Microsoft Formsで休暇申請フォームを作成する方法

休暇申請の方法が時代遅れになっていませんか？従業員にメールで送ってもらったり、机の上に置いてもらったり、オフィス中に大声で伝えてもらったりしているなら、答えは「はい」です。オンラインフォームなら記録管理が効率的になり、従業員も提出しやすくなります。 

すでにMicrosoft 365を利用している組織であれば、Microsoft Formsはプロセスの近代化を始めるのに最適な出発点です。このガイドでは、Microsoft Formsで休暇申請フォームをゼロから作成する方法と、カスタマイズ可能なテンプレートを使って作成する方法を解説します。また、Microsoft Formsが必要な機能に対して物足りない場合に備えて、Jotformで同じことを行う方法も紹介します。

Microsoft Formsの簡単な紹介

Microsoft Formsは、ほとんどのMicrosoft 365プランに同梱されている軽量なアンケート・フォーム作成ツールです。簡単な投票やクイズ、登録、そして休暇申請のような基本的なデータ収集を目的に設計されています。このプラットフォームについてさらに詳しく知りたい方は、Microsoft Formsの使い方に関するガイドをご覧ください。

Microsoft Formsで休暇申請フォームをゼロから作成する方法

休暇申請フォームをゼロから作成するのに、わずか数分しかかかりません。

1. forms.office.comにアクセスし、Microsoft 365アカウントでサインインします。
2. ホームページで新しいフォームをクリックします。

3. ページ上部の無題のフォームをクリックし、「休暇申請フォーム」のようなタイトルに置き換えます。その下に、フォームの目的を説明する短い説明文を追加します（例：「希望する休暇の少なくとも2週間前にこのフォームを提出してください。」）。

4. 新規追加をクリックして、フォームに質問を追加し始めます。Microsoft Formsでは、選択肢、テキスト、評価、日付、ランキング、リッカート、ファイルアップロード、ネットプロモータースコアの8つの質問タイプから選べます。休暇申請フォームの場合、おそらく次のフィールドが必要になるでしょう：

• 従業員名（テキスト）
• 従業員IDまたはメールアドレス（テキスト）
• 部署（選択肢）
• 休暇の種類 — 有給、病気、私用など（選択肢）
• 開始日（日付）
• 終了日（日付）
• 休暇の理由（テキスト — 長文回答）
• 上司の名前（テキスト）
• 追加メモ（テキスト — 長文回答）

5. 日付や休暇の種類など、必ず入力してほしいフィールドについては、必須スイッチをオンに切り替えます。
6. 右上のプレビューをクリックして、デスクトップとモバイルでフォームがどのように表示されるかを確認します。
7. すべて問題なければ、回答を収集をクリックし、リンクをコピーしてチームと共有します。メールで送ったり、SharePointやTeamsに貼り付けたりすることもできます。

これが、基本的なMicrosoft Formsの休暇申請フォームを設計する一連の流れです。この時点で、フォームは公開され、申請を受け付ける準備が整っています。しかし、それがあなたのニーズに完全に合致しているとは限らず、他の選択肢にはさらなるメリットがあります。

Microsoft Formsのテンプレートを使って休暇申請フォームを作成する方法

白紙の状態から始めるのが苦手な方のために、Microsoft Formsには閲覧できるテンプレートギャラリーがあります。ただし大きな難点は、選べる休暇申請テンプレートの種類がそれほど多くないことです。

最も近いのは、有給・病気休暇フォームというテンプレートです。あらゆる用途に完璧というわけではありませんが、しっかりとした出発点になります。使い方は次のとおりです：

1. Microsoft Formsのテンプレートギャラリーにアクセスします。
2. 見つかるまで、利用可能なテンプレートをスクロールします。

3. テンプレートをクリックし、テンプレートを使用をクリックしてエディタで開きます。
4. 組織のポリシーに合わせて、タイトル、質問、回答の選択肢をカスタマイズします。
5. フォームに満足したら、回答を収集をクリックしてリンクを共有します。

Jotform：休暇申請フォームを作成するためのより強力な選択肢

Microsoft Formsには、企業がフォームをカスタマイズする際に使用する多くの機能が不足しています。たとえば、ドラッグ＆ドロップのデザイン、柔軟性、条件分岐ロジック、支払いフィールド、HRツールとの高度な連携などは見当たりません。

これらのいずれかが必要な場合、あるいは単にフォームをより細かく制御したい場合は、JotformはMicrosoft Formsの代替ツールとして検討する価値があります。Jotformは無料プランと、20,000種類以上の既成テンプレートを備えたノーコードのフォームビルダーを提供しています。また、Microsoft 365のサブスクリプションがなくても利用できるため、チームが複数のツールを併用している場合にも便利です。

Migrate existing forms instantly

オンラインフォームを一から作り直す必要はありません。既存のフォームや送信データを、ワンクリックで、Jotformアカウントに移行できます。これにより、手を抜くことなくデータを収集することができます。

フォームURL フォームをJotformに移行する

Your form can not be migrated.

Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.

または

ゼロから始める

Jotformで休暇申請フォームを作成する方法

Jotformで休暇申請フォームを作成するには、2つの方法があります。テンプレートを使用するか、ゼロからフォームを作成するかのいずれかです。 

ゼロから設計するには、マイワークスペースタブに移動し、作成 + ボタンをクリックします。すると、AIに希望内容を伝えたり、例をアップロードしたり、必要に応じて追加要素を加えたりできる画面に移動します。

既存のテンプレートから設計する方法は次のとおりです：

1. jotform.comで無料のJotformアカウントに登録するか、すでにお持ちの場合はログインします。
2. 画面上部のテンプレートにカーソルを合わせて、ドロップダウンメニューを表示します。
3. フォームテンプレートを選択します。

4. 「休暇申請フォーム」を検索し、お好みのテンプレートを選択します。
5. 任意のフィールドをクリックして、ラベルを編集したり、必須に設定したり、検証ルールを追加したりします。
6. フォームデザイナー（ペイントローラーのアイコン）を使って、会社のブランディングに合わせて色、フォント、レイアウトを変更します。
7. 最初の見出しの上をクリックして、フォームの上部にロゴを追加します。
8. 画面上部の公開をクリックし、フォームのリンク、埋め込みコード、またはQRコードをコピーしてチームと共有します。

休暇申請を集めることは、仕事の半分にすぎません。それらを管理することも同様に重要です。だからこそ、Jotformで受け取るすべてのフォーム送信は、スプレッドシートとデータベースを融合したjotformテーブルに自動的に集約されます。これを使えば、各申請を簡単に並べ替え、フィルタリング、色分けし、メモを追加できます。また、カレンダービューを作成して、スケジュールの重複が人員配置の問題になる前に見つけることもできます。

Jotformの休暇申請テンプレートで作成の手間を省く

ドラッグ＆ドロップさえも手間に感じるなら、Jotformには近道があります。わずか数クリックで複製・カスタマイズできる200種類以上の休職テンプレートから選べます。人気のあるものをいくつか挙げると、次のとおりです。

• 休暇申請テンプレート：これは、開始日と終了日、休暇の種類、上司の承認フィールドを備えた、休暇申請を提出するためのシンプルなフォームです。

• 休暇取得申請フォームテンプレート：これは、緊急連絡先や引き継ぎメモのセクションを備えた、もう少し詳細なオプションです。

ニーズに最も近いものを選び、質問を入れ替え、ロゴを追加すれば、準備完了です。

次のフォームはJotformで作成しよう

休暇申請フォームは、チームの運営がどれだけスムーズに進むかに静かに影響を与える、日常的なワークフローの一つです。これを正しく運用すれば、休暇管理はほとんど目に見えない形で、ただバックグラウンドで動くプロセスになります。

Microsoft Formsはしっかりとした出発点ですが、フォームの品質はデータの品質に直接影響します。利用可能な最良の選択肢を使う価値があり、それはニーズの変化に応じて意味合いが変わることもあります。

だからこそ、Jotformの無料テンプレートを使えば、必要な情報を常に収集できるカスタムフォームを簡単に設計できます。当社のフォームテンプレートデータベースをご覧いただき、今日から始めましょう。