GenkiJACSがJotform Enterpriseで大規模な学生体験を実現

日本を拠点とする元気日本語文化学校(GenkiJACS)にとって、語学教育は文法や語彙をはるかに超えるものです。

2005年以来、GenkiJACSは世界中から12,000人以上の学生が日本語を学び、地域の日本のコミュニティや文化に浸る手助けをしてきました。全国5つのキャンパスにまたがり、組織の指針となる理念はシンプルです:日本を学ぶ。

「私たちの考え方は、言語は文化であるということです」と、GenkiJACSのセールス&コミュニケーションリードであるドミトリー・セルは言います。

学生が日本に到着するずっと前から、彼らの旅は始まります。数週間、あるいは数ヶ月にわたって、プレースメントテストを完了し、書類を提出し、録音を共有し、新しい国での生活に備えてGenkiJACSのスタッフと密接に協力します。

セルにとって、その旅を通じて個人的なつながりを維持することは不可欠です。

Jotformは、私たちの活動を何倍にも拡大することを可能にします。

ドミトリー・セル、セールス&コミュニケーションリード、GenkiJACS

10年前、彼自身がGenkiJACSの学生でした。今日、彼は自分を日本に導いた同じプロセスを、将来の学生がナビゲートする手助けをしています。セルは、地球の裏側に移動する準備をしている学生にとって、個人的な指導がいかに重要であるかを理解しています。

「私たちのカスタマーサービスがすべてです」と彼は言います。2014年以来、GenkiJACSはJotformを使用して、学生からスタッフまで、関係者全員にとってデータ収集を簡単にしています。

GenkiJACSが日本全国で事業を拡大するにつれて、セルは新たな課題に直面しました:GenkiJACS体験を定義する個人的なタッチを失うことなく、組織を成長させる方法です。

その体験を維持するために、GenkiJACSはJotformエンタープライズにアップグレードしました。

Case study results at a glance

108,000件のフォーム送信

無制限の送信により、入学データ、プログラム固有のフォームなど、数ヶ月にわたるオンボーディングプロセスをサポート。

5つのキャンパスでのコラボレーション

Jotformエンタープライズは、組織が3つのキャンパスから5つに成長する中で、GenkiJACSのマーケティング、学生サポート、アカデミックチームをサポート。

107の最適化されたオンラインフォーム

Jotform Enterprise Analyticsを使用して、GenkiJACSのスタッフは高い送信率を確保するためにフォームを最適化。

きめ細かい学生体験の拡大

GenkiJACSの成長は近年加速しています。福岡、東京、京都のキャンパスに加えて、沖縄と名古屋に拡大しました。

組織は、最初の問い合わせや入学書類から、オンボーディングコミュニケーションや継続的なサポートまで、学生ライフサイクル全体を通じて豊富な情報を収集・管理しています。

「私たちは非常に要求の厳しい学校です」とセルは言います。「学生に可能な限り最高の体験をしてもらいたいのです。そのために、テストと要件を設けており、オンボーディングプロセスは非常に複雑です。」

スタッフは以前、オンラインフォームの送信を監視し、不足している情報をフォローアップし、学生をオンボーディングプロセスを通じて手動で進める作業にかなりの時間を費やしていました。

「学生が多数のフォームを提出しなければならない場合、以前は次のフォームを手動でプッシュしていました」とセルは言います。

同時に、チームは学生のエンゲージメントに対するより多くの可視性、フォームとワークフローを改善するためのより大きな柔軟性、そして収集する機密情報に対するより強力な監視を望んでいました。管理レベルでは、データセキュリティも懸念事項でした。

セルは、GenkiJACSを際立たせるパーソナライズされた体験を維持しながら、成長をサポートできるソリューションを必要としていました。

より多くの可視性、より少ない手作業

成長する業務をサポートするために、GenkiJACSはJotformエンタープライズにアップグレードしました。

「エンタープライズは、私たちのシルバーアカウントと比較して全く別物です」とセルは言います。

アップグレードにより、セルは実験する自由度が増し、オンボーディングプロセスの可視性が向上し、学生のサポートに集中する時間が増えました。Jotformエンタープライズは現在、マーケティング、学生サポート、アカデミックチーム全体で使用されています。

チームは必要なだけフォームを作成できるため、フォームを複製し、プロセスが進化するにつれて改良することができます。

さらに、Jotformエンタープライズ管理コンソールは、送信トレンド、エンゲージメント、フォームパフォーマンスに対するより大きな可視性を提供します。これにより、チームは摩擦点を特定し、フォーム完了率を向上させることができます。

Jotformワークフローは、もう一つの大きなメリットをもたらしました。現在、自動化されたワークフローが未完了のフォームに関するリマインダーを送信し、重要なオンボーディング情報を収集し、常時手動での監視を必要とせずに学生を入学プロセスを通じて進めます。

不足している情報を追跡する時間を費やす代わりに、スタッフは学生を直接サポートすることに集中できます。

「安心感を与えてくれます」とセルは言います。

学生をサポートすることは、彼らの情報を保護することも意味します。GenkiJACSが成長するにつれて、データガバナンスがますます重要になりました。

「日本には独自の法律があります。したがって、それらを遵守する必要があります」とセルは言います。

Jotformエンタープライズは、組織のコンプライアンス取り組みをサポートするためにローカルデータレジデンシーセンターを備えています。

条件付きロジックも日常業務の重要な部分になっています。フォームは、場所とプログラム要件に基づいて、将来の学生を適切な担当者に自動的にルーティングします。

Jotformのビジュアルインターフェースにより、部門全体での採用が容易になりました。Jotformワークフローのような高度なツールでさえ、プラットフォームのドラッグアンドドロップ機能により親しみやすいことが証明されました。

「ワークフローは単なるロジックです。ドラッグアンドドロップによるプログラミングです」と彼は言います。「Jotformのようなツールを選択する際には、使いやすさが最も重要だと思います。」

セルは、Jotformエンタープライズでの経験をこのようにまとめました。「使いやすさ、データ、そしてカスタマーサービスです。そして、スタッフがいかに透明性があるか、サービスがいかに透明性があるかです。追加料金や隠れたコストはありません。私たちが受けるカスタマーサービスの量は、私たちが期待していたものです。」

Jotform:力の増幅器

現在、GenkiJACSのスタッフは、管理タスクの管理に費やす時間が減り、学生のサポートに費やす時間が増えています。自動化されたワークフローにより、重要な情報が一貫して収集され、手動でのフォローアップの必要性が減少します。

「慣れるには時間がかかります。なぜなら、今までは『OK、これをやる必要がある』という感じでしたが、今では手を離して『システムが機能している』と言えるからです。問題がある場合にのみ関与します」とセルは言います。

管理コンソール分析と送信データを使用することで、チームは摩擦点を特定し、フォーム完了率を向上させ、学生コミュニケーションについて情報に基づいた意思決定を行うことができます。

エンタープライズは、役立つツールがたくさんある遊び場のようなものです。そして素晴らしいのは、この遊び場には助けてくれる大人がたくさんいることです。

ドミトリー・セル、セールス&コミュニケーションリード、GenkiJACS

これらの洞察により、GenkiJACSは入学およびオンボーディングプロセスを継続的に改善できます。仮定に頼るのではなく、チームは学生がフォームとどのようにやり取りするかを確認し、全体的な体験を向上させる調整を行うことができます。

最も重要なことは、自動化がGenkiJACSの人を第一とする哲学を損なうことなく拡大するのに役立ったことです。

セルは、反復的な管理作業を減らすことで、従業員がカスタマーサービスとオンボーディングプロセスに集中できるようになり、個人的なやり取りが違いを生むと言います。

バックグラウンドでより信頼性の高いプロセスが実行されることで、スタッフはデータを追いかける時間を減らし、学生が日本に到着する前に準備が整い、サポートされ、つながりを感じられるよう支援する時間を増やすことができます。

「Jotformは、私たちの活動を何倍にも拡大することを可能にします」とセルは言います。

パーソナルタッチを失わない成長

GenkiJACSにとって、Jotformエンタープライズは人を置き換えることではありません。人々が最高の仕事をするのを助けることです。

GenkiJACSは、学生が教室を離れた後も長く記憶に残る会話、ガイダンス、サポートのためにより多くの時間を生み出しました。これにより、組織は指導理念に集中し続けることができます。それは、学生が日本語を学ぶだけでなく、日本を学ぶことを支援することです。

GenkiJACSが成長を続ける中、セルはJotformエンタープライズの使用をさらに拡大する機会を見出しています。

彼は、チームがこれらの機会を単独で進めることはないと知っています。組織のエンタープライズへの移行全体を通じて、Jotformのオンボーディング、カスタマーサクセス、技術チームは、GenkiJACSが新しいワークフローを実装し、統合のトラブルシューティングを行い、プラットフォームからより多くの価値を得る方法を特定するのを支援しました。

「エンタープライズは、役立つツールがたくさんある遊び場のようなものです」とセルは言います。「そして素晴らしいのは、この遊び場には助けてくれる大人がたくさんいることです。」

セルは支援を喜んでいます。なぜなら、彼にとって最大の機会は単一の機能ではないからです。それは、GenkiJACSが成長するにつれて学生体験を改善し続ける自由です。