Der Columbia County School District (CCSD) in Georgia umfasst 31 Standorte, von der Grundschule bis zur Highschool. Der Bezirk hat es sich zur Aufgabe gemacht, seine knapp 30.000 Schülerinnen und Schüler einzubinden, zu fördern und zu begeistern. Um das zu erreichen, setzen die Mitarbeiter des CCSD auf eine Vielzahl von Formularen. Noch vor Kurzem lagen viele davon in Papierform vor.
Genehmigungsabläufe ließen sich kaum nachverfolgen und dauerten viel zu lange. Lehrkräfte mussten ihre E-Mails durchforsten und sich durch endlose Nachrichtenverläufe arbeiten, nur um auf dem Laufenden zu bleiben.
„Papierformulare sind immer ein Zeitfresser“, sagt Joahn Sperry, Business Systems Analystin beim CCSD. „Man reicht sie über die interne Post ein oder gibt sie persönlich weiter – das wirkt heute einfach antiquiert.“
Wir haben es mit Software zu tun, bei der man sich die Augen auskratzen möchte, weil die Funktionen so weit hinterherhinken“, sagt sie. „Jotform hat es gut geschafft, mit der Zeit zu gehen.
Joahn Sperry, Business Systems Analystin, CCSD
Die Verantwortlichen beim CCSD suchten nach einer besseren Lösung und fanden Jotform Enterprise. Heute lassen sich Online-Formulare leicht erstellen und teilen. Und sie sind auch einfacher auszufüllen. Die eingereichten Daten sind übersichtlich geordnet und sortierbar. Weil die Abläufe automatisiert sind, kommen sie schneller zum Abschluss. Die Verwaltungsteams sehen genau, wo eine Genehmigung gerade steht, und lange E-Mail-Verläufe gehören der Vergangenheit an.
„Ist das Leben mit Jotform einfacher? Ja, zu hundert Prozent“, sagt Sperry.
Case study results at a glance
Zusammenarbeit an 31 Standorten
3.600 Mitarbeitende, darunter 1.800 Lehrkräfte, profitieren davon, dass die Papierformulare der Vergangenheit angehören.
45.000 Einreichungen und es werden mehr
Dank schlankerer Abläufe bleibt den knapp 30.000 Schülerinnen und Schülern mehr wertvolle Zeit mit ihren Lehrkräften.
Von E-Mail-Verläufen mit 15 Nachrichten zu einer verlässlichen Quelle
Mit Jotform ist die Datenverfolgung einfach, und überflüssige E-Mails verschwinden aus jedem Ablauf.
Der Wilde Westen
Für den Personalbereich, die Gehaltsabrechnung und die Compliance-Dokumentation hatte der Bezirk bereits ein digitales System im Einsatz. Doch wie Sperry erklärt, laufen in einem Schulbezirk weit mehr Prozesse als nur diese.
„Es gibt tausend verschiedene allgemeine Formulare, die man allein braucht, um den Laden am Laufen zu halten“, sagt sie und nennt als Beispiele Anträge für Parkausweise von Highschool-Schülern und Einverständniserklärungen für Ausflüge.
Bei so vielen Formularen im Umlauf ließen sich die Einreichungen kaum noch nachverfolgen. Besonders problematisch war das bei den Genehmigungen für Software. „Es war der Wilde Westen geworden. Schulen forderten Softwareanwendungen an oder führten sie sogar ein, ohne dass es ein formelles Prüfverfahren gab“, sagt Sperry.
Sperry und Karin Edwards, Executive Secretary, berichten, dass für eine einzige Genehmigungsanfrage 15 oder mehr E-Mails hin und her gingen. „Wir haben alles per E-Mail abgewickelt, aber wir hatten keine Nachverfolgung des eigentlichen Prozesses“, sagt Sperry. „Wir können die E-Mails zwar speichern, aber das hilft uns beim Nachverfolgen nicht wirklich weiter.“
Ohne eine lückenlose Dokumentation konnten die Beteiligten nicht erkennen, ob eine Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde. In einem Bezirk mit 3.600 Mitarbeitenden, darunter 1.800 Lehrkräften, summierten sich diese schwerfälligen Abläufe – und bescherten den Lehrkräften viel zu viel überflüssige Arbeit.
Der Bezirk musste die Kontrolle zurückgewinnen und verhindern, dass Software ohne offizielle Freigabe genutzt wurde. Sperry machte den Anfang und baute mit Jotform Enterprise einen Ablauf für die Softwaregenehmigung auf.
Technik im Gleichgewicht: Mit den Google- und Microsoft-Integrationen von Jotform sind Schüler bestens auf vielfältige Umgebungen nach dem Abschluss vorbereitet
Bei der Technik, die wir täglich nutzen, haben wir die Qual der Wahl. Für Bildungseinrichtungen gilt das genauso. Manche arbeiten mit Google, andere setzen auf Microsoft.
Die Jotform-Integrationen passen gut zur Strategie des CCSD, die Schüler auf beide Betriebssysteme vorzubereiten. Bei Bedarf können die Verantwortlichen die eingereichten Daten automatisch nach Google Sheets oder Microsoft Excel übertragen – mit den Google- und Microsoft-Integrationen von Jotform.
„Von der Vorschule bis zur fünften Klasse arbeiten wir mit Google Classroom“, sagt Sperry. „Aber ab der sechsten Klasse bauen wir Microsoft mit ein. So sind die Schüler ausgewogener aufgestellt, wenn sie uns verlassen.“
Jotform bietet Hunderte von Integrationen. Und mit Jotform-Webhooks gibt es praktisch keine Grenze dafür, welche externen Anwendungen sich mit Jotform verbinden lassen.
Einfache digitale Lösungen
Als Sperry anfing, Abläufe zu erstellen, machte der Workflow-Generator von Jotform die Sache leicht, denn er kommt ganz ohne Code aus. So konnte sie die Abläufe selbst aufbauen, ohne ihr IT-Team zusätzlich zu belasten.
Ihr Ablauf für Softwareanfragen beginnt mit einem Formular, das alle nötigen Angaben abfragt – etwa, welche Abteilung die Anfrage stellt. Über bedingte Logik werden die Einreichungen an die richtigen Ansprechpartner und Abteilungen weitergeleitet, sodass alle Beteiligten im Bilde sind.
„Jetzt werden die Nutzer im Formular gezielt nach bestimmten Angaben gefragt. Diese Anfrage landet zur Prüfung bei mir“, sagt Sperry. „Ich nehme Kontakt mit dem Softwareanbieter auf, bewerte die Software und dann durchläuft die Anfrage den Genehmigungsprozess bei verschiedenen Prüfern.“
Edwards, die den Ablauf für Softwareanfragen mitbetreut, schätzt den neuen Überblick über die Genehmigungen. „Früher kam es vor, dass jemand nicht auf die letzte E-Mail antwortete“, erklärt sie. „Man hatte den gesamten Ablauf nicht an einem Ort. Jetzt ist alles direkt da.“
Weil sich der Ablauf leicht nachverfolgen lässt, kann Sperry frühere Entscheidungen belegen. „Das hat mir wahrscheinlich schon das eine oder andere Mal den Kopf gerettet, wenn ich sagen konnte: ‚Nein, das haben wir sehr wohl gemacht, und hier ist der Beweis‘“, sagt sie.
Ist das Leben mit Jotform einfacher? Ja, zu hundert Prozent.
Joahn Sperry, Business Systems Analystin, CCSD
Auch den Prozess für berufliche Freistellungsanträge hat der Bezirk mit Jotform verbessert. Dieser Ablauf lief vorher auf Papier. Laut Sperry war es mit Jotform einfacher, Papierformulare in Online-Abläufe umzuwandeln, als mit anderer Software, auf die der Bezirk angewiesen ist.
„Wir haben es mit Software zu tun, bei der man sich die Augen auskratzen möchte, weil die Funktionen so weit hinterherhinken“, sagt sie. „Jotform hat es gut geschafft, mit der Zeit zu gehen.“
Jotform Enterprise hilft Sperry und ihrem Team, komplexe Abläufe zu erstellen, die sich erstaunlich einfach verwalten lassen. „Wenn ich mich kurz reinsetzen und innerhalb weniger Stunden etwas aufbauen kann und dann noch den Verlauf einsehen kann, dann ist das enorm.“
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Weniger Fleißarbeit, mehr sinnvolle Arbeit
Mit der Digitalisierung seines „Wilden Westens“ aus Papierbergen und E-Mail-Verläufen hat der Columbia County School District die zersplitterten Abläufe durch schlanke, transparente Prozesse ersetzt. Dank Jotform Enterprise gehören lange E-Mail-Ketten der Vergangenheit an, und zentrale Nachverfolgungen sorgen an allen 31 Standorten für Verbindlichkeit.
Mehr als 45.000 Einreichungen später lässt der Bezirk ineffiziente Papierformulare und manuelles Nachhaken weiter hinter sich und setzt stattdessen auf flexible Lösungen ohne Code. Das Ergebnis? Die Lehrkräfte verbringen weniger Zeit damit, Genehmigungen nachzuverfolgen und Papierkram hinterherzulaufen – und mehr Zeit damit, ihre 30.000 Schülerinnen und Schüler einzubinden, zu fördern und zu begeistern.
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