JT’s Landscape Maintenance in Waterford Township, Michigan, ist ein kleiner Familienbetrieb. Die Mitarbeiter haben in der Regel mehr Arbeit, als sie bewältigen können. Daher macht es sich deutlich auf den Gewinn aus, wenn man Zeit spart und diese für die Akquise weiterer Aufträge nutzen kann.
Früher nutzte das Unternehmen Papier und Aktenordner, um den Überblick über die Arbeit zu behalten. Doch eines Tages, während eines Kundenbesuchs, fragte ein potenzieller Kunde nach einem Kostenvoranschlag. Wie sich herausstellte, hatte der Mitarbeiter von JT an diesem Tag das Formular für den Kostenvoranschlag nicht dabei. Das war ein ernüchternder Moment.
Auf der Suche nach einer Lösung stieß das Team von JT über eine Google-Suche auf Jotform. Als sie erkannten, dass sie mit dem PDF-Editor von Jotform all ihre Papierformulare digitalisieren konnten, ersetzten sie ihre manuellen Prozesse durch eine Kombination aus Online-Formularen, Jotform-Apps, KI-Agenten, einer Berechnungsfunktion und Kollaborationstools.
Seit der Einführung von Jotform Anfang dieses Jahres hat JT’s Landscape Maintenance neue Umsatzmöglichkeiten erschlossen, Zeit gespart und die Teamkoordination verbessert.
JT’s Landschaftspflege + Jotform: Ergebnisse auf einen Blick
120.000 US-Dollar potenzieller Jahresumsatz
Die Mitarbeiter nutzten den KI-App-Builder, um eine Kollaborationsplattform zu erstellen, die JTs Team entlastet und es ihm ermöglicht, neue Aufgaben zu übernehmen. Sie schätzen, dass die zusätzlichen Aufträge monatliche Einnahmen von bis zu 10.000 US-Dollar generieren werden.
Einsparungen von über 3.000 US-Dollar pro Jahr
Durch die Digitalisierung von Kostenvoranschlägen und Rechnungen konnten die Kosten für Büromaterial um etwa 260 US-Dollar pro Monat gesenkt werden – Gelder, die nun für das Mittagessen der Mitarbeiter verwendet werden.
Verbesserte Teamkoordination
Die mobilen Arbeitsabläufe von JT verbesserten Transparenz, Kommunikation und Effizienz über alle Aufträge hinweg.
Ein wachsendes Unternehmen, das durch papierbasierte Prozesse ausgebremst wird
Jahrelang nutzte JT’s Landscape Maintenance für den täglichen Betrieb Papierformulare, handschriftliche Kostenvoranschläge und manuelle Koordination. Doch mit dem Wachstum des Unternehmens wurde es für das eng verbundene Team immer schwieriger, …
- Standardisierung der Preise
- Schnelle Erstellung von Kostenvoranschlägen vor Ort
- Sorgen Sie für Ordnung im Büro.
- Koordination von Außendienstteams über mehrere Aufgaben hinweg
Jonathan Dickman, Berater für hybride Betriebsabläufe und das Schweizer Taschenmesser des Unternehmens, wusste, dass das Team ein besser skalierbares System benötigte.
Wir haben alles papierbasiert abgewickelt, bestätigt Dickman. Alles war in Aktenordnern und Manilaumschlägen… Das wurde uns einfach zu unübersichtlich.
JT stellte fest, dass die Abhängigkeit von Papier zu uneinheitlichen Preisen und Kostenvoranschlägen sowie zu unorganisierten Kundenterminen führte.
Unter der Oberfläche verbargen sich weitere damit zusammenhängende Probleme, wie etwa die fehlende Möglichkeit, neue Mitarbeiter auszubilden, institutionelles Wissen weiterzugeben oder die Sicherheit von Kundendaten zu gewährleisten.
Zentralisierung der Abläufe mit dem KI-App-Generator
Der Aufräumprozess begann damit, dass Dickman online nach bearbeitbaren PDFs suchte. Das führte ihn zum Jotform PDF Editor, und von dort aus suchte er nach Möglichkeiten, Jotform effektiv in andere Bereiche des Unternehmens zu integrieren.
Ihm kam die zündende Idee, als er erkannte, dass die Entwicklung einer App zwei Probleme gleichzeitig lösen könnte: die einfache Erstellung von Kostenvoranschlägen vor Ort und die Sicherstellung, dass alle Teammitglieder operativ auf dem gleichen Stand sind.
Dickman nutzte Jotform Apps, um maßgeschneiderte interne Apps zu erstellen, auf die das Team im Rahmen seiner mobilen Anwendungen zugreifen kann.
Zu den Apps gehören unter anderem folgende Ressourcen für Mitarbeiter:
- Materialrechner
- Leitfaden zur Kostenschätzung
- Stundenzettel der Mitarbeiter
- Durchsuchbare Kundendatensätze
KI zur Optimierung appbasierter Kostenschätzungen
Dickman entdeckte, wie einfach es war, die von ihm ursprünglich erstellte App (und die von ihm und seinen Mitarbeitern benötigten Arbeitsabläufe) anzupassen – und das ganz ohne Programmierkenntnisse.
Anstatt die Dinge manuell zu skizzieren – wie etwa das Erstellen separater Tabs innerhalb der App für verschiedene Layouts und eine einfachere Navigation – beschrieb er einfach die gewünschten Anpassungen dem KI-Generator von Jotform.
Es läuft einfach reibungslos, staunt Dickman. Ich höre mir tatsächlich an, was [Podo] sagt und wie er die Dinge verfeinert. So habe ich all die tollen Sachen bekommen.
Er stellte fest, dass ihm die selbststeuernde Natur des KI-Generators dabei half, seine Apps von einfach bis fortgeschritten weiterzuentwickeln und anspruchsvollere Funktionen wie den Materialrechner einzubauen.
Ein entscheidender Bestandteil der Kostenschätzung ist der Materialrechner, der dem Außendienstteam von JT dabei hilft, die individuellen Kosten für Landschaftsmaterialien automatisch auf der Grundlage von Bodenvolumen, Mulchbedarf, Rasenschätzungen und Gesteins-/Granitmenge zu berechnen.
Die Mitarbeiter können diese Informationen dann mit in den Materialladen nehmen, um das zu besorgen, was Zeit spart und die Erstellung von Kostenvoranschlägen gleichzeitig standardisiert.
Statt sich bei Kostenvoranschlägen, Routenplanung, Preisgestaltung oder Projektkoordination auf eine einzige Person zu verlassen, betont Dickman nun, dass jeder in Echtzeit Zugriff auf die gleichen Ressourcen hat… Das sorgt für eine gleichzeitige Abstimmung aller Beteiligten.
Schaffung neuer Geschäftsmöglichkeiten durch die Ersetzung von Papier
Durch die Umwandlung papierbasierter Prozesse in ressourcenreiche, KI-gestützte Anwendungen kann JT’s Landscape Maintenance neue (und bedeutende) Geschäftsmöglichkeiten nutzen, den Verwaltungsaufwand reduzieren und den Außendienstteams die Ressourcen zur Verfügung stellen, die sie für ein unabhängiges Arbeiten benötigen.
JT hat sein Geschäftspotenzial mithilfe des KI-App-Generators von Jotform auf zwei konkrete Arten verändert:
- Erhöhtes Umsatzpotenzial: Durch die geschätzte Zeitersparnis von fünf Stunden pro Woche kann das Unternehmen neue Aufträge annehmen und dadurch monatlich zusätzliche Einnahmen von 10.000 US-Dollar generieren. Darüber hinaus spart es über 3.000 US-Dollar durch die Digitalisierung von Dokumenten und Arbeitsabläufen.
- Bessere Teamkoordination: Die gemeinsam genutzten mobilen Arbeitsabläufe des Unternehmens verbesserten die Transparenz, Effizienz und Kommunikation über alle Aufgaben hinweg und reduzierten so die Verwirrung auf allen Ebenen.
Das Unternehmen wurde außerdem in die Lage versetzt, Upselling-Möglichkeiten vor Ort vorzuschlagen, operative Fragen in Echtzeit zu beantworten und neue Mitarbeiter – die mit typischen Verkaufsgesprächen nicht vertraut sind – mithilfe von Hinweisen aus Grizz, dem KI-Agenten von Jotform, anzuleiten.
Das Ergebnis der Integration eines Agenten in den täglichen Arbeitsablauf des Unternehmens ist eine schnellere Einarbeitung und Unterstützung der Mitarbeiter sowohl im Außendienst als auch außerhalb.
Ein kleines Unternehmen mit Arbeitsabläufen auf Unternehmensebene
JT’s Landscape Maintenance hat seine Abläufe von papierbasierter Koordination auf ein vernetztes, digitales System umgestellt, das auf Jotform AI basiert. Das digitale Ökosystem des Unternehmens unterstützt es nun dabei, neue Geschäftsfelder zu erschließen, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und die Mitarbeiter zu stärken.
Wie Dickman es ausdrückt: „Es ist wirklich etwas Wunderschönes.“
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