Wanneer Stacy Tomkins, webarchitect voor de stad Greensboro, North Carolina, over Jotform praat, houdt ze zich niet in: “Ik kan er niet genoeg goeds over zeggen. Er zit voor iedereen wel iets bij.”
Dat enthousiasme is niet alleen persoonlijk. Voor een stadsbestuur met bijna 3.800 medewerkers die meer dan 300.000 inwoners bedienen, die steeds vaker snelle, mobielvriendelijke toegang tot overheidsdiensten verwachten, is Jotform Enterprise essentieel geworden voor hoe Greensboro functioneert.
Zoals veel gemeentebesturen werkt Greensboro met een krap budget, een groot en divers personeelsbestand en een missie om elke inwoner efficiënt en eerlijk van dienst te zijn.
De uitdaging: papieren processen in een digitale wereld
De stad Greensboro gebruikt Jotform sinds 2018, maar tot de COVID-19-pandemie gebruikte ze nog papieren formulieren voor het merendeel van haar processen. Toen de persoonlijke dienstverlening tijdens de pandemie stil kwam te liggen, werd de langdurige afhankelijkheid van de stad van papieren formulieren onhoudbaar, wat dwong tot een heroverweging van de status quo.
“We realiseerden ons dat papieren formulieren, die we doorgaans voor het merendeel van ons openbare werk gebruikten, gewoon niet houdbaar waren in die tijd,” zegt Tomkins. “Jotform werd voor ons echt een onmisbaar hulpmiddel voor het verzamelen van informatie en het afhandelen van verzoeken.”
De uitdagingen waren duidelijk: papieren formulieren waren duur. Processen verliepen traag. Medewerkers besteedden waardevolle tijd aan repetitieve, handmatige taken zoals het doorsturen van verzoeken, het achterna zitten van goedkeuringen en het beheren van communicatie die geautomatiseerd had kunnen worden.
Naast de pandemie stond de stad voor nog een uitdaging: voldoen aan de communicatieverwachtingen van haar inwoners. De meeste inwoners van Greensboro raadplegen informatie op hun telefoon en verwachten ook op die manier toegang tot overheidsdiensten. Elke oplossing die de stad koos, moest de inwoners bereiken waar zij zich bevonden.
Waarom Jotform Enterprise?
Toen het tijd werd om de strategie voor digitale formulieren van de stad te formaliseren en uit te breiden en een softwaretool te kiezen, was kosten een belangrijke factor, maar niet de enige.
“Uiteindelijk kozen we voor Jotform omdat de kosten veel lager waren dan Adobe-licenties voor al onze medewerkers,” legt Tomkins uit.
We konden een papierloze oplossing hebben die ook flexibeler was wat betreft e-mailroutering en workflows dan Adobe was. En de leercurve was veel, veel lager.
Stacy Tomkins, webarchitect, stad Greensboro,
Voor een stadsbestuur dat binnen krappe budgettaire beperkingen werkt, was de waarde duidelijk. Jotform Enterprise leverde enterprise-waardige mogelijkheden zonder het enterprise-waardige prijskaartje.
Hoe Greensboro Jotform Enterprise gebruikt
De stad Greensboro heeft Jotform in vrijwel elke afdeling ingezet, met toepassingen die zowel interne processen als publieksgerichte diensten omvatten.
Interne workflows omvatten
- HR-onboardingformulieren
- Medewerkerstevredenheidsenquêtes
- Secundaire arbeidsvoorwaardenbeheer en verlofaanvragen
Externe, publieksgerichte formulieren omvatten
- Aanvragen voor waterdiensten
- Het inplannen van afspraken voor politie-meerijsessies en vingerafdrukken
- Aanmeldingen van vrijwilligers voor opruimacties van gemeenschapsmeren
Een van de belangrijkste workflowverbeteringen van de stad is op het gebied van HR en arbeidsvoorwaarden. Medewerkers die onbetaald gepland verlof moesten aanvragen, dienden vroeger papieren formulieren in die handmatig naar contactpersonen werden doorgestuurd voor goedkeuring — een traag, ondoorzichtig proces.
“Onze Jotform-workflow heeft dat allemaal geautomatiseerd,” zegt Tomkins. “Medewerkers dienen hun verzoek in en het wordt onmiddellijk doorgestuurd naar een van de verschillende mogelijke contactpersonen. Zij kunnen het meteen beoordelen en met een klik op de knop goedkeuren of om meer informatie vragen. Ons arbeidsvoorwaardenteam kan op elk moment in het proces zien waar het verzoek van iedere persoon zich bevindt.”
Het resultaat: contactpersonen ontvangen verzoeken nu in realtime in plaats van een achterstand te verwerken aan het einde van de open inschrijvingsperiode. Het arbeidsvoorwaardenteam heeft volledig inzicht in de verzoeken en medewerkers krijgen sneller antwoord.
Een gemeenschapsevenement, opnieuw bedacht
Misschien illustreert geen enkel voorbeeld de impact van digitalisering zo levendig als het jaarlijkse Martin Luther King Jr. Day Breakfast van de stad, een traditie die meer dan 40 jaar teruggaat.
“In het verleden werd dit afgehandeld door onze afdeling mensenrechten met notitieblokken en telefoontjes,” zegt Tomkins. “Er bestond een reëel risico dat iemands naam op een notitieblok werd geschreven en misschien kwijtraakte.”
Tegenwoordig verloopt het hele proces via Jotform. Deelnemers melden zich aan via een online formulier, worden na registratie automatisch doorgestuurd naar een betaalportaal en ontvangen een directe bevestiging. Op de achtergrond kan het mensenrechtenteam tafels toewijzen, betalingen volgen en contact opnemen met geregistreerden, allemaal vanuit de inzendingsgegevens in Jotform Tabellen, zonder één enkel telefoontje.
Het is een klein voorbeeld met een grote boodschap: wanneer overheidsprocessen naadloos verlopen, voelen gemeenschappen dat.
Inwoners bereiken waar ze zijn
Een van de grootste voordelen van het gebruik van Jotform voor Greensboro is de mobiele ervaring die het biedt. Omdat de meeste inwoners stadsinformatie op hun telefoon raadplegen, is het kunnen bekijken en optimaliseren van formulieren voor mobiel voordat ze worden gepubliceerd standaardpraktijk geworden.
“We kunnen al onze inhoud testen om te zien hoe het eruit zou zien op een telefoon voordat we het publiceren,” zegt Tomkins, “zodat we er zeker van kunnen zijn dat iedereen het formulier en de lay-out correct kan zien en dingen zonder problemen kan indienen.”
Toegankelijkheidsnaleving is even belangrijk voor een overheidsinstelling. De ingebouwde toegankelijkheidscontrole van Jotform geeft het team het vertrouwen dat hun formulieren voldoen aan de federale vereisten.
Wat het team het meest waardeert
Vraag Tomkins wat ze het meest waardeert aan Jotform Enterprise, en drie dingen springen eruit.
Flexibiliteit en aanpasbaarheid. “Het kan zo ingewikkeld of zo eenvoudig zijn als een gebruiker wil. We kunnen formulieren, e-mails, PDF’s en workflows aanpassen — of we kunnen de standaardinstellingen gebruiken. Het werkt op beide manieren.”
Conceptmodus. “Hiermee kunnen we wijzigingen aanbrengen in veelgebruikte live formulieren en onze afdelingspartners laten zien hoe het formulier er met die wijzigingen uit zou zien voordat we ze aan het publiek introduceren. Zij kunnen hun goedkeuring geven — of ons vertellen wat er nog meer moet veranderen.”
Klantenservice. “Die is erg sterk en snel. En als we niet krijgen wat we nodig hebben via de klantenservice, kunnen we de AI-chatbot gebruiken.” Ondersteuning is, zo merkt ze op, doorgaans binnen een uur of twee beschikbaar — wat cruciaal is voor een team dat publieksgerichte overheidsdiensten beheert.
De resultaten
De impact van Jotform Enterprise is in de hele organisatie voelbaar:
- Aanzienlijke kostenbesparing op papier: de stad verlaagde de druk- en distributiekosten door formulieren te digitaliseren die voorheen op papier werden gedeeld tussen afdelingen en met het publiek.
- Teruggewonnen werktijd: door routinetaken zoals e-mailmeldingen, goedkeuringsroutering en het volgen van verzoeken te automatiseren, kunnen medewerkers zich richten op werk met een hogere waarde.
- Snellere respons voor de gemeenschap: inwoners ontvangen directe bevestigingen, realtime updates en mobielvriendelijke ervaringen die voldoen aan de moderne verwachtingen voor overheidsdiensten.
- Meer operationeel inzicht: afdelingsverantwoordelijken kunnen precies zien waar een verzoek zich bevindt, waardoor het heen-en-weer dat gebruikelijk was bij papieren workflows wordt geëlimineerd.
Advies voor andere overheidsorganisaties
Voor stadsbestuurders, managers of gemeenschapsbeheerders die een soortgelijke stap overwegen, is de aanbeveling van Tomkins ondubbelzinnig.
Ik zou Jotform zeker aan iedereen aanbevelen omdat het processen echt stroomlijnt en veel van de repetitieve taken die de tijd van medewerkers gedurende hun dag in beslag nemen, vermindert. Het is makkelijk op te pikken — je kunt het aanpassen of laten zoals het is — en het werkt echt goed voor grote en kleine organisaties.
Gebruiksgemak is een bijzonder verkoopargument voor teams in de publieke sector die mogelijk aarzelen om nieuwe technologie te adopteren.
“Jotform werkt met slepen en neerzetten. En met de AI-assistent kunnen mensen typen wat ze willen dat hun formulier zegt en het maakt het voor hen aan. Je hoeft niet technisch te zijn om echte resultaten te behalen.”
En voor degenen die verder willen gaan? De lat ligt hoog.
“Ik wil altijd de uitdaging aangaan om te zien of ik een formulier niet alleen kan maken zoals het werd gevraagd, maar beter,” zegt Tomkins.
Voor de stad Greensboro is Jotform Enterprise niet zomaar een formuliertool. Het is de infrastructuur achter snellere goedkeuringen, toegankelijkere openbare diensten, slankere processen en een overheid die gelijke tred kan houden met de gemeenschap die ze bedient.
Verstuur Opmerking: