Cognito Forms vs Google Forms: qual è il costruttore moduli giusto per te?

È facile notare la differenza fisica tra un foglio di iscrizione e una domanda di più pagine. Nel mondo digitale, però, entrambi rientrano nella categoria dei moduli online, anche se uno riguarda la semplice raccolta di dati e l’altro avvia un processo in più fasi che coinvolge revisioni e approvazioni.

In questo scenario, Google Forms è il foglio di iscrizione. È veloce, gratuito e rende la raccolta dati di base incredibilmente semplice. Cognito Forms è la domanda. È progettato per una maggiore complessità: con un unico modulo puoi calcolare totali, indirizzare le invii, raccogliere firme elettroniche ed elaborare pagamenti. Tuttavia, entrambe le piattaforme possono svolgere molte delle stesse attività, e ci sono anche casi d’uso che nessuno dei due strumenti gestisce bene.

Ho testato entrambe le piattaforme per capire quando ha senso scegliere l’una piuttosto che l’altra. Se stai cercando di decidere tra Google Forms e Cognito Forms (o se ti stai chiedendo se una terza opzione, come Jotform, sia la scelta migliore), questo articolo ti sarà utile.

Risultati principali dei miei test

Molti team usano Google Forms come opzione predefinita finché non si trovano davanti a un ostacolo. Se il tuo team ha bisogno di elaborare pagamenti, effettuare calcoli, approvare elementi e utilizzare la logica condizionale, vale la pena esplorare Cognito Forms. Ecco una rapida panoramica su quando ha senso usare ciascuna piattaforma:

• Google Forms è ideale per la raccolta dati interna con poche domande; è gratuito, non richiede configurazione e funziona immediatamente se il tuo team utilizza già Google Workspace.
• Cognito Forms ha senso se il tuo team usa i moduli per processi in più fasi, come l’accettazione dei pazienti, i portali clienti e i rimborsi dei dipendenti; puoi aggiungere calcoli, logica condizionale, instradamento, approvazioni e pagamenti a qualsiasi modulo.
• Nessuna delle due piattaforme offre molte funzionalità o integrazioni basate sull’IA, quindi prova un’altra soluzione se stai creando flussi di lavoro cross-platform guidati dall’IA.
• Scegli Jotform per l’automazione dei flussi di lavoro. Offre oltre 150 integrazioni native, nessuna commissione sulle transazioni per i pagamenti e assistenti IA che possono dare seguito agli invii dei moduli tramite email, WhatsApp e telefonate.

	Google Forms	Cognito Forms	Jotform
Ideale per	Sondaggi brevi e raccolta dati interna	Moduli con molti calcoli, con pagamenti integrati, firme elettroniche e portali clienti	Flussi di lavoro dei moduli basati sull'IA con integrazioni e app senza bisogno di programmazione
Prezzo iniziale	8,40 $ per utente, al mese	19 $ al mese	39 $ al mese
Piano gratuito	Sì, gratuito per uso personale ed educativo
Numero di modelli	17	200	20.000+
Logica condizionale	Solo ramificazione di base	Opzioni avanzate su tutti i piani	Opzioni avanzate su tutti i piani
Automazione dei flussi di lavoro	Non senza strumenti di terze parti
Calcoli
Funzione salva e riprendi		Sì (dal piano Pro in su)
Moduli offline			Sì, tramite Jotform Mobile Forms
Supporto per i pagamenti		Sì; i piani gratuito e Pro supportano Stripe e applicano una commissione dell'1–2 percento; gli utenti dei piani di livello superiore possono usare anche PayPal o Square (nessuna commissione)	Sì; oltre 40 integrazioni per i pagamenti, tra cui Stripe, PayPal, Square, Authorize.net e Chargify
Funzionalità IA	Gemini prompt-to-form (solo piani Workspace)	Generatore di moduli IA con diagramma del flusso di lavoro	Generatore di moduli con IA di Jotform, assistenti IA di Jotform, generatore di flussi di lavoro con IA di Jotform
Integrazioni native	Solo Google Workspace	Oltre 60 integrazioni (ma solo poche integrazioni native)	Oltre 150 integrazioni native
Funzionalità di conformità HIPAA	Limitate (dal piano Workspace Business Standard in su; nessuna registrazione degli audit)	Sì (solo piano Impresa)	Sì (piani Gold e Impresa)
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Che cos’è Cognito Forms?

Cognito Forms, un costruttore moduli senza codice, fa molto più che raccogliere dati. Acquisisce firme elettroniche, genera PDF, automatizza flussi di lavoro in più fasi, assegna attività e gestisce i pagamenti tramite Stripe, PayPal e Square. Cognito Forms può svolgere attività che non ti aspetteresti da un costruttore moduli, come creare portali clienti, e il suo punto di forza risiede nel supporto a processi complessi basati sui moduli, come l’accettazione dei pazienti, l’onboarding delle risorse umane, gli ordini personalizzati e le domande di finanziamento.

Ciò che mi è piaciuto di più di Cognito Forms: con un unico modulo puoi raccogliere dati, eseguire calcoli, indirizzare gli utenti con la logica condizionale, gestire le approvazioni, elaborare pagamenti e generare ricevute. Sono rimasto colpito dal numero di funzionalità del piano gratuito (Individual), in particolare dall’elaborazione dei pagamenti integrata.

• Pro:
  
  • Un unico modulo può gestire la raccolta dati, i calcoli, le firme elettroniche, le approvazioni e i pagamenti.
  • Nel portale clienti, gli utenti possono monitorare i propri invii e completare le attività di follow-up.
  • La sua automazione dei flussi di lavoro supporta processi di approvazione in più fasi.
  • Il piano gratuito include l’elaborazione dei pagamenti e un numero illimitato di moduli.
    
• Contro:
  
  • Curva di apprendimento ripida per tutto ciò che va oltre un modulo di base
  • Selezione piuttosto datata di modelli e stili di moduli
  • Commissione aggiuntiva dell’1–2 percento sulle transazioni per elaborare i pagamenti nei piani Individual e Pro
  • Nessuna app mobile nativa

Calcoli e logica avanzati

Se c’è un solo motivo per cui gli utenti esperti dovrebbero provare Cognito Forms, sono le opzioni avanzate. Puoi creare moduli di prezzi che calcolano i totali in base all’input dell’utente, moduli di lead generation che pesano le risposte e restituiscono un risultato, e indirizzare gli invii a seconda delle risposte degli utenti. Cognito Forms offre controlli logici insolitamente granulari: puoi impostare regole a più condizioni che mostrano o nascondono singoli campi oppure rendono determinati campi obbligatori o facoltativi, a seconda di come gli utenti rispondono ad altre domande.

Ecco la parte complicata: Cognito Forms utilizza una propria sintassi di espressioni per i calcoli, quindi anche la familiarità con le espressioni standard in stile Excel (come COUNTIF o SUM) non ti sarà d’aiuto. Puoi usare l’IA per iniziare, ma perfezionare i calcoli potrebbe richiedere qualche tentativo. Se ti serve una logica condizionale di base, questo non dovrebbe essere un problema.

Gestione dei pagamenti e dei dati

Cognito Forms supporta i pagamenti Stripe su tutti i piani, incluso il livello Individual. Questo lo rende un’ottima opzione per casi d’uso come registrazioni, prenotazioni, raccolte fondi e fatturazione. Offre la crittografia dei dati end-to-end e la protezione contro le frodi ed è certificato PCI DSS per la sicurezza dei pagamenti.

Pur essendo ricchi di funzionalità, i piani di livello inferiore presentano alcune limitazioni. Il piano Individual include un sovrapprezzo del 2 percento sulle transazioni, mentre il piano Pro prevede una commissione aggiuntiva dell’1 percento, ed entrambi si connettono solo a Stripe per i pagamenti. I piani Team ed Enterprise si connettono con PayPal, Square e Stripe, senza commissioni aggiuntive sulle transazioni; con questi piani puoi anche salvare le informazioni delle carte dei clienti per i pagamenti ricorrenti.

Le funzionalità dei moduli specifiche per i pagamenti di Cognito Forms includono controlli flessibili sui prezzi (per prezzi personalizzati, sconti e tasse) e la logica condizionale. Questi moduli possono contenere formule che calcolano i totali dei pagamenti, impostano pagamenti ricorrenti e generano ricevute e fatture.

Struttura adatta ai flussi di lavoro

Cognito Forms gestisce anche l’automazione leggera dei processi. Ad esempio, quando i dipendenti compilano un modulo di rimborso spese, Cognito Forms può inviarlo al loro responsabile per l’approvazione prima di trasmetterlo al team finanziario per il rimborso.

Per impostare questo tipo di flusso di lavoro, puoi usare il designer visivo di flussi di lavoro integrato per mappare il tuo processo e aggiungere catene di approvazione, escalation e passaggi condizionali. Puoi anche automatizzare l’assegnazione delle attività, impostare scadenze e promemoria dinamici e abilitare attività parallele in modo che un ritardo in una parte del processo non blocchi tutto il resto. Dal lato dell’utente, i moduli in più fasi e le sezioni ripetibili rendono meno intimidatori i lunghi processi di accettazione.

Tieni solo presente che avrai bisogno del piano Team o superiore per sfruttare la maggior parte di queste funzionalità di automazione dei flussi di lavoro. I piani Individual e Pro hanno la logica condizionale, ma non l’instradamento o l’assegnazione delle attività.

Prezzi di Cognito Forms

• Individual: gratuito per un utente e include moduli illimitati, 100 voci al mese, 100 MB di spazio di archiviazione e i pagamenti Stripe. I pagamenti sono inclusi, ma sono soggetti a una commissione aggiuntiva del 2 percento sulle transazioni.
• Pro (19 $ al mese, con fatturazione mensile): include due utenti, 2.000 voci al mese, 1 GB di spazio di archiviazione, firme elettroniche, allegati email e pagamenti Stripe. Il marchio Cognito Forms viene rimosso dai tuoi moduli e la commissione sulle transazioni è dell’1 percento.
• Team (39 $ al mese, con fatturazione mensile): include cinque utenti; 10.000 voci al mese; 10 GB di spazio di archiviazione; pagamenti PayPal, Square e Stripe (nessuna commissione aggiuntiva); e una funzione di portale clienti. Questo piano include anche l’accesso per ospiti (cinque ospiti), rendendo più facile la collaborazione con utenti esterni alla tua organizzazione.
• Enterprise (129 $ al mese, con fatturazione mensile): include 20 utenti; 20 ospiti; voci illimitate; 100 GB di spazio di archiviazione; pagamenti PayPal, Square e Stripe (nessuna commissione aggiuntiva); e funzionalità di conformità HIPAA, Single Sign-On, autenticazione a due fattori, autorizzazioni sulle cartelle e due anni di cronologia dei log di controllo.

Tutti i piani a pagamento offrono una prova gratuita di 14 giorni, senza bisogno dei dati della carta di credito. Gli utenti aggiuntivi su qualsiasi piano costano 5 $ per utente, al mese. Se scegli la fatturazione annuale, risparmierai tra il 10 e il 20 percento, a seconda del piano e del numero di utenti.

Che cos’è Google Forms?

Google Forms è un costruttore moduli gratuito che è esattamente ciò che ti aspetteresti da Google. È veloce e semplice, e non richiede alcuna configurazione: se hai già un account Gmail o Google Workspace, ti basta andare su forms.google.com e iniziare. Per milioni di aziende (e miliardi di utenti Gmail), Google Forms è spesso la prima scelta per le esigenze di moduli di base. È inoltre adatto alle operazioni interne nelle grandi organizzazioni, perché i dipendenti con account Google Workspace possono utilizzarlo senza licenze aggiuntive.

Ciò che mi è piaciuto di più di Google Forms: con Google Forms praticamente non c’è alcuna curva di apprendimento. Lo apri, fai clic su un modello, inizi a creare e tutto funziona. La sua integrazione nell’ecosistema Google comporta dei vantaggi, come le risposte salvate automaticamente in Google Sheets. Google Forms non cerca di affrontare funzionalità complesse, come pagamenti e flussi di lavoro, il che mantiene l’interfaccia ordinata e facile da imparare se ti servono semplicemente moduli di base per raccogliere dati.

• Pro:
  
  • Gratuito, senza limiti e senza periodo di prova
  • Sincronizzazione automatica degli invii con Google Sheets
  • Integrazione nativa con Google Sheets, Drive e il resto di Google Workspace
  • Nessuna configurazione e quasi nessuna curva di apprendimento
    
• Contro:
  
  • Nessun pagamento, calcolo o firma elettronica
  • Logica condizionale limitata e nessuna automazione dei flussi di lavoro
  • Scarsa flessibilità di design e solo 17 modelli

Integrazione nell’ecosistema Google

Google Forms si integra nativamente con altri prodotti di punta di Google Workspace, tra cui Sheets, Drive e Gmail (insieme a integrazioni più di nicchia per Slides, Docs, Calendar e altri). Google Sheets è un enorme vantaggio: è molto più facile gestire grandi volumi di risposte in un foglio di calcolo, e Google Sheets si popola automaticamente con intestazioni di colonna che corrispondono ai nomi dei tuoi campi. Altre integrazioni di Workspace particolarmente utili includono Google Drive, dove puoi archiviare e gestire i moduli; Gmail, per le notifiche email; e Google Groups, che è una salvezza per le grandi organizzazioni, perché consente a Google Forms di ereditare la struttura delle autorizzazioni che già utilizzi per altre app Google.

Se stai collegando app esterne all’ecosistema Google, le cose si complicano. Puoi usare strumenti di automazione, come Zapier, per creare flussi di lavoro, ma non esiste un processo nativo per collegare Google Forms ad app esterne.

Semplicità e velocità

Google Forms è un’opzione difficile da battere se devi creare rapidamente un modulo di base. Usando un modello predefinito, senza apportare alcuna modifica, puoi avere un modulo pubblicato e pronto in 30 secondi. Lo svantaggio è che Google Forms ha solo 17 modelli.

Per testare uno scenario più realistico, ho creato un modulo di cinque domande con un campo a scelta multipla, un campo di testo e alcune domande obbligatorie. Ci sono voluti circa tre minuti. Poiché le autorizzazioni sono già configurate all’interno di Google Workspace, è bastato un altro clic per specificare con precisione chi poteva compilare il modulo che avevo creato.

Il processo richiederà più tempo se devi modificare il design del tuo modulo, creare un quiz o specificare come verranno raccolte le risposte. Tutti questi processi erano intuitivi e facili da gestire.

Logica di base e strumenti per sondaggi

Google Forms è molto limitato nelle opzioni di logica condizionale e di ramificazione. Puoi saltare sezioni in base alle risposte dei tuoi utenti, ma non puoi mostrare o nascondere singoli campi. E se ti servono calcoli, pagamenti, approvazioni o ramificazioni basate su più condizioni, non hai fortuna.

Tuttavia, Google Forms è spesso sufficiente per l’uso personale ed educativo, oltre che per un uso interno leggero da parte delle aziende. La modalità quiz aggiunge la valutazione automatica e i punteggi al tuo sondaggio, e offre una selezione discreta di tipi di risposta, tra cui caselle di paragrafo, valutazioni a stelle, griglie a scelta multipla e scale lineari.

Prezzi di Google Forms

Google Forms è gratuito per l’uso personale, e gli educatori ottengono l’accesso gratuito tramite Google Workspace for Education. 

Per le aziende, Google Workspace Starter costa 8,40 $ per utente, al mese e ti dà accesso a Google Forms, insieme al resto delle app per il lavoro di Google.

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Cognito Forms vs Google Forms: confronto diretto

Dopo aver dedicato del tempo a testare le capacità di ciascuno strumento, ecco cosa ti consiglierei di tenere a mente mentre prendi la tua decisione.

Cognito Forms è migliore per calcoli e logica condizionale

Se stai creando moduli complessi che si adattano dinamicamente, includono calcoli e incorporano logica condizionale, Cognito Forms è la tua unica vera opzione. Google Forms offre una forma semplificata di ramificazione condizionale, ma puoi mostrare o nascondere intere sezioni, non singoli campi, e non puoi includere più condizioni o calcoli.

Mentre i due costruttori moduli raggiungono più o meno lo stesso risultato se stai creando un semplice sondaggio, Cognito Forms può gestire un processo più complesso. Per moduli d’ordine, rendicontazione spese, proposte di offerta, lead scoring e altre applicazioni che rispondono dinamicamente all’input dell’utente, Google Forms non è sufficiente.

Anche se non hai bisogno di calcoli o logica condizionale, Cognito Forms è generalmente migliore per raccogliere molte informazioni. Per i moduli più lunghi, la sua funzione di salvataggio e ripresa consente agli utenti di allontanarsi e tornare senza perdere i progressi.

Google Forms ha una curva di apprendimento più semplice

Google Forms non è in grado di gestire casi d’uso complessi, ma questo potrebbe in realtà essere un vantaggio se ti servono sondaggi semplici. Non c’è bisogno di leggere FAQ o studiare la documentazione.

Cognito Forms non è difficile da usare se stai creando un modulo di base. Ma man mano che aggiungi logica condizionale, calcoli e pagamenti, dovrai destreggiarti tra una miriade di impostazioni aggiuntive. Tutto è relativamente intuitivo, ma tutte quelle opzioni aggiuntive significano che è più probabile che occasionalmente ti perda e ti ritrovi a consultare le istruzioni. E se hai a che fare con le formule, aspettati di dedicare più tempo a familiarizzare con la sintassi di Cognito Forms. È un sistema personalizzato che non corrisponderà a nulla di ciò che hai visto prima.

Cognito Forms è l’unica opzione per i pagamenti

Non puoi raccogliere pagamenti con Google Forms. Se gestisci iscrizioni a eventi, prenotazioni di servizi o qualsiasi altra cosa che richieda la raccolta di denaro, hai bisogno di uno strumento diverso.

Cognito Forms ti consente di raccogliere pagamenti su qualsiasi piano, incluso il piano Individual. Protezione dalle frodi, certificazione PCI DSS e crittografia dei dati sono tutte integrate. I piani di livello superiore ti consentono anche di elaborare pagamenti con PayPal o Square. A seconda del gateway di pagamento che scegli, puoi accedere a opzioni di pagamento flessibili: i clienti possono salvare i dati della loro carta di credito per la fatturazione ricorrente, suddividere gli acquisti in più pagamenti e persino pagare con Venmo.

Tieni solo presente che se elabori pagamenti con il piano Individual o Pro di Cognito Forms, dovrai pagare una commissione dell’1-2 percento oltre alle commissioni standard di elaborazione dei pagamenti di Stripe.

Entrambi gli strumenti hanno funzionalità IA limitate

Nessuno dei due strumenti è particolarmente impressionante quando si tratta di IA.

L’integrazione di Gemini in Google Forms consente agli utenti di generare un modulo da un prompt di testo e suggerisce domande aggiuntive in base ai contenuti esistenti. Tuttavia, è disponibile solo nei piani a pagamento di Google Workspace, il che significa che gli utenti gratuiti non vi hanno accesso. E a seconda della regione in cui ti trovi, potresti non vedere affatto alcuna funzionalità IA. Non sono ancora state distribuite ovunque.

Anche Cognito Forms ha un generatore di moduli con IA. È più avanzato di quello offerto da Google: oltre a creare moduli completi, genera anche diagrammi di flusso di lavoro che mappano ogni fase coinvolta nel processo.

Il Jotform AI Form Builder è più dinamico. Come Cognito Forms, ti consente di generare moduli complessi e flussi di lavoro con un singolo prompt, ma Jotform ti consente anche di delegare altri aspetti del tuo lavoro integrando l’IA in tutto il tuo flusso di lavoro. Ad esempio, puoi usare l’IA per analizzare il sentiment, estrarre informazioni dai file caricati, riassumere informazioni, eseguire calcoli o categorizzare dinamicamente gli invii in base al loro contenuto. Puoi anche collegare il tuo modulo a un assistente IA Jotform, consentendoti di utilizzare rappresentanti del servizio clienti IA per dare seguito istantaneamente alle richieste tramite email, WhatsApp, telefono e altro.

Nessuno dei due strumenti si integra con molte app esterne

Per integrazioni fluide all’interno dell’ecosistema Google, Google Forms è un’ottima opzione. Ma collegare app non Google richiede un fornitore di integrazioni di terze parti, come Zapier o Make.

Cognito Forms si collega con più di 60 app, ma solo alcune di esse sono integrazioni native, tra cui Google Analytics, Squarespace e WordPress.

Jotform offre oltre 150 integrazioni native con strumenti come Salesforce, Slack, HubSpot e Asana. Se stai costruendo flussi di lavoro multipiattaforma, questo si traduce in meno costi e complessità e più stabilità.

Cognito Forms vs Google Forms: quale scegliere?

Scegli Google Forms se

• Stai cercando uno strumento gratuito senza limiti di invio, senza periodo di prova e senza funzionalità bloccate.
• Usi già Google Workspace e vuoi che il tuo team inizi a creare moduli senza curva di apprendimento e senza configurazione da parte dell’amministratore.
• Vuoi integrazioni native con altri prodotti di Google Workspace.

Scegli Cognito Forms se

• Vuoi uno strumento per moduli che gestisca raccolta dati, calcoli, logica condizionale, firme elettroniche, approvazioni e pagamenti.
• Hai bisogno di flussi di lavoro integrati per gestire processi a più fasi, come approvazioni, assegnazioni di attività e acquisizione clienti.
• Stai cercando un piano gratuito con funzionalità robuste, inclusi i pagamenti.

Hai bisogno di moduli che si adattino all’intero flusso di lavoro? Scopri Jotform

Se il tuo team supera le capacità di Google Forms e cerca un costruttore moduli più potente, Cognito Forms potrebbe essere il tuo probabile passo successivo: gestisce moduli, firme elettroniche, flussi di lavoro, logica e pagamenti. Ma le sue integrazioni deboli e la mancanza di funzionalità IA possono essere limitanti se vuoi progettare processi guidati dall’IA che si colleghino all’intero stack tecnologico.

Un’opzione completa per moduli e flussi di lavoro, Jotform offre logica condizionale, calcoli, pagamenti, firme elettroniche e instradamento delle approvazioni. Le sue oltre 150 integrazioni native (incluse piattaforme aziendali come Salesforce) e gli oltre 20.000 modelli rendono facile iniziare e collegarsi a qualsiasi strumento del tuo stack.

Jotform include anche funzionalità assenti in Google Forms e Cognito Forms:

• Raccolta di moduli offline tramite Jotform Mobile Forms (utile per team sul campo, eventi e lavoro in aree con connessione internet inaffidabile)
• Tabelle Jotform per visualizzare, filtrare e gestire gli invii senza esportare i dati in un foglio di calcolo
• Assistenti IA Jotform e AI Chatbot per automazione conversazionale e multicanale basata sui tuoi moduli e documenti
• Jotform Boards per la gestione del team, con attività in stile kanban create dagli invii dei moduli
• Inbox Jotform per gestire e rispondere agli invii di ogni modulo da un unico posto
• Store Builder Jotform per vendere prodotti e servizi dal tuo account Jotform
• Jotform Apps per raggruppare i tuoi moduli, link e contenuti in un’app autonoma attraverso un processo che non richiede codice

Jotform è stato creato per fare molto più che raccogliere risposte. Il Costruttore moduli è solo l’inizio: gli invii possono attivare flussi di lavoro, approvazioni, follow-up basati sull’IA e automazione tra app. Registrati gratuitamente e verifica se Jotform ha senso per il tuo team.