Die 8 besten Microsoft Copilot-Alternativen im Jahr 2026

Für die meisten Berufstätigen und Organisationen, die tier im Microsoft-Ökosystem verwurzelt sind, ist Copilot in der Regel die erste Wahl, wenn ein KI-Tool benötigt wird. Mit „Microsoft 365 Copilot“ beziehe ich mich auf den KI-Arbeitsassistenten, der direkt in die Office-Anwendungen integriert ist. GitHub Copilot, der Programmierassistent, ist ein eigenständiges Tool und wird hier nicht behandelt.

Als KI-gestützter Arbeitsassistent kann Microsoft 365 Copilot Inhalte in Word entwerfen, Daten in Excel analysieren, E-Mails in Outlook durchsuchen, Teams-Besprechungen zusammenfassen und daraus Aufgaben ableiten sowie PowerPoint-Präsentationen auf Basis vorhandener Dokumente erstellen – und das alles, ohne dass Sie zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen. Dieser Komfort hat jedoch seinen Preis: Das KI-Produktivitätstool kostet – je nach gewähltem Tarif – zwischen 18 und 30 US-Dollar pro Nutzer und Monat (bei jährlicher Abrechnung). Dieser Betrag fällt zusätzlich zu einer bestehenden Microsoft 365-Lizenz an. Der Nutzen des Tools ist zudem eng an Microsoft 365 gebunden, da Copilot seine Stärken vor allem bei der Arbeit mit Daten aus E-Mails, Dateien und Chats entfaltet; verlagern Sie Ihre Arbeit in Anwendungen außerhalb dieses Ökosystems, stehen dem Tool keine Daten mehr zur Verfügung. Zudem zeigen zahlreiche Nutzerbewertungen, dass die Qualität der Ergebnisse stark davon abhängt, in welcher Anwendung man gerade arbeitet.

Wenn Sie hier nach einer Altternative zu Microsoft Copilot suchen, haben Sie wahrscheinlich eine der Grenzen erreicht und benötigen einen KI-Arbeitsassistenten, der dort funktioniert, wo Ihre wichtigste Arbeit stattfindet. In diesem Leitfaden habe ich die acht besten Alternativen zu Microsoft 365 Copilot getestet und skizziert, die über verschiedene Tools hinweg funktionieren und allgemeinen Chat, Recherche, Arbeitsplatzsuche, Projektmanagement und KI-Workflow-Automatisierung abdecken. Ich zeige auch, wo Jotform AI für Teams passt, die KI in ihre täglichen Geschäftsabläufe integrieren müssen, wie z.B. bei der Abwicklung von Kundeninteraktionen und der Erfassung strukturierter Informationen.

Tool	Best for	Standout feature	Pricing
ChatGPT	KI-Arbeit für verschiedenste Anwendungsbereiche	Detaillierte Forschungsberichte	Kstenloser Tarif; kostenpflichtige Optionen ab 20 $/Monat
Claude	Dokumenteninsive Arbeit	Agentische Aufgaben in Coworking-Umgebungen	Kostenloser Tarif; kostenpflichtige Optionen ab 20 $/Monat
Google Gemini	Google Workspace-Teams	In Workspace integrierte KI	Kostenloser Tarif; kostenpflichtige Optionen ab 4,99 $/Monat
Perplexity	Zitierte Forschung	Quellenangaben im Text	Kostenloser Tarif; kostenpflichtige Optionen ab 20 $/Monat
Notion AI	Teams, die mit Notion arbeiten	KI-gestütztes automatisches Ausfüllen für Datenbanken	Kostenloser Tarif; kostenpflichtige Optionen ab 20 $/Mitglied/Monat
ClickUp Brain	Projektmanagement	KI-Felder für Aufgaben	Kostenloser Tarif; KI-Zusatzoption ab 9 $/Nutzer/Monat
Glean	Unternehmensweite Wissenssuche	Berechtigungsgesteuerte Suche	Kein kostenloser Tarif; Angebot auf Anfrage
Zapier-Agents	App-übergreifende Automatisierung	Aktionen in über 9.000 Apps	Kostenloser Tarif; kostenpflichtige Optionen ab 33,33 $/Monat

1. ChatGPT

Warum es auf die Liste geschafft hat: ChatGPT ist ein KI-Arbeitsassistent für allgemeine Zwecke, der Dateien aus nahezu jeder Quelle analysiert. Im Business-Tarif lässt er sich mit den Arbeitsanwendungen verknüpfen, die Ihr Team bereits nutzt – und zwar nicht nur mit denen von Microsoft.

Kernstärken

• Leistungsstarke Dokumentenanalyse und -zusammenfassung für eine Vielzahl von Dateitypen – inklusive „Deep Research“-Modus, um Informationen aus mehreren Quellen in einem ausführlichen Bericht zusammenzuführen.
• Bearbeitet mehrstufige Aufgaben mit ChatGPT Work
• Ruft Kontext aus verbundenen Arbeitsanwendungen ab

Hauptnachteil

• Für Standard-Business-Sitze gilt eine Nutzungsdauer von maximal fünf Stunden. Um diese Beschränkung aufzuheben, ist ein Premium-Sitz erforderlich, der das Fünffache kostet.

ChatGPT ist ideal für Nutzer und Teams, die einen KI-Assistenten benötigen, der sie bei der Erstellung von Entwürfen, bei der Recherche sowie bei der Datenanalyse – über verschiedene Tools hinweg – unterstützt. Das System verarbeitet Tabellenkalkulationen, PDFs und Präsentationen; Nutzer mit einem Business-Tarif können zudem Unternehmenswissen aus verknüpften Anwendungen wie Slack, Microsoft 365, Google Drive und HubSpot einbinden. Die Datenanalyse erfolgt bei ChatGPT einfach durch Fragen in natürlicher Sprache. Ein Marketing-Manager kann beispielsweise eine Tabelle zu einer Kampagne hochladen und fragen, welche Kanäle den besten Ertrag liefern – ChatGPT antwortet darauf mit einer Zusammenfassung der erfolgreichsten Kanäle sowie etwaiger Ausreißer und erstellt zudem ein Balkendiagramm, das den Umsatz nach Kanälen aufschlüsselt. Die KI kann Stimmungen und Themen in Datensätzen erkennen, Fehler aufspüren sowie Formeln erstellen oder korrigieren. Bei komplexeren Rechercheaufgaben kann die Funktion „Deep Research“ Informationen aus verifizierten Websites, hochgeladenen Dateien und verknüpften Anwendungen zusammenführen und in einem Bericht mit Quellenangaben aufbereiten, der sich als PDF- oder DOCX-Datei herunterladen lässt.

Für noch umfangreichere Aufgaben kann ChatGPT Work mehrstufige Ziele angehen: Es sammelt Kontext aus verknüpften Tools, plant und erledigt die Arbeit und meldet sich, wenn eine Freigabe erforderlich ist. Wenn Sie andere Anwendungen mit ChatGPT verbinden, werden nur Inhalte angezeigt, für die Sie ohnehin bereits eine Zugriffsberechtigung haben. Im Rahmen des Business-Tarifs fungiert ChatGPT als dialogbasierte Schnittstelle innerhalb von Slack und Microsoft Teams. Ein Team kann beispielsweise @ChatGPT in einem Kanal erwähnen, um eine längere Diskussion in ein Projekt-Briefing zu überführen, Dateien aus verknüpften Tools einzubinden oder wiederkehrende Aufgaben – etwa ein wöchentliches Status-Update – zu planen.

Die Nutzungsbeschränkung stellt die wesentliche Einschränkung dar. Wer eine „Business Standard“-Lizenz nutzt und diese intensiv in Anspruch nimmt, stößt möglicherweise auf das Limit von fünf Stunden Nutzungsdauer. „Business Premium“-Lizenzen, bei denen diese Beschränkung entfällt, kosten das Fünffache der Standard-Variante.

Preise für ChatGPT

• Kostenloser Einzelplan.
• Kostenpflichtige Tarife für Privatnutzer liegen preislich zwischen 8 und 100 US-Dollar pro Monat.
• Der Business-Plan beginnt bei 20 $ pro Nutzer und Monat für einen Standard-Zugang sowie 100 $ pro Nutzer und Monat für einen Premium-Zugang; die Abrechnung erfolgt jeweils jährlich.
• Der Enterprise-Tarif ist individuell gestaltet.

2. Claude

Warum es auf der Liste gelandet ist: Claude ist ein KI-Produktivitätstool, das komplette Aufgaben für dich übernimmt. Dank der integrierten „Cowork“-Funktion arbeitet es direkt in deinen Dateien sowie in verknüpften Anwendungen und liefert fertige Dokumente, Tabellen oder Präsentationen, die du anschließend überprüfen kannst.

Kernstärken

• Analyse umfangreicher Dokumente, verbunden mit durchgehend starkem Schreibstil bei komplexen, nuancierten Inhalten
• Agentenbasierte Aufgabenausführung in Cowork: mehrstufige Prozesse über mehrere Dateien hinweg
• Arbeiten Sie innerhalb von Microsoft 365-Apps; eine Anbindung an Tools wie Intercom, Google Drive und HubSpot ist möglich.

Hauptnachteil

• Agentenbasierte Aufgaben verbrauchen Nutzungskontingente schneller als herkömmliche Chats.

Claude ist die beste Alternative zu Microsoft Copilot für Berufstätige, deren Arbeitsalltag von wiederkehrenden Berichten, der Überprüfung von Dokumenten und Rechercheaufgaben geprägt ist. Dank eines integrierten KI-Agenten kann Claude mehrstufige Arbeitsabläufe eigenständig ausführen – vorausgesetzt, Sie erteilen Zugriff auf die entsprechenden Ordner und Tools und beschreiben das gewünschte Ergebnis. Claude ist in der Lage, Dateien zu lesen, zu bearbeiten und zu erstellen sowie umfangreichere Projekte in Teilaufgaben zu unterteilen, die parallel bearbeitet werden können. Sie können Aufgaben so einrichten, dass sie täglich, wöchentlich oder monatlich ausgeführt werden – und das auch dann, wenn Ihr Laptop bereits ausgeschaltet ist. Während der Arbeit zeigt Claude jeden einzelnen Schritt an, sodass Sie den Fortschritt bequem von Ihrem Smartphone aus verfolgen und bei Bedarf korrigierend eingreifen können. Standardmäßig fragt Claude vor der Ausführung einer Aktion um Erlaubnis; ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung werden keinerlei Daten gelöscht.

Claude kommt zudem gut mit unstrukturierten Daten zurecht. So kann das Modell beispielsweise ungeordnete Notizen aus Verkaufsgesprächen verarbeiten und einen detaillierten Bericht erstellen: Es zeigt auf, in welchem ​​Stadium sich die jeweiligen Geschäftsabschlüsse befinden und welche Einwände immer wieder vorgebracht werden – jeweils belegt durch ein direktes Zitat aus der ursprünglichen Notiz. Bei Kundenfeedback gruppiert Claude die Kommentare nach Themen, schätzt anhand der Problembeschreibungen der Nutzer die Dringlichkeit ein und verfolgt, ob ein bestimmtes Anliegen an Bedeutung gewinnt.

Wenn Ihr Team mit Microsoft 365 arbeitet, können Sie Claude direkt in Excel nutzen, um Modelle mit funktionierenden Formeln zu erstellen, in Word Inhalte unter Verwendung der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ zu bearbeiten sowie PowerPoint-Folien auf Basis Ihrer Unternehmensvorlagen – inklusive nativer Diagramme – zu generieren. Claude für Outlook (derzeit in der Beta-Phase) kann Ihren Posteingang sortieren, passende Termine in Ihren Kalendern finden und Antwortentwürfe erstellen, die darauf warten, von Ihnen versendet zu werden. Der Kontext bleibt dabei über verschiedene geöffnete Dateien hinweg erhalten, sodass sich Änderungen in einer Datei auch in anderen widerspiegeln. Ähnlich wie bei ChatGPT stellen Nutzungslimits die größte Einschränkung bei Claude dar – wobei diese durch „agentische“ Aufgaben (also Aufgaben, bei denen die KI eigenständig handelt) schneller aufgebraucht werden.

Claude-Preise

• Kostenloser Tarif verfügbar.
• Kostenpflichtige Tarife für Einzelnutzer liegen preislich zwischen 20 $ und 200 $ pro Monat (monatliche Abrechnung).
• Der Team-Tarif beginnt bei 20 $ pro Nutzer und Monat für Standard-Lizenzen sowie 100 $ pro Nutzer und Monat für Premium-Lizenzen; die Abrechnung erfolgt jeweils jährlich.
• Enterprise beginnt bei 20 $ pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung), zuzüglich nutzungsabhängiger Kosten gemäß API-Tarifen.

3. Google Gemini

Warum es auf der Liste gelandet ist: Es ist die Alternative zu Microsoft Copilot, die am besten für Unternehmen geeignet ist, die bereits Google Workspace nutzen.

Kernstärken

• KI ist im Workspace Business Standard-Tarif (und höheren Tarifen) enthalten; für die Kernfunktionen ist keine separate KI-Lizenz erforderlich.
• Workspace Studio automatisiert wiederkehrende Aufgaben in Gmail, Drive und weiteren Workspace-Apps.
• Gemini Notebook unterstützt bei der Recherche und stützt seine Antworten auf deine eigenen Dokumente.

Hauptnachteil

• Der Großteil des Nutzens liegt innerhalb von Google Workspace. Für die Anbindung an Microsoft 365 oder andere Geschäftsanwendungen ist Gemini Enterprise erforderlich – ein separates Abonnement.

Gemini ist am sinnvollsten für Organisationen, die bereits Google Workspace verwenden oder eine Abkehr von Microsoft 365 in Betracht ziehen. Ab Business Standard funktioniert Gemini ohne zusätzliche Kosten in Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet und Chat. In Meet werden Notizen gemacht und Untertitel übersetzt, damit die Teilnehmer im Gespräch bleiben können. In Drive werden Ihre gespeicherten Dateien durchsucht, zusammengefasst und daraus Erkenntnisse gewonnen. Workspace Studio geht noch einen Schritt weiter und ermöglicht Ihnen die Erstellung KI-gestützter Abläufe für wiederkehrende Arbeiten wie die Vorbereitung von Besprechungen und die Organisation des Posteingangs.

Gemini unterstützt bei der Datenanalyse über verschiedene Tools hinweg. In Google Tabellen können Sie KI-Prompts in natürlicher Sprache formulieren; Gemini erstellt daraufhin Tabellen, befüllt sie mit neuen Daten und löst Optimierungsprobleme. Für Rechercheaufgaben lässt sich Gemini Notebook nutzen: Sie können eigene Quellen hochladen, und die KI stützt ihre Antworten ausschließlich auf diese Dokumente – ohne Informationen aus externen Quellen einzubeziehen. Bei umfangreicheren Recherchen kann „Deep Research“ eigenständig einen Rechercheplan erstellen, Hunderte von Webquellen oder Daten aus Ihrem Workspace analysieren und daraus ausführliche, mehrseitige Berichte inklusive Quellenangaben generieren.

Ein Aspekt bei Google Gemini ist, dass es in Google Workspace integriert ist. Wenn Ihr Team Dateien in SharePoint speichert oder Kundendaten in HubSpot führt, benötigen Sie Gemini Enterprise, um diese sicher anzubinden – diese Plattform wird separat von Workspace abgerechnet.

Gemini-Preise

• Kostenloser Tarif für die private Nutzung verfügbar.
• Tarife für Privatnutzer: Google AI Plus 4,99 $ pro Monat; Google AI Pro 19,99 $ pro Monat; Google AI Ultra ab 99,99 $ pro Monat (jeweils monatliche Abrechnung)
• Google Workspace: Business Starter 7 $ pro Nutzer/Monat; Business Standard 14 $ pro Nutzer/Monat; Business Plus 22 $ pro Nutzer/Monat (jeweils jährliche Abrechnung)

4. Perplexity

Warum es in die Liste aufgenommen wurde: Perplexity ist ein auf Recherche ausgerichteter KI-Assistent, der das Internet, Ihre Dateien sowie verknüpfte Anwendungen durchsucht und anschließend Berichte mit direkten Quellenangaben erstellt. So können Teams nachvollziehen, woher die einzelnen Informationen stammen, bevor sie darauf basierend handeln.

Kernstärken

• Direkte Quellenangaben bei jeder Antwort sowie Zugriff auf Premium-Datenquellen wie PitchBook, Statista und S&P Capital IQ im Rahmen kostenpflichtiger Abonnements.
• Besonders stark bei schnelllebigen Themen oder aktuellen Ereignissen, da das System auf Live-Web-Ergebnisse zurückgreift, anstatt sich ausschließlich auf einen festen Wissensstand aus dem Training zu stützen.
• Lässt sich mit Arbeitsanwendungen wie Google Drive, OneDrive, HubSpot und Salesforce verbinden

Hauptnachteil

• Der Schwerpunkt liegt auf der Recherche; Teams, die einen Allround-Assistenten suchen, benötigen daher möglicherweise ein zweites Tool.

Wenn Sie als Datenanalyst, Forscher oder Kommunikationsprofi tätig sind und bei Ihrer täglichen Arbeit darauf angewiesen sind, verifizierbare Informationen zu finden und zusammenzuführen, dann ist Perplexity der ideale KI-Arbeitsassistent für Sie. Sie können Ihre Fragen in natürlicher Sprache formulieren; Perplexity durchsucht daraufhin das aktuelle Internet, Ihre hochgeladenen Dateien sowie verknüpfte Anwendungen und verlinkt jede in der Antwort enthaltene Aussage mit der entsprechenden Quelle. Die kostenpflichtigen Abonnements bieten zudem Zugriff auf Premium-Quellen für Finanz- und Marktanalysen, darunter PitchBook, Statista und S&P Capital IQ. Zu jeder Antwort erhalten Sie außerdem Vorschläge für weiterführende Fragen – so können Sie tiefer in ein Thema eintauchen, ohne jedes Mal von vorn beginnen zu müssen.

Perplexity übernimmt zudem einen Teil der Arbeit, die auf die eigentliche Recherche folgt. „Perplexity Computer“ koordiniert verschiedene KI-Modelle, um Aufgaben zu erledigen und fertige Arbeitsergebnisse zu liefern – etwa strukturierte Zusammenfassungen oder Audit-Berichte. Im Bereich der Kundeneinblicke (Customer Insights) kann das System beispielsweise Rezensionen, Support-Anfragen und Signale aus sozialen Medien zusammenführen und Stimmungstrends – aufgeschlüsselt nach Phasen der Customer Journey, Kundensegmenten und Produkten – aufzeigen, wobei jede Erkenntnis mit einer Quellenangabe versehen wird. „Comet“, der KI-Browser von Perplexity, kann zudem kleinere Aufgaben direkt aus dem Browserfenster heraus übernehmen, wie etwa das Beantworten von Fragen oder das Verfassen von E-Mails.

Das alles hat seinen Preis. Der Team-Tarif von Perplexity, „Enterprise Pro“, beginnt bei 34 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Wenn die Arbeit Ihres Teams schwerpunktmäßig auf Recherche ausgerichtet ist, kann sich diese Investition durchaus bezahlt machen. Suchen Sie hingegen nach einem einzigen Assistenten, der sämtliche Aufgaben abdeckt, lässt sich der Preis unter Umständen schwerer rechtfertigen.

Preismodell von Perplexity

• Kostenloser Privat-Tarif
• Perplexity Pro: 17 $ pro Monat (jährliche Abrechnung)
• Perplexity Max: 167 $ pro Monat (jährliche Abrechnung)
• Enterprise Pro: 34 $ pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung)
• Enterprise Max: 271 $ pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung)

5. Notion AI

Warum es auf die Liste geschafft hat: Notion AI funktioniert innerhalb eines einzigen, vernetzten Arbeitsbereichs, der Dokumente, Wikis und Projektdatenbanken umfasst. Es unterstützt dich beim Entwerfen und Organisieren von Inhalten sowie bei der Umsetzung von Aufgaben – ganz ohne dass du Daten von anderswoher hineinkopieren musst.

Kernstärken

• Notion Agent erledigt mehrstufige Aufgaben unter Nutzung von Kontext aus deinem Arbeitsbereich, verbundenen Apps und dem Internet.
• Die KI-gestützte automatische Ausfüllfunktion fasst Datenbankeinträge bei deren Eingang zusammen, verschlagwortet sie und kategorisiert sie.
• KI-gestützte Besprechungsprotokolle ermöglichen die automatische Erstellung von Nachbereitungen, wodurch ein separater Bot für die Protokollführung überflüssig wird.

Hauptnachteil

• Custom Agents – also die stets aktiven Automatisierungen – basieren auf Notion-Credits, die zusätzlich zu den Kosten pro Nutzerplatz in Rechnung gestellt werden.

Notion AI eignet sich besonders für Teams, die ihre Projekte, Dokumentationen und Planungen bereits in Notion verwalten und KI-gestützte Produktivitätstools suchen, die direkt in ihren Arbeitsbereich integriert sind. Wenn Ihr Produktteam beispielsweise Kundenfeedback in einer Notion-Datenbank sammelt, kann „Notion AI Autofill“ jeden neuen Eintrag zusammenfassen, die wichtigsten Details extrahieren und ihn mit vordefinierten Kategorien versehen – etwa als „Fehler“, „Funktionsanfrage“ oder „Anliegen zur Preisgestaltung“. Ergänzen Sie eine Eigenschaft für die Stimmung (mit den Optionen „positiv“, „neutral“ und „negativ“), kann Autofill die Einträge zudem entsprechend einordnen. Da alle Daten in einer Datenbank gespeichert sind, fließen diese Kategorisierungen direkt in die Diagramme und Dashboards von Notion ein. So kann Ihr Team Woche für Woche nachverfolgen, welche Themen an Bedeutung gewinnen.

Der „Custom Agent“ von Notion kann zudem die Aufgabenaufnahme übernehmen. Er kann beispielsweise einen Slack-Kanal auf Fehlerberichte und Funktionswünsche überwachen, diese an den Kanal des jeweils zuständigen Teams weiterleiten und ein neues Ticket erstellen. Die KI passt ihre Weiterleitungsregeln dabei im Laufe der Zeit kontinuierlich an. Wenn es darum geht, Kundenfeedback auszuwerten, kann der „Research“-Modus Informationen aus Ihrem Arbeitsbereich, verknüpften Tools sowie dem Internet zusammenführen und einen detaillierten Bericht erstellen. Für Teams, die viel Zeit in Besprechungen verbringen, bietet die Funktion „AI Meeting Notes“ die Möglichkeit, Diskussionen aufzuzeichnen, zu transkribieren und zusammenzufassen – ganz ohne dass ein zusätzlicher Bot am Meeting teilnehmen muss. Der größte Nachteil bei Notion ist, dass der KI-Arbeitsassistent nur so nützlich ist wie die Daten, die in Notion selbst gespeichert sind. Wenn Ihre Arbeit hauptsächlich in SharePoint, Outlook oder Word stattfindet, ist der Mehrwert entsprechend geringer.

Preise für Notion AI

• Kostenloser Tarif verfügbar, inklusive einer eingeschränkten KI-Testversion
• Plus: 10 $ pro Mitglied und Monat (jährliche Abrechnung)
• Business: 20 $ pro Mitglied und Monat (jährliche Abrechnung)
• Unternehmen: Benutzerdefiniert
• Benutzerdefinierte Agents: 10 $ pro 1.000 monatlichen Notion-Credits

6. ClickUp Brain

Warum es auf die Liste geschafft hat: ClickUp Brain integriert KI direkt in Arbeitsabläufe rund um Aufgaben, Projektmanagement und Dashboards.

Kernstärken

• KI-gestütztes Aufgaben- und Projektmanagement: automatisch generierte Teilaufgaben, Statuszusammenfassungen sowie Aktualisierungen für die Arbeitsabläufe, die Teams bereits nutzen
• Beantwortet Projektfragen unter Nutzung von Kontext aus Aufgaben, Dokumenten, Chats sowie verknüpften Anwendungen wie Google Drive und Salesforce.
• Zugriff auf GPT-, Claude- und Gemini-Modelle in einem einzigen Abonnement

Hauptnachteil

• Die vollständige KI-Suite – einschließlich des KI-Notizassistenten (AI Notetaker) und unbegrenzter KI-Felder – kostet zusätzlich zum ClickUp-Tarif 28 $ pro Nutzer und Monat.

ClickUp Brain eignet sich besonders für Projekt- und Betriebsteams, die ihre Arbeit bereits in ClickUp planen, zuweisen und nachverfolgen. Da ClickUp Brain direkt in Aufgaben, Dokumente, Chats und Kalender integriert ist, können Sie Fragen zu Ihrem Projekt stellen – das System liefert Antworten auf Basis der bereits in Ihren Arbeitsbereichen vorhandenen Informationen. Es umfasst ein KI-Feld, das eingehende Aufgaben (etwa Funktionsanfragen oder Fehlermeldungen) klassifizieren und die Stimmung – positiv, neutral oder negativ – anhand von Aufgabenbeschreibungen und Kommentaren einschätzen kann. Zudem fassen Zusammenfassungsfelder (Summary Fields) lange Aufgabenverläufe in prägnanten Übersichten zusammen, sodass Teams den Projektstatus erfassen können, ohne jedes einzelne Update lesen zu müssen.

Brain übernimmt zudem Aufgaben im Bereich Reporting. Es kann Diagramme auf Basis von Arbeitsbereichsdaten erstellen, hochgeladene Dateien analysieren, diese mit Ihren Aufgabenlisten abgleichen und die Ergebnisse als Tabellen exportieren. Der KI-Notizassistent nimmt an Ihren Besprechungen teil, erstellt Notizen und fügt die erfassten Inhalte dem Kontext hinzu, auf den Brain später zurückgreifen kann. Darüber hinaus kann ClickUp Brain auf Daten aus verbundenen Anwendungen wie Google Drive, GitHub und Salesforce zugreifen; zudem haben Sie die Möglichkeit, innerhalb eines einzigen Abonnements zwischen den Modellen GPT, Claude und Gemini zu wechseln.

Allerdings ist der KI-Arbeitsassistent mit hohen Kosten verbunden. Er wird separat zu den ClickUp-Tarifen angeboten und ist ab 9 $ pro Nutzer und Monat erhältlich. Funktionen wie der KI-Notizassistent (AI Notetaker), unbegrenzte KI-Felder und KI-Dashboards sind im „Everything AI“-Tarif enthalten, der 28 $ pro Nutzer und Monat kostet – ein Preis, der pro Nutzer sogar über dem des „Business“-Tarifs liegt.

Preise für ClickUp Brain

• Dauerhaft kostenloser Tarif mit KI-Testzugang
• Unbegrenzt: 7 $ pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung)
• Business: 12 $ pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung)
• Unternehmen: Benutzerdefiniert
• KI-Tarife: „Brain AI“ für 9 $ pro Nutzer und Monat sowie „Everything AI“ für 28 $ pro Nutzer und Monat; zusätzliches KI-Superguthaben: 10 $ für 10.000 Credits

7. Glean

Warum es in die Liste aufgenommen wurde: Glean ermöglicht es Ihnen, von einem zentralen Ort aus Informationen in 275 verschiedenen Arbeitstools zu durchsuchen, zu analysieren und darauf zu reagieren – wobei bei jeder Antwort die bestehenden Zugriffsberechtigungen berücksichtigt werden.

Kernstärken

• Berechtigungsbasierte Suche über mehr als 275 Anwendungen hinweg, darunter SharePoint, Slack, Google Drive, Salesforce und Jira
• Ein unternehmensweiter Wissensgraph, der relevanten Kontext sichtbar macht – unabhängig davon, in welcher Anwendung dieser ursprünglich gespeichert ist.
• Aktionen und geplante Agenten, die E-Mails entwerfen, Tickets erstellen und Datensätze in verbundenen Anwendungen aktualisieren

Hauptnachteil

• Die Preise sind nicht öffentlich einsehbar; der Einstieg erfolgt über eine Vertriebs-Demo.

Glean eignet sich besonders für große Unternehmen, deren Wissen über eine Vielzahl von Tools und Teams hinweg verteilt ist. Die Plattform indexiert die Anwendungen, Dokumente, Unterhaltungen und Tickets Ihres Unternehmens. Dabei greift sie für jede Antwort ausschließlich auf Inhalte zu, für die der jeweilige Nutzer bereits eine entsprechende Zugriffsberechtigung besitzt. Die Analyse beschränkt sich zudem nicht nur auf Dokumente: Glean übersetzt natürlichsprachliche Fragen in SQL-Abfragen, durchsucht Data Warehouses – etwa Snowflake oder Databricks – und verknüpft diese Ergebnisse mit unstrukturierten Datenquellen wie Support-Tickets oder internen Unterhaltungen. Auf dieser Basis erkennt das System Muster, erläutert die Bedeutung der Daten und liefert fundierte Antworten mit Quellenangaben. Dazu gehören auch interaktive Dashboards und Tabellen, die Ihr Team eigenständig erkunden und teilen kann.

Der KI-Arbeitsassistent von Glean wandelt zudem Kontext in konkrete Handlungen um. Er entwirft E-Mails, erstellt Tickets und aktualisiert Datensätze in angebundenen Anwendungen. Teams können ihn so einrichten, dass er regelmäßig Updates vorbereitet, Änderungen zusammenfasst und Hindernisse – etwa in Projekten, Tickets oder Kundenkonten – aufzeigt. Für wiederkehrende Berichte kann ein Glean-Agent nach einem festgelegten Zeitplan Daten aus Ihrem Data Warehouse abrufen und den entsprechenden Bericht erstellen. Administratoren verwalten und steuern diese Agenten über eine zentrale Benutzeroberfläche; dabei leitet Glean jede Anfrage an das jeweils passende Modell aus einer Auswahl von über 40 unterstützten LLMs weiter.

Glean ist ein KI-Assistent für Unternehmen und eine Alternative zu Microsoft Copilot. Da keine Preise öffentlich angegeben werden und der Zugang erst nach einer Vertriebs-Demo möglich ist, eignet sich die Lösung nur bedingt für kleinere Teams, die das Tool vor einer verbindlichen Entscheidung erst einmal testen möchten.

Glean-Preise: Ausschließlich auf Angebotsbasis.

8. Zapier Agents

Warum es in die Liste aufgenommen wurde: Mit Zapier Agents können Teams KI-Agenten ohne Programmierung erstellen, die Aufgaben in mehr als 9.000 Apps – darunter Microsoft-Tools wie Teams – ausführen.

Kernstärken

• Arbeitet mit Live-Geschäftsdaten, die stets synchron gehalten werden – ergänzt durch Web-Recherchen für externe Informationen.
• Agentengenerator ohne Programmierkenntnisse, der einen Agenten anhand einer einfachen Beschreibung seines Ziels erstellt.
• Ergreift Maßnahmen in mehr als 9.000 Apps, darunter Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, Slack und Zendesk

Hauptnachteil

• Die Kosten für Agents werden separat von den Automatisierungsplänen von Zapier berechnet; das bedeutet, dass Teams, die beides nutzen, für zwei Abonnements zahlen.

Zapier Agents eignet sich ideal für Teams in den Bereichen Operations, Vertrieb, Marketing und Support, die einen Großteil ihres Arbeitstages damit verbringen, Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen zu übertragen. Sie können einen Agenten erstellen, indem Sie einfach beschreiben, welche Aufgaben er übernehmen soll – Zapier Copilot unterstützt Sie dabei bei der Einrichtung. Anschließend verbinden Sie den Agenten mit den Anwendungen, Dokumenten und Datenquellen, die er für seine Arbeit benötigt. Da diese Quellen stets synchronisiert bleiben, greift der Agent immer auf Ihre aktuellsten Daten zu; zudem kann er bei Bedarf im Internet recherchieren, falls für eine Aufgabe externe Informationen erforderlich sind. Zapier Agents kann neue Leads recherchieren und anreichern, eingehende Anfragen bewerten, Diskussionen zusammenfassen, Datensätze kategorisieren sowie auf Basis Ihrer Wissensdatenbank Antwortentwürfe erstellen. Die Ergebnisse lassen sich anschließend direkt in die Anwendungen übertragen, die Ihr Team bereits nutzt.

Sobald ein Agent eingerichtet ist, lässt er sich bei Bedarf aktivieren oder im Hintergrund ausführen. Sie können die Aktivitäten jedes Agenten überwachen, bei Bedarf per Chat eingreifen und über die Chrome-Erweiterung direkt in Ihrem Browser mit den Agenten arbeiten. Für Teams, die bereits Zapier nutzen, lassen sich Agenten nahtlos in Zaps, Tables und Forms integrieren: So kann eine einzige Plattform Daten erfassen, speichern und an einen Agenten weitergeben, der daraufhin die entsprechenden Schritte einleitet.

Der wesentliche Kompromiss bei Zapier Agents besteht darin, dass sie eher darauf ausgelegt sind, auf Basis von Informationen zu handeln, als diese zu analysieren. Zwar können sie Daten zusammenfassen und kategorisieren, doch für Teams, die eine tiefgehende Datenanalyse oder Berichterstattung benötigen, ist weiterhin ein anderes Tool erforderlich.

Preise für Zapier-Agents

• Agenten kostenlos: kostenlos
• Agents Pro: 33,33 $ pro Monat, jährliche Abrechnung
• Agents Enterprise: Individuelle Preisgestaltung

Nutzen Sie Jotform, um KI-Unterstützung in konkrete Arbeitsabläufe zu verwandeln.

Alle Konkurrenzprodukte zu Microsoft Copilot, die wir bisher vorgestellt haben, sind darauf ausgelegt, Ihnen dabei zu helfen, Informationen schneller zu erstellen und zu finden. Sie können Dokumententwürfe verfassen, Besprechungen zusammenfassen, Dateien analysieren und Ihre verschiedenen Anwendungen durchsuchen. In der Regel decken sie jedoch nicht die operativen Aspekte Ihres Arbeitsalltags ab – etwa das Erfassen von Informationen in einem einheitlichen Format, die Interaktion mit Kunden, die Weiterleitung von Prozessen zur Genehmigung oder die Sicherstellung, dass Folgeschritte tatsächlich umgesetzt werden.

Hier kommt Jotform ins Spiel. Jotform verknüpft KI mit Ihren täglichen Geschäftsprozessen. Damit können Sie strukturierte Daten erfassen, Kundeninteraktionen abwickeln, eingehende Informationen analysieren und Daten zwischen den Tools und Prozessen übertragen, auf die Ihr Unternehmen angewiesen ist.

Alles beginnt mit Formularen. Jotform bietet mehr als 20.000 Formularvorlagen, die Sie für Kundenanmeldungen, Bewerbungen, Bestellungen, Feedback und vieles mehr nutzen können. Alternativ können Sie mit dem KI-Formular-Generator von Jotform ein individuelles Formular erstellen: Beschreiben Sie einfach in natürlicher Sprache, was Sie benötigen, und passen Sie das Ergebnis anschließend mithilfe Ihres Brand-Kits sowie bedingter Logik weiter an.

Von diesem Punkt an können die KI-Agenten von Jotform den kundenorientierten Bereich Ihres Unternehmens übernehmen. Sie können die KI-Agenten mithilfe Ihrer Dokumente, Webseiten und FAQs trainieren und sie anschließend einsetzen, um Kundeninteraktionen über verschiedene Kanäle – wie Chat, Telefon, SMS, WhatsApp und Messenger – abzuwickeln. Als KI-Chatbot auf Ihrer Website kann ein solcher Agent Nutzer durch Formulare führen und häufig gestellte Fragen beantworten. Zudem lassen sich Termine in Google Kalender vereinbaren, E-Mails sowie Slack-Nachrichten versenden und – basierend auf den individuellen Anforderungen der jeweiligen Person – Arbeitsabläufe (Workflows) auslösen.

Wenn Formulare und KI-Agenten Informationen erfassen, kann jede Übermittlung einen „Jotform Workflow“ auslösen: Aufgaben werden zugewiesen, Genehmigungsprozesse an einen oder mehrere Prüfer weitergeleitet, Fälligkeitsdaten festgelegt und Erinnerungen an alle Personen versendet, bei denen noch ein Arbeitsschritt aussteht. Jede Übermittlung landet automatisch in „Jotform Tables“ – einem gemeinsamen Arbeitsbereich, in dem Ihr Team Datensätze organisieren, zuweisen und nachverfolgen kann. Der „Jotform AI Data Assistant“ ist direkt in „Jotform Tabellen“ integriert und unterstützt Sie bei der Analyse Ihrer Daten: Er fasst offene Antworten zusammen, identifiziert wiederkehrende Themen, klassifiziert die Stimmung (Sentiment-Analyse) und erstellt Diagramme. Zudem kann er auf basis der vorliegenden Daten Antworten, Errinungen Folgenachrichten vorbereiten.

Für Fachkräfte und Teams, die ihre Produktivität steigern möchten, ist die Wahl eines KI-Arbeitsassistenten meist der erste Schritt. Doch damit ist es nicht getan: Sie müssen diese KI in die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens integrieren – und hier kommt Jotform ins Spiel. Erstellen Sie zunächst kostenlos Ihren ersten Jotform KI-Agenten und verknüpfen Sie ihn mit einem formular sowie einem Workflow. So erleben Sie hautnah, wie Jotform mithilfe von KI Geschäftsprozesse unterstützt – von der ersten Anfrage über den Erstkontakt bis hin zur finalen Genehmigung.