12 KI-Prozessautomatisierung Beispiele, mit denen Teams Zeit sparen

Oft verlieren wir Produktivitätszeit durch die kleinen, sich wiederholenden Aufgaben, die sich täglich anhäufen. Sie sind mühsam und scheinen nie erledigt zu sein. Deshalb setzen viele Unternehmen auf KI-Automatisierung in 2026.

Allein die Anwendung von Automatisierung auf Wissensarbeit könnte für Unternehmen jährlich rund 430 bis 550 Milliarden US-Dollar generieren. Es ist klar, dass eingesparte Zeit eng mit verdientem Geld zusammenhängt.

Wenn Sie wissen möchten, wie Teams ihre Arbeitsabläufe automatisieren, liefert dieser Artikel Beispiele für KI-Prozessautomatisierung, die Ihnen helfen, bei alltäglichen Aufgaben Zeit zu sparen.

Was ist KI-Automatisierung und wie kann sie Ihrem Unternehmen helfen?

KI-Automatisierung nutzt künstliche Intelligenz, um komplexe, mehrstufige Aufgaben auszuführen, die normalerweise menschliches Zutun erfordern. Sie definieren die Aufgabe, legen die Regeln fest und verbinden Ihre Tools. Die KI führt den Workflow automatisch aus. 

Die KI-Workflow-Automatisierung bietet zwei wesentliche Vorteile:

• Zeitersparnis: Die KI übernimmt Aufgaben mit geringem Wert, sodass sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann.
• Schlankere Teams: Die KI deckt sich wiederholende Arbeiten wie die Dateneingabe ab und erspart Ihnen die Kosten für die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter.

Während einige Anwendungsfälle der KI-Automatisierung im Unternehmensbereich fortschrittliche KI-Modelle erfordern können, ist dies bei den meisten Geschäftsabläufen nicht der Fall. KI-Workflow-Generatoren (wie Jotform) ermöglichen es Ihnen, in wenigen Minuten benutzerdefinierte KI Assistenten zu erstellen, indem Sie einfach in einem Textprompt beschreiben, was Sie möchten.

12 Anwendungsfälle, mit denen Marken ihre Routinearbeit mit KI automatisieren

KI hilft Organisationen, einige ziemlich komplexe Workflows ohne menschliche Aufsicht auszuführen. Sie werden vielleicht überrascht sein, was sich automatisieren lässt, insbesondere mit agentenbasierter KI und einer geeigneten KI-Orchestrierungs-Infrastruktur.

Hier sind 12 Praxisbeispiele dafür, wie Teams in verschiedenen Funktionen und Branchen die KI-Prozessautomatisierung einsetzen.

1. Einstellung und Onboarding vereinfachen

Nutzen: Durch die Beschleunigung der Einstellungs- und Onboarding-Prozesse kann die KI-Automatisierung die Rekrutierungskosten senken und vom ersten Tag an ein reibungsloseres Bewerbererlebnis bieten.

Personalteams können ihren Arbeitsaufwand nahezu halbieren, indem sie KI für administrative Aufgaben einsetzen. KI Assistenten können beispielsweise Lebensläufe prüfen, Kandidaten bewerten, Vorstellungsgespräche planen, Angebotsschreiben versenden und Onboarding-Workflows automatisch auslösen. 

Der KI-Hiring-Assistant von LinkedIn automatisiert beispielsweise bis zu 80 Prozent der Aufgaben vor der Angebotsphase – vom Verfassen von Stellenbeschreibungen bis zur Kontaktaufnahme mit Kandidaten. 

Ähnliche Ergebnisse lassen sich bei Onboarding-Prozessen erzielen. TRIO Upward Bound erreichte ein 100-prozentiges Self-Onboarding mithilfe von KI und erfüllte seine bundesstaatliche Vorgabe für die Studierendenzahl.  

2. Dokumente und Tabellen zusammenfassen

Nutzen: Fast jede Verwaltungsarbeit beginnt damit, etwas zu lesen. Die KI bringt Ihr Team schneller auf den Punkt.

Wenn Ihr Team Hunderte von Dokumenten über verschiedene Abteilungen hinweg verwaltet, kann allein das Lesen viel Zeit in Anspruch nehmen. KI Assistenten durchsuchen Verträge, Berichte und Tabellen, um relevante Informationen zu extrahieren und Unstimmigkeiten in Sekundenschnelle zu markieren – wodurch Ihre Mitarbeiter Dokumente nicht mehr von vorn bis hinten lesen müssen.

Das UNHCR nutzte diese KI-Fähigkeit, um Ergebnisse zu erzielen. Es arbeitete mit Deloitte zusammen, um KI Assistenten einzusetzen, die die Dokumentenverarbeitung, die Materialaufbereitung und die Abstimmung von Richtlinien übernahmen. Diese Automatisierung verschaffte den Mitarbeitern wiederum mehr Zeit für die eigentliche Feldarbeit. Der neue Workflow wurde entscheidend, nachdem erhebliche Budgetkürzungen zur Entlassung von rund 4.000 Mitarbeitern geführt hatten.

3. Kundenservice mit Chatbots, SMS und Anrufbearbeitung optimieren

Nutzen: Kunden erwarten oft nahezu sofortige Antworten. Mit Workflow-Automatisierung und agentenbasierter KI können Sie diese Erwartungen erfüllen.

Im Kundenservice erzielen Sie den schnellsten ROI durch KI-Automatisierung. Anders als die robotergestützte Prozessautomatisierung kann die KI Kontext interpretieren, unstrukturierte Daten verarbeiten und Entscheidungen auf Basis von Mustern treffen, was sie besser für die Unvorhersehbarkeit von Kundeninteraktionen geeignet macht. 

Die KI kann eingehende Anfragen bearbeiten, komplexe Fälle korrekt weiterleiten und über verschiedene Kanäle hinweg nachfassen. 

Lemonade hat sein Versicherungsmodell rund um diese Fähigkeiten aufgebaut. Bots wie Maya und Jim übernehmen alle Kundeninteraktionen, vom Onboarding bis zur Schadensbearbeitung. Jim bearbeitete einen Schadensfall in drei Sekunden (laut Lemonade ein Weltrekord). Nach Angaben des Unternehmens ist die KI einer der Hauptgründe dafür, dass es die Marke von 1 Milliarde US-Dollar an laufenden Prämien überschritt und gleichzeitig die Betriebskosten schlank hielt.

4. Vertriebsansprache und Lead-Pflege automatisieren

Nutzen: Die KI übernimmt den gesamten Akquisezyklus – vom Finden von Leads bis zu deren Pflege durch den Sales Funnel – mit minimaler Aufsicht durch Ihr Team.

Geschäftsbereiche, die KI in Marketing und Vertrieb einsetzten, verzeichneten eine Umsatzsteigerung von 67 Prozent, und es ist nicht schwer zu erkennen, warum. Sie können KI nutzen, um

• Leads anhand von Firmografien und Verhalten zu erfassen und zu bewerten.
• Kaltakquise in großem Umfang zu personalisieren.
• Follow-up-Sequenzen auszulösen, wenn ein Interessent eine E-Mail öffnet oder eine Preisseite besucht.
• Ihr CRM zu nutzen, um Details nach jeder Interaktion zu aktualisieren und vielversprechende Leads an den richtigen Vertriebsmitarbeiter weiterzuleiten.

Das Ergebnis ist eine Pipeline, die sich praktisch von selbst betreibt, und ein Vertriebsteam, das sich vollständig auf umsatzgenerierende Arbeit wie die Lead-Pflege konzentriert.

5. E-Mails kategorisieren und beantworten

Nutzen: Für Führungskräfte und alle, die im Kundenkontakt stehen, sind E-Mails ein ständiger Zeitfresser. Glücklicherweise besteht eine der produktivsten Möglichkeiten, KI im Unternehmen einzusetzen, darin, E-Mail-Konversationen zu automatisieren.

Der durchschnittliche Mitarbeiter verbringt 57 Prozent seiner Arbeitszeit mit Kommunikation per E-Mail, in Chats und in Meetings. Die intensivsten E-Mail-Nutzer verbringen 8,8 Stunden pro Woche in ihrem Posteingang, was mehr als einem vollen Arbeitstag entspricht.

KI-Automatisierungen können Zeit sparen, indem sie eingehende Nachrichten kategorisieren, Prioritäten markieren und Antworten entwerfen. Viele KI-Plattformen bieten Lösungen für diesen Zeitfresser. Ihre eigenständigen KI-Automatisierungstools (wie der Jotform Gmail-Agent) erleichtern die Verwaltung Ihres Posteingangs mit Funktionen wie täglichen Posteingangszusammenfassungen.

6. Kundenfeedback und -verhalten analysieren

Nutzen: Obwohl viele Teams riesige Mengen an Kundenfeedback sammeln, ist es oft zu viel, als dass jemand es schnell genug analysieren und darauf reagieren könnte. KI kann helfen, die Dinge zu beschleunigen.

KI kann Tausende von Kundeninteraktionen gleichzeitig verarbeiten, um Muster zu erkennen und wiederkehrende Reibungspunkte zu markieren. Sie kann Ihnen zudem Erkenntnisse zu entscheidenden Elementen des Kundenerlebnisses liefern, etwa zu Abwanderung oder Zufriedenheit, ohne dass jemand eine Tabelle durchforsten muss.

Sie können KI sogar nutzen, um zu erkennen, was ein Kunde braucht, bevor er es selbst merkt. Anschließend können Sie die richtige Botschaft über den richtigen Kanal zur richtigen Zeit übermitteln. Die Berater von McKinsey & Company nennen dies die „next best experience“, und Unternehmen, die diesen Ansatz nutzen, verzeichneten eine Steigerung der Kundenzufriedenheit um 15–20 Prozent und einen Umsatzanstieg von 5–8 Prozent.

7. IT-Support optimieren

Nutzen: Die KI löst routinemäßige IT-Support-Probleme sofort, sodass Sie nicht den halben Tag damit verbringen müssen, dieselben fünf Probleme zu beheben.

Wie der Kundensupport lebt auch der IT-Support von Wiederholungen. Er umfasst viele Routinefragen und ein ständiges Hin und Her. KI kann viele dieser Workflows automatisieren, wodurch die IT einer der beliebtesten Bereiche für Unternehmen ist, um sie einzusetzen. Laut PwC setzen 53 Prozent der US-Unternehmen, die KI Assistenten einsetzen, diese in der IT und Cybersicherheit ein. 

Die Anwendung im IT-Support ist besonders für kleine Unternehmen hilfreich. Die meisten verfügen über kein eigenes IT-Team, daher lohnt es sich, KI-Lösungen für Routineanfragen einzusetzen, die andernfalls den Rest des Teams ausbremsen würden. 

Oft kann allein das Abbilden und Standardisieren Ihrer Workflows viel Zeit sparen, insbesondere bei volumenstarker Arbeit wie Support-Tickets. Dafür können Sie kostenlose Workflow-Generatoren wie Jotform Workflows oder KI-Flussdiagramm-Tools wie den Jotform KI-Flussdiagramm-Generator nutzen.

8. Rechnungen verarbeiten

Nutzen: Jedes Finanzteam hat einen Rückstau an Rechnungen zu bearbeiten. Die KI erledigt sie schneller und mit weniger Fehlern als jeder manuelle Workflow.

Für die meisten Finanzteams umfasst die Rechnungsverarbeitung das Anmelden in Lieferantenportalen, das Navigieren durch Abrechnungsbereiche, das Herunterladen von Dokumenten und das Hochladen in ein separates System. Der Prozess kann repetitiv und langsam sein. 

Aktuelle Untersuchungen haben jedoch gezeigt, dass Teams, die Automatisierung nutzen, Rechnungen in etwa drei Tagen verarbeiten, verglichen mit 17 Tagen bei Teams, die sich auf manuelle Workflows verlassen. 

Der Financial Controller Agent von Payhawk meldet sich beispielsweise in Lieferantenportalen an, findet Rechnungen, codiert alle erforderlichen Felder und reicht sie in Ihrem Namen ein. Das Unternehmen erwartet, 2026 rund 500.000 Rechnungen zu verarbeiten, was Kunden nach eigenen Angaben etwa vier Jahre an gebündelter manueller Arbeit erspart.

9. Lieferkette und Bestandsverwaltung verbessern

Nutzen: Lieferketten haben viel zu viele bewegliche Teile. Die KI überwacht alles und hält es in Bewegung, sodass nichts durchrutscht.

Eine Lieferkette zu managen bedeutet, Lieferantenzeitpläne, Lagerbestände, Nachfrageprognosen und Beschaffungszyklen im Blick zu behalten. Jede Lücke in der Transparenz kann verspätete Lieferungen, überfüllte Lager oder verpasste Bestellungen bedeuten. KI Assistenten für die Automatisierung können all dies in Echtzeit überwachen. 

Diese digitalen Assistenten können außerdem Anomalien markieren, die Lieferantenleistung verfolgen und auf Basis ihrer Beobachtungen strategische Empfehlungen geben.

Als Beispiel für den effektiven Einsatz von KI Assistenten in diesem Bereich verzeichnete ein Chemieunternehmen, das KI Assistenten für die autonome Beschaffung pilotierte, eine Effizienzsteigerung der Beschaffungsmitarbeiter um 20–30 Prozent. Die Assistenten übernahmen alles von der Ausschreibungsvorbereitung und Lieferantenpräqualifizierung bis hin zur Angebotsanalyse und dem Management von Lieferantenanfragen. Diese Arbeit erforderte zuvor erhebliche manuelle Koordination und beanspruchte Stunden wertvoller Zeit.

10. Interne Wissensdatenbanken durchsuchen

Nutzen: Die KI macht jahrelanges institutionelles Wissen für das gesamte Team sofort durchsuchbar.

Unternehmensteams verfügen oft über mehr internes Wissen, als irgendjemand Zeit hat, es zu finden und zu nutzen. Compliance-Dokumente, Prozessleitfäden und Produktdaten sind häufig unter Schichten von Ordnern vergraben oder in Silos über Teams hinweg verteilt. Wenn Sie eine Wissensdatenbank aufbauen, kann Ihre gesamte Belegschaft KI nutzen, um sie abzufragen, ohne jemandem eine E-Mail schreiben oder auf eine Antwort warten zu müssen.

Unilever hat ein solches System für sein Nachhaltigkeitsteam aufgebaut. Müde von Datenanfragen (einige mit über 100 Fragen), lud ein Teammitglied eine kuratierte Sammlung von Unternehmensdokumenten in Microsoft Copilot Studio hoch, um einen einfachen Zugriff zu ermöglichen. 

McKinseys KI-Assistent Lilli aggregiert über 100.000 interne Dokumente aus mehr als 40 Wissensquellen. Alle Mitarbeiter des Unternehmens (mehr als 7.000) können auf diese Daten zugreifen.

11. Kunden Produkte und Dienstleistungen empfehlen

Nutzen: Die KI kann das richtige Produkt im richtigen Moment vorschlagen, was die Konversionen und den durchschnittlichen Bestellwert erhöht.

Die KI kann Produkte empfehlen, indem sie die Suchanfragen, den Kaufverlauf und das Surfverhalten eines Kunden analysiert. Walmart experimentiert beispielsweise mit dieser Fähigkeit über einen KI-Einkaufsassistenten. Sparky, der virtuelle Assistent der Einzelhandelskette, kann Produkte empfehlen, Käufern helfen, kompatible Artikel zu finden, und sogar Rezepte auf Basis eines Fotos des Kühlschranks eines Kunden liefern.

Unternehmen sind nicht die Einzigen, die Kunden mit KI beim Einkaufen helfen. Jedes Geschäft, ob groß oder klein, online oder stationär, kann von KI-gestützten Workflows für Produktempfehlungen profitieren. Im Jahr 2026 verfügen 58 Prozent der Digital-Commerce-Shops über ein Empfehlungssystem. 

12. Vorausschauende Wartung umsetzen

Nutzen: Setzen Sie KI Assistenten ein, um Geräteausfälle vorherzusagen, bevor sie eintreten, und so Ausfallzeiten zu reduzieren und teure Reparaturen zu vermeiden.

Anstatt darauf zu warten, dass Maschinen oder Fahrzeuge ausfallen, nutzen Unternehmen KI, um Ausfälle frühzeitig vorherzusagen. Sensoren können Daten zu Temperatur, Vibration und Leistung erfassen, und Machine-Learning-Modelle markieren Muster, die auf potenzielle Probleme hinweisen.

In der Automobilindustrie hat die ZF Friedrichshafen AG beispielsweise einen autonomen KI Assistenten namens TempAI entwickelt, um die Temperatur in elektrisch betriebenen Antriebssträngen vorherzusagen. Laut S&P Global verbesserte die Innovation die Genauigkeit der Temperaturprognose um mehr als 15 Prozent.

Für Hersteller und Flottenbetreiber bedeutet diese Art von Erkenntnis weniger unerwartete Ausfälle und mehr Zeit zwischen den Reparaturen.

Fühlen Sie sich inspiriert? Setzen Sie KI jetzt sofort mit Jotform KI Assistenten ein

Wenn Sie die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit KI erkunden möchten, sind Jotform KI Assistenten ein hervorragender Ausgangspunkt. Sie verwandeln reguläre Formulare in dialogorientierte Erlebnisse, bei denen ein KI Assistent Fragen stellt und die Befragten Schritt für Schritt durch den Prozess führt. 

Anstatt ein statisches Formular auszufüllen, interagieren die Menschen mit dem KI Assistenten in einer chatähnlichen Oberfläche, während der Workflow im Hintergrund läuft. Sie können den Assistenten trainieren, indem Sie Dokumente oder benutzerdefinierte Anweisungen verwenden, damit er Ihren Prozess versteht und die richtigen Fragen stellt. 

Das Beste daran: Je nach den Vorlieben Ihrer Zielgruppe oder dem Zweck des Formulars können Sie den Assistenten auf vielfältige Weise einsetzen, darunter Sprach-Bots, soziale Plattformen und sogar eine benutzerdefinierte KI-Assistenten-App, mit der Sie KI auf Ihre eigene Art implementieren können.

Hier sind einige vorgefertigte KI Assistenten für den Einstieg:

• KI Assistent für den Kundensupport: Erfasst alle wichtigen Informationen von Kunden in einem dialogorientierten Format, sodass die Mitarbeiter bei der Beantwortung den vollständigen Kontext haben
• KI Assistent für die Lead-Qualifizierung: Tritt mit eingehenden Leads in Kontakt, stellt Rückfragen und hilft Ihnen, Interessenten auf effizientere Weise zu bewerten
• KI Assistent für Besprechungsberichte: Erfasst Besprechungsdetails durch strukturierte Rückfragen und wandelt die Antworten in einen formatierten Besprechungsbericht um
• KI Assistent für die Unternehmensgründungs-Checkliste: Führt Gründer kleiner Unternehmen durch wichtige Einrichtungsschritte (wie die Finanzplanung und das Ausfüllen erforderlicher Unterlagen), indem er Fragen stellt und ihnen hilft, den Fortschritt zu verfolgen
• KI Assistent für Mitarbeiterinformationen: Fungiert als interner HR-Assistent, der Mitarbeitern Fragen zu ihrer Rolle, den Anforderungen der Stelle und mehr stellt, um genaue Datenbanken zu erfassen und zu pflegen 

Jotform stellt Ihnen über 7.000 KI Assistenten zur Verfügung. Melden Sie sich kostenlos an und erstellen Sie Ihren KI Assistenten in wenigen Minuten.