Eines wurde nach Gesprächen mit einigen unserer Beta-Nutzer, die mit Funktionen von Jotform AI Data Assistant experimentiert haben, deutlich: Der Export-to-Work-Zyklus ist real.
Wenn Benutzer Daten von einer Plattform speichern und/oder herunterladen und sie auf einer anderen Plattform öffnen, um sie mit der Software zu bearbeiten, die sie gewohnt sind, dann nennt man das „Exportieren für die Arbeit“.
Und fast jeder von uns kennt den Arbeitsablauf, weil wir ihn alle schon einmal durchgeführt haben.
Das könnte etwa so aussehen: Antworten sammeln > CSV herunterladen > Excel (oder eine andere Tabellenkalkulations-App) öffnen > filtern > Daten bereinigen > berechnen > Diagramm erstellen > per E-Mail versenden.
Da KI mittlerweile fest in unsere Arbeitsabläufe integriert ist, ist der Export in die Arbeit – obwohl für einige Aufgaben immer noch notwendig – nicht mehr der effizienteste Weg, um Dinge zu erledigen, insbesondere wenn es um Ihre Formularübermittlungen geht.
Die KI-Unterstützung, an die ich denke, ist eine solche, die einen Mehrwert bietet, weil sie komplizierte, datenbezogene Aufgaben in einfache und verständliche Informationen umwandelt, die leicht an andere weitergegeben werden können.
Zu den Funktionen des Datenassistenten gehören einige sehr praktische Features, mit denen Sie Daten dialogbasiert organisieren und analysieren können, bevor Sie den herkömmlichen zweistufigen Export-zur-Arbeit-Prozess durchführen müssen.
Sie werden zwar auch weiterhin Daten für größere Anwendungsfälle exportieren (Tabellenkalkulationen werden ja schließlich nicht verschwinden), aber zumindest können Sie im Vorfeld Zeit sparen, indem Sie sich bereits vor dem Export Einblicke verschaffen.
Hier sind sieben Aufgaben, die Sie ganz einfach im Gespräch erledigen können, bevor Sie zu einem anderen Werkzeug greifen.
Erhalten Sie schnell eine Gesamtübersicht oder eine Aufschlüsselung.
Es sollte nicht nötig sein, Daten zu exportieren, um schnell Erkenntnisse aus Ihren Daten zu gewinnen. Im vorherigen Beispiel des Schulbezirks, das mehrere Beispielschulen und deren Informationen auflistet, habe ich den Jotform AI Data Assistant gefragt: „Wie viele Bestellungen hat jede Schule nach Größe aufgegeben?“
Innerhalb weniger Sekunden erhalte ich eine Aufschlüsselung der Bestellungen nach Schulen, die ich dann an die Stakeholder weiterleiten kann, die die Informationen angefordert haben, in eine E-Mail an einen Lieferanten einfügen oder einfach als Referenz verwenden kann.
Finden Sie die Antworten, die Aufmerksamkeit benötigen.
Gerade in Situationen, in denen jede Minute zählt, ist die Möglichkeit, Informationen per Sprachbefehl von einem Assistenten anzufordern, äußerst hilfreich. In diesem Beispiel identifiziert der Assistent auf meine Anfrage hin schnell unvollständige Registrierungen, sodass ich mit den nächsten Schritten fortfahren kann.
Analysieren Sie offenes Feedback
Ob es um Produkte, Mitarbeiter oder anderes geht – Kundenfeedback ist der Schlüssel zu Verbesserungen. Mit Hilfe einer gezielten Abfrage können Sie jetzt das konstruktivste Feedback herausfiltern und dabei wertvolle Zeit sparen.
Im vorherigen Beispiel können Sie den Assistenten beispielsweise bitten, die wichtigsten Aspekte des Kundenfeedbacks hervorzuheben, damit Sie schnell reagieren oder die wichtigsten Erkenntnisse in einem Meeting zusammenfassen können. Dies ist besonders hilfreich bei der Auswertung von Hunderten (oder sogar Tausenden) von Einzelantworten.
Erstellen Sie eine sofortige visuelle Darstellung
Für Ihre Formulardaten gilt: Anstatt die Daten herunterzuladen, eine Tabellenkalkulation zu öffnen, die Daten zu filtern und ein Diagramm zu erstellen… erstellen Sie einfach ein Diagramm.
Sie erhalten sofort eine aussagekräftige und teilbare Visualisierung dank des Jotform AI Data Assistant. Hier habe ich ein schnelles, herunterladbares Diagramm der Anmeldungen nach Schulstufe erstellt.
Erstellen Sie eine übersichtliche Ansicht Ihrer Daten.
In diesem Beispiel optimiere ich die Art und Weise, wie ich meine Daten betrachte.
Nehmen Sie eine einheitliche Änderung in allen Datensätzen vor.
Wenn Sie umfassende Änderungen (oder eine Neuordnung Ihrer Daten) in Ihrer Tabelle vornehmen müssen, können Sie dies mithilfe des Assistenten schnell und in großem Umfang erledigen. In diesem Beispiel genügt für das einfache Archivieren einiger weniger Einträge eine kurze Eingabeaufforderung.
Gehen Sie auf Basis der Dateneinblicke den nächsten Schritt.
Die Daten, die wir auswerten, dienen hauptsächlich als Vorbereitung für unsere nächsten Schritte. In diesem Beispiel aus dem Bildungsbereich möchte ich die Schuldaten prüfen, bevor ich eine E-Mail an die Schulleiter sende, damit der Schulbetrieb reibungslos weiterlaufen kann.
Mit dem KI-Datenassistenten von Jotform ist das ganz einfach. Die Aufgabe kann so allgemein („Erstelle eine Erinnerung für alle Schulen, deren Registrierungsphase noch aussteht“) oder so spezifisch sein, wie ich es benötige (z. B. „Erstelle individuelle Erinnerungen für Schulen, deren Registrierungsphase noch aussteht und deren Budget über 25.000 US-Dollar liegt. Sprich den Schulleiter namentlich an.“).
Gewinnen Sie schnellere Erkenntnisse, indem Sie nicht essentielle Teile Ihres Arbeitsablaufs eliminieren.
Tabellenkalkulationen sind alles andere als überholt. Wir alle haben gute Gründe, sie zu verwenden, sei es für die Zusammenarbeit mit einem vereinbarten Unternehmenstool oder für ernsthaftes Data Mining, das sich mit den funktionsreichen Excel-Tools dieser Welt effizienter durchführen lässt.
Doch mit dem Aufkommen des Jotform AI Data Assistant (und ähnlicher Tools) besteht nun die Möglichkeit, schnellere und umfassendere Erkenntnisse aus Ihren formularbezogenen Daten zu gewinnen.
Diese Erkenntnisse zu gewinnen, muss kein formeller Prozess mehr sein. Bevor Sie in Versuchung geraten, Ihre Daten zu exportieren, um eine Änderung vorzunehmen, versuchen Sie, die Änderung direkt in Ihrer Jotform Tabelle durchzuführen.
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