Hoe Lipscomb University een Jotform-campus werd

Lipscomb University in Tennessee staat bekend om zijn kwaliteit. In 2025 belandde de universiteit op de lijst van America’s Top Colleges van Forbes, en dat is lang niet de enige onderscheiding die ze op haar naam heeft staan.

Toch draaiden nog niet zo lang geleden veel belangrijke processen op papieren formulieren, eindeloze e-mails en handmatige overdrachten. Daardoor raakten documenten zoek, had niemand goed zicht op de taken, slopen er fouten in bij het overtypen van gegevens en liep alles stroef. Voor een campus die bijna 5.000 studenten meer dan 200 studierichtingen aanbiedt, was dat op den duur niet vol te houden.

Toen Abby Bell in 2022 als directiesecretaresse en directeur academische operaties bij de universiteit kwam, ging ze op zoek naar manieren om die administratieve processen te moderniseren. Zo kwam ze bij Jotform terecht, en ze begon meteen te experimenteren met automatisering. Haar eerste project was het tijdrovende proces rond het aannemen van gastdocenten.

Met de automatiseringsfuncties zette Bell Jotform Workflows op die formulieren automatisch doorsturen naar decanen, afdelingshoofden en andere beoordelaars. De ingezonden gegevens zijn makkelijk te bekijken en te analyseren, en dankzij de integraties van Jotform gaan die gegevens automatisch naar externe cloudproviders. Zo is handmatige invoer verleden tijd, kloppen de gegevens beter en kunnen bijna 300 voltijdse docenten bij alle informatie die ze nodig hebben.

Eén workflow neemt in zijn eentje al 80 procent van het werk uit handen. Inmiddels draaien er op de hele campus meer dan 100 geautomatiseerde workflows. Bell zette ook een Jotform AI-assistent in om kennistoetsen te verzorgen voor meer dan 700 eerstejaars. Volgens haar kunnen presentatie-assistenten het onderwijs zelfs ingrijpend veranderen.

“Ik ben dol op Jotform, en we zijn echt een Jotform-campus geworden. Veel van onze academische processen en workflows — bijna alles, eigenlijk — zijn overgezet naar Jotform. Het is ons vaste hulpmiddel geworden op het kantoor van de provoost en op allerlei andere plekken op de campus, zoals bij evenementen, de studentenhuisvesting en het studentenleven”, vertelt ze.

Case study results at a glance

80% van de workflow voor het aannemen van gastdocenten geautomatiseerd

Vroeger was het aannemen van gastdocenten bij Lipscomb een hele klus. Met Jotform Workflows verloopt het nu bijna volledig automatisch.

117 workflows besparen tijd

Workflows die communicatie, gegevensoverdracht, meldingen en meer automatiseren besparen tijd op alle afdelingen van de universiteit.

752 eerstejaars leren van een Jotform AI-presentatie-assistent

Een Jotform AI-assistent voert een kennistoets uit voor eerstejaars en geeft zo een voorproefje van de toekomst van AI in het onderwijs.

“Dit kost me jaren van mijn leven”

Toen Bell op zoek ging naar digitale oplossingen om de papieren processen op het kantoor van de provoost te vervangen, had ze één prioriteit: de workflow voor het aannemen van gastdocenten bij Lipscomb verbeteren.

“Ik was anderhalf tot tweeënhalf uur bezig met het papierwerk om één gastdocent aan te nemen. We nemen zo’n 300 gastdocenten per jaar aan, dus dat kostte veel te veel tijd.

“En dat was dan alleen mijn deel. Ook het afdelingshoofd en de decaan die iemand wilden aannemen waren erbij betrokken, en vervolgens stelde ons kantoor de contracten op voor gastdocenten en vaste docenten. We zaten op dat moment zonder iemand, dus ik deed mijn eigen werk én dat van een ander. Op een gegeven moment dacht ik: ‘Zo kan ik niet doorgaan. Ik moet een oplossing vinden. Dit kost me jaren van mijn leven.’ Ik maakte belachelijke uren om alles rond te krijgen.”

Het aannemen van gastdocenten was de eerste zorg, maar ook allerlei andere papieren workflows op de campus zorgden voor problemen.

“Er was gewoon zo veel papier, en dingen raakten kwijt. Dan zei iemand: ‘Ik heb mijn assistent langsgestuurd met vijf documenten die getekend moesten worden.’ En dan zei ik: ‘Volgens mij hebben we die nooit gekregen. Weet je zeker dat dat echt gebeurd is?’

“Er glipten dus dingen tussen de mazen door, omdat we geen duidelijke manier hadden om bij te houden wat er daadwerkelijk gedaan was.”

Wat ik misschien wel het fijnste vind aan Jotform, is de workflow achter de schermen. Die maakt mijn leven tienduizend keer makkelijker. Ik kan heerlijk op de pagina met inzendingen of in de rapporten kijken en meteen zien hoe de zaken ervoor staan. Ik open de inbox en zie wie een formulier nog niet heeft getekend. Dat is enorm handig gebleken.

Abby Bell, directiesecretaresse en directeur academische operaties, Lipscomb University

Ook het goedkeuren van evenementen had dringend aandacht nodig. Het evenementenformulier werd op papier ingevuld of per e-mail verstuurd, en de inzendingen waren lastig te volgen. “Er glipten dingen tussen de mazen door, omdat alles niet op één plek stond”, vertelt Bell.

“Ik wilde alles een upgrade geven. Het moest in het algemeen gestroomlijnder en efficiënter. En uiteindelijk had ik iets nodig dat ik vrij snel kon invoeren.”

Een Jotform-campus worden

Bell maakte een gratis Jotform-account aan en begon meteen online formulieren te bouwen. Doordat Jotform zo gebruiksvriendelijk is — en dankzij de hulp van het Jotform-team — lukte het haar om precies te maken wat ze voor ogen had.

“Het is zo gebruiksvriendelijk en intuïtief”, zegt Bell. “En als ik ergens hulp bij nodig had, stond de Jotform-support meteen klaar om me te laten zien hoe ik iets kon oplossen of voor elkaar kon krijgen zoals ik het in gedachten had.”

Bell pleitte voor een Jotform-account dat alle onderwijzers bij Lipscomb kon bedienen, en de universiteit stapte over op Jotform Enterprise. Dat biedt onder meer

• onbeperkt formulieren en andere middelen aanmaken 
• werkruimtes voor teams 
• toegang op basis van rollen 
• een veilig datacentrum met lokale gegevensopslag 
• een beheerconsole die een compleet overzicht geeft van gebruikers, formulieren en meer  

Nu ze een schaalbaar Jotform-account tot haar beschikking had, begon Bell ook de andere papieren workflows aan te pakken.

“Ik ging om tafel met het evenemententeam en zei: ‘Luister, ik wil dat jullie dit hulpmiddel gaan gebruiken.’ Ze maakten in no-time een reeks formulieren die mensen door de workflow heen loodsen. Eerst moet je aangeven wat voor evenement het is en of er sprekers zijn.

“En hebben we toestemming nodig om het evenement op de universiteit te houden? Of toestemming omdat we met sponsoring gaan werken? Wie moet erbij betrokken worden op het gebied van marketing, of wat dan ook? Toen het evenemententeam ermee aan de slag ging, begon iedereen op de campus het te gebruiken. Inmiddels raakt Jotform zo’n beetje alles aan.”

Ingezonden formulieren gaan automatisch naar de juiste betrokkenen voor goedkeuring, en bij elke voltooide stap in de workflow volgt automatisch een e-mailmelding. De gegevens worden veilig opgeslagen in het Jotform Enterprise-account van Lipscomb en zijn makkelijk te bekijken en te sorteren met Jotform tabellen, de inbox en de rapportenbouwer.

Het onderwijs veranderen met Jotform AI

Onlangs zette Bell de AI-presentatie-assistent van Jotform in om een kennistoets uit te voeren voor 752 nieuwe eerstejaars bij Lipscomb. Ze is onder de indruk van hoe goed de presentatie-assistent met studenten omgaat en zich aanpast aan hun kennisniveau.

“Het mooiste aan de Jotform AI-presentatie-assistent is dat hij zich aanpast aan de gebruiker. Ik kon de presentatie opbouwen en er kennistoetsen in verwerken om te controleren of [studenten] snapten wat er werd uitgelegd.

“Als iets te makkelijk was, kon de presentatie-assistent het leren stap voor stap opbouwen. De student kan zeggen: ‘Dit snap ik al. Kun je verder gaan?’ Of: ‘Kun je me meer vertellen over dit of dat?’ Hij kan echt als een bijlesdocent werken en studenten lesgeven op basis van wat zij nodig hebben.”

Lipscomb gebruikt ook verschillende ai-assistenten om veelgestelde vragen te beantwoorden, waardoor onderwijzers nog meer tijd besparen. Bell loopt voorop in het veranderende AI-landschap in het onderwijs, en ze kijkt vol verwachting uit naar wat de toekomst brengt.

“Ik heb net een presentatie gegeven op een conferentie over ‘lesgeven met AI’, en daar heb ik de Jotform AI-presentatie-assistent laten zien. Ik vind die presentatie-assistent echt bijzonder. Volgens mij gaat hij het onderwijs veranderen, en dan vooral het asynchrone leren.”

“Wat ik misschien wel het fijnste vind aan Jotform, is de workflow achter de schermen. Die maakt mijn leven tienduizend keer makkelijker. Ik kan heerlijk op de pagina met inzendingen of in de rapporten kijken en meteen zien hoe de zaken ervoor staan. Ik open de inbox en zie wie een formulier nog niet heeft getekend. Dat is enorm handig gebleken.”

Het is zo gebruiksvriendelijk en intuïtief. En als ik ergens hulp bij nodig had, stond de Jotform-support meteen klaar om me te laten zien hoe ik iets kon oplossen of voor elkaar kon krijgen zoals ik het in gedachten had.

Abby Bell, directiesecretaresse en directeur academische operaties, Lipscomb University

Onlangs ging bij Lipscomb een workflow van start om de aanvragen voor vaste aanstellingen en bevorderingen te stroomlijnen. Zulke aanvragen kunnen zwaar zijn, en volgens Bell brengt Jotform daar verlichting in.

“Voor mij is het een uitkomst geweest, want ik kan precies zien wiens aanvragen klaar zijn. We blijven voortborduren op verschillende workflows. En we blijven leuke nieuwe manieren vinden om Jotform te gebruiken.”

Lipscomb maakt ook gebruik van andere populaire EdTech-tools, waaronder Google Workspace. Met de Google-integratie van Jotform kan Bell gegevens meteen doorsturen naar de Google Drive van Lipscomb. Dankzij die integratie is handmatige invoer niet meer nodig, wat tijd bespaart en de gegevens nauwkeuriger maakt. 

“Het staat er allemaal. Ik hoef niks heen en weer te schuiven. Alles wat ik nodig heb, staat op één plek. Dat je dingen rechtstreeks in een Google Drive kunt zetten, is echt geweldig.”

In slechts een paar jaar tijd hebben Bell en haar collega’s meer dan 100 geautomatiseerde workflows gebouwd. Elke workflow verlicht hun administratieve last — zo verminderde de workflow voor het aannemen van gastdocenten de werklast van dat proces met 80 procent.

Jotform voor alles gebruiken

Waar het aannemen van gastdocenten voor Bell vroeger een fulltime baan leek, kost het nu nog maar een fractie van de tijd.

“Het heeft echt lucht gegeven aan de persoon die dit als haar werk doet. Ik schat dat zo’n 15 tot 20 procent van haar werk nog met de gastdocenten te maken heeft, en 80 procent gaat naar andere dingen die we op de universiteit echt nodig hebben. Ze is onze analist, dus ze analyseert gegevens over werklast, budgetten en allerlei andere zaken. Het heeft alles veranderd.”

We zijn echt een Jotform-campus geworden. Veel van onze academische processen en workflows — bijna alles — zijn overgegaan naar Jotform. Het is ons vaste hulpmiddel geworden op het kantoor van de provoost en op andere plekken over de hele campus, zoals bij evenementen, het studentenwonen en het studentenleven.

Abby Bell, directiesecretaresse en directeur academische operaties, Lipscomb University

En dat is nog maar één workflow. Hoeveel workflows draaien er dan in totaal bij Lipscomb? De beheerconsole van Jotform Enterprise gaf het antwoord.

“Volgens de gegevens, die ik kan opzoeken omdat ik het analyseplatform voor beheerders heb — en dat is fantastisch — hebben we 117 workflows en 249 formulieren”, zegt Bell. “Bijna al onze formulieren horen bij een workflow.”

Belangrijk werk gebeurt sneller, maar ook beter. Er raakt geen papierwerk meer kwijt en onduidelijke goedkeuringen zijn verleden tijd. Onderwijzers hebben realtime zicht op elke stap in het proces. Gegevens worden één keer vastgelegd en centraal opgeslagen, zodat ze over de hele campus opnieuw gebruikt kunnen worden.

“De tijd die we besparen is aanzienlijk. En we krijgen betere gegevens, want vroeger moesten we deze formulieren verzamelen en de informatie van papier handmatig in een spreadsheet overtypen. We gebruiken het echt voor alles.”

De administratie is de ruggengraat van elke onderwijsinstelling. In slechts een paar jaar heeft Lipscomb University haar processen flink verbeterd met Jotform Enterprise. Bell en haar collega’s kunnen deze workflows bouwen zonder hulp van hun technische team, en zo snel veelzijdige oplossingen leveren.

“Ik weet hoeveel Jotform voor ons heeft betekend”, zegt Bell. “Het is zo gebruiksvriendelijk. Ik kan niet genoeg benadrukken hoe geweldig het is.”

Meer gedaan krijgen met Jotform

Bell liet zien dat je op grote schaal flinke verbeteringen in de werking kunt doorvoeren, zelfs als maar één onderwijzer het voortouw neemt. Toch stond ze er niet alleen voor. De Jotform-support was er telkens als ze een duwtje in de rug nodig had.

“Jullie team heeft ons geweldig geholpen zodra we problemen of vragen hadden, en het heeft echt geholpen om alles te stroomlijnen.”

De tijd van zoekgeraakte papieren formulieren en haperende workflows ligt bij Lipscomb University ver achter hen, en de universiteit is nog maar net begonnen. Met Jotform Enterprise is er geen grens aan hoeveel tijd je kunt besparen, hoeveel processen je kunt verbeteren of hoeveel studenten ervan kunnen profiteren wanneer onderwijzers het geregel laten vallen en zich op het echte werk richten: studenten klaarstomen voor een welvarende toekomst.