Die 5 besten Intranet-Software-Lösungen 2026: beste Intranet-Software im Vergleich

Wenn Mitarbeitende E-Mails, gemeinsame Laufwerke, Chat-Nachrichten und mehrere Arbeitsplatz-Tools durchsuchen müssen, nur um eine einzige Richtlinie oder ein Formular zu finden, wird der Arbeitsalltag unnötig kompliziert. Genau hier kommt Intranet-Software ins Spiel.

Ein modernes Intranet bietet Mitarbeitenden eine zentrale Anlaufstelle, um Unternehmensinformationen zu finden, mit Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren, auf Dokumente zuzugreifen und alltägliche Aufgaben zu erledigen. Die Plattformen, die 2026 verfügbar sind, unterscheiden sich allerdings erheblich. Manche legen den Schwerpunkt auf die interne Kommunikation, andere auf Dokumentenmanagement und Suche, und mit No-Code-Tools lässt sich ein Intranet individuell um die eigenen Prozesse herum aufbauen.

Da die Plattformen bei Kommunikation, Zusammenarbeit, Suche und Mitarbeiterzugang jeweils andere Ansätze verfolgen, hängt die richtige Wahl davon ab, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet. Im folgenden Intranet-Software-Vergleich stellen wir fünf führende Lösungen anhand ihrer stärksten Einsatzbereiche, zentralen Funktionen, Preismodelle und Testmöglichkeiten gegenüber, damit Sie die beste Intranet-Lösung für Ihre Anforderungen finden.

Beste Intranet-Software: 5 Lösungen im Vergleich

Tool	Ideal für	Preismodell	Infos zur Testphase
Microsoft SharePoint	Unternehmen mit Microsoft 365	Microsoft 365 Business Basic ab 7 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung	30-tägige Testversion von Microsoft 365 für Unternehmen verfügbar
Workvivo	Unternehmenskultur und Mitarbeiterengagement	Individuelle Preisgestaltung je nach Lizenzen und Anforderungen des Unternehmens	Keine kostenlose Testphase, individuelle Demo verfügbar
Jotform Apps	Aufbau eines individuellen No-Code-Intranets	Kostenloser Starter-Tarif; kostenpflichtige Tarife ab 34 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung	Keine formale Testphase, kostenloser Starter-Tarif verfügbar
Simpplr	KI-gestützte Suche und Mitarbeitererlebnis	Individuelle Preisgestaltung auf Basis des Volumens	14-tägige Testphase auf Anfrage und je nach Verfügbarkeit
Staffbase	Multichannel-Kommunikation und Kommunikation mit Mitarbeitenden ohne festen Büroarbeitsplatz	Individuelle Preisgestaltung je nach Belegschaft und Anforderungen	Kostenlose individuelle Demo verfügbar, keine öffentliche kostenlose Testphase angegeben

Die 5 besten Intranet-Lösungen 2026

1. Microsoft SharePoint: Ideal für Unternehmen mit Microsoft 365

Microsoft SharePoint ist eine naheliegende Intranet-Lösung für Unternehmen, die bereits mit Microsoft 365 arbeiten. Die Plattform vereint Teamwebsites, Kommunikationswebsites, Dokumentbibliotheken, Zugriffskontrollen, Versionsverläufe, Microsoft Lists und eine Suchfunktion mit Integrationen in das gesamte Microsoft-Ökosystem für den Arbeitsplatz.

Ihr größter Vorteil ist die enge Verzahnung mit den Tools, die Ihre Mitarbeitenden möglicherweise bereits nutzen, darunter Teams, OneDrive, Outlook und weitere Microsoft-365-Apps.

• Wichtige Funktionen: Team- und Kommunikationswebsites, Dokumentbibliotheken, Versionsverlauf, Microsoft Lists, Dateiberechtigungen, Microsoft Search, OneDrive-Integration, Microsoft-365-Integration
• Vorteile: SharePoint lässt sich eng in Microsoft-365-Tools wie Teams, OneDrive, Outlook und Microsoft Lists integrieren und ist damit eine praktische Option für Unternehmen, die bereits das Microsoft-Ökosystem nutzen; Dokumentbibliotheken, Versionsverlauf, Berechtigungen und Suchfunktionen geben Teams detaillierte Kontrolle darüber, wie interne Dateien und Unternehmensressourcen gespeichert und abgerufen werden; die Plattform unterstützt alles von kleinen Abteilungswebsites bis hin zu großen Unternehmens-Intranets mit mehreren Teams, Inhaltsbibliotheken und Berechtigungsstrukturen
• Nachteile: Der Aufbau und die Pflege eines gut strukturierten SharePoint-Intranets können einen erheblichen Konfigurations- und Governance-Aufwand sowie eine dauerhafte Beteiligung der IT erfordern; Unternehmen, die nicht ohnehin stark auf Microsoft 365 setzen, empfinden das Ökosystem unter Umständen als weniger praktisch als eine eigenständige Intranet-Plattform
• Tarife/Preise: Die SharePoint-Funktionalität ist in berechtigten Microsoft-365-Business-Abonnements enthalten; Microsoft 365 Business Basic kostet aktuell ab 7 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, wobei die höheren Tarife Business Standard und Premium zusätzliche Microsoft-Apps und -Funktionen bieten

2. Workvivo: Ideal für Unternehmenskultur und Mitarbeiterengagement

Workvivo, mittlerweile Teil von Zoom, verbindet Intranet-Funktionen mit interner Kommunikation und einem Mitarbeiterengagement im Stil sozialer Netzwerke.

Unternehmen können Wissensbereiche einrichten, Unternehmensneuigkeiten veröffentlichen, Communities nach Team oder Thema organisieren, Umfragen durchführen, Mitarbeitende durch Shoutouts und Auszeichnungen würdigen und über den mobilen Zugriff sowohl Mitarbeitende im Büro als auch Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz erreichen. Zusätzlich bietet Workvivo sogenannte Employee Journeys für Abläufe wie Onboarding und Schulungen.

• Wichtige Funktionen: Social Feeds, Wissensbereiche, Mitarbeiteranerkennung, Umfragen und Abstimmungen, Communities, Mitarbeiterverzeichnis, mobile App, Analysen, Employee Journeys, KI-gestützte Suche
• Vorteile: Social Feeds, Communities, Mitarbeiteranerkennung, Umfragen und Abstimmungen bieten Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, die Beteiligung zu fördern, statt das Intranet nur als Dokumentenablage zu nutzen; der mobile Zugriff hilft Unternehmen, Neuigkeiten und Ressourcen sowohl mit Mitarbeitenden im Büro als auch mit Mitarbeitenden ohne festen Büroarbeitsplatz zu teilen; Wissensbereiche und Employee Journeys führen Kommunikation, Ressourcen, Onboarding und weitere Arbeitsplatzerfahrungen auf einer Plattform zusammen
• Nachteile: Workvivo veröffentlicht keine Standardpreise, sodass Unternehmen ein Angebot anfordern müssen, bevor sie die Kosten direkt mit anderen Intranet-Plattformen vergleichen können; der starke Fokus der Plattform auf Kommunikation und Engagement kann für Teams, die in erster Linie Dokumentenablage und einen einfachen internen Ressourcenbereich benötigen, umfangreicher ausfallen als nötig
• Tarife/Preise: Workvivo arbeitet mit individueller Preisgestaltung auf Basis des Lizenzvolumens und der Anforderungen des Unternehmens; Unternehmen können eine individuelle Demo und ein Angebot anfordern

3. Jotform Apps: Ideal für den Aufbau eines individuellen No-Code-Intranets

Jotform Apps verfolgt bei Intranet-Software einen anderen Ansatz. Statt eine vorgegebene Struktur zu übernehmen, können Teams ihre eigene interne App rund um die Ressourcen, Formulare, Workflows und Informationen aufbauen, die Mitarbeitende tatsächlich benötigen.

Mit dem Drag-and-drop-App-Generator von Jotform können Sie eine App ohne Programmierung erstellen oder mit einer fertigen Vorlage starten. Die Intranet-App bietet zum Beispiel einen Ausgangspunkt, um interne Formulare und Dokumente an einem Ort zusammenzuführen, während die Unternehmensportal-App und die Arbeitsmanagement-App weitere interne Workflows unterstützen können.

Teams können außerdem Tracking-Formulare, ein Formular zur Aufgabenzuweisung und Feedback-Formulare hinzufügen, um Mitarbeiterinformationen zu erfassen und weiterzuleiten. Die Einsendungen lassen sich anschließend in Jotform Tabellen organisieren, während die Integrationen von Jotform Formulare mit weiterer Unternehmenssoftware verbinden. Außerdem können Sie Jotform Signatur-Dokumente in eine App einbetten, wenn Mitarbeitende in einem Workflow Dokumente prüfen und elektronisch unterschreiben sollen.

• Wichtige Funktionen: Drag-and-drop-App-Erstellung; Vorlagen; Formulare; Aufgabenzuweisung; Erfassung von Feedback; Jotform Tabellen; Integrationen; elektronische Unterschriften; mobiler Zugriff; Unternehmensressourcen; für größere Unternehmen ergänzt Jotform Enterprise Single Sign-on (SSO), rollenbasierte Zugriffskontrollen und Sicherheit auf Compliance-Niveau
• Vorteile: Teams können mit Drag-and-drop-Tools und fertigen Vorlagen eine individuelle Intranet-App erstellen, ohne Code zu schreiben oder Entwickler einzustellen; Formulare für Aufgabenzuweisungen, Feedback, Tracking, Onboarding und Mitarbeiteranfragen lassen sich direkt in die App einbinden, sodass Teams das Intranet in ein interaktives Arbeitsinstrument verwandeln können; Jotform Tabellen, Integrationen und Jotform Signatur erweitern die App über den reinen Informationsaustausch hinaus, indem sie Datenmanagement, verbundene Workflows und das Einholen elektronischer Unterschriften unterstützen; für Unternehmen mit strengeren Compliance-Anforderungen bietet Jotform Enterprise zentrale Nutzerverwaltung, Datenverschlüsselung, SSO-Unterstützung und Compliance-Optionen für regulatorische Vorgaben sowie Mehrbenutzerzugriff mit granularen Berechtigungskontrollen, was für größere Belegschaften nützlich ist, die abteilungsübergreifend zusammenarbeiten; Jotform wird außerdem von Organisationen im Gesundheitswesen, im Bildungsbereich und in der öffentlichen Verwaltung genutzt, wobei HIPAA- und SOC-2-fähige Funktionen verfügbar sind
• Nachteile: Jotform Apps bietet einige Funktionen nicht, die in speziellen Intranet-Plattformen zu finden sind, etwa integrierte Social Feeds oder eine einheitliche plattformübergreifende Wissenssuche; die Limits für Formulare, Einsendungen, Speicherplatz und weitere Nutzung variieren je nach Tarif, sodass Unternehmen mit größeren Belegschaften möglicherweise einen höheren Tarif oder ein Enterprise-Abonnement benötigen
• Tarife/Preise: Jotform Apps bietet einen kostenlosen Starter-Tarif; kostenpflichtige Tarife beginnen mit Bronze ab 34 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung, gefolgt von den Tarifen Silver und Gold mit höheren Nutzungslimits; die Enterprise-Preise werden für größere Unternehmen individuell festgelegt

4. Simpplr: Ideal für KI-gestützte Suche und Mitarbeitererlebnis

Simpplr vereint Intranet-Software, interne Kommunikation, Unternehmenssuche und KI-Unterstützung in einer Plattform für das Mitarbeitererlebnis.

Die Suchfunktionen sollen Mitarbeitenden helfen, Informationen systemübergreifend zu finden, statt jedes Repository einzeln zu durchsuchen. Simpplr kann Informationen aus Tools wie SharePoint, Box, Dropbox und Google Drive anzeigen und liefert gleichzeitig personalisierte Intranet-Inhalte und Mitteilungen.

• Wichtige Funktionen: KI-gestützte Suche, personalisierte Intranet-Inhalte, Multichannel-Kommunikation, Tools für Mitarbeiterengagement, Analysen, KI-Unterstützung, Integrationen mit externen Wissensquellen
• Vorteile: Die KI-gestützte Unternehmenssuche kann Mitarbeitenden helfen, Informationen im Intranet und in verbundenen Systemen am Arbeitsplatz zu finden, ohne jede Quelle separat zu durchsuchen; Personalisierungstools ermöglichen es Unternehmen, relevantere Inhalte auf Basis von Faktoren wie Rolle, Abteilung oder den Bedürfnissen der Mitarbeitenden auszuspielen; interne Kommunikation, Analysen, Suche und Funktionen für Mitarbeiterengagement sind in einer Plattform für das Mitarbeitererlebnis vereint
• Nachteile: Simpplr arbeitet mit individueller, volumenbasierter Preisgestaltung, was einen Kostenvergleich im Vorfeld ohne Kontaktaufnahme zum Anbieter erschwert; der breite Funktionsumfang für das Mitarbeitererlebnis kann für Unternehmen, die lediglich eine unkomplizierte Dokumentenablage oder ein Unternehmensportal benötigen, komplexer ausfallen als nötig.
• Tarife/Preise: Simpplr arbeitet mit volumenbasierter, individueller Preisgestaltung, die auf Unternehmensgröße, Komplexität und Supportanforderungen zugeschnitten ist; eine Testversion ist verfügbar; größere Unternehmen können individuelle Preise anfragen

5. Staffbase: Ideal für Multichannel-Kommunikation und die Kommunikation mit Mitarbeitenden ohne festen Büroarbeitsplatz

Staffbase ist darauf ausgelegt, interne Kommunikation über mehrere Kanäle bereitzustellen, darunter Intranet, mobile Apps, E-Mail, SMS, Chat und Digital Signage.

Dieser Ansatz kann besonders für Unternehmen nützlich sein, die sowohl Mitarbeitende im Büro als auch Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz beschäftigen. Die Mitarbeiter-App bietet mobilen Zugriff auf Unternehmensneuigkeiten, Dokumente, Mitarbeiterverzeichnisse und Tools für den Arbeitsalltag, während Analysen den Kommunikationsteams helfen, Reichweite und Engagement der Inhalte zu verstehen.

• Wichtige Funktionen: Mitarbeiter-Intranet, mobile App, E-Mail, Digital Signage, Analysen, Personalisierung, Suche, Umfragen, Chat, Integrationen, Offline-Zugriff auf Inhalte
• Vorteile: Staffbase unterstützt die Kommunikation über Intranet, mobile Apps, E-Mail, SMS, Chat und Digital Signage und bietet Unternehmen damit mehrere Wege, ihre Mitarbeitenden zu erreichen; die Mobile-First-Funktionen können Mitarbeitenden ohne festen Büroarbeitsplatz helfen, auf Unternehmensinformationen zuzugreifen, auch wenn sie nicht regelmäßig am Desktop arbeiten; Analyse- und Personalisierungstools helfen Kommunikationsteams, die Reichweite von Inhalten zu verstehen und relevantere Neuigkeiten an unterschiedliche Mitarbeitergruppen auszuspielen
• Nachteile: Staffbase veröffentlicht keine Standardpreise für Abonnements, sodass Unternehmen ein individuelles Angebot auf Basis von Belegschaftsgröße, Kanälen und Anforderungen benötigen; Unternehmen, deren Mitarbeitende überwiegend im Büro arbeiten, benötigen möglicherweise nicht den vollen Umfang an mobilen Funktionen, Digital Signage und Multichannel-Kommunikation, den die Plattform bietet
• Tarife/Preise: Staffbase veröffentlicht keine Standardpreisliste – die Preise werden individuell nach Zusammensetzung der Belegschaft, Kommunikationskanälen und Anforderungen des Unternehmens festgelegt 

So wählen Sie die passende Intranet-Software für Ihr Team aus

Welche Plattform die richtige ist, hängt weniger davon ab, welches Produkt die längste Funktionsliste hat, sondern vielmehr davon, wie Ihre Mitarbeitenden bereits arbeiten.

Wenn Ihr Unternehmen stark in Microsoft 365 investiert ist, verursacht SharePoint möglicherweise weniger Umstellungsaufwand. Teams, die Unternehmenskultur und interne Kommunikation in den Mittelpunkt stellen, werden vielleicht Workvivo bevorzugen, während Simpplr für Unternehmen geeignet sein kann, die Unternehmenssuche und Personalisierung ins Zentrum des Mitarbeitererlebnisses rücken. Staffbase richtet sich an Unternehmen, die sowohl Mitarbeitende im Büro als auch Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz über mehrere Kommunikationskanäle erreichen müssen.

Überlegen Sie außerdem, wie viel Kontrolle Sie über das Intranet selbst haben möchten. Eine fertige Plattform bietet Ihnen eine etablierte Struktur, während Sie mit einer No-Code-Lösung wie Jotform Apps das Erlebnis rund um Ihre eigenen Formulare, Aufgaben, Ressourcen und Prozesse aufbauen können.

Bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden, erstellen Sie eine Anforderungsliste mit den Funktionen, die Ihre Mitarbeitenden tatsächlich benötigen. Die Checkliste für Intranet-Funktionen von Jotform kann dafür ein guter Ausgangspunkt sein.

Erstellen Sie Ihre eigene Intranet-App mit Jotform Apps

Was die beste Intranet-Software ist, hängt von Ihrer Belegschaft, Ihrer vorhandenen Technologie und den Aufgaben ab, die die Plattform für Ihre Mitarbeitenden erfüllen soll. Manche Teams benötigen eine tiefgehende Zusammenarbeit an Dokumenten, andere legen den Schwerpunkt auf Mitarbeiterkommunikation oder Unternehmenssuche, und wieder andere möchten mehr Kontrolle darüber, wie ihre internen Tools organisiert sind.

Für Teams, die das Erlebnis an ihren eigenen Prozessen ausrichten möchten, bietet Jotform Apps einen No-Code-Ansatz für den Aufbau eines Intranets.

Sie können mit einer Intranet-App starten und anschließend je nach Bedarf Mitarbeiterverzeichnisse, Formulare, Dateien, Links, Aufgabenzuweisungen, Feedback-Workflows, Onboarding-Ressourcen und weitere Tools hinzufügen. Mit einer Mitarbeiter-Onboarding-App lassen sich beispielsweise Ressourcen für neue Mitarbeitende in derselben internen Umgebung bündeln.

Das Ergebnis ist eine interne App, die sich daran orientiert, wie Ihr Unternehmen arbeitet – und keine starre Struktur, an die sich Ihr Team anpassen muss.