JT’s Landscape Maintenance in Waterford Township, Michigan, is een klein familiebedrijf. Het personeel heeft doorgaans meer werk dan tijd om het uit te voeren. Dus tijd besparen die kan worden gebruikt om meer opdrachten binnen te halen, maakt een echt verschil voor de winst.
In het verleden vertrouwde het bedrijf op een combinatie van papier en mappen om het werk bij te houden. Maar tijdens een werkbezoek op een dag vroeg een potentiële klant om een offerte. Het bleek dat die dag het teamlid van JT’s de papieren kopie van het offerteformulier niet bij zich had. Het was een ontnuchterend moment.
Op zoek naar een oplossing ontdekte het personeel van JT’s Jotform via een Google-zoekopdracht. Toen ze zich realiseerden dat ze al hun papieren formulieren konden digitaliseren met de PDF-editor van Jotform, vervingen ze hun handmatige processen door een combinatie van online formulieren, Jotform Apps, AI-assistenten, een rekenfunctie en samenwerkingstools.
Sinds het gebruik van Jotform eerder dit jaar heeft JT’s Landscape Maintenance nieuwe omzetmogelijkheden ontsloten, tijd bespaard en de teamcoördinatie verbeterd.
JT’s Landscape Maintenance + Jotform: Resultaten in één oogopslag
$120.000 per jaar aan potentiële omzet
Het personeel gebruikte de AI App Builder om een samenwerkingshub te creëren die het team van JT’s de ruimte geeft om nieuw werk aan te nemen. Ze schatten dat het extra werk tot $10.000 aan maandelijkse omzet zal genereren.
Meer dan $3.000 besparing per jaar
Het digitaliseren van offertes en facturen verlaagde de kantoorbenodigdhedenkosten met ongeveer $260 per maand — geld dat nu wordt gebruikt voor lunches voor medewerkers.
Verbeterde teamcoördinatie
De mobiele workflows van JT’s verbeterden het inzicht, de communicatie en de efficiëntie bij alle opdrachten.
Een groeiend bedrijf dat vastloopt in papieren processen
Jarenlang vertrouwde JT’s Landscape Maintenance op papieren formulieren, handgeschreven offertes en handmatige coördinatie om de dagelijkse werkzaamheden af te handelen. Maar naarmate het bedrijf begon te groeien, vond het hechte team het steeds moeilijker om
- Prijzen te standaardiseren
- Snel offertes ter plaatse op te stellen
- Kantoorpapierwerk georganiseerd te houden
- Veldteams te coördineren over meerdere opdrachten
Jonathan Dickman, hybride operations-adviseur en het “Zwitserse zakmes” van het bedrijf, wist dat het team een beter schaalbaar systeem nodig had.
“We werkten op papier,” bevestigt Dickman. “Alles [zat] in mappen en manillaenveloppen…. Het werd gewoon te rommelig voor ons.”
JT’s ontdekte dat de afhankelijkheid van papier leidde tot inconsistente prijzen en offertes, evenals ongeorganiseerde klantplanningen.
Onder de oppervlakte speelden andere gerelateerde problemen, zoals geen eenvoudige manier om nieuw personeel op te leiden, bedrijfskennis te delen of de beveiliging van klantgegevens te waarborgen.
Operaties centraliseren met de AI App Builder
Het opruimproces begon met Dickman die online zocht naar bewerkbare PDF’s. Dat leidde hem naar de Jotform PDF-editor, en van daaruit zocht hij naar manieren om Jotform effectief te integreren in andere onderdelen van het bedrijf.
Hij kreeg een ingeving toen hij besefte dat het maken van een app twee problemen tegelijk kon oplossen: hoe je eenvoudig offertes ter plaatse kunt maken en hoe je alle teamleden operationeel op één lijn kunt krijgen.
Dickman gebruikte Jotform Apps om aangepaste interne apps te maken die het team kan gebruiken tijdens mobiele werkzaamheden.
Naast andere hulpmiddelen voor medewerkers bevatten de apps
- Materiaalcalculators
- Offertegidsen
- Urenregistraties voor medewerkers
- Doorzoekbare klantgegevens
AI gebruiken om app-gebaseerde offertes te stroomlijnen
Dickman ontdekte hoe eenvoudig het was om de app die hij aanvankelijk had gemaakt (en de workflows die hij en het personeel nodig hadden) aan te passen — zonder enige programmeerkennis.
In plaats van dingen handmatig uit te schetsen — zoals het maken van aparte tabbladen binnen de app voor verschillende lay-outs en eenvoudigere navigatie — beschreef hij gewoon de aanpassingen die hij wilde aan de AI-bouwer van Jotform.
“Het verloopt gewoon naadloos,” verwondert Dickman zich. “Ik luister daadwerkelijk naar wat [Podo] zegt en naar zijn verfijnende aanbevelingen. Zo heb ik al die handige dingen voor elkaar gekregen.”
Hij merkte dat het zelfsturende karakter van de AI-bouwer hem hielp zijn apps van basis naar geavanceerd te laten groeien, inclusief geavanceerdere functies zoals de materiaalcalculator.
De materiaalcalculator, een cruciaal onderdeel van het opstellen van offertes, helpt het veldteam van JT’s om automatisch een aangepaste kostprijs voor landschapsmateriaal te berekenen op basis van grondvolume, mulchbehoeften, graszodenschattingen en steen-/granietgewicht.
Het personeel kan die informatie vervolgens meenemen naar de materiaalwinkel om te halen wat ze nodig hebben, wat tegelijkertijd tijd bespaart en het opstellen van offertes standaardiseert.
In plaats van te vertrouwen op één persoon voor offertes, routing, prijsstelling of projectcoördinatie, benadrukt Dickman nu dat “iedereen in realtime toegang heeft tot dezelfde hulpmiddelen…. Het brengt iedereen tegelijkertijd op één lijn.”
Nieuwe zakelijke kansen creëren door papier te vervangen
Door papieren processen om te zetten in bronrijke AI-gestuurde apps kan JT’s Landscape Maintenance profiteren van nieuwe (en aanzienlijke) zakelijke kansen, de administratieve lasten verminderen en veldteams de hulpmiddelen geven die ze nodig hebben om zelfstandig te werken.
JT’s veranderde zijn zakelijke potentieel op twee specifieke manieren met behulp van Jotforms AI App Builder:
- Verhoogd omzetpotentieel: Door naar schatting vijf uur per week terug te winnen, kan het bedrijf nieuwe opdrachten aannemen, wat neerkomt op $10.000 aan extra maandelijkse omzet. Ook besparen ze meer dan $3.000 door papierwerk en workflows te digitaliseren.
- Betere teamcoördinatie: De gedeelde mobiele workflows van het bedrijf verbeterden het inzicht, de efficiëntie en de communicatie bij alle opdrachten, wat de verwarring overal verminderde.
Het bedrijf kreeg ook de mogelijkheid om ter plaatse upsell-kansen voor te stellen, operationele vragen in realtime te beantwoorden en nieuwere medewerkers — die niet bekend zijn met typische verkoopgesprekken — te begeleiden met tips van “Grizz”, zijn Jotform AI-assistent.
Het resultaat van het integreren van een assistent in de dagelijkse workflow van het bedrijf is een snellere onboarding van medewerkers en ondersteuning in en buiten het veld.
Een klein bedrijf met workflows op enterprise-niveau
JT’s Landscape Maintenance transformeerde zijn activiteiten van papieren coördinatie naar een verbonden digitaal systeem aangedreven door Jotform AI. Het digitale ecosysteem helpt het bedrijf nu om nieuwe opdrachten te benutten, workflows te vereenvoudigen en medewerkers meer mogelijkheden te geven.
Zoals Dickman het verwoordt: “Het is echt iets prachtigs.”
Verstuur Opmerking: