infrastruttura di orchestrazione IA.

Ecco 12 esempi concreti di come i team di diverse funzioni e settori mettono al lavoro l’automazione IA.

1. Semplificare le assunzioni e l’onboarding

Valore: accelerando i processi di assunzione e onboarding, l’automazione IA può ridurre i costi di reclutamento e offrire un’esperienza più fluida ai candidati fin dal primo giorno.

I team HR possono quasi dimezzare il loro carico di lavoro utilizzando l’IA per le attività amministrative. Ad esempio, gli assistenti IA possono selezionare i curriculum, classificare i candidati, pianificare i colloqui, inviare le lettere di offerta e attivare automaticamente i flussi di lavoro di onboarding. 

L’Assistente per le assunzioni basato su IA di LinkedIn, ad esempio, automatizza fino all’80% delle attività che precedono l’offerta, dalla stesura delle descrizioni delle mansioni al contatto con i candidati. 

Risultati simili possono essere ottenuti con i processi di onboarding. TRIO Upward Bound ha raggiunto il 100% di self-onboarding grazie all’IA e ha soddisfatto il requisito federale relativo al numero di studenti.  

2. Riassumere documenti e fogli di calcolo

Valore: quasi tutto il lavoro amministrativo inizia con la lettura di qualcosa. L’IA porta il tuo team al punto più rapidamente.

Quando il tuo team gestisce centinaia di documenti tra i vari reparti, anche solo leggerli può richiedere molto tempo. Gli assistenti IA analizzano contratti, report e fogli di calcolo per estrarre le informazioni rilevanti e segnalare le incongruenze in pochi secondi, eliminando di fatto la necessità per il tuo personale di leggere i documenti dall’inizio alla fine.

L’UNHCR ha utilizzato questa funzionalità IA per ottenere risultati. Ha collaborato con Deloitte per implementare assistenti IA che si occupavano dell’elaborazione dei documenti, della preparazione dei materiali e dell’allineamento alle linee guida. Questa automazione, a sua volta, ha dato al personale più tempo per il lavoro sul campo vero e proprio. Il nuovo flusso di lavoro è diventato fondamentale dopo che importanti tagli al budget hanno portato al licenziamento di circa 4.000 dipendenti.

3. Ottimizzare il servizio clienti con chatbot, SMS e gestione delle chiamate

Valore: i clienti spesso si aspettano risposte quasi istantanee. Con l’automazione dei flussi di lavoro e l’IA agentica, puoi soddisfare queste aspettative.

Nel servizio clienti puoi ottenere il ROI più rapido dall’automazione IA. A differenza dell’automazione robotica dei processi, l’IA può interpretare il contesto, elaborare dati non strutturati e prendere decisioni basate su schemi, rendendola più adatta all’imprevedibilità delle interazioni con i clienti. 

L’IA può gestire le richieste in entrata, instradare correttamente i casi complessi e dare seguito attraverso diversi canali. 

Lemonade ha costruito il suo modello assicurativo attorno a queste capacità. Bot come Maya e Jim gestiscono tutte le interazioni con i clienti, dall’onboarding alle richieste di risarcimento. Jim ha liquidato un sinistro in tre secondi (Lemonade sostiene che si tratti di un record mondiale). Secondo l’azienda, l’IA è una delle principali ragioni per cui ha superato il miliardo di dollari in premi attivi, mantenendo al contempo bassi i costi operativi.

4. Automatizzare le attività commerciali e il lead nurturing

Valore: l’IA gestisce l’intero ciclo di contatto, dall’individuazione dei lead alla loro coltivazione lungo il funnel di vendita, con una supervisione minima da parte del tuo team.

Le unità aziendali che hanno utilizzato l’IA nel marketing e nelle vendite hanno registrato un aumento del 67% dei ricavi, e non è difficile capire perché. Puoi usare l’IA per

• Raccogliere e valutare i lead in base ai dati firmografici e al comportamento.
• Personalizzare i contatti a freddo su larga scala.
• Attivare sequenze di follow-up quando un potenziale cliente apre un’email o visita una pagina dei prezzi.
• Usare il tuo CRM per aggiornare i dettagli dopo ogni interazione e indirizzare i lead caldi al rappresentante giusto.

Il risultato è una pipeline che di fatto si gestisce da sola e un team di vendita completamente focalizzato sulle attività che generano ricavi, come il lead nurturing.

5. Categorizzare e rispondere alle email

Valore: per i manager e per chiunque svolga un ruolo a contatto con i clienti, le email rappresentano una costante perdita di tempo. Fortunatamente, uno dei modi più produttivi per usare l’IA in azienda è automatizzare le conversazioni via email.

Il dipendente medio trascorre il 57% del proprio tempo di lavoro comunicando tramite email, chat e riunioni. Gli utenti che usano maggiormente le email trascorrono 8,8 ore a settimana nella loro casella di posta, il che equivale a più di un’intera giornata di lavoro.

Le automazioni IA possono far risparmiare tempo categorizzando i messaggi in arrivo, segnalando le priorità e redigendo le risposte. Molte piattaforme IA offrono soluzioni per questa perdita di tempo. I loro strumenti autonomi di automazione IA (come l’Agente Gmail di Jotform) rendono più facile gestire la tua casella di posta, con funzionalità come i riepiloghi giornalieri della posta in arrivo.

6. Analizzare il feedback e il comportamento dei clienti

Valore: sebbene molti team raccolgano enormi quantità di feedback dei clienti, spesso ce n’è troppo perché qualcuno possa analizzarlo e agire di conseguenza abbastanza velocemente. L’IA può aiutare ad accelerare le cose.

L’IA può elaborare migliaia di interazioni con i clienti contemporaneamente per identificare schemi e segnalare punti di attrito ricorrenti. Può anche fornirti informazioni su elementi critici dell’esperienza cliente, come l’abbandono o la soddisfazione, senza che nessuno debba scavare in un foglio di calcolo.

Puoi persino usare l’IA per rilevare ciò di cui un cliente ha bisogno prima ancora che se ne renda conto. In questo modo puoi inviare il messaggio giusto attraverso il canale giusto al momento giusto. I consulenti di McKinsey & Company la chiamano la “prossima migliore esperienza“, e le aziende che adottano questo approccio hanno visto la soddisfazione dei clienti migliorare del 15-20% e i ricavi aumentare del 5-8%.

7. Ottimizzare il supporto IT

Valore: l’IA risolve istantaneamente i problemi di supporto IT di routine, così non devi passare metà della tua giornata a risolvere gli stessi cinque problemi.

Come il supporto clienti, il supporto IT si basa sulla ripetizione. Comporta molte domande di routine e continui scambi. L’IA può automatizzare molti di questi flussi di lavoro, rendendo l’IT una delle aree più diffuse in cui le aziende la implementano. Secondo PwC, il 53% delle aziende statunitensi che implementano assistenti IA li utilizzano nell’IT e nella cybersicurezza. 

L’applicazione al supporto IT è particolarmente utile per le piccole imprese. La maggior parte non dispone di un team IT dedicato, quindi conviene usare soluzioni IA per le richieste di routine che altrimenti rallenterebbero il resto del team. 

Spesso, già il semplice fatto di avere i flussi di lavoro mappati e standardizzati può far risparmiare molto tempo, soprattutto per il lavoro ad alto volume come i ticket di supporto. Per ottenere questo risultato puoi usare costruttori di flussi di lavoro gratuiti come Jotform Workflows o strumenti per diagrammi di flusso basati su IA come il Generatore di diagrammi di flusso con IA di Jotform.

8. Elaborare le fatture

Valore: ogni team finanziario ha un arretrato di fatture da elaborare. L’IA le gestisce più velocemente e con meno errori rispetto a qualsiasi flusso di lavoro manuale.

Per la maggior parte dei team finanziari, l’elaborazione delle fatture comporta l’accesso ai portali dei fornitori, la navigazione nelle sezioni di fatturazione, il download dei documenti e il loro caricamento in un sistema separato. Il processo può essere ripetitivo e lento. 

Ma recenti ricerche hanno dimostrato che i team che utilizzano l’automazione elaborano le fatture in circa tre giorni, rispetto ai 17 giorni dei team che si affidano a flussi di lavoro manuali. 

L’Agente Controller Finanziario di Payhawk, ad esempio, accede ai portali dei fornitori, trova le fatture, codifica tutti i campi richiesti e le invia per tuo conto. L’azienda prevede di elaborare 500.000 fatture nel 2026, il che, secondo quanto afferma, farà risparmiare ai clienti circa quattro anni di lavoro manuale complessivo.

9. Migliorare la gestione della catena di approvvigionamento e dell’inventario

Valore: le catene di approvvigionamento hanno troppi elementi in movimento. L’IA monitora tutto e li mantiene in movimento, così nulla sfugge.

Gestire una catena di approvvigionamento significa tenere d’occhio le tempistiche dei fornitori, i livelli delle scorte, le previsioni della domanda e i cicli di approvvigionamento. Qualsiasi lacuna nella visibilità può significare spedizioni ritardate, magazzini sovraccarichi o ordini mancati. Gli assistenti IA per l’automazione possono monitorare tutto questo in tempo reale. 

Questi assistenti digitali possono anche segnalare anomalie, monitorare le prestazioni dei fornitori e fornire raccomandazioni strategiche basate sulle loro osservazioni.

Come esempio di utilizzo efficace di assistenti IA in quest’ambito, un’azienda chimica che ha sperimentato assistenti IA per l’approvvigionamento autonomo ha visto l’efficienza del personale addetto agli acquisti aumentare del 20-30%. Gli assistenti si sono occupati di tutto, dalla preparazione delle gare d’appalto e la prequalifica dei fornitori all’analisi delle offerte e alla gestione delle richieste dei fornitori. Questo lavoro richiedeva in precedenza un notevole coordinamento manuale, occupando ore di tempo prezioso.

10. Cercare nelle basi di conoscenza interne

Valore: l’IA rende anni di conoscenza istituzionale immediatamente consultabili per l’intero team.

I team aziendali hanno spesso più conoscenza interna di quanta chiunque abbia il tempo di trovare e utilizzare. Documenti di conformità, guide ai processi e dati sui prodotti sono spesso sepolti sotto strati di cartelle o isolati tra i vari team. Se crei una base di conoscenza, l’intera forza lavoro può usare l’IA per interrogarla, senza dover inviare email a nessuno o attendere una risposta.

Unilever ha costruito un sistema di questo tipo per il suo team di sostenibilità. Stanco delle richieste di dati (alcune delle quali comprendevano oltre 100 domande), un membro del team ha caricato un insieme curato di documenti aziendali su Microsoft Copilot Studio per facilitarne l’accesso. 

L’assistente IA di McKinsey, Lilli, aggrega oltre 100.000 documenti interni provenienti da più di 40 fonti di conoscenza. Tutti i dipendenti dell’azienda (più di 7.000) possono accedere a questi dati.

11. Consigliare prodotti e servizi ai clienti

Valore: l’IA può suggerire il prodotto giusto al momento giusto, aumentando le conversioni e il valore medio dell’ordine.

L’IA può consigliare prodotti analizzando le ricerche, la cronologia degli acquisti e il comportamento di navigazione di un cliente. Walmart, ad esempio, sta sperimentando questa capacità attraverso un assistente agli acquisti basato su IA. Sparky, l’agente virtuale della catena di vendita al dettaglio, può consigliare prodotti, aiutare i clienti a trovare articoli compatibili e persino fornire ricette basate sulla foto del frigorifero di un cliente.

Le grandi aziende non sono le uniche ad aiutare i clienti a fare acquisti con l’IA. Qualsiasi negozio, grande o piccolo, online o fisico, può trarre vantaggio dai flussi di lavoro per i consigli sui prodotti basati su IA. Nel 2026, il 58% dei negozi di commercio digitale dispone di un sistema di raccomandazione. 

12. Implementare la manutenzione predittiva

Valore: usa gli assistenti IA per prevedere i guasti delle apparecchiature prima che si verifichino, riducendo i tempi di inattività ed evitando costose riparazioni.

Invece di aspettare che macchinari o veicoli si guastino, le aziende utilizzano l’IA per prevedere i guasti in anticipo. I sensori possono raccogliere dati su temperatura, vibrazioni e prestazioni, e i modelli di apprendimento automatico segnalano schemi che indicano potenziali problemi.

Nel settore automobilistico, ad esempio, ZF Friedrichshafen AG ha creato un assistente IA autonomo chiamato TempAI per prevedere la temperatura nei gruppi propulsori alimentati a elettricità. Secondo S&P Global, l’innovazione ha migliorato l’accuratezza delle previsioni della temperatura di oltre il 15%.

Per i produttori e i gestori di flotte, questo tipo di informazione si traduce in meno guasti imprevisti e più tempo tra una riparazione e l’altra.

Ti senti ispirato? Metti subito l’IA al lavoro con gli assistenti IA di Jotform

Se vuoi esplorare l’automazione dei processi aziendali con l’IA, gli assistenti IA di Jotform sono un ottimo punto di partenza. Trasformano i moduli normali in esperienze conversazionali in cui un assistente IA pone domande e guida i rispondenti attraverso il processo passo dopo passo. 

Invece di compilare un modulo statico, le persone interagiscono con l’assistente IA in un’interfaccia in stile chat mentre il flusso di lavoro gira in background. Puoi addestrare l’assistente utilizzando documenti o istruzioni personalizzate affinché comprenda il tuo processo e ponga le domande giuste. 

La parte migliore: a seconda delle preferenze del tuo pubblico o dello scopo del modulo, puoi distribuire l’assistente in vari modi, inclusi bot vocali, piattaforme social e persino un’app assistente IA personalizzata che ti consente di implementare l’IA a modo tuo.

Ecco alcuni assistenti IA predefiniti da cui iniziare:

• Assistente IA per il supporto clienti: raccoglie tutte le informazioni importanti dai clienti in un formato conversazionale, così gli agenti hanno il contesto completo quando rispondono
• Assistente IA per la qualificazione dei lead: interagisce con i lead in arrivo, pone domande di approfondimento e ti aiuta a valutare i potenziali clienti in modo più snello
• Assistente IA per i report delle riunioni: acquisisce i dettagli delle riunioni ponendo domande di approfondimento strutturate e converte le risposte in un report di riunione formattato
• Assistente IA per la checklist di avvio di un’attività: guida i fondatori di piccole imprese attraverso i passaggi chiave di configurazione (come la pianificazione finanziaria e la compilazione dei documenti richiesti) ponendo domande e aiutandoli a monitorare i progressi
• Assistente IA per le informazioni sui dipendenti: agisce come un assistente HR interno che pone ai dipendenti domande sul loro ruolo, sui requisiti del lavoro e altro ancora per raccogliere e mantenere database accurati 

Jotform mette a tua disposizione oltre 7.000 assistenti IA. Registrati gratuitamente e crea il tuo assistente IA in pochi minuti.