US Sailing + Jotform Enterprise: de resultaten in één oogopslag
% van de afdelingen dat Jotform gebruikt
100
Aantal verzamelde gegevenspunten per booteigenaar
2.000+
Aantal gebruikte platformintegraties
4 (Google Agenda, Google Spreadsheets, Gmail, Dropbox)
Voor veel non-profitorganisaties is efficiëntie geen luxe, maar pure noodzaak. Als uw missie draait om hoe u vrijwilligers, donateurs en krappe budgetten beheert, dan betekent elk gewonnen uur meer tijd voor uw gemeenschap. En precies dat ontdekte het team van US Sailing, de nationale sportbond voor de zeilsport, nadat het overstapte op Jotform Enterprise.
Al sinds 1897 helpt US Sailing om meer mensen aan het zeilen te krijgen, via opleidingen, wedstrijden en gelijke kansen op het water. Van het opleiden en certificeren van wedstrijdofficials tot het ondersteunen van olympische atleten: het werk van de organisatie raakt alle hoeken van de zeilwereld. Maar tot een paar jaar geleden liep veel van dat werk vast op papieren formulieren, verspreide e-mails en handmatig bijhouden.
Van stapels papier naar gestroomlijnde processen
Vóór Jotform regelden de teams van US Sailing hun aanvragen en gegevensverzameling nog op de ouderwetse manier: met de hand, en vaak op papier. Peri Burns, hoofd van de opleidingsafdeling, herinnert het zich nog goed. Nieuwe cursusaanvragen en feedback verzamelen betekende achter e-mails aanjagen, door stapels papieren formulieren spitten en maar hopen dat er niets tussen wal en schip viel.
Toen de organisatie overstapte op Jotform, werden de processen een stuk efficiënter. Burns noemt het “een noodzakelijke omslag” en vertelt hoe het digitaliseren van formulieren alle aanvragen samenbracht en het bijhouden vereenvoudigde. Wat ooit chaos was, kreeg zo structuur. “Het bespaart ons tijd”, zegt Burns.
[Jotform Enterprise] zorgde ervoor dat we betere gegevens kregen.
Sydney Hough, Membership Manager, US Sailing
Met één platform om gegevens te verzamelen en te beheren konden de teams van US Sailing veel soepeler werken. “Eén centrale plek voor al die gegevensverzameling, dat heeft echt geholpen”, aldus Burns.
Zeilopleidingen op koers houden
De opleidingen horen bij de grootste programma’s van US Sailing. Elke aanvraag voor een zeilcursus begint nu met een eenvoudig Jotform-formulier dat automatisch een workflow in gang zet. De cursus komt in de wachtrij van het team en wordt aan een instructeur toegewezen. Aan het einde van de cursus krijgen de deelnemers automatisch een vervolgenquête toegestuurd.
De opleidingsafdeling vertrouwt bovendien op de rapportagetools van Jotform om beslissingen op basis van data te nemen. “We bouwen veel rapporten”, vertelt Burns. Omdat het team direct bij de feedback en de cursuscijfers kan, kan het de trainingsprogramma’s bijsturen en instructeurs meteen bijstaan.
Dat het zo makkelijk werkt, was cruciaal voor de brede acceptatie binnen de organisatie. “Het is gebruiksvriendelijk, zowel voor het bouwen van formulieren als voor de eindgebruikers die ze invullen”, voegt Burns toe. Vandaag de dag draait de dagelijkse gang van zaken bij de organisatie voor een flink deel op Jotform Enterprise, en dat helpt om de missie waar te maken: de volgende generatie zeilers opleiden en inspireren.
Vooruit met data die werkt
Aan de kant van de wedstrijdadministratie houdt Judie McCann de aanvraag- en certificeringsprocessen voor wedstrijdofficials in het hele land in de gaten. Voor haar is Jotform Enterprise meer dan alleen een formuliertool, het is onderdeel van haar dagelijkse routine. “Ik gebruik dit echt de hele dag door, elke dag”, zegt McCann.
Haar team gebruikt Jotform om aanvragen, achtergrondcontroles, bezwaren en aanbevelingen te beheren. En als het tijd is om stemmen voor trofeeën te tellen of inzendingen te beoordelen, staat alle relevante data meteen klaar in jotform tabellen. “Ik kan een rapport van de inzendingen ophalen, en dat is echt handig”, zegt McCann. “Ik hoef het rapport niet zelf te maken. Het wordt allemaal voor me gedaan.”
Nu alles op één plek staat — formulieren, data en rapporten — kan het wedstrijdadministratieteam van US Sailing zich richten op wat echt telt: eerlijkheid, veiligheid en kwaliteit in de sport bewaken. “Het helpt onze workflow echt om alles op één plek te hebben”, zegt McCann. Of zoals Sarah Hawkins, hoofd communicatie en marketing, het verwoordt: “We zijn dol op Jotform. We vertrouwen erop in onze workflow en in ons dagelijks werk.”
We zijn dol op Jotform. We vertrouwen erop in onze workflow en in ons dagelijks werk.
Sarah Hawkins, hoofd communicatie en marketing, US Sailing
Vlot zeilen met schaalbare oplossingen
De offshore-afdeling van US Sailing begeleidt en ondersteunt de eigenaren van grote boten die aan wedstrijden deelnemen, zodat de races eerlijk, veilig en gelijkwaardig verlopen. Jaarlijks beheert de afdeling gegevens van meer dan 1.000 eigenaren van grote boten, en dus had het personeel een schaalbaar systeem nodig dat complexe workflows en grote hoeveelheden data aankon. “We verzamelen een hoop gegevens voor elke boot, en daarvoor gebruiken we een reeks Jotform-formulieren”, legt Sydney Hough, membership manager, uit.
Met Jotform Enterprise bouwde haar team een naadloos aanvraagsysteem dat gekoppeld is aan interne databases. Denk aan geautomatiseerde workflows, API-koppelingen en integraties met tools als Google Calendar en Gmail. Omdat er van elke booteigenaar duizenden gegevenspunten binnenkomen, besparen deze automatiseringen kostbare tijd en houden ze de boel nauwkeurig. “Door die koppeling konden we dingen echt versnellen en efficiënter maken”, zegt Hough.
Dankzij Jotform Enterprise kan US Sailing de manier van gegevens verzamelen ook afstemmen op een heel divers publiek, van doorgewinterde zeilers tot mensen die voor het eerst meedoen. Hough merkt op hoe makkelijk mensen van elke leeftijd en met elk niveau van techniekkennis met de formulieren overweg kunnen, en hoe flexibel de medewerkers de data kunnen bekijken. Ze is ook lovend over de aanpasmogelijkheden van Jotform, waarmee ze formulieren kunnen bijstellen om heel specifieke vragen te stellen. “Het hielp ons de data helderder te krijgen”, zegt Hough. “We kregen er betere gegevens door.”
En toen het team hulp nodig had bij het opzetten van complexe workflows? “Het supportteam van Enterprise was geweldig”, zegt Hough. “De klantenservice is van topniveau.”
Ik zou Jotform Enterprise aan iedereen aanbevelen.
Sydney Hough, membership manager, US Sailing
Samenwerkingstools voor groei in de hele organisatie
Voor US Sailing heeft Jotform Enterprise niet alleen het verzamelen van gegevens gemoderniseerd. Het versterkte ook de samenwerking, maakte de data nauwkeuriger en gaf het personeel meer tijd om zich op echte impact te richten.
Non-profits hebben bovendien oplossingen nodig die meebewegen met hun veranderende missie. En volgens Hough helpt het uitgebreide aanbod aan functies van Jotform US Sailing precies daarbij. “Elke keer dat ik op zoek ging naar een functie, hadden jullie die al. Het is alsof jullie drie stappen vooruit denken”, zegt Hough.
“Ik zou Jotform Enterprise aan iedereen aanbevelen”, voegt ze eraan toe. En dat zegt genoeg over wat de juiste technologie teweeg kan brengen.
Geef de missie van uw non-profit meer kracht
Of u nu landelijke programma’s runt zoals US Sailing of lokale initiatieven beheert, met Jotform Enterprise kunnen non-profits hun werkzaamheden vereenvoudigen, beter samenwerken en meer inzicht krijgen, en zo tijd overhouden voor wat echt telt. Ontdek hoe Jotform Enterprise uw non-profit kan helpen om betere gegevens te verzamelen, de coördinatie te verbeteren en uw team meer tijd te geven voor uw missie.
Verstuur Opmerking: