De beste EPD software voor praktijken: Welke tools verminderen echt het admin?

De meeste software voor elektronische patiëntendossiers (EPD) is niet zo universeel perfect voor iedereen als het misschien lijkt. Veel platforms zijn eigenlijk ontworpen voor veel grotere, complexere zorgomgevingen. Ze zitten boordevol functies die fantastisch zijn voor wie een grote klinische omgeving runt, maar kleinere praktijken betalen vaak extra voor software vol mogelijkheden die ze nooit zullen gebruiken.

De beste EPD software voor praktijken is voor de meeste organisaties doorgaans een oplossing die het administratieve werk kan verminderen, de juiste informatie kan beheren (zonder regelgevingsgrenzen te overschrijden) en teams georganiseerd kan houden. Daarom richten we ons in deze lijst op tools die de essentiële EPD-functies dekken, zonder dat teamleiders zich overweldigd voelen.

Wat doet de beste EPD software voor praktijken?

Software voor praktijken hoeft eigenlijk alleen maar de typische kliniekdag te beheren, wanneer teams te maken hebben met te laat ingeleverde formulieren, ontbrekende verzekeringspasjes, notities van dagen geleden, een volle agenda, plus verschillende patiënten die stellig beweren dat ze alles al hebben ingevuld.

Wat je nodig hebt, is een tool die

• Administratief werk vermindert: Ongeveer 22,5 procent van de artsen besteedt meer dan acht uur per week aan het EPD buiten hun normale werkuren. Het juiste EPD-platform zou dat moeten verminderen.
• Patiëntintake vereenvoudigt: Het systeem moet automatisch demografische gegevens, medische voorgeschiedenis, verzekeringsgegevens, toestemming, handtekeningen, uploads en afspraakcontext verzamelen. 
• AI-documentatie combineert met menselijke beoordeling: Veel medische groepen gebruiken momenteel AI om burn-out te helpen minimaliseren, maar er is nog steeds menselijke beoordeling nodig voor auditklare documenten.
• Eenvoudige facturatie heeft: Klinieken met contante betaling hebben kaarten, facturen, kwitanties en superbills nodig. Praktijken met veel verzekeringswerk hebben geschiktheidscontroles, claims, afwijzingen en RCM nodig.
• HIPAA-naleving waarborgt: HIPAA en EPD gaan hand in hand. Je hebt veilige uploads, gebruikersrechten, encryptie, personeelsregels en toestemmingsdossiers nodig om veilig te blijven.
• Aanpasbare dossiervorming biedt: De meeste groepen stappen af van dropdownmenu’s en gaan over op flexibele sjablonen en AI-dictatie om het leven eenvoudiger te maken.

Natuurlijk zijn kosten en gebruiksgemak ook belangrijk. Je software voor elektronische patiëntendossiers moet gemakkelijk te gebruiken zijn voor teamleden en betaalbaar genoeg zodat je niet in paniek raakt telkens wanneer je je maandelijkse factuur ziet.

De beste EPD software voor praktijken: 7 opties vergeleken

Op zoek gaan naar de beste EPD software voor praktijken is eigenlijk net als op zoek gaan naar elke andere software. Je moet je richten op wat je organisatie echt nodig heeft en of het systeem past bij je werk en je budget. 

Tool	Waar het het beste is
Jotform	Patiëntintakeformulieren, toestemming, uploads, betalingen, afspraakverzoeken en het versturen van gegevens naar waar ze moeten zijn.
Pabau	Klinieken die behandelingen, pakketten, lidmaatschappen of esthetische diensten verkopen.
TheraNest	Therapiepraktijken die notities, facturatie, formulieren, telehealth en een portaal nodig hebben.
TherapyNotes	Praktijken voor geestelijke gezondheidszorg die structuur, ondersteuning en verzekeringsfacturatie willen.
SimplePractice	Zelfstandige zorgverleners die waarde hechten aan het cliëntportaal, boekingen en telehealth.
CareCloud	Claims, incasso, rapportage en revenue-cyclewerk.
AdvancedMD	Zelfstandige praktijken die te maken hebben met claims, verzekeraarsregels, eRx, RCM en volledig praktijkbeheer.

1. Jotform

Technisch gezien is Jotform geen officieel EPD, maar het is een van de populairste tools die clinici gebruiken om intakewerk effectiever te beheren. 

Teams kunnen het gebruiken om aangepaste patiëntregistratie- en patiëntintakeformulieren te maken die automatisch de medische voorgeschiedenis vastleggen, evenals contactgegevens en verzekeringsinformatie. Je kunt ook medische toestemmingsformulieren maken en de tools gebruiken om systemen te creëren waarmee patiënten afspraken met artsen en zorgverleners kunnen boeken. Ze kunnen ze zelfs vanaf hun telefoon invullen.

Jotform integreert met een breed scala aan bredere EPD-systemen en biedt een reeks HIPAA-compatibele formulieren en functies, evenals verwerkersovereenkomsten, zodat je kunt garanderen dat je gegevens veilig verzamelt.

Daarnaast zijn er tal van handige Jotform zorg-apps die je in je setup kunt opnemen, zoals de telehealth-app die artsen een efficiënte manier biedt om de toestand van patiënten te volgen.

• Best geschikt voor: Praktijken die op zoek zijn naar flexibele, HIPAA-compatibele formulieren voor intake, toestemming en afspraakverzoeken
• Belangrijkste functies: HIPAA-compatibele formuliersjablonen, voorwaardelijke logica, e-handtekeningen, betalingsinning, bestandsuploads, Jotform Apps, EPD/API-koppelingen
• Voordelen: Vermindert papierwerk en typwerk, veel kant-en-klare formulieren om aan te passen, uitstekende apps voor dagelijks werk, werkt met bestaande EPD-tools, gemakkelijk te gebruiken voor beginners
• Nadelen: Geen officieel klinisch EPD; geen ingebouwde eRx, labaanvragen, claims of volledige dossiervorming; personeel heeft nog steeds duidelijke PHI-regels nodig 
• Abonnementen/prijzen: Gratis abonnement voor beginners; HIPAA-compatibele functies zijn beschikbaar in de Gold- ($99 per maand, jaarlijks gefactureerd) en Enterprise-abonnementen (aangepaste prijzen)
• Beschikbare apparaten: Web, mobiele formulieren, Jotform Mobile Forms, Jotform Apps

2. Pabau

Pabau is bedoeld voor klinieken die de zakelijke kant en de klinische kant van het werk in dezelfde handige ruimte willen beheren. Het is een EPD-oplossing gecombineerd met een CRM en is ongelooflijk aanpasbaar — wat ideaal kan zijn voor sommige meer unieke praktijken, of extra werk kan betekenen voor anderen.

Het alles-in-één platform koppelt EPD aan planning, loyaliteitsprogramma’s, facturatie en voorraadbeheer. Je kunt ook unieke fysieke of intakeformulieren voor geestelijke gezondheid maken, evenals registratieformulieren, en automatisering gebruiken om patiënten op te volgen en betalingen bij te houden.

Het is ook een goede tool voor iedereen die zich zorgen maakt over naleving, omdat het systeem is ontworpen met sterke maatregelen voor gegevensverwerking die regionale privacystandaarden ondersteunen. Het heeft wel een wat steilere leercurve vergeleken met sommige andere tools.

• Best geschikt voor: Med spa’s, esthetische klinieken, wellnessklinieken en zelfstandige praktijken die diensten, pakketten, lidmaatschappen of behandelplannen verkopen
• Belangrijkste functies: Klinische dossiers, cliëntkaarten, online boeken, digitale formulieren, betalingen, facturatie, voorraad, rapportage, personeelsrechten, marketingtools, pakketten, lidmaatschappen, Pabau Scribe voor snellere notities
• Voordelen: Eenvoudig voor behandelingsgerichte klinieken; combineert dossiers, boekingen, betalingen en meer; AI-tool voor sneller notities maken; loyaliteitsprogramma’s inbegrepen; uitstekende naleving en beveiliging
• Nadelen: Kan veel aanvoelen voor een eenvoudige praktijk, het opzetten kost meer tijd en moeite dan sommige tools, add-ons kunnen de prijs verhogen
• Abonnementen/prijzen: Betaalde abonnementen beginnen bij $65 per maand voor één gebruiker; grotere abonnementen zijn afhankelijk van de teamgrootte en add-ons zoals Marketing Plus, Care Plus en Insight Plus
• Beschikbare apparaten: Cloudgebaseerde webtoegang, met ondersteuning voor iPhone/iPad via Pabau Go

3. TheraNest

TheraNest is misschien wel het beste EPD voor zelfstandige praktijken als je op zoek bent naar een eenvoudig alles-in-één platform dat cliëntportalen, intakeformulieren, planning, behandelplannen, facturatie en verzekeringsclaims op één plek samenbrengt. Het is bijzonder goed in facturatieproblemen, omdat het batchfacturen kan verwerken en het volgen van verzekeringsclaims kan automatiseren.

Bovendien maakt het cliëntportaal het patiënten gemakkelijk om intakeformulieren veilig in te dienen, hun informatie bij te werken en afspraken te bekijken wanneer ze maar willen. Er is zelfs een mobiele app die teamleden kunnen gebruiken wanneer ze niet aan hun bureau zitten. 

Het is wel de moeite waard om op te merken dat deze tool een steilere leercurve heeft dan sommige alternatieven. Het is ook voornamelijk gemaakt voor groepen in de geestelijke gezondheidszorg, dus het is misschien niet ideaal voor elke medische praktijk. Toch zeggen veel klanten dat de klantenservice uiterst responsief is, wat helpt als je ooit technische problemen tegenkomt.

• Best geschikt voor: Praktijken in de geestelijke gezondheidszorg die therapienotities, formulieren, facturatie, telehealth en een cliëntportaal nodig hebben
• Belangrijkste functies: Aangepaste therapienotities en behandelplannen, agenda en afspraakherinneringen, cliëntportaal, intake- en aangepaste formulieren, verzekeringsfacturatie bij hogere abonnementen, telehealth-add-on, rapportage voor groepspraktijken, mobiele app
• Voordelen: Goede match voor therapieworkflows, uitstekend cliëntportaal voor patiënten, ondersteuning voor verzekeringsfacturatie bij de Advanced- en Premier-abonnementen, overzichtelijke prijzen, mobiele app beschikbaar 
• Nadelen: Voornamelijk gericht op gedrags- en geestelijke gezondheidszorg, telehealth-video kost extra bij sommige abonnementen, beheerdersgebruikers verhogen de maandelijkse rekening 
• Abonnementen/prijzen: 21 dagen gratis proefperiode beschikbaar; het Essentials-abonnement kost $29 per therapeut per maand, Advanced kost $59 per therapeut per maand en Premier kost $89 per therapeut per maand
• Beschikbare apparaten: Cloudgebaseerd webplatform, iOS- en Android-apps

4. TherapyNotes

Net als TheraNest is TherapyNotes voornamelijk gericht op groepen in de geestelijke gezondheidszorg, wat je vrij snel merkt zodra je de demo downloadt en gaat gebruiken. Als je op zoek bent naar een systeem dat het gemakkelijk maakt om een therapieboekingsformulier te maken, notities op één plek te bewaren en claims en afspraken op dezelfde plek bij te houden, kan het een goede keuze zijn.

De meeste teams waarderen het om de facturatie- en verzekeringsfuncties — het is uitstekend in het genereren van superbills, het integreren met clearinghouses en het beheren van claims. Het biedt ook geïntegreerde telehealth-functies bij bepaalde abonnementen, hoewel het vermeldenswaardig is dat de opties voor formulieraanpassing zeer beperkt zijn.

Daarnaast kan TherapyNotes, als je op zoek bent naar basisautomatisering, afspraakherinneringen voor je naar cliënten sturen. Er zijn ook tools die automatisch notities en behandelplannen voor teamleden invullen.

• Best geschikt voor: Praktijken in de geestelijke gezondheidszorg die waarde hechten aan gestructureerde documentatie, verzekeringsfacturatie, telehealth en ondersteuning
• Belangrijkste functies: Uitgebreide voortgangsnotities en behandelplannen; planning en boeken; claims en facturatie; cliëntportaal; beveiligd berichtenverkeer en telehealth; onbeperkt cliënten, notities en afspraken bij alle abonnementen; geïntegreerde AI
• Voordelen: Duidelijk ontworpen voor groepen in de geestelijke gezondheidszorg, sterke verzekerings- en facturatiefuncties, uitstekende reputatie voor cliëntondersteuning, onbeperkt cliënten en notities bij elk abonnement, geïntegreerde telehealth
• Nadelen: Minder geschikt voor algemene medische klinieken, AI-tools en premium telehealth kosten extra, beperkte aanpasbaarheid voor medische formulieren
• Abonnementen/prijzen: Solo begint bij $69 per maand voor één gebruiker; Group begint bij $79 per maand voor de eerste behandelaar, plus $50 per maand voor elke extra behandelaar; enterprise-abonnementen zijn beschikbaar voor 20 behandelaren en meer
• Beschikbare apparaten: Webgebaseerd, met cliëntportaal en telehealth-toegang

5. SimplePractice

Je zult SimplePractice in veel artikelen tegenkomen die het over de beste EPD-systemen voor zelfstandige praktijken hebben. Het is een populaire oplossing ontworpen voor allerlei soorten gezondheids- en welzijnsprofessionals, en is gebouwd om planning, facturatie, telehealth en klinische notities in hetzelfde systeem samen te brengen.

SimplePractice maakt het bijhouden van alles, van klinische registratieformulieren tot beveiligde berichten, eenvoudig, en er zit zelfs veel AI en automatisering in ingebouwd. De geautomatiseerde tools kunnen werk verminderen met cliëntherinneringen, boeken en automatische facturatie, en de AI kan notities voor je maken. 

De functies voor verzekeringsfacturatie zijn ook fantastisch — met ingebouwde clearinghouse- en claim-autofill-opties die ideaal zijn voor snel werkende teams. Opvallend is wel dat dit een van de duurdere tools op deze lijst is. En net als enkele andere opties beperkt het hoeveel je formulieren kunt aanpassen.

• Best geschikt voor: Zelfstandige en kleine groepszorgverleners die boeken, facturatie, telehealth, mobiele toegang en frisse, cliëntgerichte tools willen
• Belangrijkste functies: Uitgebreide plannings- en boekingsmogelijkheden, HIPAA-compatibele telehealth, cliëntportaal, mobiele toegankelijkheid, geautomatiseerde facturatie, AI-notulist, ePrescribe-add-on
• Voordelen: Betrouwbare verzekerings- en facturatietools, handige mobiele toegang, overzichtelijk patiëntportaal, handige telehealth-configuratie, nuttige AI-tools en automatiseringen
• Nadelen: Add-ons kunnen het abonnement duurder maken, beperkte aanpasbaarheid voor formulieren, groepspraktijken hebben hogere abonnementen nodig 
• Abonnementen/prijzen: 30 dagen gratis proefperiode beschikbaar; het Starter-abonnement kost $49 per maand, Essential kost $79 per maand en Plus kost $99 per maand na introductieaanbiedingen; Note Taker, ePrescribe en Care Aide (inclusief Note Taker, Session Sidekick, Treatment Planner en Client Summaries) zijn aparte add-ons
• Beschikbare apparaten: Web, iOS, Android, cliëntportaal, telehealth-toegang

6. CareCloud

CareCloud is een van de meer uitgebreide EPD-platforms op deze lijst, maar het is nog steeds een indrukwekkende keuze voor zelfstandige praktijken en kleinere teams, vooral dankzij de intuïtieve interface. Er is een kleurgecodeerd dashboard dat iedereen kan bedienen, en je kunt zelfs inloggen via een mobiele app. 

Een van de beste dingen aan CareCloud is dat het is ontworpen om in hetzelfde tempo mee te groeien als je kliniek. Door het modulaire ontwerp kun je de functies die je nodig hebt toevoegen wanneer je ze nodig hebt, zoals revenue cycle management of telehealth, zonder te vroeg extra te betalen. 

De prijs is echter vrij hoog, en sommige bedrijven zeggen dat de klantenservice niet zo goed is als je van een premium tool zou mogen verwachten. Toch kan het een ideale optie zijn voor zelfstandige behandelaren die op zoek zijn naar een manier om tegelijkertijd de patiëntervaring te verbeteren en de teamervaring.

• Best geschikt voor: Praktijken waar facturatie, claims, incasso en rapportage te ingewikkeld zijn
• Belangrijkste functies: Planning en afspraakherinneringen, patiëntprofielen, verzekeringsverificatie, medische facturatie en verzekeringsclaims, RCM-diensten, telehealth, analyses en rapportage
• Voordelen: Handige modulaire opbouw waarmee teams hun ideale systeem kunnen bouwen, intuïtieve interface voor beginners, toegankelijk via mobiel, telehealth en RCM beschikbaar, gestroomlijnde automatisering voor facturatieworkflows
• Nadelen: Te duur voor de meeste kleinere klinieken, beperkte klantenservice, vereist een desktop voor volledige functionaliteit
• Abonnementen/prijzen: De prijzen van CareCloud zijn niet volledig openbaar, maar behandelaren hebben aangegeven dat de abonnementen doorgaans beginnen bij $349 per zorgverlener per maand en dat Concierge RCM begint bij 3–7 procent van de incasso’s
• Beschikbare apparaten: Cloudgebaseerde toegang via desktop- en mobiele workflows, afhankelijk van de configuratie

7. AdvancedMD

AdvancedMD staat bekend als een van de beste EPD-systemen voor zelfstandige praktijken als je veel aanpassingsmogelijkheden nodig hebt. Het is een van de lastigere tools om in het begin onder de knie te krijgen, maar het biedt je wel geïntegreerde planning, dossiervorming en notities. 

Er is een AI-systeem dat je kan helpen sneller notities te maken, en een klinische assistent die bezoektranscripties kan analyseren en actiepunten voor het dossier kan voorstellen, waaronder 

• Problemen
• Voorgeschiedenis
• Allergieën
• Medicatie
• Laboratoriumaanvragen
• Hoofdklacht
• Reden voor bezoek 
• Vitale functies

Je krijgt ook een reeks tools voor patiëntbetrokkenheid, waaronder een patiëntportaal met zelfplanning, mobiele check-ins en geautomatiseerde digitale betalingen. De hele reeks is uitstekend om de patiëntintake te verhogen en mensen op de hoogte te houden.

Daarnaast heeft AdvancedMD enkele van de meer robuuste facturatie- en RCM-functies op de markt, met AI-verbeterde claim scrubbing en clearinghouse-ondersteuning. 

• Best geschikt voor: Zelfstandige praktijken die te maken hebben met claims, betalersregels, eRx, RCM, patiëntbetrokkenheid en volledig praktijkbeheer
• Belangrijkste functies: EPD en praktijkbeheer, RCM-diensten, claims en medische facturatie, ePrescribing, patiëntportaal en betrokkenheidstools, klinische AI-assistent, rapportage en analyses
• Voordelen: Echt nuttige AI- en automatiseringstools, uitgebreide facturatie en RCM, suite voor patiëntbetrokkenheid en patiëntportaal, zeer aanpasbaar, talrijke add-ons beschikbaar
• Nadelen: Kan duur zijn voor kleine teams, lastige initiële configuratie, beperkte formulieropties
• Abonnementen/prijzen: De software begint bij ongeveer $130 per maand voor kleinere praktijken en stijgt afhankelijk van je medische specialisme en eventueel gekozen add-ons
• Beschikbare apparaten: Cloudgebaseerd, web, mobiel, telehealth-workflows

Kies de beste EPD software voor praktijken

Het probleem met het kiezen van de beste EPD software voor praktijken is dat er geen allesomvattende oplossing bestaat die echt perfect is voor elke organisatie. Als je in de geestelijke gezondheidszorg werkt, geef je misschien de voorkeur aan iets als TheraNest of TherapyNotes. Als facturatie een pijnpunt is, dan zijn AdvancedMD en CareCloud beide uitstekende opties. Als je iets wilt dat eenvoudig aanvoelt, probeer dan SimplePractice.

Als het grootste probleem dat je op dit moment hebt daarentegen de patiëntintake is, dan is Jotform de beste keuze. Je hoeft je bestaande EPD-systeem niet te vervangen om het te gebruiken. Jotform biedt je simpelweg een handigere manier om veilig informatie te verzamelen via formulieren en toestemmingsworkflows, plus patiëntgerichte apps.

Het kan zelfs helpen met strategieën voor patiëntvolgsystemen zodra je patiëntgegevens veilig van intake naar follow-up of administratieve taken moeten worden verplaatst.

Als je zelf wilt zien hoe Jotform kan helpen de dagelijkse administratieve druk te verminderen die de meeste zelfstandige praktijken elke dag ervaren, kun je hier beginnen met een gratis proefperiode.