Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, van KwikPsych belooft al haar patiënten één ding: snelle toegang tot behandeling voor hun geestelijke gezondheid. Ze biedt uiteenlopende diensten aan, van ADHD-onderzoek tot telepsychiatrie en het beheer van psychiatrische medicatie.
Die belofte kwam alleen onder druk te staan door de papierwinkel rond de intake, een star systeem voor elektronische patiëntendossiers (EPD) en een online formulieroplossing zonder dynamische functies. Toen ontdekte ze Jotform.
Met Jotform konden we patiënten echt makkelijker inplannen en bij ons op de praktijk krijgen.
Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, oprichter en medisch directeur, KwikPsych Clinics
Dankzij Jotform kon het team van KwikPsych formulieren aanpassen met voorwaardelijke logica. Daardoor verloopt de intake sneller en krijgen patiënten eerder toegang tot zorg.
“Of we nu de primaire of de secundaire verzekering uitvragen, of de patiënt nu minderjarig is: ze zien alleen de informatie die voor hen relevant is”, vertelt Thangada.
KwikPsych gebruikt ook de koppeling van Jotform met Google Agenda en een API-verbinding met het EPD om de planning van afspraken te stroomlijnen. Patiënten kunnen via de website van KwikPsych een behandeling aanvragen voor allerlei diensten.
“Met Jotform konden we patiënten echt makkelijker inplannen en bij ons op de praktijk krijgen”, zegt Thangada.
Een vlottere intake met mobielvriendelijke formulieren en elektronische handtekeningen
Patiënten profiteren ook van de functies om bestanden en foto’s te uploaden, die op het intakeformulier van KwikPsych staan. Met hun mobiele telefoon maken ze gewoon een foto van hun verzekeringspas of identiteitsbewijs en uploaden die meteen naar Jotform. Scannen en bestanden uploaden of gegevens met de hand intypen hoeft niet meer.
Zodra iemand het intakeformulier verstuurt, krijgt die automatisch een bevestigingsmail. Ook ontvangen patiënten vanzelf een herinnering: één de dag vóór de afspraak en één op de dag zelf.
En omdat KwikPsych Jotform met HIPAA gebruikt, verschijnt onderaan het formulier een HIPAA-nalevingszegel. Zo weet wie het formulier invult zeker dat zijn gegevens goed beschermd zijn.
“Patiënten hebben meer vertrouwen gekregen, en omdat een formulier van Jotform sneller is ingevuld dan papier, gaat ons hele proces vlotter”, zegt Thangada.
Dankzij Jotform Sign hoeven we geen papieren meer te scannen en hebben we geen opslagruimte nodig.
Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, oprichter en medisch directeur, KwikPsych Clinics
Op weg naar een papierloze praktijk
De vorige online formulieroplossing van KwikPsych kon geen elektronische handtekeningen verzamelen. Elk formulier met een handtekening moest dus worden geprint, met de hand ingevuld en opgeborgen.
Met Jotform Sign verzamelt het team elektronische handtekeningen, inclusief een ingebouwd controlespoor. Zo verloopt de administratie papierloos en zonder zorgen.
“Dankzij Jotform Sign hoeven we geen papieren meer te scannen en hebben we geen opslagruimte nodig”, zegt Thangada.
Thangada schat dat de medewerkers per patiëntbezoek meer dan 30 minuten besparen, omdat ze handtekeningen niet meer handmatig hoeven te verzamelen. Bij het huidige aantal patiënten staat dat gelijk aan een deeltijdbaan. Door elke stap te automatiseren, kan KwikPsych efficiënter werken en zo blijven groeien.
“Onze praktijk groeit”, zegt Thangada. “Jotform bespaart ons veel tijd en zorgt ervoor dat onze patiënten op de hoogte zijn van al ons beleid.”
Met automatisering de praktijk en de patiëntenzorg uitbreiden
Thangada geeft toe dat een praktijk starten overweldigend kan voelen, maar ze is nog altijd enthousiast over de groeikansen. De komende maanden wil ze de verificatie van verzekeringen bij clearinghouses automatiseren met de API van Jotform. “Dat maakt het werkproces nog een stuk eenvoudiger”, zegt ze.
“We willen zo veel mogelijk automatiseren om handmatig werk te verminderen. De flexibele API en integraties van Jotform zijn daarbij een groot voordeel voor ons”, zegt Thangada.
Vanuit het oogpunt van deze zorgverlener kan Jotform veel van de gebruikelijke kinderziektes van een nieuwe praktijk wegnemen. “Ik zou Jotform zeker aanraden”, zegt Thangada. “Jotform ondersteunt de naleving van HIPAA en maakt werkprocessen en integraties makkelijker. Jotform in je praktijk gebruiken is eigenlijk een vanzelfsprekende keuze.”
Verstuur Opmerking: