JotformのEdTech Trends 2026レポートによると、教育関係者が求めているのはツールの数を増やすことではなく、シームレスに連携する少数のツールです。学区や大学のリーダーにとって、この結果はより大きな運用上の課題を浮き彫りにします。すなわち、テクノロジーの分断を減らしつつ、すべての部門に最新かつ時間を節約できるツールを提供することです。
そのため、教育機関が新たな学年度に備える中で、多くの機関が日々の業務を支えるテクノロジーを見直しているのも当然のことと言えます。
デジタルの悩みの種
当社のレポートでは、教師や教授の73パーセントが、最大の悩みはデジタルシステム同士がうまく連携しないことだと回答しています。そのうち半数は、タブを常に切り替えたり、複数のプラットフォームを使いこなしたり、一日中ログインとログアウトを繰り返したりしています。
学区が互いに連携していないツールに依存すると、いくつかの課題に直面します。
- 生産性の低下：職員は生徒の成功に集中する代わりに、使いにくく摩擦の多いテクノロジーと格闘することになります。
- データのサイロ化：出席、成績、部門ごとのデータがそれぞれ別々の泡の中に閉じ込められてしまいます。管理者、教師、その他の職員が同じデータを見ることができなければ、すべてが停滞します。
- セキュリティとコンプライアンスのリスク：システムが統合されていない場合、職員は手作業による回避策に頼ることが多く、エラーのリスクや、生徒の機密情報を不必要に扱うリスクが高まります。
つながりのあるキャンパスを築く
教育関係者が必要としているのは、チーム間で情報がシームレスに移動し、反復的な作業が自動化され、各部門が必要なデータに対して適切なレベルのアクセス権を持つ、安全で共有可能なプラットフォームです。
そこで役立つのがjotformエンタープライズとjotformチームです。この2つを組み合わせることで、各部門がワークフローを標準化し、情報を安全に共有し、手作業のプロセスを削減できる共同作業スペースが実現します。これにより、職員はシステムの管理に費やす時間を減らし、生徒を支援することにより多くの時間を割けるようになります。
新学期に向けたツールキット
生徒がキャンパスに戻ってくる前に、貴校の業務をシンプルにするのに役立つワークフロー、コラボレーションツール、ベストプラクティスをご紹介します。
jotformエンタープライズは、互いに連携しないアプリケーションをさらに増やすのではなく、これらの各機能をサポートします。教育機関は、職員が管理すべきツールの数を減らしながら、ワークフローを標準化できます。
1. FERPAに準拠したオンラインフォームで記録管理を一元化する
jotformのオンラインフォームは、管理業務のワークフローをデジタル化し、分断されたプロセスを解消し、職員と生徒にとってよりつながりのある体験を生み出すための、安全でスケーラブルな方法を学校に提供します。
これらのフォームは生徒の情報を収集するため、教育機関には強力なセキュリティとプライバシーの管理が必要です。jotformエンタープライズには、FERPAへの準拠をサポートするだけでなく、生徒の記録を収集、保存、管理するために必要なセキュリティを提供する機能が含まれています。
jotformチームは、各部門が共有ワークフローで協力し、権限を管理し、必要な情報に安全にアクセスできる、一体感のある作業スペースを提供します。
安全な生徒記録同意フォームを作成するのがどれほど簡単か、ご覧になりたいですか？こちらの短い動画をご覧ください。
2. jotform aiエージェントで学区の業務を効率化する
管理業務の増大は、リクエストの処理、システムの維持、部門間での情報のやり取りを担うITチームやサポートスタッフにさらなる負担をかけます。jotform aiエージェントは、その負担を軽減するのに役立ちます。これらは定型的なやり取りを自動化し、カスタム開発を必要とせずに大量のワークフローを効率化します。
- ITおよび管理サポートを自動化する。貴校のポリシー、ドキュメント、手順をjotform aiエージェントに学習させることで、職員、生徒、保護者からのよくある質問に24時間体制で回答できるようになります。
- 自然な会話を通じて情報を収集する。jotform aiエージェントは、ウェブ上やWhatsAppなどでの会話形式のやり取りを通じて情報を収集します。その後、構造化されたデータをjotformテーブルに安全にルーティングし、フォローアップに活用できます。
- 部門間でワークフローをつなぐ。jotform aiエージェントは、承認ワークフローを開始し、機関の記録を更新し、連携したシステムと情報を共有することで、手作業による引き継ぎを削減します。
- 安全なアクセス制御を維持する。機密情報への権限とアクセスを管理しながら、さまざまな対象者向けにjotform aiエージェントを設定できます。これらのアクセス制御は、機関のガバナンスとプライバシー要件をサポートします。
反復的な管理業務を自動化することで、jotform aiエージェントは、教育機関が応答時間を短縮し、運用上の負担を軽減し、教職員が生徒に集中できる時間を増やすのに役立ちます。
教育関係者が今日どのようにAIを活用しているのかは、こちらの動画をご覧ください。
3. jotformサインで承認を迅速化する
学区や大学全体で承認業務を管理することは、しばしば何千もの文書を調整することを意味します。こうしたプロセスが紙のフォームや長々としたメールのやり取りに依存していると、承認が滞り、可視性が低下し、管理業務はあっという間に積み重なっていきます。
jotformサインは、文書の承認を統合されたデジタルワークフローへと移行させます。これにより、教育機関は電子署名を収集し、進捗を追跡し、関係者間の足並みをそろえることが容易になります。
- 承認を滞りなく進める。自動リマインダーにより、職員、生徒、保護者、従業員が、手作業でのフォローアップを必要とせずに期限内に文書を完成させることができます。
- 文書の説明責任を強化する。完成したすべての文書には、安全な記録管理と透明性をサポートする詳細な監査証跡が含まれます。
- 部門間のコラボレーションを改善する。jotformサインは、権限を持つ職員が文書のステータスを把握できるようにし、各部門がより効率的に承認を調整するのに役立ちます。
実際の効果：ヘンリコ郡公立学校
ヘンリコ郡公立学校の英才教育プログラムチームは、かつて英才児を特定するために紙ベースのプロセスに頼っていました。そのプロセスでは、手作業による追跡、郵送によるフォーム、そして繰り返しのフォローアップが必要でした。jotformサインの導入により、同学区はこのプロセスを大幅に効率化しました。
- 保護者が署名済みフォームを返送する速度が2倍になりました。
- 職員は毎年112労働週に相当する時間を節約できました。
「jotformエンタープライズを強くお勧めします。時間の節約、あらゆる機能、あらゆる連携、できることのすべてが、本当に素晴らしいです。」 — Jenna Conlee氏、英才教育スペシャリスト、ヘンリコ郡公立学校
ヘンリコ郡公立学校の事例の全文をお読みください。
4. jotformアプリで一元化されたリソースハブを作成する
情報が複数のウェブサイト、ポータル、コミュニケーションチャネルに分散していると、フォーム、サービス、機関のリソースへの容易なアクセスを提供することは難しくなります。
jotformアプリを使えば、教育機関は、フォーム、文書、ワークフロー、重要な情報を1つの安全な場所にまとめた、ブランドに合わせたノーコードアプリを作成できます。機関は、保護者向けポータル、生徒向けリソースハブ、職員向け社内アプリを構築し、不可欠なリソースを簡単に見つけられるようにできます。
各部門は自分たちのアプリを管理でき、一方で管理者は一元的な監督、権限、ガバナンスを維持できます。アプリの更新は組織全体に自動的に反映されるため、追加のメンテナンスなしで全員が最新の情報にアクセスできます。
jotform aiアプリビルダーでリソースハブをさらに迅速に構築する
jotformのaiアプリビルダーは、簡単なプロンプトに基づいてアプリを生成することで、機関がカスタマイズされたリソースハブをより迅速に立ち上げるのに役立ちます。教員向けオンボーディングポータル、生徒サービスハブ、スポーツリソースセンターなど、何を構築する場合でも、生成されたアプリを素早く調整して貴校のニーズに合わせることができます。
ITチームや管理チームがjotform aiアプリビルダーでカスタマイズされたアプリを素早く作成する方法は、こちらの短い解説動画をご覧ください。
5. キャンパス全体のスケジュール管理をシンプルにする
学区や大学の予約を調整するには、多くの場合、複数の部門、共有リソース、そして競合するスケジュールが関わってきます。予約リクエストが個別のツールや手作業でのメールのやり取りで処理されると、管理業務が増え、スケジュールのミスが起こりやすくなります。
Jotformはスケジュール管理を一元化し、部門や個人がより効率的に予約を管理できるよう支援します。各職員は、空き状況、予約上限、バッファ時間を設定することで、スケジュールの重複を防ぐことができます。
各部門は安全なワークスペース内で共有の予約カレンダーを管理でき、一方で管理者は監督と適切な権限を維持できます。自動の確認通知とリマインダーにより、手作業でのフォローアップなしで予約を滞りなく進められ、予約の見逃しや管理業務の手間を削減します。
既存のカレンダーツールと連携する
Jotformのスケジュール管理機能は、Google カレンダーやMicrosoft Outlookなど、貴校がすでに使用しているツールと連携します。予約は連携されたカレンダーと自動的に同期されるため、チームは既存のワークフローを変更することなく、正確なスケジュールを維持し、予約の重複を回避できます。
貴校がjotformエンタープライズを使ってスケジュール管理のワークフローを作成、カスタマイズ、自動化する方法は、こちらの短いチュートリアルをご覧ください。
6. すべてのデジタル体験にアクセシビリティを組み込む
アクセシビリティは、貴校のあらゆるデジタル施策の一部であるべきです。障害を持つアメリカ人法（ADA）に基づくタイトルIIの要件が更新され、ウェブコンテンツやモバイルアプリケーションに影響を及ぼしています。その結果、学校、学区、大学は、オンラインサービスや情報の提供方法をより詳しく見直すようになっています。
アクセシブルなフォームは、すべての生徒、保護者、教員、職員が必要なサービスにアクセスできるようにするのに役立ちます。部門間でアクセシビリティを標準化することは、リスクを軽減し、すべての人にとってより一貫した体験を生み出すことにもつながります。
jotformエンタープライズは、次のような機能を備えたツールで、機関がアクセシブルなフォームを構築するのを支援します。
- アクセシビリティ要件をサポートする。当社のフォームには、機関がセクション508およびWCAG 2.1レベルAAのアクセシビリティ要件を満たすのに役立つ機能が含まれています。これには、スクリーンリーダー、キーボードナビゲーション、十分なカラーコントラストのサポートが含まれます。
- アクセシビリティの問題を早期に特定する。組み込みのアクセシビリティチェッカーは、フォームの作成時に分析を行い、潜在的な問題を強調表示し、起こりうるアクセシビリティの問題を解決するための推奨事項を提供します。
- 部門間でアクセシブルなフォームを標準化する。管理者は承認済みのフォームを作成し、部門が再利用できるようテンプレートとして共有できます。これにより、個人がフォーム作成に費やす時間が削減されるだけでなく、機関全体で一貫したアクセシビリティ基準を維持するのにも役立ちます。
タイトルIIのコンプライアンス期限は、あっという間にやってきます。貴校がデジタル体験のアクセシビリティを確保するための時間を持てるよう、今すぐ準備を始めましょう。
アクセシビリティ要件と導入戦略について詳しくは、教育機関向けのアクセシブルなオンラインフォームのガイドをご覧ください。または、以下の動画でJotformのアクセシビリティ機能の実際の動作をご覧ください。
よりつながりのあるキャンパスを構築する準備はできましたか？
すべての部門により効率的に連携するためのツールを提供して、新学期に備えましょう。ワークフローがつながると、情報が安全に流れ、コラボレーションが向上し、職員が管理業務に費やす時間が減り、生徒をサポートする時間が増えます。
jotformエンタープライズは、キャンパスや学区をまたいだコラボレーションのために設計された、安全でスケーラブルなソリューションにより、教育機関が管理業務の複雑さを軽減するのを支援します。貴校が今学期、よりつながりのあるキャンパスをどのように構築できるかについては、jotformエンタープライズの営業チームにお問い合わせください。
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