Peggy Adams Animal Rescue League voldoet aan de behoeften van de gemeenschap met Jotform Enterprise

De Peggy Adams Animal Rescue League, opgericht in 1925, heeft in haar meer dan 100-jarige geschiedenis voor meer dan 1,5 miljoen dieren gezorgd.

Met die ruime ervaring in dierenopvang begrijpt de organisatie wat er nodig is om huisdieren uit asielen te houden: het ondersteunen van huisdiereigenaren. Wanneer mensen te maken krijgen met financiële problemen of met gedrags- of gezondheidsproblemen van hun huisdier, is het afstaan van het dier aan een asiel vaak hun allerlaatste optie.

Om het voor leden van de gemeenschap makkelijker te maken deze uitdagingen aan te pakken en huisdieren thuis te houden, biedt de organisatie diensten aan zoals een dierenkliniek, een voedselbank voor huisdieren, voordelige hondentrainingen en meer.

Deze allesomvattende aanpak omvat meerdere programma’s en contactmomenten met de gemeenschap, waardoor de medewerkers van Peggy Adams veel informatie moeten beheren. Ze moeten er ook voor zorgen dat hun diensten toegankelijk zijn voor alle leden van de gemeenschap, wat betekent dat ze materialen in verschillende talen aanbieden en deze eenvoudig toegankelijk maken op mobiele apparaten.

Peggy Adams Animal Rescue League + Jotform Enterprise: Toepassingen

De uitdaging: Geïsoleerde gegevens, papieren formulieren en te veel tools

Shalise Franklin, de coördinator digitale marketing van de opvang, vertelt dat de organisatie in het verleden geen standaardmanier had om informatie voor al haar programma’s te verzamelen of te beheren. Elke afdeling gebruikte haar eigen tools en methoden. De gegevens van de organisatie waren geïsoleerd in deze verschillende afdelingen, vaak in papieren formulieren, waardoor ze moeilijk toegankelijk waren of met elkaar te vergelijken. Informatie was vaak maar voor één gebruiker toegankelijk.

Dat was voordat de organisatie Jotform Enterprise ging gebruiken.

“Het is echt een centrale manier om informatie binnen de hele opvang te verzamelen”, zegt Franklin. Als de interne “Jotform-goeroe” van de opvang is ze altijd op zoek naar nieuwe manieren om het platform in te zetten voor het werk van de opvang.

Inspelen op de behoeften van de gemeenschap met formuliervertaling en mobiele toegang

Bovenal, zegt Franklin, heeft Jotform Enterprise de organisatie in staat gesteld om met leden van de gemeenschap te communiceren op de manier die zij prefereren. Voor diverse gemeenschappen zoals die in Zuid-Florida betekent dat het aanbieden van diensten in verschillende talen.

Met de functie voor formuliervertaling van Jotform hoeven medewerkers geen formulieren in meerdere talen uit te printen. De invuller van het formulier kan gewoon een taal selecteren, en het formulier wordt direct voor hem vertaald.

Het is belangrijk voor ons dat we zoveel mogelijk drempels voor onze klanten wegnemen. Door formulieren in het Engels en Spaans aan te bieden, zorgen we ervoor dat meer mensen in onze gemeenschap toegang krijgen tot de zorg en diensten die ze nodig hebben.

Shalise Franklin, coördinator digitale marketing, Peggy Adams Animal Rescue League

“Het is belangrijk voor ons dat we zoveel mogelijk drempels voor onze klanten wegnemen”, zegt Franklin. “Door formulieren in het Engels en Spaans aan te bieden, zorgen we ervoor dat meer mensen in onze gemeenschap toegang krijgen tot de zorg en diensten die ze nodig hebben.”

Die flexibiliteit geldt ook voor het bieden van mobiele toegang tot formulieren. “Onze klanten gebruiken niet echt zoveel desktops of computers”, zegt Franklin. “Het is meer mobiel. Dus als we zo mobiel-gericht mogelijk kunnen zijn, merken we dat dat altijd de beste aanpak is.”

Met Jotform kunnen medewerkers een scanbare QR-code voor elk formulier maken en deze ophangen in de dierenkliniek, bij evenementen of overal in het veld.

“Mensen kunnen gewoon een QR-code [voor een formulier] scannen die ergens op ons terrein te vinden is en het ter plekke invullen”, zegt Franklin. “Fluitje van een cent. Klaar.”

Ondersteuning voor marketing en evenementen

Voor een marketeer als Franklin is een tool die integreert met e-mailmarketingtools zoals Mailchimp een uitkomst. Ze gebruikt de integratie van Jotform met Mailchimp om mensen aan te melden voor de e-maillijsten en nieuwsbrieven van het asiel. Elke e-mail die via Mailchimp wordt verstuurd, bevat een opt-in-optie waarmee lezers zich kunnen abonneren op relevante mailinglijsten.

“Ze kunnen op ja of nee klikken om zich op onze e-maillijst te abonneren”, zegt Franklin. “Als ze op ja klikken, worden ze toegevoegd aan Mailchimp en helpt het ons om ons aantal abonnees te vergroten. Het is geweldig. Ik hoef ze niet zelf op een ongemakkelijke manier te vragen zich te abonneren. Ze kunnen het gewoon zelf doen.”

Met meer dan 40.000 abonnees op zijn belangrijkste e-maillijst heeft de opvang veel mensen om verbonden mee te blijven. “Jotform maakt dat mogelijk door supporters, adoptanten, donateurs en klanten in staat te stellen zich eenvoudig aan te melden bij de doelgroep van hun keuze”, zegt Franklin. “Ze kunnen besluiten: hé, ik vind deze plek leuk en wil op de hoogte blijven van wat ze verder nog doen.”

Het is echt een centrale manier om informatie binnen de hele opvang te verzamelen.

Shalise Franklin, coördinator digitale marketing, Peggy Adams Animal Rescue League

Jotform maakt ook deel uit van de fondsenwervingsinspanningen van de organisatie. Zo organiseerde het marketingteam onlangs een “Paint Your Pet”-inzamelingsactie. Om het evenement voor iedereen toegankelijk te maken, ongeacht artistieke vaardigheid, maakten de organisatoren eenvoudig te schilderen contouren van huisdieren op basis van foto’s die deelnemers instuurden. Om de contouren te maken, moest het team vóór het evenement foto’s van de huisdieren van deelnemers verzamelen en scannen.

Medewerkers van de Peggy Adams Animal Rescue League gebruikten het veld voor het uploaden van afbeeldingen van Jotform om foto’s van huisdieren te verzamelen voor een “Paint Your Pet”-inzamelingsevenement.

Franklin kon een veld voor het uploaden van foto’s toevoegen aan het registratieformulier voor het evenement, zodat het record van elke deelnemer de foto van zijn huisdier bevatte.

“In plaats van allerlei willekeurige bestanden op de bedrijfsschijf te hebben, hebben we ze nu allemaal op één plek”, zegt ze. Elke foto is gekoppeld aan het record van de huisdiereigenaar voor eenvoudige verdeling tijdens het evenement.

Minder e-mails, meer automatisering, beter inzicht in de bedrijfsvoering

In het verleden e-mailden medewerkers interne verzoeken naar de afdelingen onderhoud, IT, financiën of andere afdelingen. Berichten raakten bedolven in mailboxen en het was onmogelijk om de status van verzoeken te volgen.

Met Jotform Enterprise heeft elke afdeling nu zijn eigen formulier om verzoeken van andere medewerkers af te handelen. “Het elimineert alle e-mailrommel, en de manager van uw afdeling kan erin kijken en zien wat er is aangevraagd”, zegt Franklin. Dat betekent meer transparantie in de werklast van elke afdeling en een verbeterde taakregistratie.

Groeiende impact

Van beter inzicht in processen tot formulieren die voor iedereen in de gemeenschap eenvoudig te gebruiken zijn: Jotform Enterprise helpt de missie van de Peggy Adams Animal Rescue League te ondersteunen om voor alle huisdieren een liefdevol thuis te vinden.

Is uw organisatie op zoek naar een flexibele tool voor gegevensverzameling die meegroeit met uw behoeften? Lees dan meer over hoe Jotform Enterprise kan helpen. Wilt u informatie delen met anderen in uw team? Bekijk onze overzichtspagina van wat Jotform Enterprise biedt aan organisaties voor dierenverzorging en -redding.