歯科医院で歯科衛生士や受付リーダーを採用すること自体は簡単な部分です。多くの医院が静かに時間を失うのは、内定通知書を送った後の期間なのです。
歯科医院における新規採用者の書類手続きは、特に手間のかかるものです。HIPAAトレーニングの同意確認、OSHAの血液媒介病原体に関する文書、免許・資格の確認、バックグラウンドチェックの同意書、さらにはすべての雇用主に必要な標準的な税務・福利厚生関連の書類が含まれます。
これらの書類がすべてメールのやり取り、紙のフォルダ、そして「あれはサインされたかどうか」という誰かの記憶の中に分散して保管されていると、オンボーディングは数日から数週間へと延び、コンプライアンス上の抜け漏れが生じます。
継続的なトレーニングは、さらにもう一つの層を加えます。歯科医院では、感染対策プロトコルを最新の状態で把握している人は誰か、HIPAAの再トレーニングが必要な人は誰か、そしてCPR（心肺蘇生）の再認定が必要な人は誰かを追跡する必要があります。そして、委員会の検査や監査が行われた場合に、スタッフがトレーニングを最新の状態に保っていることを証明できなければなりません。
スケジュール管理は、それ自体が頭痛の種です。複数のチェア（規模の大きなグループでは複数の拠点）にまたがる歯科衛生士、歯科助手、受付対応の間で、ショートメッセージでやり取りされるシフト交代や休暇申請は、患者がすでにチェアに座ってから初めて気づくような人員不足へとつながります。
この点において、多くの医院はいまだに医療コンプライアンス向けではなく小売業のシフト勤務向けに作られたツールを使っているか、あるいはスケジュール管理ツールをまったく使っていません。
デジタルオンボーディングのワークフローを使えば、すべての新規採用者を同じ手順に沿って自動的に進めることができます。フォーム、電子署名、書類の収集、そして必要なすべてが実際に順序通り、期限内に完了したという明確な記録が残ります。
トレーニングや資格の追跡も同じ方法で行うことができ、期限が切れた後ではなく切れる前にリマインダーが送信されます。また、スタッフのスケジュール管理フォームや休暇申請フォームは、グループチャットに代わって、実際に追跡可能で、管理者が一目で把握できる仕組みを提供します。
jotformエンタープライズを使えば、歯科医院はコードを一行も書くことなく、これらすべてを構築できます。HIPAA対応のオンボーディングフォーム、必要なすべての電子署名に対応するjotformサイン、そしてトレーニング記録を散在させることなく監査に対応できる状態で保つワークフローを実現します。優れたチームは良い意志だけで動くわけではありません。正しく物事を行うことをデフォルトにしてくれる仕組みによって動いているのです。
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