約160年にわたり、YWCA Greater Pittsburghは、重要な瞬間にコミュニティのために活動してきました。約50名のスタッフチームを擁するこの組織は、直接サービス、アドボカシー、幼児教育プログラム、保育などを提供しており、すべてあらゆる背景を持つ人々が繁栄できる未来というビジョンに導かれています。
しかし、多様な方法でコミュニティにサービスを提供することは、運営上の課題を生み出す可能性があります。YWCA Greater Pittsburghのプログラム評価マネージャーであるSharice Smalls氏によると、組織は機密情報の収集、申請書の審査、承認プロセスの実施、署名の収集、パートナーとの調整、複数のプログラムにわたるデータ追跡を行う必要がありました。
既存のソフトウェアの更新時期が来たとき、スタッフはこれらすべての責任をより簡単に管理できる技術が必要であることを認識し、チームがミッションに集中するためのより多くの時間とエネルギーを確保できるようにしたいと考えました。
[jotformエンタープライズ]は、私たちをコミュニティとより深く結びつけてくれました。
Sharice Smalls氏、プログラム評価マネージャー、YWCA Greater Pittsburgh
より包括的なシステムの必要性
jotformエンタープライズを導入する前、組織はBonterraのApricotケース管理ソフトウェア、紙のフォーム、スプレッドシート、電子メール、手動フォローアップに依存していました。このセットアップは、直接サービスのケース管理には適していました。
しかし、組織の活動がアドボカシー、コミュニティへの影響、より広範なデータ収集へと拡大するにつれ、スタッフはシステム内で作業するのではなく、システムを回避する方法を探すようになりました。スプレッドシート、やり取りの多い電子メール、手動でのデータ転送を使用して、ギャップを埋めていたのです。
そのため、Apricotとの契約更新時期が来たとき、YWCA Greater Pittsburghはいくつかの選択肢を検討しました。最終的に、Apricot、Typeform、FormAssembly、jotformにリストを絞り込みました。各プラットフォームにはそれぞれの強みがありましたが、最終的に組織は、複数の部門をサポートでき、スタッフにとって使いやすく、コミュニティ向けフォームと内部承認ワークフローの両方に対応できるソリューションを必要としていました。
さらに、COVID-19パンデミックとデジタルサービスへの広範な移行により、組織が時代に合わせて紙の申請書やその他の手動プロセスを置き換える必要があることが明確になりました。
非営利団体の予算に適したテクノロジー
多くの非営利団体と同様に、コストも大きな検討事項でした。YWCA Greater Pittsburghは、システムの使用頻度が減少しているにもかかわらず、Apricotを更新するために大幅な価格上昇に直面していました。一方、jotformの非営利団体向け割引は、組織が負担できる価格で多用途なプラットフォームを提供していました。
「次の選択肢と比較して、[jotformエンタープライズ]は25パーセントのコスト削減の差がありました」とSmalls氏は述べています。
これらの節約により、適応性を犠牲にすることなく予算内に収めながら、より多くのリソースをスタッフ配置、直接支援、プログラミング、アウトリーチに振り向けることができます。
組織全体の柔軟性
最終的に、チームはjotformエンタープライズを選択しました。これにより、Apricotと、印刷、手動でのルーティング、スプレッドシートでの追跡、電子メールでのフォローアップが必要だったフォームを含む、多くの紙ベースおよび電子メール中心のプロセスが置き換えられました。jotformエンタープライズにより、スタッフはこれらのプロセスを単一のより柔軟なプラットフォームに移行しました。
Smalls氏は、jotformエンタープライズが高度な技術的スキルやコーディングスキルを必要とせずに、複数の部門、コミュニティ向けフォーム、自動化された内部承認プロセスをどのようにサポートしているかについて語っています。スタッフは、フォーム、ワークフロー、承認、テーブル、レポート、電子署名、統合、ユーザーアカウントを1か所で簡単に管理できます。
実装は簡単で、エンタープライズサポートチームはZoom通話に参加してプロセスの設定方法を説明する準備ができていました。
「[jotformエンタープライズ]のサポートチームは非常に迅速に対応してくれました」とSmalls氏は述べています。
その結果、YWCAは印刷、手動ルーティング、重複したデータ入力、反復的なタスクを含むプロセスを迅速に置き換えました。スタッフはデータをよりスムーズに管理でき、プログラムやコミュニティメンバーにより多くの時間を費やすことができるようになりました。
不正の削減とデータの保護
組織で最も頻繁に使用されるワークフローの1つは、内部小切手請求プロセスです。これは、紙の小切手請求と助成金関連の支払いを財務部門を通じてルーティングするものです。
これらの請求を電子メールで管理していたとき、スタッフはCEOから送信されたように見える詐欺メールを受け取っていました。このプロセスをjotformエンタープライズに移行することで、提出内容の検証が容易になりました。
「[jotformエンタープライズ]は、組織内の不正を削減しました」とSmalls氏は述べています。
緊急支援へのアクセスの迅速化
jotformエンタープライズは、YWCA Greater Pittsburghがコミュニティメンバーを適切な支援プログラムに結びつけるのにも役立っています。組織の人気のあるリソース問い合わせフォームは、申請者が近年需要が増加している緊急基本ニーズプログラムの資格を持っているかどうかを判断するための情報を収集します。
「[jotformエンタープライズ]は、私たちをコミュニティとより深く結びつけてくれました」とSmalls氏は述べています。
ワークフローは、申請者が支援サービスの資格を持っているかどうかを自動的に判断します。資格があると判断された場合、申請者の情報は自動的にYWCAチームの関連メンバーに送信され、申請プロセスの次のステップでフォローアップできます。
資格がない場合は、自動メールで理由を説明し、資格を得るために役立つ可能性のあるアクションを提案し、他の潜在的なリソースを含むガイドにリンクします。
Gabbyという名前のjotform aiエージェントも、申請者がプロセスをナビゲートするのを支援します。リソース問い合わせフォームと連絡先フォームに接続されたGabbyは、よくある質問に答え、訪問者をリソースガイドの関連情報に誘導します。これにより、スタッフの時間のかかる反復的な作業が削減され、コミュニティメンバーが探している情報をより迅速に見つけられるようになります。
ミッションとともに拡張するプラットフォーム
フォームとワークフローは、緊急支援プログラムだけでなく、さらに多くのものを支えています。かつて紙ベースだった組織の年次エクイティアワード推薦プロセスは、現在デジタルで実行されています。
スタッフは、ExcelおよびOneDriveとの統合を使用して、外部の関係者と特定の情報を共有しています。これらの統合により、コミュニティメンバーや地元の政治家を含む組織外の審査員が、組織の内部システム全体にアクセスすることなく、アワードの推薦情報にアクセスできます。
jotformサインは、メディアリリース、支払い承認、幼児学習プログラムの保護者同意書の署名を収集する簡単な方法を提供します。jotformテーブルは、スタッフに提出物を追跡し、ワークフローの進捗を監視し、データを安全に保存するための一元化された場所を提供します。jotformエンタープライズの管理コンソールにより、ユーザーを管理し、組織全体で設定を更新できます。
「実行しているさまざまなことすべてにカスタマイズできるソフトウェアを探しているなら、[jotformエンタープライズ]が選択肢です」とSmalls氏は述べています。
より良い未来に向けた構築
YWCA Greater Pittsburghは、現在の課題に対応するためだけでなく、将来の目標を達成するためにjotformを選択しました。非営利団体のリーダーにとって、それが最も価値のあるメリットかもしれません。組織のプログラム、パートナーシップ、コミュニティのニーズとともに進化できるプラットフォームです。
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