Jotformの新しいCanvas連携で教育現場の業務フローをもっと効率的に

Jotformは、世界で利用されている数百種類のプラットフォームと連携しており、複数のシステムを行き来することなく業務フローを自動化できます。そして今回、教育機関向けの新たな連携機能が加わりました。

Instructureが提供するCanvasは、北米の高等教育市場でトップシェアを誇る学習管理システム（LMS）です。学生の在籍数を基準とした市場シェアは50％に達しています。また、米国の幼稚園から高校までの教育機関でも、1,100万人以上の生徒や教育関係者に利用されています。

JotformとCanvasの新しい連携を使えば、授業が始まる前に必要な事務作業を自動化できます。

教育機関では毎学期、授業開始前に数百件から数千件もの登録手続きを処理しています。新入生の入学申請や教職員の研修申し込み、社会人向け継続教育プログラムの受講登録など、その内容はさまざまです。

これまでは、教職員がCanvasのアカウント作成や受講者の登録、システム間の情報転送を手作業で行うケースが少なくありませんでした。Jotformとの連携により、こうした業務を自動化し、教育プログラムの規模拡大にも柔軟に対応できます。その結果、教職員は本来の役割である教育や学習支援に、より多くの時間を充てられるようになります。

利用可能な連携アクション　

JotformとCanvasの連携では、授業開始前に必要となる代表的な2つの事務作業を自動化できます。

1. 新規学生アカウントの作成：フォームが送信されると、Canvasに新しい学生アカウントが自動的に作成されます。

これにより、管理担当者がIT部門に申請し、承認を待ってから手作業でアカウントを作成する必要がなくなります。学生が公開オンライン登録フォームを送信すると、Canvasのユーザーアカウントが安全かつ即座に作成されます。学生はすぐにCanvasを利用でき、教職員の事務作業の負担も軽減されます。

2. コースへの受講者登録：フォームで選択された内容に基づき、既存のCanvasユーザーを指定のコースに自動登録します。

Canvasアカウントを持つユーザーがオンラインフォームから特定のコースに申し込むと、該当するCanvasのコースに自動的に登録されます。これにより、受講者名簿を手作業で更新する必要がなくなり、学生や受講者は必要な授業や研修にすばやくアクセスできるようになります。

活用例と導入メリット

JotformのCanvas連携により、学校や大学が学習は、、円滑な学習環境を支えるさまざまな事務作業を自動化できます。学生、教員、職員のいずれを対象とする場合でも、教育現場全体の業務フローを効率化し、手作業による負担を軽減できます。ここでは、教育機関での代表的な活用例を紹介します。

Jotformのフォーム作成ツールでCanvas連携を設定する方法

JotformとCanvasを連携するには、フォームビルダーで設定を開き、左側のメニューから連携をクリックし、Canvas by Instructureを検索します。

学生の作成またはコースへの登録から選択します。続いて、次へをクリックして設定を進めます。

次の画面では、Canvasアカウントの情報として、学校のCanvas LMSドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの入力が求められます。まずCanvas LMSのドメインを入力し、残りの情報をCanvasアカウントから取得しましょう。

Canvas LMSのクライアントIDとクライアントシークレットを取得するには、管理者としてCanvasにログインし、管理メニューを開きます。対象のアカウントを選択し、開発者キーをクリックして、ドロップダウンメニューから APIキーを選択します。

次に、Key Settingsを入力します。覚えやすい名前を連携に付けます連携機能には、覚えやすい名前を付けましょう。Redirect URIsセクションに、https://secure.jotform.com/integration/oauth/callbackを入力します。Canvasアカウントに関連付けられているメールアドレスをOwner Emailフィールドに入力します。　

新しいDeveloper Keyの設定では、必要に応じてアクセス権限の範囲を制限できます。設定が完了したら、保存 をクリックします。

次の画面では、デベロッパーキーが作成されたことが表示され、Canvas LMSクライアントシークレットが表示されます。クライアントシークレットをコピーして、すぐにJotform Canvas連携設定ページに貼り付けることも、次のステップでCanvas LMSクライアントIDを取得する際に新しいシークレットを生成することもできます。

Developer Key Createdと表示されたポップアップを閉じると、Developer Keysページに戻ります。連携設定に必要な最後の情報であるCanvas LMSクライアントIDは、Details列に記載されている番号です。

Canvas LMSクライアントシークレットをまだコピーしていない場合は、Jotformの連携設定画面に戻る前に、クライアントIDの下にあるRegenerate Secretをクリックしてください。最後に、Stateのスイッチをオンに切り替えてから、次の手順に進みます。

両方の認証情報をCanvas LMSドメインの下にあるJotform連携設定に貼り付け、認証をクリックして接続を完了します。

続いて、Canvasのポップアップ画面が表示され、連携の承認を求められます。連携を承認した後、Jotformフォームビルダーでフォームの各項目とCanvasの項目を対応付けます。保存をクリックして連携を有効にします。

フォームに別のアクションを追加するには、次の画面で新しいアクションを追加ボタンをクリックします。既存の連携を編集するには、鉛筆アイコンをクリックしてください。その他の操作は、縦に3つの点が並んだその他のオプションメニューから選択できます。

JotformのワークフロービルダーでCanvas連携を設定する方法

Canvasとの連携は、Jotformワークフローに直接追加することもできます。これにより、Canvasの各アクションを実行するタイミングをより細かく設定できます。承認プロセスやメール送信、条件分岐などのワークフロー機能とCanvasを組み合わせることで、教育機関の業務に合わせた柔軟なワークフローを構築できます。

たとえば、Canvasで新しい学生アカウントを作成する前に、管理者の承認が必要な場合を考えてみましょう。まず、入学登録フォームを使って承認ワークフローを作成します。

ワークフロービルダーで、ページの左側にある要素を追加をクリックし、ワークフロー要素メニューから連携タブを選択します。Canvas連携をクリックするか、ドラッグ＆ドロップしてワークフローに追加します。

次に、Canvasを連携アクションの実行条件となるステップに接続します。連携をクリックして追加した場合は、ワークフロー内の承認要素に自動的に接続されます。ドラッグ&ドロップで追加した場合は、承認要素にカーソルを合わせ、その周囲に表示される青いプラス記号をクリックしたまま、Canvas要素まで接続線をドラッグします。

Canvasを追加したら、ワークフロー内のCanvas要素にある設定を完了をクリックします。使用するCanvasのアクションを選択し、画面の案内に従ってCanvasアカウントの接続とアクションの設定を行います。

JotformとCanvasをまだ連携していない場合は、学校のCanvas LMSドメイン、クライアントID、クライアントシークレットが必要です。前のセクションの手順に従ってCanvas Developer Keyを作成し、必要な情報を取得してください。

Canvasアカウントを認証が完了したら、Jotformのフォームフィールドを対応するCanvasフィールドを紐付け、設定を保存します。

これで、Canvasを教育現場のより幅広いワークフローに組み込めるようになります。例えば、学校がコースの受講申し込みを受け付け、承認プロセスを経て、承認された受講者を該当するCanvasのコースに自動登録できます。

さらに要素を追加・接続することで、Canvasのアクション前後に必要な処理も自由に設定できます。これにより、申し込みから受講登録までの一連のプロセスを効率化し、管理担当者の手作業による負担を軽減できます。

申し込みから学習開始までをスムーズに

多くの教育機関にとって、Canvasは欠かせないツールです。Jotformを活用すれば、プログラムへの参加申請やイベントの申し込み、受講登録など、学習者がフォームに入力した情報をCanvasに自動転送できます。

JotformとCanvasの連携により、申し込みから学習開始までのプロセスがスムーズになります。教職員はシステム間のデータ転送に時間を費やすことなく、学生の学習支援により多くの時間を充てられます。 また、学習者も必要なコースにすばやくアクセスし、学習を開始できるようになります。