Cognito Forms vs. Google Forms: Welke formulierbouwer is de juiste voor jou?

Je kunt het fysieke verschil zien tussen een inschrijflijst en een aanvraag van meerdere pagina’s. In de digitale wereld worden ze echter allebei gecategoriseerd als online formulieren, ook al gaat het bij de één om een eenvoudige gegevensverzameling en bij de ander om een proces met meerdere stappen dat beoordelingen en goedkeuringen omvat.

In dit scenario is Google Forms de inschrijflijst. Het is snel en gratis en maakt eenvoudige gegevensverzameling ongelooflijk simpel. Cognito Forms is de aanvraag. Het is gebouwd voor meer complexiteit: met één formulier kun je totalen berekenen, inzendingen routeren, e-handtekeningen verzamelen en betalingen verwerken. Toch kunnen beide platforms veel van dezelfde taken uitvoeren, en er zijn ook gebruikssituaties die geen van beide tools goed aankan.

Ik heb beide platforms getest om te begrijpen wanneer het zinvol is om voor de één boven de ander te kiezen. Als je probeert te kiezen tussen Google Forms en Cognito Forms (of als je je afvraagt of een derde optie, zoals Jotform, een betere keuze is), zal dit artikel je helpen.

Belangrijkste bevindingen uit mijn tests

Veel teams gebruiken Google Forms als standaardoptie totdat ze tegen een muur aanlopen. Als je team betalingen moet verwerken, berekeningen moet maken, items moet goedkeuren en voorwaardelijke logica moet gebruiken, is het de moeite waard om Cognito Forms te verkennen. Hier is een kort overzicht van wanneer het zinvol is om elk platform te gebruiken:

• Google Forms is goed geschikt voor interne gegevensverzameling met een paar vragen; het is gratis, vereist geen installatie en werkt direct als je team al Google Workspace gebruikt.
• Cognito Forms is zinvol als je team formulieren gebruikt voor processen met meerdere stappen, zoals patiëntintake, klantenportalen en onkostenvergoeding voor werknemers; je kunt berekeningen, voorwaardelijke logica, routering, goedkeuringen en betalingen aan elk formulier toevoegen.
• Geen van beide platforms biedt veel AI-functies of integraties, dus probeer een andere oplossing als je platformoverschrijdende, AI-gestuurde workflows bouwt.
• Kies Jotform voor workflowautomatisering. Het heeft meer dan 150 native integraties, geen transactiekosten voor betalingen en AI-assistenten die inzendingen van formulieren kunnen opvolgen via e-mail, WhatsApp en telefoongesprekken.

	Google Forms	Cognito Forms	Jotform
Het beste voor	Korte enquêtes en interne gegevensverzameling	Berekeningsintensieve formulieren met ingebouwde betalingen, e-handtekeningen en klantenportalen	AI-gestuurde formulierworkflows met integraties en apps waarvoor geen codering nodig is
Startprijs	$ 8,40 per gebruiker, per maand	$ 19 per maand	$ 39 per maand
Gratis abonnement	Ja, gratis voor persoonlijk en educatief gebruik
Aantal sjablonen	17	200	20.000+
Voorwaardelijke logica	Alleen eenvoudige vertakking	Geavanceerde opties bij alle abonnementen	Geavanceerde opties bij alle abonnementen
Workflowautomatisering	Niet zonder tools van derden
Berekeningen
Functie voor opslaan en hervatten		Ja (bij Pro-abonnement en hoger)
Offline formulieren			Ja, via Jotform Mobile Forms
Ondersteuning voor betalingen		Ja; gratis en Pro-abonnementen ondersteunen Stripe en rekenen een vergoeding van 1–2 procent; gebruikers van hogere abonnementen kunnen ook PayPal of Square gebruiken (geen vergoeding)	Ja; meer dan 40 betalingsintegraties, waaronder Stripe, PayPal, Square, Authorize.net en Chargify
AI-functies	Gemini prompt-naar-formulier (alleen Workspace-abonnementen)	AI-formuliergenerator met workflowdiagram	Jotform's AI-formuliergenerator, Jotform AI-assistenten, Jotform's AI-workflowgenerator
Native integraties	Alleen Google Workspace	Meer dan 60 integraties (maar slechts een handvol native integraties)	Meer dan 150 native integraties
Functies voor HIPAA-naleving	Beperkt (Workspace Business Standard-abonnement en hoger; geen auditlogging)	Ja (alleen Enterprise-abonnement)	Ja (Gold- en Enterprise-abonnementen)
	Meer informatie	Meer informatie	Probeer het nu!

Wat is Cognito Forms?

Cognito Forms, een no-code formulierbouwer, doet meer dan alleen gegevens verzamelen. Het legt e-handtekeningen vast, genereert pdf’s, automatiseert workflows met meerdere stappen, wijst taken toe en verwerkt betalingen via Stripe, PayPal en Square. Cognito Forms kan taken uitvoeren die je niet van een formulierbouwer zou verwachten, zoals het creëren van klantenportalen, en de kracht ligt in de ondersteuning van complexe, formuliergestuurde processen, zoals patiëntintake, HR-onboarding, aangepaste bestellingen en subsidieaanvragen.

Wat ik het leukste vond aan Cognito Forms: met één formulier kun je gegevens verzamelen, berekeningen uitvoeren, gebruikers routeren met voorwaardelijke logica, goedkeuringen beheren, betalingen verwerken en bonnen genereren. Ik was onder de indruk van het aantal functies in het gratis (Individual-)abonnement, met name de ingebouwde betalingsverwerking.

• Voordelen:
  
  • Eén formulier kan gegevensverzameling, berekeningen, e-handtekeningen, goedkeuringen en betalingen afhandelen.
  • In het klantenportaal kunnen gebruikers hun inzendingen volgen en vervolgtaken voltooien.
  • De workflowautomatisering ondersteunt goedkeuringsprocessen met meerdere stappen.
  • Het gratis abonnement omvat betalingsverwerking en een onbeperkt aantal formulieren.
    
• Nadelen:
  
  • Steile leercurve voor alles wat verder gaat dan een eenvoudig formulier
  • Vrij verouderde selectie van formuliersjablonen en -stijlen
  • Extra transactievergoeding van 1–2 procent om betalingen te verwerken bij de Individual- en Pro-abonnementen
  • Geen native mobiele app

Geavanceerde berekeningen en logica

Als er één reden is voor ervaren gebruikers om Cognito Forms te proberen, dan zijn het de geavanceerde opties. Je kunt prijsformulieren bouwen die totalen berekenen op basis van gebruikersinvoer, leadgeneratieformulieren die antwoorden wegen en een resultaat teruggeven, en inzendingen routeren afhankelijk van de antwoorden van gebruikers. Cognito Forms heeft ongewoon gedetailleerde logicabesturingen: je kunt regels met meerdere voorwaarden instellen die afzonderlijke velden tonen of verbergen, of bepaalde velden verplicht of optioneel maken, afhankelijk van hoe gebruikers andere vragen beantwoorden.

Dit is het lastige deel: Cognito Forms gebruikt zijn eigen expressiesyntaxis voor berekeningen, dus zelfs bekendheid met standaard Excel-achtige expressies (zoals COUNTIF of SUM) zal je niet helpen. Je kunt AI gebruiken om te beginnen, maar het verfijnen van je berekeningen kan wat vallen en opstaan vergen. Als je eenvoudige voorwaardelijke logica nodig hebt, zou dit geen probleem moeten zijn.

Betalings- en gegevensverwerking

Cognito Forms ondersteunt Stripe-betalingen bij alle abonnementen, inclusief het Individual-niveau. Dat maakt het een solide optie voor gebruikssituaties zoals registraties, boekingen, fondsenwerving en facturering. Het biedt end-to-end gegevensversleuteling en fraudebescherming en is PCI DSS-gecertificeerd voor betalingsveiligheid.

Hoewel ze boordevol functies zitten, hebben de lagere abonnementen wel enkele beperkingen. Het Individual-abonnement omvat een toeslag van 2 procent voor transacties, terwijl het Pro-abonnement een extra toeslag van 1 procent heeft, en ze maken alleen verbinding met Stripe voor betalingen. De Team- en Enterprise-abonnementen maken verbinding met PayPal, Square en Stripe, en er zijn geen extra transactiekosten; met deze abonnementen kun je ook de kaartgegevens van klanten opslaan voor herhaalbetalingen.

De betalingsspecifieke formulierfuncties van Cognito Forms omvatten flexibele prijsbesturingen (voor aangepaste prijzen, kortingen en belastingen) en voorwaardelijke logica. Deze formulieren kunnen formules bevatten die betalingstotalen berekenen, terugkerende betalingen instellen en bonnen en facturen genereren.

Workflowvriendelijke structuur

Cognito Forms verzorgt ook lichtgewicht procesautomatisering. Wanneer werknemers bijvoorbeeld een onkostenvergoedingsformulier invullen, kan Cognito Forms dit naar hun manager sturen voor goedkeuring voordat het wordt doorgegeven aan het financiële team voor vergoeding.

Om dit type workflow in te stellen, kun je de ingebouwde visuele workflowdesigner gebruiken om je proces in kaart te brengen en goedkeuringsketens, escalaties en voorwaardelijke stappen toe te voegen. Je kunt ook taaktoewijzingen automatiseren, dynamische vervaldatums en herinneringen instellen en parallelle taken inschakelen, zodat een vertraging in één deel van je proces niet alles ophoudt. Aan de kant van de gebruiker zorgen formulieren met meerdere stappen en herhalende secties ervoor dat lange intakeprocessen minder intimiderend aanvoelen.

Houd er wel rekening mee dat je het Team-abonnement of hoger nodig hebt om van de meeste van deze workflowautomatiseringsfuncties te profiteren. De Individual- en Pro-abonnementen hebben voorwaardelijke logica, maar geen routering of taaktoewijzing.

Prijzen van Cognito Forms

• Individual: gratis voor één gebruiker en omvat onbeperkte formulieren, 100 inzendingen per maand, 100 MB opslag en Stripe-betalingen. Betalingen zijn inbegrepen, maar er geldt een extra transactievergoeding van 2 procent.
• Pro ($ 19 per maand, maandelijks gefactureerd): omvat twee gebruikers, 2.000 inzendingen per maand, 1 GB opslag, e-handtekeningen, e-mailbijlagen en Stripe-betalingen. Cognito Forms-branding wordt verwijderd van je formulieren en de transactievergoeding is 1 procent.
• Team ($ 39 per maand, maandelijks gefactureerd): omvat vijf gebruikers; 10.000 inzendingen per maand; 10 GB opslag; PayPal-, Square- en Stripe-betalingen (geen extra kosten); en een klantenportaalfunctie. Dit abonnement wordt ook geleverd met gasttoegang (vijf gasten), waardoor het gemakkelijker wordt om samen te werken met gebruikers buiten je organisatie.
• Enterprise ($ 129 per maand, maandelijks gefactureerd): omvat 20 gebruikers; 20 gasten; onbeperkte inzendingen; 100 GB opslag; PayPal-, Square- en Stripe-betalingen (geen extra kosten); en functies voor HIPAA-naleving, single sign-on, tweefactorauthenticatie, mapmachtigingen en twee jaar auditloggeschiedenis.

Alle betaalde abonnementen bieden een gratis proefperiode van 14 dagen, zonder creditcardgegevens. Extra gebruikers kosten bij elk abonnement $ 5 per gebruiker, per maand. Als je ervoor kiest om jaarlijks te worden gefactureerd, bespaar je tussen de 10 en 20 procent, afhankelijk van je abonnement en het aantal gebruikers.

Wat is Google Forms?

Google Forms is een gratis formulierbouwer die precies is wat je van Google zou verwachten. Het is snel en eenvoudig, en er is geen enkele installatie nodig: als je al een Gmail- of Google Workspace-account hebt, kun je gewoon naar forms.google.com gaan en aan de slag. Voor miljoenen bedrijven (en miljarden Gmail-gebruikers) is Google Forms vaak een eerste stop voor basisformulierbehoeften. Het is ook zeer geschikt voor interne activiteiten in grote organisaties, omdat werknemers met Google Workspace-accounts het kunnen gebruiken zonder extra licenties.

Wat ik het leukste vond aan Google Forms: er is in wezen geen leercurve bij Google Forms. Je opent het, klikt op een sjabloon, begint te bouwen, en alles werkt gewoon. De integratie in het Google-ecosysteem komt met voordelen, zoals antwoorden die automatisch worden opgeslagen in Google Sheets. Google Forms probeert geen complexe functionaliteit aan te pakken, zoals betalingen en workflows, waardoor de interface overzichtelijk blijft en gemakkelijk te leren is als je gewoon eenvoudige formulieren nodig hebt die gegevens verzamelen.

• Voordelen:
  
  • Gratis, zonder limieten en zonder proefperiode
  • Automatische synchronisatie van inzendingen naar Google Sheets
  • Native integratie met Google Sheets, Drive en de rest van Google Workspace
  • Geen installatie en bijna geen leercurve
    
• Nadelen:
  
  • Geen betalingen, berekeningen of e-handtekeningen
  • Beperkte voorwaardelijke logica en geen workflowautomatisering
  • Zwakke ontwerpflexibiliteit en slechts 17 sjablonen

Integratie met het Google-ecosysteem

Google Forms integreert native met andere vlaggenschipproducten van Google Workspace, waaronder Sheets, Drive en Gmail (samen met meer nicheintegraties voor Slides, Docs, Calendar en andere). Google Sheets is een enorme bonus: het is veel gemakkelijker om grote hoeveelheden antwoorden te beheren in een spreadsheet, en Google Sheets wordt automatisch gevuld met kolomkoppen die overeenkomen met je veldnamen. Andere opvallend nuttige Workspace-integraties zijn onder meer Google Drive, waar je formulieren kunt opslaan en beheren; Gmail, voor e-mailmeldingen; en Google Groups, wat een redder in nood is voor grote organisaties, omdat het Google Forms in staat stelt de machtigingsstructuur over te nemen die je al gebruikt voor andere Google-apps.

Als je apps buiten het Google-ecosysteem verbindt, wordt het lastiger. Je kunt automatiseringstools gebruiken, zoals Zapier, om workflows te bouwen, maar er is geen native proces om Google Forms te verbinden met externe apps.

Eenvoud en snelheid

Google Forms is moeilijk te overtreffen als je snel een eenvoudig formulier moet maken. Met een kant-en-klaar sjabloon, zonder wijzigingen aan te brengen, kun je binnen 30 seconden een gepubliceerd formulier klaar hebben. Het nadeel is dat Google Forms slechts 17 sjablonen heeft.

Om een realistischer scenario te testen, maakte ik een formulier met vijf vragen, met een meerkeuzeveld, een tekstveld en een paar verplichte vragen. Het duurde ongeveer drie minuten. Omdat machtigingen al zijn ingesteld binnen Google Workspace, was er maar één extra klik nodig om precies op te geven wie het formulier dat ik maakte mocht invullen.

Het proces kost meer tijd als je het ontwerp van je formulier moet aanpassen, een quiz moet maken of moet opgeven hoe je antwoorden worden verzameld. Die processen waren allemaal intuïtief en gemakkelijk te navigeren.

Basislogica en enquêtetools

Google Forms is zeer beperkt in voorwaardelijke logica en vertakkingsopties. Je kunt secties overslaan op basis van de antwoorden van je gebruikers, maar je kunt geen afzonderlijke velden tonen of verbergen. En als je berekeningen, betalingen, goedkeuringen of vertakkingen op basis van meerdere voorwaarden nodig hebt, heb je pech.

Toch is Google Forms vaak voldoende voor persoonlijk en educatief gebruik, evenals voor lichtgewicht intern gebruik voor bedrijven. De quizmodus voegt automatisch nakijken en puntwaarden toe aan je enquête, en het heeft een behoorlijke selectie aan antwoordtypen, waaronder alineavakken, sterbeoordelingen, meerkeuzerasters en lineaire schalen.

Prijzen van Google Forms

Google Forms is gratis voor persoonlijk gebruik, en docenten krijgen gratis toegang via Google Workspace for Education. 

Voor bedrijven kost Google Workspace Starter $ 8,40 per gebruiker, per maand en geeft je toegang tot Google Forms, samen met de rest van Google’s werkplek-apps.

Klaar om je formulieren naar Jotform te verplaatsen?

Formulieren migreren naar Jotform

Cognito Forms vs. Google Forms: een vergelijking naast elkaar

Na tijd te hebben besteed aan het testen van de mogelijkheden van elk hulpmiddel, is dit wat ik je zou aanraden om in gedachten te houden bij het nemen van je beslissing.

Cognito Forms is beter voor berekeningen en voorwaardelijke logica

Als je complexe formulieren maakt die dynamisch worden aangepast, berekeningen bevatten en voorwaardelijke logica integreren, is Cognito Forms je enige echte optie. Google Forms biedt wel een vereenvoudigde vorm van voorwaardelijke vertakking, maar je kunt hele secties tonen of verbergen, niet afzonderlijke velden, en je kunt geen meerdere voorwaarden of berekeningen opnemen.

Hoewel de twee formulierbouwers ongeveer hetzelfde bereiken als je een eenvoudige enquête bouwt, kan Cognito Forms een complexer proces aan. Voor bestelformulieren, onkostenrapportage, biedvoorstellen, leadscoring en andere toepassingen die dynamisch reageren op gebruikersinvoer, is Google Forms niet voldoende.

Zelfs als je geen berekeningen of voorwaardelijke logica nodig hebt, is Cognito Forms over het algemeen beter voor het verzamelen van veel informatie. Voor langere formulieren stelt de opslaan-en-hervatten-functie gebruikers in staat om weg te stappen en terug te keren zonder hun voortgang te verliezen.

Google Forms heeft een eenvoudigere leercurve

Google Forms kan geen complexe gebruiksscenario’s aan, maar dat kan juist een goede zaak zijn als je eenvoudige enquêtes nodig hebt. Er is geen noodzaak om veelgestelde vragen te lezen of documentatie te bestuderen.

Cognito Forms is niet moeilijk te gebruiken als je een eenvoudig formulier maakt. Maar naarmate je voorwaardelijke logica, berekeningen en betalingen toevoegt, moet je door een hoop extra instellingen navigeren. Alles is relatief intuïtief, maar al die toegevoegde opties betekenen dat je af en toe sneller verdwaalt en de instructies moet raadplegen. En als je met formules werkt, moet je rekening houden met meer tijd om vertrouwd te raken met de syntaxis van Cognito Forms. Het is een aangepast systeem dat niet overeenkomt met iets dat je eerder hebt gezien.

Cognito Forms is de enige optie voor betalingen

Je kunt geen betalingen innen met Google Forms. Als je evenementregistraties, serviceboekingen of iets anders verwerkt waarvoor geld moet worden geïnd, heb je een ander hulpmiddel nodig.

Met Cognito Forms kun je bij elk abonnement betalingen innen, inclusief het Individual-abonnement. Fraudebescherming, PCI DSS-certificering en gegevensversleuteling zijn allemaal ingebouwd. Met abonnementen van een hoger niveau kun je ook betalingen verwerken met PayPal of Square. Afhankelijk van de betalingsgateway die je kiest, heb je toegang tot flexibele betalingsopties: klanten kunnen hun creditcardgegevens opslaan voor terugkerende facturering, aankopen opsplitsen in meerdere betalingen en zelfs betalen met Venmo.

Houd er wel rekening mee dat als je betalingen verwerkt met het Individual- of Pro-abonnement van Cognito Forms, je bovenop de standaard betalingsverwerkingskosten van Stripe een vergoeding van 1-2 procent moet betalen.

Beide hulpmiddelen hebben beperkte AI-functies

Geen van beide hulpmiddelen is bijzonder indrukwekkend als het om AI gaat.

Met de Gemini-integratie van Google Forms kunnen gebruikers een formulier genereren vanuit een tekstprompt en worden er aanvullende vragen voorgesteld op basis van bestaande inhoud. Het is echter alleen beschikbaar bij betaalde Google Workspace-abonnementen, wat betekent dat gratis gebruikers er geen toegang toe hebben. En afhankelijk van de regio waarin je je bevindt, zie je mogelijk helemaal geen AI-functies. Ze zijn nog niet overal uitgerold.

Cognito Forms heeft ook een AI-formuliergenerator. Het is geavanceerder dan wat Google biedt: naast het maken van volledige formulieren genereert het ook workflowdiagrammen die elke stap in het proces in kaart brengen.

De Jotform AI-formulierbouwer is dynamischer. Net als Cognito Forms kun je er complexe formulieren en workflows mee genereren met één prompt, maar met Jotform kun je ook andere aspecten van je werk uit handen geven door AI in je hele workflow te verwerken. Je kunt AI bijvoorbeeld gebruiken om sentiment te analyseren, informatie uit geüploade bestanden te halen, informatie samen te vatten, berekeningen uit te voeren of inzendingen dynamisch te categoriseren op basis van hun inhoud. Je kunt je formulier ook verbinden met een Jotform AI-assistent, waardoor je AI-klantenservicemedewerkers kunt gebruiken om direct verzoeken op te volgen via e-mail, WhatsApp, telefoon en meer.

Geen van beide hulpmiddelen integreert met veel externe apps

Voor soepele integraties binnen het Google-ecosysteem is Google Forms een geweldige optie. Maar het verbinden van niet-Google-apps vereist een externe integratieaanbieder, zoals Zapier of Make.

Cognito Forms maakt verbinding met meer dan 60 apps, maar slechts een handvol daarvan zijn native integraties, waaronder Google Analytics, Squarespace en WordPress.

Jotform biedt meer dan 150 native integraties met hulpmiddelen zoals Salesforce, Slack, HubSpot en Asana. Als je platformoverschrijdende workflows bouwt, betekent dat minder kosten en complexiteit en meer stabiliteit.

Cognito Forms vs. Google Forms: welke moet je kiezen?

Kies Google Forms als

• Je op zoek bent naar een gratis hulpmiddel zonder inzendlimieten, zonder proefperiode en zonder afgeschermde functies.
• Je al Google Workspace gebruikt en wilt dat je team begint met het bouwen van formulieren zonder leercurve en zonder beheerdersconfiguratie.
• Je native integraties met andere Google Workspace-producten wilt.

Kies Cognito Forms als

• Je een formulierhulpmiddel wilt dat gegevensverzameling, berekeningen, voorwaardelijke logica, e-handtekeningen, goedkeuringen en betalingen aankan.
• Je ingebouwde workflows nodig hebt om processen met meerdere stappen te beheren, zoals goedkeuringen, taaktoewijzingen en klantintake.
• Je op zoek bent naar een gratis abonnement met robuuste functies, inclusief betalingen.

Heb je formulieren nodig die meeschalen met je hele workflow? Maak kennis met Jotform

Als je team Google Forms ontgroeit en op zoek is naar een krachtigere formulierbouwer, kan Cognito Forms je waarschijnlijke volgende stap zijn: het kan formulieren, e-handtekeningen, workflows, logica en betalingen aan. Maar de zwakke integraties en het gebrek aan AI-functies kunnen beperkend zijn als je AI-gestuurde processen wilt ontwerpen die verbinding maken met je hele techstack.

Als een uitgebreide optie voor formulieren en workflows biedt Jotform voorwaardelijke logica, berekeningen, betalingen, e-handtekeningen en goedkeuringsroutering. De meer dan 150 native integraties (waaronder enterprise-platforms zoals Salesforce) en meer dan 20.000 sjablonen maken het gemakkelijk om aan de slag te gaan en verbinding te maken met elk hulpmiddel in je stack.

Jotform bevat ook functies die ontbreken in Google Forms en Cognito Forms:

• Offline formulierverzameling via Jotform Mobile Forms (handig voor veldteams, evenementen en werk in gebieden met een onbetrouwbare internetverbinding)
• Jotform Tabellen voor het bekijken, filteren en beheren van inzendingen zonder gegevens naar een spreadsheet te exporteren
• Jotform AI-assistenten en AI-chatbot voor conversationele, multichannel-automatisering op basis van je formulieren en documenten
• Jotform Borden voor teambeheer, met kanban-achtige taken gemaakt op basis van formulierinzendingen
• Jotform Inbox voor het beheren en beantwoorden van inzendingen van elk formulier vanaf één plek
• Jotform Store Builder voor het verkopen van producten en diensten vanuit je Jotform-account
• Jotform Apps voor het bundelen van je formulieren, links en inhoud in een zelfstandige app via een proces zonder codering

Jotform is gebouwd om veel meer te doen dan alleen reacties verzamelen. De formulierbouwer is slechts het begin: inzendingen kunnen workflows, goedkeuringen, AI-aangedreven opvolging en app-overschrijdende automatisering activeren. Meld je gratis aan en test of Jotform zinvol is voor je team.