Op de hoogte blijven is nu nog eenvoudiger. Met de nieuwe functie Teammeldingen voor Jotform Enterprise kunt u bepalen wie updates over teamactiviteiten ontvangt, zodat meldingen precies bij de juiste mensen terechtkomen. U heeft nu zelf in de hand wie waarover wordt geïnformeerd binnen uw Jotform Teams.
De mogelijkheid om meldingen in Teams aan te passen is een van de meest gevraagde functies van onze Enterprise-klanten. Nu kunnen teambeheerders precies bepalen wie meldingen ontvangt over specifieke teamgebeurtenissen. Geen uniforme meldingen voor iedereen meer. Gewoon de juiste informatie voor de juiste mensen.
Teambeheerders kunnen nu rechtstreeks ontvangers van meldingen selecteren via Teaminstellingen > Meldingen. U kunt meldingen toewijzen aan afzonderlijke teamleden of aan specifieke rollen. Als u bijvoorbeeld wilt dat alle managers meldingen over toegangsverzoeken ontvangen, kunt u dat met een paar klikken instellen.
Wat u kunt configureren
Hier is een lijst met de gebeurtenissen waarvoor u ontvangers van meldingen kunt beheren:
- Teamlid toegevoegd: Ontvangers krijgen een melding wanneer een nieuw lid lid wordt van het team.
- Verzoek om deel te nemen: Ontvangers krijgen een melding wanneer iemand vraagt om lid te worden van uw team.
- Toegangsverzoeken: Blijf op de hoogte van toegangsverzoeken voor assets voordat ze knelpunten veroorzaken.
- Inboxopmerkingen: Zorg ervoor dat de juiste mensen de opmerkingen in Jotform Inbox zien.
- Documentactiviteit in Jotform Sign: Houd bij wanneer een document wordt geopend, ondertekend of geweigerd of wanneer de ondertekeningsperiode verloopt. Dit omvat nu ook formulieren met Sign-automatisering, die op dezelfde plek kunnen worden beheerd als uw andere meldingen voor Sign-documenten.
Aan de slag
Het instellen van meldingen duurt minder dan een minuut. Zo doet u dat.
- Klik vanuit een Team-werkruimte op de knop Teaminstellingen linksonder.
- Klik op het tabblad Meldingen in het linkerpaneel.
- Selecteer voor de vermelde gebeurtenissen (bijv. een nieuw lid wordt lid van uw team) wie er een melding moet ontvangen — afzonderlijke teamleden of specifieke teamrollen.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Dat is alles. Bekijk voor een gedetailleerde uitleg onze handleidingen:
Meer controle over formuliermeldingen
Deze update sluit goed aan bij een andere recente verbetering: meer flexibiliteit voor meldingen over formulierinzendingen.
Voorheen konden meldingen alleen worden verzonden naar een volledig team of naar afzonderlijke e-mailadressen. Nu kunt u vanuit de formulierbouwer een team selecteren en vervolgens precies kiezen welke leden van dat team meldingen ontvangen voor een specifiek formulier — zodat teamleden alleen worden geïnformeerd over formulierinzendingen die voor hen relevant zijn.
U kunt dit beheren via Instellingen > E-mails in de formulierbouwer. Bekijk de volledige handleiding.
Voordelen voor verschillende branches
Teammeldingen leveren aanzienlijke efficiëntiewinst op voor vrijwel elke branche die afhankelijk is van gecoördineerde workflows.
In de gezondheidszorg kunnen kliniekbeheerders ervoor zorgen dat alleen de juiste afdelingshoofden worden geïnformeerd wanneer medewerkers toegang vragen tot gevoelige patiëntenintakeformulieren — zodat de compliance strak blijft zonder frontliniemedewerkers te overspoelen met irrelevante meldingen.
Juridische en zakelijke dienstverleners kunnen meldingen over documentondertekening toewijzen aan de specifieke partners of juridisch medewerkers die verantwoordelijk zijn voor elke zaak, zodat geen enkele ondertekeningsdeadline over het hoofd wordt gezien.
Voor e-commerce- en operationele teams betekent het routeren van meldingen over toegangsverzoeken naar managers op basis van rol dat nieuwe medewerkers sneller toegang krijgen zonder goedkeuringsknelpunten te creëren tijdens piekperiodes.
Onderwijsinstellingen die inschrijvings- of toestemmingsformulieren beheren, kunnen meldingen over inboxopmerkingen zo configureren dat begeleiders en beheerders op de hoogte blijven van de inzendingen die daadwerkelijk op hen betrekking hebben.
En bij makelaarskantoren, waar meerdere makelaars samenwerken onder één teamaccount, kunnen meldingen over documentactiviteit in Sign worden verzonden naar de makelaars en coördinatoren die bij elke transactie betrokken zijn — wat de ruis vermindert terwijl niets cruciaals onopgemerkt blijft.
Tot slot
De functie Teammeldingen is niet alleen een manier om uw inbox op orde te houden, maar ook een manier om slimmere en meer verantwoorde teamworkflows op te bouwen.
Wanneer de juiste mensen de juiste meldingen ontvangen, worden beslissingen sneller genomen, blijven assets niet vastzitten in goedkeuringslimbo en worden belangrijke taken niet over het hoofd gezien simpelweg omdat een melding naar de verkeerde persoon ging. Of u nu een start-up van vijf personen beheert of een uitgebreid enterprise-team, deze precieze controle schaalt met u mee.
—
Ontdek vandaag nog meer Teams-functies.
Verstuur Opmerking: