小規模ビジネスの在庫管理が、付箋やバージョンがいくつも乱立したスプレッドシート、そして誰も更新を覚えていない共有ドライブで回っている状態では、在庫切れや過剰在庫は避けられません。寄せ集めの単体ツールよりも、体系化された仕組みのほうが常に優れています。しかも、そうした仕組みの構築は、複雑でもお金がかかるものでもありません。
Microsoft 365に組み込まれているフォームビルダーであるMicrosoft Formsは、在庫数や在庫調整を手軽に記録する方法を求める小規模チームにとって、1つの選択肢になります。本格的な在庫管理システムの代わりにはなりませんが、すでにMicrosoftのエコシステムを日常的に使っていて、数量を集計するための基本的なフォームがほしいだけなら、妥当な出発点と言えます。
ここでは、その設定方法と、使い続けて物足りなくなったときにステップアップする方法を紹介します。
Microsoft Formsで在庫管理を行う方法（ステップバイステップ）
Microsoft Formsを使った在庫管理とは、入荷・出荷・棚卸のたびにチームが入力するフォームを作成することを意味します。基本的なワークフローは、ほかのMicrosoftフォームを作成する場合と同じで、在庫管理に特化したフィールドを加えるだけです。
在庫を記録するためのMicrosoftフォームの作成方法は次のとおりです。
- Microsoft 365の資格情報でMicrosoft Formsにサインインし、新しいフォームをクリックします。
- 無題のフォームをクリックして、フォームに名前を付けます。「週次在庫カウント」や「在庫調整ログ」といったものがよいでしょう。さらに、チームが何を記録すればよいかを正確に把握できるよう、短い説明を追加します。
- 在庫管理用のフィールドを追加します。プラス記号（+）をクリックし、各フィールドの形式を選択します（たとえば、品名・SKU・数量にはテキストフィールドを、カウントを実施した日付には日付フィールドを使用します）。
- 質問と、必要に応じて回答の選択肢を入力します。新規質問を追加をクリックし、必要なフィールドがすべてそろうまで続けます。
- スタイルをクリックし、在庫室のスマートフォンやタブレットなど、どのデバイスでもフォームが読みやすく見やすくなるレイアウトとカラースキームを選びます。
- 準備ができたら、回答を収集をクリックして、チームとフォームを共有します。メールやリンクで共有できるほか、棚の近くにQRコードを掲示しておけば、在庫が変動したその瞬間に更新を記録できます。
これで完了です。ただし、注意点があります。Microsoft Formsは在庫データを収集できますが、それを管理するために作られたものではありません。すべての入力を手作業で行う必要があります。Microsoft Forms単体では、商品が売れるたびに数量を自動的に差し引いたり、累計から減算したりすることはできず、SKUが残りわずかになったときに知らせてくれる機能もありません。
注文が入るたびに在庫数を自動更新する動的な在庫管理システムを求めるなら、Microsoft FormsをMicrosoft Power AppsやSharePointと組み合わせる必要があります。これには多くの場合カスタム開発が伴い、ほとんどの小規模チームにはそのための時間やリソースがありません。
シンプルなカウントや単発の棚卸であれば、分岐ロジックやテーマのカスタマイズといったMicrosoft Formsの機能で十分に対応できます。しかし、それ以上のことをしようとすると、たちまちボトルネックになってしまいます。
Jotformで在庫管理を行う方法
動的に更新でき、ビジネスの成長に合わせて拡張できる、より高機能な仕組みを構築したいなら、Jotformは優れたMicrosoft Formsの代替となります。
Jotformを使えば、カスタマイズ可能なフォーム、連携したテーブル、ノーコードのアプリ構築ツールを通じて在庫データを収集・管理できます。6つもの別々の製品を無理やりつなぎ合わせる必要はありません。すべてが同じシステム内で連携して動作し、コードやカスタム開発は一切不要です。
まずは、モバイル対応のスマートフォームから始めましょう。チーム全員がスマートフォンやタブレットから、在庫室の現場で、Wi-Fiが不安定な場合でも在庫調整を記録できます。Jotformは20,000種類以上の無料フォームテンプレートを提供しており、すぐに使える在庫管理フォームも含まれています。さらに、ドラッグ＆ドロップ式のビルダーで、レイアウト、フォント、スタイル、カラーをカスタマイズできます。
在庫フォームからのすべての送信内容はJotformテーブルに直接連携されるため、送信された瞬間に各エントリーがライブで一元管理されたテーブルに流れ込みます。手作業でのエクスポートやコピー＆ペーストは不要です。チーム全員がリアルタイムで在庫数を共有して確認でき、Jotformの在庫ウィジェットを追加すれば、商品の在庫が上限に達した時点で自動的に注文の受付を停止できます。
また、Jotformを使えば、ノーコードで完結する在庫管理アプリを数秒で構築することもできます。jotformアプリはデフォルトでモバイル対応しており、すぐに使える在庫アプリのテンプレートを使えば、さらにすばやく始められます。小売店や飲食店など向けに作られたテンプレートがそろっています。以下はその一例です。
Jotformに組み込まれた自動化機能は、条件分岐ロジック、自動メール、請求書、ワークフローといった在庫管理の反復的な作業を、150以上の連携機能とともに処理します。また、決済を受け付けるチームのために、Jotformは40以上の決済ゲートウェイと連携しています。
すでにMicrosoft Formsでフォームを作成済みですか？手作業で作り直す必要はありません。Jotformの移行ツールが、既存のフォーム（およびその送信データ）をJotformアカウントに取り込むため、これまでの履歴を失うことなく乗り換えられます。
手軽に在庫管理を始めましょう
Microsoft Formsは基本的な在庫カウントを行うには役立ちますが、チーム全体にまたがる動的な在庫管理のために作られたものではありません。自動更新も、在庫僅少アラートもなく、フォームをチーム全員が使える連携型のワークスペースに変える手段もありません。
Migrate existing forms instantly
オンラインフォームを一から作り直す必要はありません。既存のフォームや送信データを、ワンクリックで、Jotformアカウントに移行できます。これにより、手を抜くことなくデータを収集することができます。
Your form can not be migrated.
Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.
Jotformは、より優れたデータ収集体験、組み込みの自動化、そしてより完成度の高い在庫管理ワークフローで、そのギャップを埋めます。これらすべてが1つのアプリに備わり、コーディングは一切不要です。
ぜひご自身で確かめてください。今すぐJotformを無料でお試しください。
この記事は、在庫データを手軽に収集・管理する方法を探している、スモールビジネスのオーナー、オペレーションチーム、在庫管理担当者、管理チームを対象としています。
コメントの送信: