Pillow Logistics Group is een koeriersdienst uit Indianapolis die gespecialiseerd is in de bezorging, opslag en het transport van medische apparatuur en benodigdheden. De klanten rekenen op het betrouwbare transport van kwetsbare materialen, vaak onder grote tijdsdruk. Daardoor zijn efficiënte processen en een kloppende administratie onmisbaar in het dagelijkse werk.
En omdat het bedrijf met zorggerelateerde informatie werkt, moet het zich aan de privacyregels van de HIPAA houden.
Het omzetten van statische beleidsdocumenten zoals de HIPAA-regels naar onboardingmateriaal voor de chauffeurs kostte alleen veel handwerk. Medewerkers moesten pdf’s met regelgeving omzetten naar HIPAA-nalevingstoetsen. Daarnaast moesten ze screeningformulieren voor contractanten bouwen met gedetailleerde logica, zodat alleen geschikte kandidaten verder kwamen.
Toen het bedrijf groeide, had Pillow Logistics Group een snellere manier nodig om omvangrijke documentatie om te zetten in interactieve formulieren en geautomatiseerde workflows.
Precies dat vonden ze in Jotform AI.
Betere processen achter de schermen
“Ik was bezig met een HIPAA-oriëntatieformulier toen de prompt voor de Jotform AI-formuliergenerator ineens verscheen,” vertelt Matthew Straub, president en COO van Pillow Logistics Group. “Ik heb gewoon verteld wat ik wilde, een pdf met onze HIPAA-regels geüpload, en binnen enkele seconden stond het hele formulier er.”
Het resultaat was een interactieve HIPAA-kennistoets voor chauffeurs met honderd vragen.
De medewerkers van Pillow Logistics namen Jotform AI snel in gebruik en stroomlijnden hun workflows met de AI Form Copilot. Jotform AI hielp bij het opnieuw opbouwen van operationele formulieren, waaronder het beoordelingsproces voor contractanten. Daarbij werd logica toegevoegd die kandidaten automatisch filtert op basis van eisen zoals een verzekering en een eigen voertuig.
Omdat de formulieren via een chatinterface in gewone taal aangepast konden worden, kon Pillow Logistics de logica, structuur en opmaak snel bijschaven zonder alles met de hand opnieuw te bouwen.
Van statische documenten naar geautomatiseerde workflows in enkele seconden
Met Jotform AI kon Pillow Logistics Group pdf’s met regelgeving omzetten naar interactieve onboardingtoetsen, ingebouwde kwalificatielogica toevoegen aan de beoordelingsformulieren voor contractanten, en de formulieren voor klanten verzorgder en makkelijker in te vullen maken.
“Ik heb geen achtergrond in programmeren, dus dit soort formulieren bouwen lag ver buiten mijn bereik,” zegt Straub. “Maar Jotform AI werkt ongelooflijk intuïtief. Het voelde alsof er een assistent naast me zat die meehielp met het bijschaven van aanpassingen en me stap voor stap naar een afgewerkt eindresultaat leidde.”
Voor Pillow Logistics Group zorgde Jotform AI niet alleen voor een snellere opbouw van formulieren. Het verruimde wat één persoon kon maken en veranderde statische documenten in enkele seconden in schaalbare, geautomatiseerde workflows.
Verstuur Opmerking: