カレッジフットボールプレーオフ(CFP)は、毎年アメリカンフットボールの大学チャンピオンを決定するポストシーズンイベントです。2026年1月に開催されたCFP全国選手権大会には3,000万人以上が視聴しました。これは2025年のワールドシリーズ第7戦や2026年のNBAファイナルよりも高い視聴者数です。
CFP全国選手権大会のプレッシャーは、シーズンを通じてこの聖地にたどり着いたチームだけが感じるものではありません。CFP組織、特にイベント&ホスピタリティチームも同様にプレッシャーを感じています。このチームには、CFPのVIPゲストに比類のない優れた体験を提供するという年次責任があります。
登録ゲストには数百人のVIP(カンファレンスコミッショナー、大学学長、アスレチックディレクター、テレビ局幹部、主要ステークホルダー、選考委員会メンバー(マーク・ダントニオ、ガス・マルザーン、プロフットボール殿堂入りのランドール・マクダニエルなど))が含まれるため、最高のパフォーマンスを発揮する必要があります。
当初、イベント&ホスピタリティチームは、複数のタイプのRSVP、登録ニーズ、決済プロセスを管理していました。これらすべてを処理するために使用していたツールの組み合わせは高価で、安全な取引を処理するように構築されておらず、知名度の高い組織にふさわしいエンドユーザー体験が欠けていました。
そこで、CFPのベンダーの1社がJotformの使いやすさを強調したことで、イベント&ホスピタリティチームは、VIP登録プロセスにおいてJotformがいかに柔軟に対応できるかをすぐに理解しました。同時に、登録フォームにSquare連携を組み合わせ、統一されたワークフローを構築しました。
短期間で、CFP全国選手権大会の登録、ゲスト通知の自動化、安全な決済、イベント前後の財務照合が、CFPにふさわしいブランド体験となりました。
カレッジフットボールプレーオフ導入事例の結果概要
50%以上
JotformとSquareのツールセットにより、CFPのイベント&ホスピタリティチームは(以前の登録ソリューションと比較して)50%以上のコスト削減を実現しました。
30以上
イベント&ホスピタリティチームは、ボウルミーティングから年間最優秀ボランティア投票まで、年間30以上のイベントを管理しています。
イベント登録と入金処理を容易にするために開発者は必要ありません。JotformとSquareにより、チームはより効率的に作業でき、余った時間を最も得意とすることに使えるようになりました。
複数のシステムが顧客体験の低下を招く
重要なゲストの登録、招待状の管理、ロジスティクスの処理、アクティビティのスケジューリングは、すべてのイベントチームにとってかなり一般的な課題です。
しかし、CFPのアリソン・ドーティ(イベント&ホスピタリティ担当シニアディレクター)とサム・バーマン(イベント&ホスピタリティコーディネーター)は、普通のイベントチームではありません。
彼らの責任は、プレーオフの宿泊施設と会議のロジスティクスを調整し、全国選手権試合(および年間の主要イベント)のVIPゲスト体験を促進することです。しかし、試合登録、PCI認定決済の収集、適切な認証処理に使用していたツールは高価で、サイロ化されており、不十分でした。
断片化されたアプローチは、ゲストが登録中に複数のプラットフォームを操作しなければならないことを意味し、その結果、ゲスト情報が複数のシステムに分散していました。決済はさらに複雑さを増しました。決済は登録とは別に収集され(決済追跡はスプレッドシートとメールに依存)、チームは登録後に一部の参加者に手動で請求書を発行する時間を費やす必要がありました。
組織と期待が成長するにつれて、業務効率とプレミアムなゲスト体験のバランスを取ることがますます困難になりました。ドーティとバーマンは、CFP全国選手権大会の週末に向けて業務を準備するのではなく、貴重な時間を情報の照合に費やすことになりました。
JotformとSquareによる統一されたブランドワークフロー
理想的な世界では、CFP全国選手権大会のVIPゲストは、一流組織を反映したシームレスでブランド化された体験の中で、登録と決済を1つの流れで完了できるでしょう。これにより、スタッフはすべての取引をより明確に把握できます。
「私たちは複数のプラットフォームとワークフローを組み合わせて使用していました」とドーティは説明します。「異なるウェブサイトを使い、一部のことはメールで社内処理していました。そのため、本当に1つの運用システムを探していました。」
Jotformの試用により、Square連携を通じてクレジットカード情報を安全に収集できることがわかりました。そして、Jotformエンタープライズにアップグレードすると、無制限のフォームへのアクセスと、CFPブランドのワークフローでフォームをホワイトラベル化する機能を獲得しました。
まもなく、ドーティとバーマンは、登録、ホテル、交通などの複雑なロジスティクスを1つのワークフローに統合しました。
多忙なVIPに複数のシステムを操作させる代わりに、CFPは現在、VIP参加者が以下のことを行える1つのブランド化された登録体験を提供しています
- RSVP
- イベントオプションとチケットの選択
- 自動メール確認とリマインダーの受信
- 1か所での決済完了
ドーティは興奮していました。「Jotformは私たちにとって素晴らしいものでした。なぜなら、異なるプラットフォームを使って実現しようとしていたすべてのことを、1つのソリューションで達成できたからです。」
Squareが決済収集を簡素化
CFPにとって「円を四角にする」ことは、安全な決済収集を試合登録ワークフローに直接埋め込む能力でした。
「ゲストが全国選手権試合のチケットを購入するために、Jotform内のSquare連携を使用していますが、シームレスです」とバーマンは述べています。「ゲストがチケットを購入したかどうか、または何枚購入したかを確認するために時間を費やす必要はありません。すでに支払いが完了していることがわかります。」
バーマンとCFPチームにとって、Squareをソリューションの一部として含めることは、いくつかの重要な項目をチェックすることになります:決済は即座に収集され(CFPに通知が送信され)、取引は安全でPCI認定されており、照合ははるかに簡単になり、そしておそらく最も重要なことに、ゲスト体験が向上します。ゲストは現在、すべて(簡単な領収書の取得を含む)が1つのセッションで処理されたという確信を持っています。
「本当に素晴らしいのは(Squareの)リマインダー機能です」とバーマンは言います。「ゲストに支払いを思い出させたいときに設定するだけで、まだ支払っていない場合は通知を送信し続けます。これは非常に役立ちます。
「照合の面では、Squareのインターフェースは本当にナビゲートしやすいです。誰かの名前を入力して、支払い済みと未払いをソートできます。VIPフォームは大規模なグループをカバーしています。そのため、彼らはフォームに入り、何枚のチケットが欲しいか、どの価格帯かを選択します。それは直接Squareに送られます。JotformとSquareは本当に手を取り合っています。私の仕事が楽になるだけです。」
AリストのゲストにふさわしいVIP体験
JotformとSquareは現在、イベント&ホスピタリティチームが毎年CFP全国選手権大会週末への250以上のVIP登録を管理し、約500のVIPゲスト体験を促進するのを支援しています。
ゲストは、1つの合理化されたワークフローを通じて、登録、チケット購入、確認を完了します。これは、最初から最後までCFPブランドを反映した洗練された体験です。
「ゲストのための登録プロセスと全体的なCFP体験を超高級にしましたが、同時に簡単にもしました」とバーマンは説明します。「Jotformにより、すべてを1か所にまとめることができたので、最初から最後までのゲスト体験がつながっています。」
JotformとSquareで収益を保護
JotformとSquareのツールセットへの切り替えにより、過去の全国選手権試合の以前のVIP登録ソリューションと比較して、CFPのイベント&ホスピタリティチームは50%以上のコスト削減を実現しました。さらに、登録ワークフロー内で決済を自動化することで、ドーティとバーマンは請求書の送信や領収書リクエストへの対応に費やす時間が減り、優れたCFP全国選手権大会体験を提供することにより多くの時間を費やせるようになりました。
ドーティはその違いを強調しました:「スポーツ招待の分野では、人々は本当に高価なソリューションを選びます。それが必要だと思っているからです。それに比べて、Jotformは高価ではありません。そしてSquare連携以前は、おそらく収益を取りこぼしていました。収集がスプレッドシートやメモで行われていたからです。サイト内の連携により、必要なすべての支払いを確実に収集できるようになりました。」
スポーツ招待の分野では、人々は高価なソリューションを選びます。それが必要だと思っているからです。それに比べて、Jotformは高価ではありません。
アリソン・ドーティ、イベント&ホスピタリティ担当シニアディレクター、CFP
JotformエンタープライズがCFPチームを強化
ワークフローの統合を超えて、JotformエンタープライズはCFPイベント&ホスピタリティチームにVIP登録体験の所有権を与えます。チームは自分でフォームを構築および編集でき、リアルタイムで登録を更新でき、各CFP全国選手権大会開催都市を反映するようにフォームをカスタマイズできます。また、他の部門や異なるイベントタイプでもJotformを使用できます。
例として、このプラットフォームはCFP全国選手権大会のVIP登録を超えて拡大し、年間30以上の会議やイベントをサポートしています。現在、ボランティア投票から社内在庫リクエストまで、あらゆることに使用されています。
「在庫フォームは小さな例です」とバーマンは述べています。「しかし、それはオフィス内で象徴的なプロセスを作り出しました。私たちは、内部であれ外部であれ、すべての会議やイベントでブランドを示したいと考えており、Jotformがそれを可能にしてくれました。」
この作業を行うため、またはプロセスをまとめるのを手伝ってもらうために、リモートのサードパーティベンダーに依存するのではなく、チームはプロジェクトを管理し、必要なときにいつでもどのようにでもフォームを作成またはカスタマイズする権限を与えられています。「すべてのツールはJotformを介して私たちに提供されており、私たちがそのプロセスをコントロールしています」とドーティは言います。
CFP全国選手権大会のVIP登録のためのソリューションとして始まったものは、組織全体の内部運営とイベント管理をサポートする、より広範な運用プラットフォームに進化しました。
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JotformとSquareを使用することで、CFPイベント&ホスピタリティチームは、断片化されたイベント運営を1つのブランド化されたワークフローに統合し、チームにコントロールを与え、収益を保護し、プレミアムなゲスト体験をサポートすることができました。
「CFPの価値観の1つは卓越性とパフォーマンスの一貫した向上です。その文脈でウェブサイトについて話すのは馬鹿げているように聞こえるかもしれませんが、それこそがJotformが実現したことです:チームのパフォーマンスを向上させました」とドーティは述べています。
「JotformとSquareに技術ソリューションがあるため、より効率的になることができます。VIPが全国選手権試合に登録するとき、私たちにとって1つのシームレスな体験があり、ゲストにとっては向上した登録体験があります。」
Jotformエンタープライズが組織に何ができるかを知りたいですか?詳細については、営業チームにお問い合わせください。
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