Intégration de Google Forms avec Zoom : guide étape par étape

Si vous utilisez Google Forms pour recueillir des confirmations de présence, des informations d’admission client ou des inscriptions à des webinaires, vous avez probablement déjà souhaité mettre en place une intégration de Google Forms avec Zoom, afin de planifier des réunions automatiquement. Malheureusement, il n’existe aucun moyen natif de connecter ces deux plateformes. Heureusement, plusieurs solutions de contournement permettent d’éviter de copier-coller manuellement les informations concernant les répondants à vos formulaires.

Découvrez dans cet article comment intégrer Google Forms à Zoom à l’aide de deux outils d’automatisation tiers populaires. Nous vous montrerons également comment Jotform offre une solution plus simple et plus polyvalente, notamment pour gérer les paiements, les inscriptions et les fonctionnalités de planification avancées depuis une plateforme unique.

Mettre en place une intégration de Google Forms avec Zoom

Bien que Google Forms ne propose pas d’intégration native à Zoom, il existe des solutions pour automatiser votre flux de travail grâce à des outils tiers. Parmi les plus connus figurent Zapier et Make. Ces plateformes d’automatisation vous permettent de créer des flux de travail (appelés Zaps ou Scénarios, selon l’outil) qui déclenchent une action dans Zoom dès qu’une personne soumet l’un de vos formulaires Google Forms.

Voyons maintenant comment connecter Zoom et Google Forms à l’aide de ces solutions.

Intégrer Google Forms à Zoom avec Zapier

Pour connecter Google Forms à Zoom via Zapier, vous avez besoin d’un compte Zapier gratuit, d’un accès au formulaire Google Forms que vous souhaitez utiliser et d’un compte Zoom.

Pour configurer l’intégration, procédez comme suit :

1. Accédez à zapier.com et connectez-vous à votre compte.
2. Cliquez sur Créer un Zap (Create Zap).
3. Dans la section Déclencheur (Trigger), sélectionnez Google Forms.
4. Choisissez l’événement déclencheur (généralement Nouvelle réponse au formulaire (New Form Response)).
5. Connectez votre compte Google et sélectionnez le formulaire à utiliser.
6. Dans la section Action, sélectionnez Zoom. 
7. Choisissez l’action souhaitée, par exemple Créer une réunion (Create Meeting), Créer un webinaire (Create Webinar) ou une autre option selon votre objectif.
8. Connectez votre compte Zoom.
9. Configurez l’action Zoom en associant les champs de votre formulaire Google Forms (nom, adresse email, sujet, etc.).
10. Cliquez sur Test pour vérifier que l’intégration fonctionne correctement.
11. Une fois le test validé, cliquez sur Publier (Publish) pour activer votre Zap. 

Désormais, chaque fois qu’une personne soumettra votre formulaire, Zapier créera automatiquement une réunion Zoom ou l’inscrira à un webinaire, selon la configuration que vous avez choisie.

Connecter Google Forms à Zoom avec Make

Make (anciennement Integromat) remplit la même fonction de base que Zapier, mais offre des options plus avancées et un contrôle plus poussé sur vos automatisations.

Pour créer un scénario reliant Google Forms à Zoom, procédez comme suit :

1. Accédez à make.com et connectez-vous ou créez un compte.
2. Cliquez sur Créer un nouveau scénario (Create a new Scenario).
3. Dans l’éditeur de scénarios, cliquez sur le grand bouton (➕) et sélectionnez Google Forms.
4. Choisissez un module déclencheur, tel que Surveiller les réponses (Watch Responses).
5. Connectez votre compte Google et sélectionnez le formulaire souhaité.
6. Ajoutez un nouveau module, puis recherchez Zoom.
7. Sélectionnez l’action Zoom appropriée (par exemple, Créer une réunion (Create a Meeting) ou Inscrire un participant (Add a Registrant)).
8. Connectez votre compte Zoom.
9. Associez les champs de votre formulaire aux champs correspondants dans Zoom.
10. Cliquez sur Run pour tester le scénario.
11. Si tout fonctionne correctement, cliquez sur l’icône d’horloge pour définir la fréquence d’exécution du scénario, puis cliquez sur Enregistrer (Save).

Make offre davantage de flexibilité, notamment si vous souhaitez ajouter des étapes supplémentaires, comme filtrer les réponses, enregistrer les données dans une feuille de calcul ou envoyer des emails de suivi automatiquement.

Zapier vs. Make : quelle solution choisir ?

Maintenant que vous savez comment configurer une réunion Zoom avec Zapier et Make, comment déterminer quelle plateforme vous convient le mieux ?

Zapier est généralement l’option la plus simple si vous débutez dans l’automatisation. Son interface intuitive et ses modèles prêts à l’emploi en font un excellent choix pour les tâches simples, comme la création automatique de réunions grâce à une intégration entre Google Forms et Zoom.

Make est davantage adapté aux automatisations complexes et offre un contrôle plus précis sur chaque étape. Make permet d’affiner vos flux de travail à l’aide de filtres, de logiques conditionnelles et d’automatisations en plusieurs étapes. Si vous souhaitez enregistrer les réponses à un formulaire dans une feuille de calcul, déclencher des notifications par email et planifier plusieurs événements à partir d’un même formulaire, Make vous offre la flexibilité nécessaire.

Les deux outils permettent d’atteindre le même objectif, mais le choix dépendra du niveau de personnalisation dont vous avez besoin et de la fréquence à laquelle vous prévoyez d’automatiser des tâches telles que la planification de réunions Zoom. Zapier et Make permettent tous deux de mettre en œuvre une intégration de Google Forms avec Zoom, mais ils répondent à des besoins différents en matière d’automatisation. 

Il existe toutefois une solution plus simple, qui ne nécessite aucune intégration tierce : Jotform.

Intégrer Jotform à Zoom

Si vous en avez assez d’assembler plusieurs outils simplement pour planifier des réunions Zoom, Jotform peut s’avérer une solution plus simple. La plateforme propose en effet une intégration native avec Zoom, c’est-à-dire qu’aucune application tierce n’est nécessaire. Avec Jotform, vous pouvez créer des formulaires performants qui se connectent directement à vos réunions ou webinaires.

Jotform vous permet également de collecter des paiements, de gérer les emails de suivi et de stocker les réponses, le tout sans avoir à passer d’une plateforme à l’autre.

Voici un aperçu des avantages que Jotform peut vous apporter :

• Inscrire des participants : utilisez le planificateur Zoom intégré pour inscrire des participants à des réunions et des webinaires. Cette fonctionnalité vous permet de gérer les inscriptions sans recourir à des outils externes. Cet outil de planification en ligne gratuit fonctionne directement dans votre formulaire afin que tout soit centralisé au même endroit.
• Accepter des paiements : ajoutez une passerelle de paiement pour facturer des rendez-vous ou des événements. Si vous proposez des webinaires, des ateliers ou des consultations virtuelles payants, vous pouvez collecter les paiements directement via votre formulaire. Jotform prend en charge Stripe, PayPal, Square et de nombreuses autres solutions.
• Stocker les soumissions : l’intégration entre Jotform et Zoom vous permet d’envoyer automatiquement les soumissions vers des services de stockage de fichiers externes. Vous pouvez transférer les pièces jointes ou les réponses vers Google Drive, Dropbox ou OneDrive. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les formulaires impliquant la collecte de documents ou les processus d’intégration.
• Ajouter automatiquement des contacts : si vous souhaitez envoyer des rappels ou des messages de suivi, vous pouvez ajouter automatiquement les contacts à vos listes de diffusion. En connectant votre formulaire à Mailchimp, Constant Contact ou une autre plateforme, les personnes inscrites peuvent être ajoutées automatiquement à une campagne. 
• Gérer les réponses dans les Tableaux Jotform : plus besoin d’exporter des feuilles de calcul. Chaque soumission est enregistrée dans un tableau clair et facile à consulter. Les Tableaux Jotform permettent de filtrer, trier et partager ces informations organisées avec votre équipe.
• Et bien plus encore !

Jotform est une alternative à Google Forms polyvalente qui vous offre davantage de contrôle sur la planification, notamment lorsque vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires comme la collecte de paiements ou le téléversement de fichiers. 

Connecter Jotform à Zoom

Pour utiliser l’intégration Zoom, vous devez disposer d’un compte Jotform et d’un compte Zoom. Une fois votre formulaire créé, voici comment les connecter :

1. Accédez à jotform.com et ouvrez le formulaire que vous souhaitez connecter à Zoom.
2. Cliquez sur Paramètres en haut dans la barre de navigation orange du Générateur de formulaires.
3. Sélectionnez Intégrations dans le volet de gauche.
4. Recherchez Zoom et cliquez sur l’icône Zoom.
5. Cliquez sur le bouton S’authentifier et connectez-vous à votre compte Zoom.
6. Choisissez si vous souhaitez planifier une Réunion ou un Webinaire. 
7. Associez les champs de votre formulaire aux champs obligatoires de Zoom, tels que le nom et l’adresse email. 
8. Facultatif : associez des champs supplémentaires, comme le sujet ou la description, si vous les avez ajoutés à votre formulaire.
9. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour activer l’intégration.

Désormais, chaque personne qui remplit votre formulaire sera automatiquement inscrite à l’événement Zoom correspondant. Vous pouvez également lui envoyer un email de confirmation ou déclencher d’autres automatisations grâce aux intégrations de Jotform.

Autres intégrations Jotform qui prennent en charge les flux de travail

La planification n’est probablement qu’une étape de votre flux de travail. Les intégrations Jotform vous permettent de connecter facilement l’ensemble de vos outils et processus. Parmi les nombreuses intégrations disponibles, citons notamment :

• Google Agenda : ajoutez automatiquement les réunions confirmées à votre calendrier dès qu’une personne s’inscrit.
• Google Sheets : conservez une liste à jour des inscriptions à vos réunions Zoom en synchronisant les réponses de vos formulaires avec une feuille de calcul.
• Outils CRM (like HubSpot or Salesforce) : ajoutez automatiquement les prospects à votre CRM dès qu’ils remplissent un formulaire, sans avoir à saisir leurs informations manuellement.
• Plateformes de marketing email : déclenchez automatiquement des emails de bienvenue ou des campagnes automatisées dès qu’une personne s’inscrit à votre événement Zoom.

Grâce à ces intégrations, vous pouvez personnaliser la gestion des inscriptions, des suivis et des données sans avoir à jongler entre plusieurs outils ou onglets.

Le moyen le plus simple de connecter vos formulaires à Zoom

Si votre objectif est de mettre en place une intégration de Google Forms avec Zoom, plusieurs solutions de contournement s’offrent à vous. Des outils comme Zapier et Make permettent de combler l’absence d’intégration native et d’automatiser des tâches de base, comme la création de réunions ou l’inscription de participants lorsqu’un formulaire est soumis.

Cependant, si vous recherchez une solution plus flexible qui ne nécessite ni contournements ni applications supplémentaires, Jotform est probablement une option plus simple, plus directe et plus polyvalente.

Grâce à ses formulaires avancés, Jotform intègre Zoom de manière native, ce qui vous évite de passer par des outils tiers. Vous pouvez collecter des paiements, envoyer automatiquement des emails de confirmation et gérer vos données depuis une seule plateforme. Si votre équipe a besoin d’outils de planification supplémentaires, de fonctionnalités de téléversement et de stockage de documents ou encore d’intégrations CRM, Jotform les propose également.

Comme vous l’avez vu, il est possible de connecter Google Forms à Zoom, mais la démarche n’est pas forcément la plus simple. Selon vos besoins, adopter un générateur de formulaires offrant un large éventail d’intégrations peut vous faire gagner du temps, réduire vos efforts et simplifier vos flux de travail.

Si Jotform est considéré comme l’un des générateurs de formulaires en ligne les plus simples à utiliser, ce n’est pas un hasard. Le meilleur moyen de vous en convaincre est d’essayer dès aujourd’hui son intégration Zoom native. Rendez-vous sur notre site web, créez gratuitement votre compte et commencez à créer votre premier formulaire.