Come compilare correttamente il registro giornaliero del conducente per evitare multe DOT

È fondamentale che i conducenti soggetti all’obbligo sappiano come compilare il registro giornaliero del conducente per rispettare gli standard della Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA). Il registro del conducente, chiamato anche Record of Duty Status (RODS), è un documento essenziale: smarrirlo, non tenerlo aggiornato o compilarlo in modo errato può comportare pesanti sanzioni da parte del Department of Transportation (DOT), la messa fuori servizio dei conducenti o un declassamento della valutazione di sicurezza che si ripercuote sull’intera azienda.

I dispositivi di registrazione elettronica (ELD) ora gestiscono automaticamente gran parte del monitoraggio, quindi è facile affidarsi a questi strumenti e dare per scontato che i registri manuali appartengano al passato. 

Ma non è così. 

Le normative federali impongono ancora ai conducenti commerciali di sapere come compilare correttamente un registro del conducente, e questa conoscenza diventa essenziale nel momento in cui un ELD si guasta, quando un conducente rientra in un’esenzione per il trasporto a corto raggio (short-haul) o quando si utilizzano veicoli più vecchi con un motore antecedente al 2000. In tutte queste situazioni, il registro cartaceo è l’unica cosa che separa il conducente da una violazione della conformità.

Questa guida spiega esattamente come compilare un registro giornaliero del conducente passo dopo passo, in modo che nulla venga lasciato in bianco, nulla venga calcolato in modo errato e i conducenti e i gestori di flotte possano ridurre il rischio di una violazione stradale evitabile.

Guida passo dopo passo alla compilazione del registro delle 24 ore

Questa sezione illustra il processo di compilazione del registro delle 24 ore in passaggi cronologici. È così che un conducente gestisce la giornata del proprio libretto di registro.

1. Completa le informazioni amministrative dell’intestazione

Ogni foglio di registro necessita del completamento delle seguenti istruzioni per il libretto manuale prima che le ruote inizino a girare:

1. Data: Il giorno di calendario esatto coperto dal registro, poiché ogni RODS è legato a un singolo periodo di 24 ore.
2. Totale miglia percorse: La distanza totale percorsa in quel giorno, utilizzata per il controllo incrociato con i registri di spedizione e di carburante.
3. Numeri di motrice e rimorchio: I numeri di unità specifici del veicolo e del rimorchio in uso, affinché il registro corrisponda all’attrezzatura effettivamente in strada.
4. Nome del vettore e indirizzo della sede principale: Il nome legale e l’indirizzo del vettore stradale sotto il quale opera il conducente, confermando chi è responsabile del carico.
5. Numero del documento di spedizione: La polizza di carico, il manifesto o il numero dell’ordine di spedizione legato alla merce trasportata.

2. Traccia le tue ore sulla griglia delle 24 ore

Tradizionalmente, la pagina del libretto di registro include una griglia orizzontale suddivisa in 24 colonne di un’ora ciascuna, con quattro righe che scorrono lungo il lato, una per ogni stato di servizio: 

• Fuori servizio
• Cuccetta
• Guida
• In servizio (non alla guida)

Per ogni cambiamento di stato durante la giornata, il conducente deve seguire le regole del grafico del libretto cartaceo. Il conducente traccia una linea sulla riga corrispondente a quello stato, spostandola verso l’alto o verso il basso nell’esatto momento in cui lo stato cambia, quindi traccia una linea orizzontale continua fino a quando non avviene il cambiamento successivo. 

Il conducente dovrebbe contrassegnare ogni transizione con una linea verticale che collega le due righe, in modo che la griglia si legga come un’unica linea ininterrotta dalla mezzanotte che inizia la giornata alla mezzanotte che la conclude. 

L’obiettivo è un grafico che mostri, a colpo d’occhio, cosa stava facendo il conducente in ogni singolo minuto della giornata, senza lacune e senza voci sovrapposte.

Un altro modo per farlo, per le note interne, è una tabella con 24 righe da un’ora e quattro colonne con ciascuno stato di servizio. I conducenti possono inserire lo stato di servizio in corrispondenza della riga oraria corretta. 

Ecco un esempio di registro giornaliero del conducente DOT utilizzando il modello di modulo per il registro giornaliero del conducente di consegne di Jotform:

3. Riconcilia e somma le tue ore

Nella parte inferiore della griglia c’è spazio per sommare le ore trascorse in ciascuno dei quattro stati di servizio. 

Questo è il controllo matematico che ogni ispettore esegue. I quattro totali devono dare come somma esattamente 24 ore. 

Se i totali risultano inferiori o superiori, ciò segnala un errore di tracciamento o una voce mancante da qualche parte sulla griglia, ed è uno dei modi più rapidi per un ispettore di segnalare un registro come inesatto. 

Prendere l’abitudine di sommare le ore prima di chiudere la giornata permette di individuare questi errori prima che si trasformino in una violazione.

4. Certifica e firma il tuo registro

L’ultimo passaggio è il più importante dal punto di vista legale. 

Una volta completata la giornata di 24 ore e dopo che il conducente ha riconciliato le ore, il conducente appone la propria firma per esteso in fondo al registro per certificare che ogni voce è corretta.

Questa firma è una certificazione legale e significa che il conducente si assume la responsabilità dell’accuratezza del proprio registro delle ore di servizio (Hours of Service) FMCSA. 

Un registro non firmato è considerato incompleto, e un registro firmato con voci inesatte può esporre il conducente ad accuse di falsificazione, che comportano conseguenze molto più gravi di una semplice sanzione.

Puoi usare Jotform al posto della carta fisica?

I conducenti interstatali a lungo raggio che trasportano merci attraverso i confini statali sono generalmente tenuti a utilizzare dispositivi di registrazione elettronica (ELD) collegati al motore. Ma questo obbligo non riguarda tutti. 

Milioni di conducenti ne sono legalmente esentati, tra cui:

• Conducenti a corto raggio che operano entro un raggio limitato
• Trasportatori agricoli
• Conducenti che utilizzano motori antecedenti al 2000, precedenti ai requisiti di compatibilità con gli ELD

Tuttavia, ecco la parte che sorprende molti conducenti esentati: il DOT richiede comunque loro un registro accurato dello stato di servizio quando non si utilizzano i cartellini orari per il corto raggio, ma nulla nella normativa stabilisce che tale registro debba essere su carta fisica. 

Finché il registro raccoglie le stesse informazioni di un RODS cartaceo, il formato è flessibile.

È qui che entra in gioco il modello di registro giornaliero del conducente di consegne di Jotform. 

È un modo senza carta per gestire esattamente ciò che fa un libretto di registro fisico, ma senza l’inchiostro sbavato, le pagine strappate, il rischio di smarrimento, gli errori di calcolo e la corsa a fine giornata per ritrovare dove è finito il documento.

La documentazione online risolve molti problemi per tutto il team.

Per esempio:

• Gli owner-operator ottengono un registro che risiede sui loro computer, telefoni o altri dispositivi elettronici, invece che su carta infilata nel vano portaoggetti, così non c’è il rischio che una pagina sparisca proprio prima di un’ispezione, né la necessità di ricalcolare manualmente le ore al termine di una lunga giornata.
• I gestori di flotte e della sicurezza ottengono una visibilità che semplicemente non hanno con la carta. Invece di rincorrere i registri cartacei di una dozzina di conducenti per verificare eventuali lacune di conformità, le compilazioni arrivano in formato digitale e i gestori possono quindi esaminarle, archiviarle e verificarle da un unico posto.
• I conducenti dipendenti ottengono un modulo configurabile e già costruito secondo lo standard corretto, così non devono tirare a indovinare se hanno compilato i campi giusti. È rapido da completare tra una fermata e l’altra ed elimina il rischio di un registro incompleto durante un controllo stradale.

Come sostituto del registro cartaceo, il modulo è costruito attorno alla stessa struttura che gli ispettori si aspettano di vedere, solo in formato digitale.

Il modulo include:

• L’intestazione FMCSA con campi dedicati per le informazioni sul vettore, i numeri di veicolo e rimorchio e i dettagli del documento di spedizione, così è meno probabile che l’intestazione richiesta venga dimenticata.
• La griglia dello stato di servizio delle 24 ore, così i conducenti possono registrare le proprie ore in tutti e quattro gli stati di servizio principali direttamente dallo schermo di uno smartphone, senza dover disegnare a mano una griglia.
• Tipi di registro integrati, così i conducenti possono selezionare l’esatto tipo di esenzione sotto cui operano, che si tratti di un’eccezione ELD, di un registro cartaceo o di un monitoraggio interno, in modo che il registro corrisponda alla loro specifica situazione di conformità.
• Firme elettroniche che utilizzano Jotform Sign, così i conducenti possono certificare il proprio registro con una firma digitale, lo stesso passaggio di certificazione richiesto al termine di un registro cartaceo.

Che si gestisca una flotta di cinquanta camion o semplicemente il proprio, standardizzare su un modulo digitale ottimizzato per dispositivi mobili tiene i conducenti del tutto lontani dal tradizionale incubo della burocrazia cartacea. 

Dai un’occhiata ai moduli per la gestione delle flotte e ai moduli per conducenti gratuiti di Jotform per vedere cosa è disponibile sia per i gestori di flotte che per i conducenti.

Errori comuni nel libretto di registro che causano violazioni DOT

La maggior parte degli errori nel libretto di registro non si verifica perché i conducenti cercano di ingannare il sistema. Si tratta di piccole sviste evitabili che gli ispettori sono addestrati a individuare rapidamente. 

Ecco le violazioni più comuni dei registri dei conducenti che emergono, secondo la FMCSA:

• Informazioni dell’intestazione mancanti o incomplete: la FMCSA segnala i problemi di forma e modalità, come un registro che non include le miglia percorse o non include le località, come una delle violazioni più comunemente registrate. Un campo vuoto nella parte superiore del registro, che si tratti di un numero del documento di spedizione mancante o di un indirizzo del vettore incompleto, è uno dei modi più rapidi per ricevere una sanzione, poiché gli ispettori controllano l’intestazione prima ancora di guardare la griglia. 
• Registri non firmati: un registro senza firma è considerato incompleto, indipendentemente dall’accuratezza del resto delle voci. Poiché la firma certifica che il registro è corretto, un registro non firmato può creare un problema di conformità, e la FMCSA considera un RODS falso o non certificato come una violazione sanzionabile a sé stante.
• Incongruenze matematiche: i quattro totali dello stato di servizio devono dare come somma esattamente 24 ore. Quando non è così, di solito è segno di un errore di tracciamento o di un cambiamento di stato che non è mai stato registrato. Questo è uno dei controlli più facili da eseguire per un ispettore, poiché gli bastano pochi secondi per sommare i totali e confrontarli.
• Mancato aggiornamento allo stato attuale: la FMCSA segnala come categoria di violazione comune il fatto che il registro dello stato di servizio di un conducente non sia aggiornato. Ogni cambiamento di stato di servizio deve essere annotato sulla griglia nel momento in cui avviene, non stimato a posteriori. Un conducente che dimentica di aggiornare il proprio stato quando passa da Guida a In servizio finisce con un registro che non corrisponde alla realtà e che può essere contestato durante l’ispezione. 

Oltre a questi quattro, i dati sulle violazioni della FMCSA segnalano anche aspetti come:

• Conducenti che non aggiungono manualmente il numero del documento di spedizione
• Mancato mantenimento di una scorta di griglie-grafico dello stato di servizio in bianco per le situazioni esenti da ELD

Ecco le violazioni comuni, secondo la FMCSA, con i relativi codici:

Nei casi in cui un registro cartaceo non è obbligatorio, i registri digitali dei conducenti risolvono molte potenziali violazioni, aiutando a mantenere il miglior registro possibile: