De College Football Playoff (CFP) is het postseason-evenement dat elk jaar de nationale kampioen van college football bepaalt op het veld. Meer dan 30 miljoen mensen keken in januari naar het CFP National Championship 2026 — een hogere kijkcijfers dan Game 7 van de World Series 2025 en de NBA Finals 2026.
De druk van het CFP National Championship wordt niet alleen gevoeld door de teams die het hele seizoen hebben gewerkt om dat heilige veld te bereiken. Het wordt ook gevoeld door de CFP-organisatie, inclusief het Events & Hospitality-team, wiens jaarlijkse verantwoordelijkheid het is om een ervaring van ongeëvenaarde excellentie te leveren aan de lijst met VIP-gasten van de CFP.
Wanneer je geregistreerde gasten honderden VIP’s omvatten — conferentiecommissarissen, universiteitspresidenten en sportdirecteuren, televisie-executives, belangrijke belanghebbenden en selectiecommissieleden (Mark Dantonio, Gus Malzahn en pro football Hall of Famer Randall McDaniel, om er een paar te noemen) — moet je immers je beste beentje voorzetten.
Aanvankelijk jongleerde het Events & Hospitality-team met meerdere soorten RSVP’s, registratiebehoeften en betalingsprocessen. De mix van tools die ze gebruikten om dit alles af te handelen was duur, niet gebouwd om veilige transacties af te handelen en miste de eindgebruikerservaring die een organisatie met een hoog profiel waardig is.
Dus toen een van de leveranciers van CFP het gebruiksgemak van Jotform benadrukte, ontdekte het Events & Hospitality-team al snel hoe flexibel het kon zijn voor hun VIP-registratieproces. Tegelijkertijd koppelden ze een Square-integratie aan hun registratieformulier, waardoor een uniforme workflow ontstond.
In korte tijd werden registraties voor het CFP National Championship, geautomatiseerde gastmeldingen, veilige betalingen en financiële afstemming voor en na het evenement een merkervaring die de CFP waardig is.
College Football Playoff casestudy resultaten in één oogopslag
Meer dan 50%
De Jotform & Square-toolset leverde meer dan 50% besparing op voor het Events & Hospitality-team van de CFP (ten opzichte van de vorige registratieoplossing).
30+
Het Events & Hospitality-team beheert meer dan 30 jaarlijkse evenementen, van Bowl-vergaderingen tot de verkiezing van Vrijwilliger van het Jaar.
Er zijn geen ontwikkelaars nodig om evenementregistraties en deposito’s te faciliteren. Jotform & Square stellen het team in staat om efficiënter te werken, zodat ze de extra tijd kunnen gebruiken voor waar ze het beste in zijn.
Meerdere systemen dragen bij aan een mindere klantervaring
Het registreren van belangrijke gasten, het beheren van uitnodigingen, het afhandelen van logistiek en het plannen van activiteiten zijn vrij gebruikelijke knelpunten voor elk evenemententeam.
Het Events & Hospitality-team van de CFP, Allison Doughty (senior director of Events & Hospitality) en Sam Berman (Events & Hospitality coordinator), zijn echter niet zomaar een evenemententeam.
Het is hun verantwoordelijkheid om de accommodatie en vergaderlogistiek van de playoff te coördineren en VIP-gastervaringen te faciliteren voor de nationale kampioenschapswedstrijd (naast belangrijke evenementen gedurende het jaar). Maar de tools die ze gebruikten om wedstrijdregistraties, PCI-gecertificeerde betalingsverzameling en juiste accreditatie af te handelen waren duur, gesegmenteerd en ontoereikend.
De gefragmenteerde aanpak betekende dat gasten tijdens de registratie door meerdere platforms moesten navigeren; als gevolg daarvan leefde gastinformatie verspreid over meerdere systemen. Betalingen voegden een extra laag complexiteit toe. Ze werden los van registraties verzameld (betalingstracking was afhankelijk van spreadsheets en e-mail), waardoor het team tijd moest besteden aan het handmatig factureren van sommige deelnemers na registratie.
Naarmate de organisatie en de verwachtingen groeiden, werd het steeds moeilijker om operationele efficiëntie en een premium gastervaring in balans te brengen. Doughty en Berman merkten dat ze waardevolle tijd besteedden aan het afstemmen van informatie in plaats van hun operaties voor te bereiden op het CFP National Championship-weekend.
Eén merkworkflow aangedreven door Jotform en Square
In een perfecte wereld zouden de VIP-gasten van het CFP National Championship hun registratie en betalingen voltooien in één naadloze, merkervaring — een weerspiegeling van een eersteklas organisatie. Dit zou het personeel ook beter inzicht geven in elke transactie.
“We gebruikten een mix van platforms en workflows,” legde Doughty uit, “verschillende websites, en sommige zaken handelden we gewoon intern af via e-mail. Dus we waren echt op zoek naar één operationeel systeem.”
Een proefperiode van Jotform leidde tot de ontdekking dat ze veilig creditcardinformatie konden verzamelen via de Square-integratie. En toen ze upgradeden naar Jotform Enterprise, kregen ze toegang tot onbeperkte formulieren en de mogelijkheid om hun formulieren te voorzien van een eigen label in een CFP-merkworkflow.
Binnen korte tijd hadden Doughty en Berman complexe logistiek zoals registratie, hotel, vervoer en meer geconsolideerd in één enkele workflow.
In plaats van drukke VIP’s te vragen door meerdere systemen te navigeren, biedt de CFP nu één merkregistratie-ervaring waar VIP-deelnemers kunnen
- RSVP’en
- Evenementopties en tickets selecteren
- Geautomatiseerde e-mailbevestigingen en herinneringen ontvangen
- Betalingen op één plek voltooien
Doughty was enthousiast. “Jotform was geweldig voor ons omdat het alles bereikte wat we wilden doen met verschillende platforms, allemaal in één oplossing.”
Square vereenvoudigt betalingsverzameling
“De cirkel rond maken” voor de CFP was het vermogen om veilige betalingsverzameling rechtstreeks in de wedstrijdregistratieworkflow in te bedden.
“We gebruiken de Square-integratie binnen Jotform voor onze gasten om tickets voor de nationale kampioenschapswedstrijd te kopen, en het is naadloos,” zei Berman. “Er is geen noodzaak om tijd te besteden aan controleren of een gast tickets heeft gekocht en/of hoeveel. Ik weet dat ze al betaald zijn.”
We gebruiken de Square-integratie binnen Jotform voor onze gasten om tickets voor de nationale kampioenschapswedstrijd te kopen, en het is naadloos.
Sam Berman, Events & Hospitality Coordinator, CFP
Voor Berman en het CFP-team voldoet het opnemen van Square als onderdeel van de oplossing aan verschillende belangrijke punten: betalingen worden onmiddellijk verzameld (met meldingen verzonden naar CFP), transacties zijn veilig en PCI-gecertificeerd, afstemming is veel eenvoudiger, en misschien wel het belangrijkste, de gastervaring is beter. Gasten hebben nu vertrouwen dat alles (inclusief eenvoudig ophalen van bonnetjes) in één sessie is afgehandeld.
“Wat echt fijn is, is de herinneringsfunctie (in Square),” zegt Berman. “Je stelt gewoon in wanneer je gasten wilt herinneren aan betaling, en het blijft die meldingen versturen als ze nog niet hebben betaald, wat super handig is.
“Aan de afstemmingskant is de Square-interface echt gemakkelijk te navigeren. Ik kan iemands naam intypen en sorteren wat betaald en verschuldigd is. Het VIP-formulier dekt een grote groep mensen. Dus ze gaan naar binnen, kiezen hoeveel tickets ze willen en tegen welk prijspunt. Dat gaat rechtstreeks naar Square. Jotform en Square gaan echt hand in hand samen. Het maakt mijn werk gewoon makkelijker.”
Een VIP-ervaring die past bij een A-lijst van gasten
Jotform en Square helpen het Events & Hospitality-team nu bij het beheren van meer dan 250 VIP-registraties voor het CFP National Championship-weekend — en faciliteren jaarlijks ongeveer 500 VIP-gastervaringen.
Gasten voltooien registratie, ticketaankopen en bevestigingen via één gestroomlijnde workflow. Het is een gepolijste ervaring die van begin tot eind het CFP-merk weerspiegelt.
“We hebben het registratieproces en de algehele CFP-ervaring voor onze gasten super high-end gemaakt — maar ook gewoon gemakkelijk,” legde Berman uit. “Jotform heeft ons echt in staat gesteld om alles op één plek te zetten, zodat de gastervaring van begin tot eind verbonden is.”
Inkomsten beschermen met Jotform en Square
De overstap naar de Jotform- en Square-toolset leverde een besparing van meer dan 50 procent op voor het Events & Hospitality-team van de CFP ten opzichte van de vorige VIP-registratieoplossing voor nationale kampioenschapswedstrijden uit het verleden. Bovendien besteden Doughty en Berman door het automatiseren van betalingen binnen de registratieworkflow minder tijd aan het versturen van facturen en het beantwoorden van bonnetjesverzoeken en meer tijd aan het leveren van een uitzonderlijke CFP National Championship-ervaring.
Doughty benadrukte het verschil: “Vaak kiezen mensen in de sportuitnodigingsruimte voor de echt dure oplossing omdat ze denken dat ze dat nodig hebben. In vergelijking is Jotform niet duur. En vóór de Square-integratie lieten we waarschijnlijk geld op tafel liggen omdat de verzameling via spreadsheets of notities werd gedaan. De integratie binnen de site zorgde ervoor dat we alle betalingen verzamelen die we nodig hebben.”
In de sportuitnodigingsruimte kiezen mensen voor de dure oplossing omdat ze denken dat ze dat nodig hebben. In vergelijking is Jotform niet duur.
Allison Doughty, Senior Director of Events & Hospitality, CFP
Jotform Enterprise stelt het CFP-team in staat
Naast het consolideren van workflows geeft Jotform Enterprise het CFP Events & Hospitality-team eigenaarschap over zijn VIP-registratie-ervaring. Het team kan zelf formulieren bouwen en bewerken, registraties in realtime bijwerken en formulieren aanpassen om elke CFP National Championship-gaststad weer te geven. Ze kunnen Jotform ook gebruiken in andere afdelingen en voor verschillende evenemententypen.
Als voorbeeld is het platform uitgebreid van CFP National Championship VIP-registraties naar ondersteuning van meer dan 30 vergaderingen en evenementen per jaar. Het wordt nu gebruikt voor alles, van vrijwilligersstemmen tot interne inventarisverzoeken.
“Het inventarisformulier is een klein voorbeeld,” zei Berman. “Maar het heeft een symbolisch proces binnen het kantoor gecreëerd. We willen dat al onze vergaderingen en evenementen — of ze nu intern of extern zijn — ons merk laten zien, en Jotform heeft ons in staat gesteld dat te doen.”
In plaats van te vertrouwen op een externe leverancier op afstand om dit werk te doen — of om hen te helpen hun processen samen te stellen — is het team in staat om projecten te beheren en formulieren te creëren of aan te passen wanneer en hoe ze maar willen. “Alle tools worden ons gegeven via Jotform, en wij hebben de controle over dat proces,” zegt Doughty.
Wat begon als een oplossing voor CFP National Championship VIP-registraties is geëvolueerd tot een breder operationeel platform dat interne operaties en evenementenbeheer in de hele organisatie ondersteunt.
***
Door Jotform en Square te gebruiken, kon het CFP Events & Hospitality-team gefragmenteerde evenementenoperaties consolideren in één enkele, merkworkflow, waardoor het team controle kreeg, inkomsten beschermde en een premium gastervaring ondersteunde.
“Een van onze CFP-waarden is uitmuntendheid en het consequent verhogen van prestaties. Het klinkt misschien gek om over een website in die zin te praten, maar dat is echt wat Jotform heeft gedaan: het heeft de prestaties van ons team verhoogd,” zei Doughty.
“We kunnen efficiënter zijn omdat we de technische oplossing hebben in Jotform en Square. Wanneer VIP’s zich registreren voor de nationale kampioenschapswedstrijd, is er één naadloze ervaring voor ons en een verhoogde registratie-ervaring voor onze gasten.”
Benieuwd wat Jotform Enterprise voor uw organisatie kan doen? Neem contact op met ons verkoopteam voor meer informatie.
Verstuur Opmerking: